Magic Heidi Facturar como formador o profesor particular: horas, paquetes y suscripciones bien gestionados
Das clases de matemáticas, piano o yoga – pero la facturación te complica la vida. ¿Cómo facturas un paquete de 10 clases? ¿Qué pasa cuando un alumno cancela? Magic Heidi hace que la facturación sea tan sencilla como enseñar.
Como profesor particular, profesor de música o instructor de cursos en Suiza, conoces el problema: excelente enseñando – pero la facturación te cuesta tiempo y energía desproporcionados.
Tres modelos de precios, tres estructuras de factura diferentes. El alumno pide un recibo para su deducción fiscal de formación continua. Otro canceló en el último momento la semana pasada. Y a fin de mes, se acumulan las tareas administrativas pendientes.
Magic Heidi lo resuelve todo. Ya sea una clase individual, un paquete de 10 clases o un curso mensual recurrente – creas en pocos minutos una factura profesional conforme a las normas suizas con código QR.
Cuatro problemas que todo formador reconoce
La mayoría de los programas de facturación están diseñados para artesanos o agencias – no para profesores. Eso hace que la facturación sea innecesariamente complicada.
Tarifa por hora: ¿cuándo y cómo cobrar?
¿Inicio, fin, preparación? Las descripciones vagas generan preguntasPaquete 10 clases: hacer seguimiento del saldo
¿Quién tiene cuántas horas pendientes? Las hojas Excel y notas se pierdenSerie de cursos: empezar de nuevo cada mes
Volver a teclear la misma factura cada mes pierde tiempo y genera erroresCancelaciones y ausencias a documentar
Las políticas de cancelación deben aparecer en la factura – ¿pero cómo redactarlas?Tarifa horaria, paquete de clases o serie de cursos: cómo estructurar las líneas de tu factura
Cada modelo tiene su propia lógica – y su propia estructura de factura. Así es como representarlos correctamente.
Modelo 1: Tarifa por hora (clases individuales)
El modelo más sencillo. Enseñas – facturas.
Línea de factura:
- Descripción: Clase particular de matemáticas, 25.03.2025, 60 min.
- Cantidad: 1
- Unidad: h
- Precio: CHF 80.00
Para varias clases en el mes, emite una factura resumen a fin de mes y lista cada clase como línea separada.
Plazo de pago: 10 días recomendado.
Modelo 2: Paquete de 10 clases (prepago)
El alumno compra 10 sesiones por adelantado. Emites la factura antes de la primera clase.
Línea de factura:
- Descripción: Paquete 10 clases de piano – 10 sesiones de 45 min., válido desde el 01.04.2025
- Cantidad: 10
- Unidad: clase
- Precio: CHF 75.00
Modelo 3: Serie de cursos / suscripción mensual
Número fijo de horas al mes a un precio fijo. Ideal para cursos de idiomas, yoga o clases grupales regulares.
Línea de factura:
- Descripción: Abril 2025 – 4 × 45 min. Curso de alemán (cada martes)
- Cantidad: 1
- Unidad: mes
- Precio: CHF 280.00
Configura esta factura una sola vez – Magic Heidi la envía automáticamente cada mes.
Mini-plantilla: factura mensual clases particulares
Así podría quedar una factura mensual típica para clases particulares:
| Pos. | Descripción | Cant. | Unidad | Precio | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Clase particular matemáticas, 08.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 2 | Clase particular matemáticas, 15.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 3 | Clase particular matemáticas, 22.04.2025, 60 min. | 1 | h | CHF 80.00 | CHF 80.00 |
| 4 | Cancelación 29.04.2025 (< 24h de aviso, 50%) | 1 | fijo | CHF 40.00 | CHF 40.00 |
| Total | CHF 280.00 |
Nota de factura: Plazo de pago: 10 días. Las cancelaciones con menos de 24 horas de antelación se facturarán al 50% de la tarifa horaria.
Facturas recurrentes para suscripciones y cursos
Quien tiene 10 alumnos no quiere crear 10 facturas manualmente cada mes. Configura tus facturas recurrentes una vez – Magic Heidi las envía automáticamente. Con recordatorio de pago, para que tu flujo de caja no dependa de padres olvidadizos.
