Einzahlungsschein erstellen: vom ESR zum QR-Zahlteil

Einzahlungsschein erstellen: so geht es heute

Drei Angaben reichen: deine IBAN, dein Name mit strukturierter Adresse und, falls bekannt, der Betrag und die Adresse des Zahlers. Der Generator auf QR-Rechnung erstellen macht daraus ein A4-PDF mit perforiertem Zahlteil oder den Zahlteil einzeln im A6-Format. Hast du bereits eine fertige Rechnung als PDF, hängt das Tool QR-Code auf Rechnung hinzufügen den Zahlteil an. Eine QR-IBAN brauchst du nur für die Variante mit QR-Referenz, also als Nachfolger des orangen Scheins mit automatischem Abgleich; für Miete, Vereinsbeiträge, Spenden und die Rechnungen einer Einzelfirma genügt die normale IBAN.

Was der rote und der orange Einzahlungsschein waren

Beide Scheine stammen aus einer Zeit, in der Zahlungen physisch am Schalter oder per Post abgewickelt wurden. Sie unterschieden sich nicht im Format, sondern in der Frage, ob der Empfänger die eingehende Zahlung automatisch zuordnen konnte.

Der rote Einzahlungsschein (ES) war die einfache Variante. Er enthielt Kontonummer und Adresse des Empfängers, ein Feld für den Betrag und ein freies Mitteilungsfeld. Eine Referenznummer gab es nicht. Wer eine Zahlung erhielt, sah auf dem Kontoauszug den Namen des Einzahlers und, wenn er Glück hatte, den handschriftlichen Vermerk im Mitteilungsfeld. Die Zuordnung zur richtigen Rechnung war Handarbeit. Der rote Schein wurde deshalb typischerweise für Spenden, Vereinsbeiträge, Miete und einzelne Rechnungen benutzt — überall dort, wo der Betrag auch offen bleiben konnte und der Zahler ihn selbst eintrug.

Der orange Einzahlungsschein (ESR) war die maschinelle Variante, bei Banken auch BESR (Bank-Einzahlungsschein mit Referenznummer) genannt, bei PostFinance VESR. Er trug eine Referenznummer, meist 27-stellig, dazu am unteren Rand die Codierzeile in der Schrift OCR-B, die Belegleser und Schaltergeräte direkt einlesen konnten. Weil jede Rechnung ihre eigene Referenznummer hatte, konnte die Buchhaltung eingehende Zahlungen vollautomatisch der offenen Rechnung zuordnen. Genau deshalb war der orange Schein der Standard für Krankenkassen, Versicherungen, Telekoms und alle anderen mit vielen Rechnungen.

Warum sie abgeschafft wurden

Die Ablösung war kein Sparprogramm, sondern das Ende einer Insellösung. Die Schweizer Finanzbranche hat den gesamten Zahlungsverkehr auf den internationalen Standard ISO 20022 umgestellt. In dieser Welt gibt es keine proprietäre Codierzeile mehr und keine Kontonummern im alten Postcheck-Format, sondern IBAN und strukturierte Datensätze.

Der Fahrplan war lang und angekündigt: Die QR-Rechnung startete am 30. Juni 2020, danach lief eine gut zweijährige Parallelphase, in der beide Welten nebeneinander funktionierten. Am 30. September 2022 endete sie. Seither gilt:

• Neue orange oder rote Einzahlungsscheine kannst du weder bei einer Bank noch bei der Post bestellen.
• Alte Bestände werden nicht mehr verarbeitet; Banken weisen solche Zahlungen zurück.
• Wer noch Blöcke im Schrank hat, kann sie entsorgen.

Was den Einzahlungsschein ersetzt hat

Der Nachfolger ist der QR-Zahlteil der QR-Rechnung. Er ist bewusst so gebaut, dass er sich anfühlt wie der alte Schein: derselbe A6-Abschnitt am unteren Rand eines A4-Blatts, dieselbe perforierbare Linie, derselbe Empfangsschein links. Nur die Codierzeile ist verschwunden und an ihre Stelle ist der Swiss QR Code getreten.

Die Zuordnung zwischen alt und neu ist eins zu eins:

Für die meisten Einzelfirmen, Vereine und Vermieter ist die erste Zeile die richtige: normale IBAN, keine Referenz, fertig. Eine QR-IBAN brauchst du nur, wenn du wirklich mit strukturierten QR-Referenzen und automatischem Abgleich arbeitest.

Was sich für den Zahler geändert hat

Für die Person, die bezahlt, ist die Umstellung eine Vereinfachung — sofern sie ein Smartphone hat.

