Crear gastos en Bexio: La guía completa
Registrar gastos en Bexio confunde a muchos usuarios. ¿Gastos o facturas de proveedores? Esta guía le muestra ambos métodos – y una alternativa mucho más sencilla.
El mayor problema con los gastos en Bexio
Más de 80.000 PYMEs suizas usan Bexio. Sin embargo, en foros y reseñas aparece un tema recurrente: La gestión de gastos es innecesariamente complicada. ¿La razón principal? Bexio distingue entre dos tipos de gastos.
Gasto vs. Factura de proveedor
| Gasto | Factura de proveedor |
|---|---|
| Ya pagado (ticket de caja, pago en efectivo) | Aún no pagado (factura pendiente) |
| Contabilización directa | Primero registro, luego pago |
| No permite división en varias cuentas | División posible |
Si elige la opción incorrecta, su contabilidad no cuadrará. Y corregirlo después cuesta tiempo.
Antes de empezar: La configuración
Sin una configuración inicial correcta, nada funciona. Verifique estos puntos.
Configuración del IVA
La configuración básica del IVA debe establecerse al inicio de un período fiscal. Vaya a Configuración → Finanzas → IVA.
Preparar plan de cuentas
Defina cuentas de gastos frecuentes: material de oficina, viajes, teléfono/internet, suscripciones de software, gastos de vehículo.
Instalar app bexio Go
La app móvil permite escanear recibos, capturar facturas QR y registrar gastos desde cualquier lugar.
Crear gasto (ya pagado)
Use este método para tickets de caja, recibos de gasolina y pequeños gastos pagados al instante.
Guía paso a paso: Gasto
Paso 1: Inicie sesión en Bexio y navegue a Compras en el menú principal.
Paso 2: Seleccione Gastos (no Facturas de proveedores).
Paso 3: Haga clic en + Nuevo gasto y complete:
- Fecha: ¿Cuándo se pagó?
- Descripción: ¿Qué se compró?
- Importe: Con o sin IVA
- Cuenta: Seleccione cuenta de gastos
- Tipo de IVA: Elija la tasa correspondiente
Paso 4: Arrastre el recibo escaneado al campo correspondiente.
Paso 5: Haga clic en Guardar. El asiento se crea automáticamente.
⚠️ Limitación: Bexio no permite dividir en varias cuentas. Si un recibo contiene diferentes conceptos, debe crear una factura de proveedor o hacer un asiento manual.
Registrar factura de proveedor (aún no pagada)
Para facturas de proveedores que pagará más tarde.
Guía paso a paso: Factura de proveedor
Paso 1: Vaya a Compras → Facturas de proveedores.
Paso 2: Haga clic en + Nueva factura de proveedor e introduzca:
- Proveedor: Seleccione existente o cree uno nuevo
- Número de factura: Número del proveedor
- Fecha de factura: Fecha en la factura
- Fecha de vencimiento: Plazo de pago
- Líneas: Conceptos individuales con cuenta e IVA
Paso 3: Adjunte la factura como PDF.
Paso 4: Tras guardar, la factura queda marcada como pendiente.
Paso 5: Procesar el pago
- Abra la factura de proveedor
- Haga clic en Registrar pago
- Seleccione la cuenta de pago (banco/caja)
- Confirme
App bexio Go:
Escanear recibos en cualquier lugar
La app móvil acelera considerablemente el proceso.
Facturas QR automáticas
Escanee el código QR y Bexio crea automáticamente una factura de proveedor con todos los datos.
- Abrir bexio Go
- Escanear código QR
- Verificar datos
- Confirmar
Recibos sin código QR
Para tickets de caja y recibos, fotografíe el comprobante en la app.
- Fotografiar recibo
- La IA sugiere los datos
- Elegir cuenta de gastos
- Crear gasto
Extractos de tarjeta de crédito
Dos opciones: Como factura de proveedor conjunta o gastos individuales por concepto.
