Cómo emitir facturas suizas conformes con Revolut Business (QR-bill) usando Magic Heidi

Si gestionas tu negocio en Suiza y usas Revolut Business para pagos, la facturación puede volverse inesperadamente complicada, especialmente cuando quieres emitir facturas conformes a la normativa suiza que tus clientes puedan pagar fácilmente y que puedas conciliar sin trabajo manual.

Esta guía explica, paso a paso, cómo emitir facturas suizas conformes (incluyendo QR-bills cuando sea posible) con Revolut Business + Magic Heidi, y cómo evitar las trampas más comunes: atribución de IBAN compartido, referencias de pago faltantes, limitaciones de IBAN extranjero y el cambio obligatorio de dirección estructurada que entra en vigor en noviembre de 2025.

Por qué Revolut Business puede complicar la facturación suiza

Revolut Business es popular para transacciones en CHF y transfronterizas, pero la facturación suiza tiene requisitos innegociables, especialmente si quieres una asignación de pagos sin complicaciones.

El problema principal: la atribución de pagos a menudo depende de la referencia

En Suiza, muchos negocios dependen de las referencias de factura para vincular automáticamente los pagos entrantes con el cliente y factura correctos.

Con Revolut Business, las configuraciones en CHF pueden crear fricción porque:

• Los datos de cuenta del beneficiario que das a los clientes pueden no funcionar como el flujo de trabajo de una "cuenta bancaria suiza clásica".
• En algunas configuraciones de Revolut, una referencia de pago se vuelve esencial para asegurar que puedas identificar qué factura se pagó (y por quién), especialmente cuando recibes múltiples pagos.

Por eso una "factura suiza conforme" en la práctica no es solo sobre campos legales, sino también sobre conciliación de pagos (saber qué se pagó, instantáneamente).

Lista de verificación de "factura conforme" en Suiza (antes de enviar nada)

Usa esta lista para reducir pagos rechazados, preguntas de clientes y problemas de conciliación.

Básicos de factura (siempre)

• Nombre de tu empresa + dirección completa (vendedor)
• Nombre del cliente + dirección completa (comprador)
• Fecha de factura
• Fecha de vencimiento / condiciones de pago
• Número de factura (único, numeración consistente)
• Descripción de servicios/productos
• Importes (neto, IVA si aplica, total bruto)
• Moneda (comúnmente CHF; EUR es posible pero impacta opciones de QR-bill)

Información de pago (donde Revolut a menudo cambia las reglas)

• IBAN (y si es CH/LI o extranjero como LT/GB)
• Nombre del titular de la cuenta
• Referencia de pago clara (idealmente generada por factura)
• Si se usa QR-bill: tipo de referencia correcto (cuando aplique)

Preparación para QR-bill (si quieres un código QR en facturas suizas)

Una QR-bill suiza tiene requisitos específicos (moneda, direcciones, formato de cuenta, tipos de referencia). Si puedes emitir una QR-bill válida depende en gran medida de tu IBAN y configuración.

Tabla de decisión rápida: ¿Puedes crear una QR-bill con Revolut Business?

Esta es la forma más rápida de evitar perder tiempo.

Si tu IBAN no es suizo, el enfoque más seguro es emitir una factura clásica con datos bancarios en formato texto y una referencia de pago inequívoca (para poder conciliar pagos).

Paso a paso: Configura Magic Heidi para facturas con Revolut Business (Suiza)

Magic Heidi está diseñado para flujos de facturación suizos (incluyendo QR-bills cuando sea posible). La configuración siguiente se centra en lo que más importa para usuarios de Revolut Business: datos de empresa correctos, datos bancarios correctos y referencias.

Consejo: Configura esto una vez, luego la facturación se convierte en un flujo de trabajo repetible y sin fricciones.