Manual vs. Magic Heidi
Lo que la mayoría de los formadores vive cada día – y cómo hacerlo mejor
| Tarea | Manual | Magic Heidi |
|---|---|---|
| Crear paquete 10 clases | Excel + factura Word, 20 min. | Rellenar plantilla, 2 min. |
| Seguir el saldo de clases | Lista escrita a mano, propensa a errores | Automáticamente en el perfil del cliente |
| Factura mensual del curso | Volver a teclear cada mes | Configurar una vez, funciona automáticamente |
| Recordatorio de pago | Olvidado o incómodo insistir | Recordatorio automático al vencer |
| Registro de gastos | Guardar tickets y teclear manualmente | Foto, la IA hace el resto |
Material didáctico, alquiler de sala y desplazamientos como gastos
Como formador autónomo tienes gastos deducibles: libros y materiales didácticos, alquiler del espacio de enseñanza, kilómetros para clases a domicilio. Haz una foto al ticket – la IA lee automáticamente fecha, importe y categoría. Sin teclear nada, sin tickets perdidos.
Todo lo que formadores y profesores particulares necesitan
Sin software contable sobrecargado. Solo las funciones que realmente usas.
Plantillas de factura para cada modelo
Crea plantillas para tarifa por hora, paquete de 10 clases y serie de cursos. Configuradas una vez, completadas en segundos. Con descripciones de servicios personalizables y campo para notas de cancelación.
- Plantillas para tarifa horaria, paquete y curso
- Descripción con fecha y duración
- Política de cancelación como nota de factura
- Código QR suizo generado automáticamente
Facturas recurrentes y recordatorios
Configura facturas recurrentes para tus cursos mensuales. Magic Heidi envía automáticamente y manda un recordatorio de pago cuando se supera el vencimiento – sin que tengas que intervenir.
- Facturas recurrentes configuradas una vez
- Envío mensual automático
- Recordatorio de pago si hay retraso
- Resumen de facturas abiertas y pagadas
Gastos y contabilidad sencilla
Foto del ticket, listo. La IA extrae fecha, importe y categoría. A fin de año, exporta todo listo para impuestos – para tu asesor o directamente para tu declaración.
- Captura de justificantes por foto con IA
- Categorías: material, sala, desplazamientos
- Resumen sencillo ingresos-gastos
- Exportación fiscal para el asesor
Una factura profesional en minutos
Magic Heidi no está diseñado para contables – sino para personas que prefieren enseñar antes que rellenar formularios.
- 🎟Paquetes y suscripciones
Crear paquetes prepago y gestionar saldos de clases
- 🔁Facturas recurrentes
Configurar cursos mensuales una vez, envío automático
- 🤖Escáner de gastos IA
Foto, la IA lee fecha e importe automáticamente
- 📲Pago por código QR
Padres y alumnos pagan escaneando – inmediatamente
- Factura #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Factura #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Factura #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Trabajador autónomo como profesor
en Suiza
Clases particulares ocasionales o proveedor de formación principal – los requisitos legales difieren. Aquí los puntos clave que los profesores en Suiza deben conocer.
Por debajo de CHF 100k de facturación: ingresos y gastos son suficientes
Desde que hay ingresos regulares de actividad autónoma
Los servicios educativos están exentos del IVA suizo según el art. 21 LIVA
Los alumnos pueden deducir hasta CHF 12'400 en costes de formación – necesitan tu factura
Checklist: qué debe incluir tu factura
Copia esta checklist y marca antes de enviar tu próxima factura.
Menciones obligatorias en cada factura suiza:
- ✅ Tu nombre y dirección completos (como proveedor del servicio)
- ✅ Nombre y dirección del alumno / cliente
- ✅ Número de factura único
- ✅ Fecha de la factura
- ✅ Descripción del servicio: asignatura, fecha(s), duración de cada sesión
- ✅ Precio unitario e importe total
- ✅ Plazo de pago (recomendación: 10 días)
- ✅ Tu IBAN / datos bancarios
- ✅ Código QR suizo (obligatorio por ley desde 2022)
Recomendado para formadores y profesores particulares:
- ☑ Política de cancelación como nota («cancelaciones < 24h facturadas al 50%»)
- ☑ Período de validez para paquetes de clases («válido 6 meses desde la fecha de emisión»)
- ☑ Mención exención IVA si aplica («servicio educativo según art. 21 LIVA, exento de IVA»)
- ☑ Tu número UID, si lo tienes
Magic Heidi gestiona todo esto automáticamente – código QR, número de factura, formato incluidos.
Preguntas frecuentes de formadores y profesores particulares
¿Debo realmente emitir facturas como profesor particular?
Sí – por dos razones. Primero, una factura es la prueba de tu servicio y te protege en disputas de pago. Segundo, muchos alumnos y padres necesitan una factura formal para deducir los costes como gastos de formación en su declaración de impuestos (hasta CHF 12'400 por año). Sin tu factura, no pueden reclamar esta deducción.
¿Cómo se factura correctamente un paquete de 10 clases?
