Liquidación de gastos en Suiza: IVA y plantilla

La liquidación de gastos (Spesenabrechnung) ordena desembolsos por fecha, motivo, justificante e importe. Separa tres situaciones: gastos que repercutes a clientes, reembolsos de un empleador y deducciones de tus propios gastos profesionales. No se rigen automáticamente por las mismas tarifas.

Antes del encargo: acuerda qué repercutes

Define si facturas billetes al coste, kilometraje pactado, alojamiento y comidas con justificante o importes fijos. Indica si existe un recargo de gestión. Un gasto no pasa a ser cobrable al cliente solo porque sea profesional: debe encajar en vuestro acuerdo.

Registra el gasto pronto y relaciónalo con el encargo. La liquidación es una lista de detalle; si sirve de anexo a una factura, esta necesita sus propios datos, incluidos los fiscales cuando procedan. Consulta la factura de honorarios.

Categorías y prueba del motivo profesional

CHF 0.70/km es aquí solo un ejemplo de precio pactado, no un baremo fiscal vigente garantizado. Puedes acordar otro precio con el cliente. Para reembolsos del empleador o deducciones, revisa el reglamento aplicable, el ejercicio y el cantón. Una tarifa de cliente superior no es ilícita solo por superar un importe de un reglamento tributario.

No se garantiza una deducción fija del 30–50% del teléfono, ni un importe diario universal sin justificante. Documenta la utilización y conserva las pruebas necesarias para cada finalidad.

IVA: costes propios y suplidos no son lo mismo

Los arts. 19 y 24 MWSTG, la Ley suiza del IVA, regulan la unidad de la prestación y la base e incluyen normalmente los costes propios repercutidos en la contraprestación. Cuando son accesorios, siguen la prestación principal. Si estás registrado y esa prestación es imponible en Suiza al tipo normal, el ejemplo lleva 8.1%. No significa que todo gasto, toda operación internacional o todo profesional deba añadir 8.1%.

Solo los desembolsos efectuados en nombre y por cuenta del cliente, separados en el documento, son verdaderos suplidos fuera de la base. Pagar una factura a tu nombre y refacturarla al coste no basta. Revisa quién contrató con el tercero y a nombre de quién se emitió el justificante.

El art. 26 MWSTG regula los datos de la factura, no por sí solo si un gasto es accesorio o un suplido.

La deducción del IVA soportado en la compra es otra comprobación: depende del impuesto real, el método y el derecho a deducir. No sumes IVA a importes brutos del proveedor sin conciliar antes esa base.

Ejemplo ficticio con una base neta ya conciliada: tres viajes de CHF 102.00 = CHF 306.00; dos noches de CHF 145.00 = CHF 290.00; comidas CHF 96.50; taxi y aparcamiento CHF 42.00. Base total CHF 734.50; IVA 8.1% CHF 59.49; total CHF 793.99. Presupone gastos propios accesorios de una prestación imponible de un negocio registrado; no documenta un cliente real ni un resultado de cobro.

Plantilla de liquidación de gastos

Ejemplo ficticio bajo la misma hipótesis de importes netos conciliados, no una declaración de deducciones fiscales:

LIQUIDACIÓN DE GASTOS 2026-S-007
De: [nombre/empresa y dirección]
Para: [cliente y dirección]
Proyecto: [referencia]
Periodo: 01–30.09.2026
Fecha       Concepto                         Justificante   CHF netos
02.09.2026  Tren Berna–Zúrich, ida y vuelta   B-101             102.00
02.09.2026  Comida con cliente               B-102              48.50
02.09.2026  Aparcamiento                     B-103              28.00
03.09.2026  Hotel, una noche                 B-104             145.00
03.09.2026  Taxi a la sede del cliente       B-105              23.50
05.09.2026  Coche, 24 km × CHF 0.70          Registro           16.80
05.09.2026  Literatura técnica del proyecto  B-106              89.90
Subtotal neto                                               453.70
IVA 8.1%                                                     36.75
TOTAL                                                       490.45
Kilometraje: tarifa pactada del ejemplo; registro adjunto.

Adapta o elimina la línea fiscal según registro y clasificación de cada partida. No etiquetes como suplido cualquier gasto solo porque no estés registrado. Los justificantes deben poder encontrarse desde sus referencias. Para una factura completa, utiliza además la plantilla de factura.

Anticipos y herramientas digitales

Si un anticipo cubre honorarios y gastos de una prestación imponible, revisa la deuda de IVA al cobro conforme al art. 40 MWSTG. Identifica sus componentes y concílialos en el cierre sin repetir ingreso ni impuesto.

Puedes digitalizar justificantes con la captura de gastos, pero revisa los datos extraídos y el vínculo con el encargo. Preparar una liquidación para el cliente y trasladar conceptos a su factura requiere una revisión propia: no se presupone una transferencia automática gasto-a-factura ni asignación automática a proyectos.

Errores que evitar

• Mezclar gastos privados con gastos profesionales o no justificar la parte empresarial.
• Presentar un precio pactado al cliente como tarifa fiscal oficial.
• Perder recibos o conservar imágenes ilegibles sin controles ni copias de seguridad.
• Aplicar un porcentaje fijo a telecomunicaciones o comidas sin fundamento en el caso concreto.
• Duplicar un gasto en la factura o un anticipo en el ingreso final.

Conserva los documentos contables durante el plazo aplicable, normalmente diez años, legibles y localizables. Usar una aplicación no garantiza por sí solo que cumplas el archivo. Consulta funciones y precios antes de elegir una herramienta.

Fuentes: MWSTG, arts. 19, 24, 26 y 40, AFC/ESTV y Código de Obligaciones, conservación contable.