1) Añade los datos de tu empresa (deben ser correctos para conformidad y QR-bill)

En Magic Heidi, ve a la configuración de facturación/perfil y completa:

• Nombre legal de la empresa
• Dirección de la empresa (calle, número, código postal, ciudad, país)
• Email / teléfono (opcional pero útil)
• Número de IVA (si aplica)

Importante: usa campos de dirección estructurados (no una sola línea de texto libre)

Esto es más que "deseable". Los estándares de QR-bill suizos se están endureciendo: las direcciones estructuradas se vuelven obligatorias desde noviembre de 2025 (más sobre esto más adelante).
Asegúrate de que tu dirección se ingrese como:

• Calle
• Número
• Código postal
• Ciudad
• País

Haz lo mismo con tus clientes siempre que sea posible.

2) Añade los datos bancarios de Revolut Business (y decide cómo manejarás QR vs no-QR)

Ve a personalización de factura/configuración de pago y añade:

• Nombre del titular de la cuenta (como aparece en Revolut)
• IBAN
• BIC/SWIFT (si es necesario para pagadores internacionales)
• Nombre del banco (opcional pero puede reducir fricción con clientes)

Si tienes un IBAN CH (mejor caso para facturación suiza)

Normalmente puedes generar una QR-bill directamente en tu factura (asumiendo que se cumplen todos los demás requisitos QR).

Si tienes un IBAN extranjero (LT/GB/etc.)

No fuerces un código QR que no se validará. En su lugar:

• Muestra los datos bancarios como texto
• Usa una referencia clara y única por factura (ver siguiente paso)

3) Habilita o configura un flujo de trabajo sólido de referencia de pago (crítico con Revolut)

Para usuarios de Revolut Business, la referencia de pago es donde ganas o pierdes tiempo.

En Magic Heidi, configura las referencias de factura para que cada factura incluya:

• Una cadena de referencia única (por factura)
• Una referencia fácil de copiar/pegar para los clientes
• Una referencia que puedas buscar en las transacciones de Revolut

Enfoque recomendado: incluye el número de factura en la referencia (y opcionalmente el nombre o ID del cliente), p. ej.
Factura MH-2026-00123

Esto facilita identificar pagos incluso cuando los clientes no pagan vía QR.

4) Crea tu plantilla de factura (amigable para Suiza y para el cliente)

En el área de personalización de factura, configura:

• Idioma predeterminado (FR/DE/EN dependiendo de la base de clientes)
• Moneda predeterminada (CHF para clientes suizos es lo más simple)
• Condiciones de pago (p. ej., 10 días, 30 días)
• Notas al pie (p. ej., "Por favor incluya la referencia al pagar.")

Una nota de pago suiza simple pero efectiva es:

"Por favor use la referencia de pago mostrada en esta factura para asegurar que su pago se asigne correctamente."

5) Emite tu primera factura (y verifica lo que verá el cliente)

Al crear una factura:

• Selecciona el cliente (asegúrate de que su dirección esté completa/estructurada)
• Añade líneas de producto/servicio
• Confirma el manejo del IVA (si aplica)
• Confirma el bloque de pago:
  • La QR-bill aparece solo cuando es elegible
  • De lo contrario, los datos bancarios aparecen como texto + referencia

Antes de enviar, previsualiza el PDF y verifica:

• ¿Están las direcciones completas?
• ¿Es correcta la moneda?
• ¿Es claramente visible la referencia de pago?
• Si existe QR: ¿parece una sección estándar de QR-bill suiza?

Casos extremos comunes (y cómo manejarlos correctamente)

Caso extremo 1: "Mi IBAN de Revolut no es suizo, ¿puedo enviar una factura QR suiza?"

En la mayoría de casos, no: una QR-bill suiza válida generalmente depende de datos de cuenta compatibles con Suiza/Liechtenstein y reglas de QR-bill.

Qué hacer en su lugar:

• Emite una factura normal (PDF)
• Muestra IBAN/BIC como texto
• Añade una referencia inconfundible
• Considera añadir una instrucción de una línea para transferencias internacionales si tus clientes están en el extranjero

Esto te mantiene conforme y evita rechazos de pago.