Emite la factura por el paquete completo por adelantado, antes de que tenga lugar la primera sesión. Descripción: «Paquete 10 clases de piano – 10 sesiones de 45 min., válido desde [fecha]». Lleva un registro separado de las sesiones ya realizadas. Magic Heidi te ayuda a mantener esta visión general sin hojas Excel.
¿Puedo cobrar las sesiones canceladas y los no-shows?
Sí, si has mencionado una política de cancelación en tus condiciones generales o directamente en la factura. La práctica común es el 50–100% de la tarifa horaria para cancelaciones con menos de 24 o 48 horas de antelación. Añade el cargo por cancelación como línea separada, p.ej. «Cancelación 22.03.2025 (< 24h de aviso, 50%) – CHF 40.00».
¿Debo cobrar el IVA sobre las clases particulares y de apoyo escolar?
En la mayoría de los casos, no. Los servicios de enseñanza y formación están exentos del IVA suizo según el art. 21 LIVA – independientemente de tu facturación. Esto se aplica a las clases de apoyo, clases de música, cursos de idiomas y ofertas educativas similares. Por tanto, no estás obligado a registrarte para el IVA por estos servicios, incluso si tu facturación supera los CHF 100'000.
¿Cómo configuro las facturas recurrentes?
En Magic Heidi, crea una factura para tu curso, activa la función de factura recurrente y establece la frecuencia (mensual, semanal) y la fecha de envío. Magic Heidi envía automáticamente la factura y recuerda al alumno cuando el pago vence. Ya no necesitas intervenir manualmente.
¿Qué gastos puedo deducir como formador?
Como formador autónomo puedes reclamar los gastos profesionales como costes empresariales: materiales didácticos y libros, alquiler de sala para tu espacio de enseñanza, kilómetros para clases a domicilio, gastos de formación continua para tu propio desarrollo profesional y una proporción de costes de oficina en casa (si enseñas desde casa). Magic Heidi captura estos justificantes por foto y los categoriza automáticamente.
¿A partir de cuándo se me considera autónomo como profesor particular?
En cuanto enseñas regularmente a cambio de una remuneración, se te considera fiscalmente autónomo – independientemente de si has registrado una empresa unipersonal o no. La obligación de cotizar a la AVS también comienza con ingresos regulares. Recomendación: regístrate ante tu caja de compensación AVS y lleva desde el principio una contabilidad sencilla de ingresos y gastos.
¿Cómo emito un justificante para la deducción fiscal de formación?
Tu factura habitual es suficiente como prueba. Lo importante es que la descripción del servicio (asignatura, fecha, duración), tu nombre como proveedor del servicio y el importe pagado sean claramente visibles. Magic Heidi genera facturas profesionales con todos los datos necesarios – tu alumno puede presentarlas directamente con su declaración de impuestos.
Lo que dicen los autónomos sobre Magic Heidi
Reseñas reales de autónomos que facturan cursos, clases y tratamientos
“Como matrona autónoma y madre, tengo poco tiempo y pocos conocimientos para llevar una contabilidad estructurada y tener al día mis gastos profesionales. A diferencia de otros programas, Magic Heidi es fácil de usar y se adapta rápidamente a tu situación.”
“Hacía tiempo que buscaba un sistema de contabilidad sencillo e intuitivo, apto también para quien no es experto en informática. Con Excel perdía mucho tiempo. Descubrí Magic Heidi, lo probé y me suscribí enseguida: por fin la contabilidad ya no es una carga, sino una herramienta clara y motivadora.”
“Magic Heidi es lógico y está construido de forma sencilla. Escribí mi primera factura muy rápido.”
Precios simples. Sin sorpresas.
Una suscripción. Todas las funciones. Cancela cuando quieras.
Prueba gratuita
- 3 facturas incluidas
- 3 gastos incluidos
- Todas las funciones desbloqueadas
- Sin tarjeta de crédito
- Cancela cuando quieras
Anual
- Facturas ilimitadas
- Gastos ilimitados
- Escáner de gastos IA
- Facturas recurrentes y recordatorios
- QR-facturas suizas
- Importación extractos bancarios
- Acceso móvil + escritorio
- Soporte prioritario
Mensual
- Facturas ilimitadas
- Gastos ilimitados
- Escáner de gastos IA
- Facturas recurrentes y recordatorios
- QR-facturas suizas
- Importación extractos bancarios
- Acceso móvil + escritorio
- Soporte estándar
Garantía de devolución de 30 días. Pruébalo sin riesgo.
Tú enseñas. Magic Heidi se ocupa de las facturas.
Te convertiste en profesor particular, profesor de música o proveedor de cursos porque quieres transmitir tu conocimiento – no para hacer contabilidad. Magic Heidi gestiona el lado administrativo para que puedas concentrarte en enseñar.