- Registrar extracto completo
- Añadir cada concepto individualmente
- Vincular con cuenta de tarjeta
- O gastos individuales
Evitar errores comunes
Estos errores cuestan tiempo y pueden desordenar su contabilidad.
Método incorrecto elegido
Verifique siempre: ¿El dinero ya salió? Sí = Gasto. No = Factura de proveedor.
Olvidar tipo de IVA
Revise cada recibo para verificar el tipo de IVA. Tasas suizas: 8.1%, 2.6%, 0%.
Sin recibo adjunto
Adjunte siempre el recibo original. El formato digital es válido como justificante en Suiza.
Cuenta de gastos incorrecta
Cree una lista de cuentas y use siempre las mismas para tipos de gastos similares.
Rutina semanal para una contabilidad ordenada
Una vez por semana debería:
- Escanear recibos: Digitalizar todos los recibos físicos
- Sincronizar transacciones bancarias: Actualizar Bexio-Banking
- Procesar pendientes: Pagar facturas de proveedores
- Conciliación de cuentas: Comparar cuentas bancarias con Bexio
Tiempo necesario: 30-60 minutos semanales para la mayoría de pequeñas empresas.
La forma más fácil: Magic Heidi
Si todo esto le parece demasiado complicado, hay una alternativa. Magic Heidi fue desarrollado especialmente para autónomos suizos que no tienen conocimientos de contabilidad (ni quieren tenerlos).
Bexio vs. Magic Heidi
¿Qué solución se adapta mejor a usted?
| Criterio | Magic Heidi | Bexio |
|---|---|---|
| Pasos por gasto | 3 | 5-7 |
| Conocimientos contables necesarios | ✓ No | ✗ Sí |
| Selección de cuentas | Automática (IA) | Manual |
| Gasto vs. Factura de proveedor | ✓ Automático | ✗ Debe decidir |
| App móvil | ✓ Sí | ✓ Sí (bexio Go) |
| Precio/mes | Desde CHF 25 | Desde CHF 45 |
¿Para quién es cada opción?
La elección correcta depende de su situación.
Bexio es mejor si usted...
Tiene un equipo con varios empleados, tiene requisitos contables complejos, trabaja con un asesor fiscal externo o ya ha invertido en Bexio.
Magic Heidi es mejor si usted...
Es autónomo o freelancer, no tiene conocimientos de contabilidad, quiere dedicar el mínimo tiempo a la administración o busca una solución simple y rápida.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre gastos y facturas de proveedores?
Los gastos son para pagos ya realizados (tickets de caja). Las facturas de proveedores son para facturas que aún debe pagar.
¿Puedo dividir un gasto en varias cuentas?
No, eso no es posible en Bexio. Use una factura de proveedor con varias líneas en su lugar.
¿Debo conservar los recibos en papel?
En Suiza: Los recibos digitales son suficientes si se almacenan sin modificar y son legibles. Recomendación: Conservar al menos 10 años.
¿Cómo proceso pagos internacionales?
Registre las facturas en moneda extranjera con el importe original. Bexio convierte automáticamente con el tipo de cambio actual. Las diferencias de cambio al pagar se contabilizan por separado.
¿Cuánto cuesta Bexio actualmente?
A 2025: Starter CHF 45/mes (1 usuario), Pro CHF 75/mes (hasta 3 usuarios), Pro+ CHF 125/mes (hasta 25 usuarios). Prueba gratuita de 30 días disponible.
Eficiencia mediante la elección correcta
Bexio es una herramienta potente para PYMEs suizas. Sin embargo, la gestión de gastos requiere cierta comprensión y mantenimiento regular. Para autónomos y freelancers que prefieren dedicar su tiempo a clientes en vez de contabilidad, Magic Heidi ofrece el camino más sencillo.
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Captura de recibos con IA sin conocimientos contables – sin distinguir entre gastos y facturas de proveedores, sin plan de cuentas, sin complejidad.