• Scannen statt tippen. Früher musste der Zahler im E-Banking Kontonummer, Betrag und Referenz abtippen oder die Codierzeile mit einem Lesegerät erfassen. Heute hält er die Kamera der Banking-App auf den QR-Code, und alle Felder sind vorausgefüllt. Er kontrolliert Empfänger und Betrag, bestätigt, fertig.
• Der Schalter funktioniert weiterhin. Der Empfangsschein links ist nicht Dekoration: Der QR-Zahlteil kann nach wie vor an einer Poststelle einbezahlt werden. Wer kein E-Banking nutzt, ist nicht ausgeschlossen.
• Daueraufträge bleiben. Einmal eingerichtete Daueraufträge aus der ES-Zeit laufen weiter; neue richtest du direkt aus dem gescannten Zahlteil ein.
• Ein Punkt der Aufmerksamkeit. Weil der Betrag im Code stecken kann, wird er nicht mehr von Hand kontrolliert. Ein kurzer Blick auf Empfänger und Betrag vor dem Bestätigen ist die einzige echte Verhaltensänderung.

Was sich für Buchhaltung und Software geändert hat

Auf der Empfängerseite ist der Umbau tiefer, als das gleiche Papierformat vermuten lässt.

Die Referenz ist eine andere. Die ESR-Referenz war 27-stellig (16-stellige Varianten kamen ebenfalls vor) mit Prüfziffer nach Modulo 10 rekursiv. Die QR-Referenz ist ebenfalls 27-stellig und nutzt dieselbe Prüfziffernlogik — bestehende Nummernkreise liessen sich deshalb in vielen Fällen übernehmen. Neu ist aber, dass sie zwingend an eine QR-IBAN gebunden ist. Eine QR-Referenz auf einer normalen IBAN ergibt kein gültiges Dokument, und das ist bis heute der häufigste Fehler bei der Migration.

Die Gutschriftsdateien sind andere. Wer den orangen Schein nutzte, holte sich von der Bank ein ESR-Gutschriftsfile im proprietären V11-Format und liess es von der Buchhaltungssoftware einlesen. Im ISO-20022-Zeitalter kommen stattdessen camt.054 für die Avisierung einzelner Zahlungseingänge und camt.053 für den Tageskontoauszug, beide im XML-Format. Jede Rechnungssoftware, die den Zahlungsabgleich beherrscht, arbeitet heute mit diesen Dateien.

Die Adressen sind strenger. Seit dem 21. November 2025 sind im Swiss QR Code nur noch strukturierte Adressen erlaubt: Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Ländercode je in einem eigenen Feld. Freitextadressen, wie sie auf dem alten Einzahlungsschein selbstverständlich waren, führen heute zu Ablehnungen.

Der Druck ist einfacher geworden. Der Einzahlungsschein musste bei der Bank oder Post bestellt und auf Spezialpapier geliefert werden, oft mit Vorlaufzeit und Mindestmenge. Der QR-Zahlteil ist Teil deiner PDF-Rechnung und läuft auf normalem weissem Papier ab 80 g/m². Perforiertes QR-Papier gibt es im Bürofachhandel, zwingend ist es nur, wenn der Schein physisch abgetrennt und am Schalter einbezahlt werden soll.

So liest du den neuen Zahlteil

Der Zahlteil belegt die unteren 105 mm eines A4-Blatts und besteht aus zwei Spalten. Links der Empfangsschein (62 mm breit) mit Konto, Empfänger, Referenz, Betrag und dem Feld «Annahmestelle» — er bleibt beim Zahler oder wird am Schalter abgestempelt. Rechts der eigentliche Zahlteil (148 mm breit) mit dem Swiss QR Code in der Mitte.

Der Code selbst ist exakt 46 × 46 mm gross und trägt das Schweizerkreuz von 7 × 7 mm in der Mitte — daran erkennst du auf einen Blick, dass es sich um einen Swiss QR Code und nicht um einen beliebigen QR-Code handelt. Um ihn herum stehen dieselben Angaben noch einmal im Klartext, damit die Rechnung auch ohne Scanner lesbar bleibt: «Konto / Zahlbar an», «Referenz», «Zusätzliche Informationen», «Zahlbar durch», sowie Währung und Betrag. Fehlt der Betrag, ist das kein Fehler, sondern die bewusste Variante für Spenden und offene Beträge, genau wie beim roten Schein.

Letzte Aktualisierung: 8. September 2026. Geprüft durch das Magic-Heidi-Team. Der Swiss QR-Bill Standard wird von der SIX Group festgelegt. Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.