Caso extremo 2: Clientes internacionales pagando desde fuera de Suiza

Incluso con QR-bills suizas, algunos pagadores internacionales no usarán el escaneo QR. Asegúrate de que tu factura incluya:

• IBAN
• BIC/SWIFT (útil para bancos internacionales)
• Nombre del titular de la cuenta
• Referencia

Una QR-bill puede seguir siendo útil para clientes con sede en Suiza, mientras que los clientes internacionales pueden usar los datos bancarios de texto.

Caso extremo 3: Los clientes pagan sin la referencia

Esto sucede. Redúcelo con:

• Una etiqueta de referencia en negrita cerca de la sección de pago
• Una instrucción breve en el pie de factura
• Un esquema de numeración de factura consistente

Si aún sucede, normalmente puedes conciliar por:

• Importe
• Nombre del cliente
• Rango de fechas de factura

…pero eso es exactamente el trabajo manual que estás intentando evitar.

Caso extremo 4: Los clientes quieren pagar en la oficina de correos

Los flujos de pago suizos y consideraciones AML requieren cada vez más información completa del destinatario. En la práctica:

• Asegúrate de que tu dirección de destinatario esté completa y correctamente formateada
• Evita que falte país/ciudad/código postal

Si tus clientes aún dependen de pagos en oficina de correos, trata la completitud de la dirección como obligatoria, no opcional.

Básicos de QR-bill suiza para usuarios de Revolut (IBAN vs QR-IBAN, referencias explicadas)

No necesitas convertirte en experto en pagos, pero entender estos básicos te ayuda a evitar facturas no conformes y pagos fallidos.

IBAN vs QR-IBAN (¿cuál es la diferencia?)

• IBAN: número de cuenta bancaria internacional estándar usado para transferencias bancarias.
• QR-IBAN: un IBAN especial usado específicamente con ciertos tipos de referencia de QR-bill (comúnmente vinculado a flujos de trabajo de referencia estructurada).

Si debes usar IBAN o QR-IBAN depende de tu configuración bancaria/de pago y el tipo de referencia que estés usando. Si no estás seguro, el camino más seguro es:

• Usar IBAN estándar + una referencia clara (especialmente con Revolut)
• Usar QR-bill solo cuando tu herramienta genere una QR-bill válida para tu configuración de cuenta

Tipos de referencia (por qué importan)

En la facturación suiza, las referencias ayudan a asignar pagos automáticamente. Conceptos comunes incluyen:

• Sin referencia (NON): más simple, pero conciliación más débil.
• Referencia del acreedor (SCOR): formato de referencia estructurada usado internacionalmente en algunos contextos.
• Referencia QR (QRR): usado en flujos de trabajo de QR-bill con requisitos específicos.

Para la mayoría de usuarios de Revolut Business, el objetivo práctico es:

• Proporcionar una referencia que funcione consistentemente, se muestre claramente y sea única por factura.

El valor de Magic Heidi aquí es operativo: te ayuda a estandarizar cómo aparecen las referencias en las facturas para que no reinventes el proceso cada vez.

Actualización crítica: Las direcciones estructuradas en códigos QR se vuelven obligatorias en noviembre de 2025

Los estándares de QR-bill suizos están evolucionando. Uno de los cambios más importantes próximos para la "conformidad de facturas" es:

Desde noviembre de 2025, las QR-bills requieren direcciones estructuradas

Eso significa que las direcciones deben codificarse en formato estructurado (campos separados), en lugar de texto libre multilínea no estructurado.

Qué debes hacer ahora (para no estar improvisando después):

• Asegúrate de que tu herramienta de facturación almacena direcciones en campos estructurados:
  • Calle
  • Número
  • Código postal
  • Ciudad
  • País
• Actualiza tu base de datos de clientes: limpia direcciones incompletas.
• Si copias/pegas direcciones de firmas de email, conviértelas en campos estructurados.

Por qué esto importa: incluso si tu factura "se ve bien", una QR-bill puede fallar la validación o procesamiento si los datos QR subyacentes no cumplen los nuevos requisitos de estructura.

Mejores prácticas para mantenerte conforme y cobrar más rápido (Suiza + Revolut)

Mantén CHF como predeterminado para clientes suizos

CHF es el camino más simple para flujos de trabajo QR suizos y reduce preguntas de clientes.

Haz tu referencia imposible de perder

Colócala:

• En la sección de pago
• En el pie de factura
• Cerca del total (opcional)

Y mantén la redacción consistente de factura en factura.

Usa numeración consistente y mantenla buscable

Un formato como 2026-001, 2026-002 (o MH-2026-0001) te ayuda a:

• Encontrar facturas rápidamente
• Vincular pagos rápidamente
• Evitar duplicados

Valida tu flujo de trabajo una vez, luego estandarízalo

No lo hagas "sobre la marcha" por factura. Haz una configuración cuidadosa una vez, luego reutiliza:

• la misma plantilla
• el mismo estilo de bloque de pago
• la misma lógica de referencia

FAQ: Revolut Business + facturas suizas (QR-bill y conformidad)

¿Necesito una referencia de pago en cada factura con Revolut Business?

Si quieres una conciliación fiable, sí: debes tratar una referencia de pago como obligatoria. Reduce la vinculación manual y ayuda a evitar situaciones de "pago no identificado".

¿Puedo emitir una QR-bill suiza si mi IBAN de Revolut no es CH/LI?

Normalmente, no. Si tu IBAN de Revolut es extranjero (p. ej., LT/GB), la opción conforme más segura es una factura estándar con datos bancarios mostrados como texto, más una referencia sólida.

¿Cuál es la diferencia entre IBAN y QR-IBAN?

Un IBAN es el número de cuenta estándar para transferencias bancarias. Un QR-IBAN es un formato especializado usado en ciertos escenarios de referencia de QR-bill. Si lo necesitas depende de la configuración de QR-bill/referencia que admita tu banco.

¿Qué referencia debo usar: SCOR, QRR o ninguna referencia?

Depende de tu configuración de pago y lo que admita tu herramienta de facturación. Operativamente, la clave es que la referencia sea:

• única por factura
• mostrada claramente
• usada consistentemente por clientes al pagar

¿Qué cambia exactamente en noviembre de 2025 para las QR-bills suizas?

Las direcciones estructuradas se vuelven obligatorias en códigos QR. Asegúrate de que tu herramienta de facturación y datos de dirección de clientes estén estructurados (calle, número, código postal, ciudad, país).

¿Pueden mis clientes seguir pagando en la oficina de correos?

A menudo sí, pero los pagos en oficina de correos/mostrador son más sensibles a información de destinatario incompleta. Para evitar problemas, asegúrate de que las direcciones estén completas y correctamente formateadas.

¿Puedo facturar en EUR con una herramienta de facturación suiza?

Sí, puedes facturar en EUR, pero los flujos de trabajo de QR-bill/pago pueden diferir. Para clientes suizos, CHF sigue siendo la opción más simple y compatible.

¿Cuánto cuesta Magic Heidi: ofrecéis un plan gratuito?

Magic Heidi ofrece un plan gratuito con uso limitado y planes de pago para necesidades de facturación continuas. Para precios actuales y límites de plan, consulta la página oficial de precios.

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¿Listo para facturar con confianza con Revolut Business en Suiza?

Si quieres facturación amigable para Suiza que esté construida para flujos de pago reales, no solo PDFs bonitos, configura Magic Heidi con tus datos de Revolut Business una vez, luego genera facturas que:

• incluyan los datos bancarios correctos
• muestren una referencia de pago clara
• generen una QR-bill cuando sea posible
• te mantengan preparado para requisitos de dirección estructurada de noviembre de 2025

Siguiente paso: Crea tu cuenta de Magic Heidi, conecta tu configuración de facturación y envíate una factura de prueba para verificar el bloque de pago completo (QR vs no-QR) antes de facturar a clientes a escala.