Documentos Contables Suizos:
Lo Que Todo Autónomo Debe Guardar
Un ticket perdido le costó a un autónomo de Zúrich CHF 2.800 en impuestos adicionales el año pasado. Descubre exactamente qué documentos exige la ley suiza, cuánto tiempo conservarlos y cómo convertir el papeleo en un sistema de protección financiera.
¿Qué Cuenta como Documento Contable
en Suiza?
El Artículo 957 del Código de Obligaciones suizo exige mantener evidencia de cada transacción. Los documentos esenciales incluyen facturas, recibos, extractos bancarios, contratos, declaraciones de IVA y estados financieros anuales.
El Sistema de Niveles Contables Suizo
No todos los autónomos necesitan el mismo nivel de contabilidad. Suiza utiliza un sistema escalonado según tu estructura empresarial e ingresos.
Nivel 1 — Menos de CHF 100K
Contabilidad simplificada Milchbüechli. Registra ingresos, gastos y activos en un libro básico. Sin IVA ni registro mercantil obligatorio.
Nivel 2 — CHF 100K a 500K
Aún contabilidad simplificada, pero el registro de IVA (tasa estándar 8,1%) y la inscripción en el registro mercantil son obligatorios.
Nivel 3 — Más de CHF 500K
Contabilidad de partida doble obligatoria según el Artículo 957 CO. Balance, cuenta de resultados y notas anuales requeridos.
Nivel 4 — Entidades GmbH, AG
Requisitos contables completos independientemente de la facturación. Incluso una GmbH con CHF 50K de ingresos necesita libros de partida doble completos.
La Regla de Retención de 10 Años
El Artículo 958f del Código de Obligaciones suizo exige conservar todos los documentos contables durante 10 años desde el fin del ejercicio fiscal. Los documentos de 2025 deben guardarse hasta el 31 de diciembre de 2035. Durante una auditoría, los gastos sin documentar se rechazan—una reclamación de CHF 5.000 sin recibo podría costarte CHF 1.000-1.500 en impuestos adicionales, más intereses y multas.
Archivo Digital:
Lo Que Exige la Ley Suiza
Buenas noticias—no necesitas archivadores físicos. La GeBüV (Ordenanza sobre Registros Empresariales) permite el almacenamiento digital bajo condiciones específicas.
Requisitos de Almacenamiento
Tu archivo digital debe cumplir tres criterios clave para satisfacer la ley suiza.
- Inalterable — Los documentos no pueden modificarse tras subirlos
- Accesible — Legible durante todo el período de retención
- Completo — Toda la información requerida preservada
- Formato PDF/A recomendado para archivo a largo plazo
Opciones de Almacenamiento en la Nube
El almacenamiento en la nube está permitido siempre que los servidores estén en Suiza o la UE.
- Software de contabilidad con almacenamiento integrado
- Google Drive o Dropbox con carpetas organizadas
- Soluciones suizas dedicadas como Tresorit
- Archivo automático en la nube de Magic Heidi
Convención de Nombres de Archivo
Un nombrado consistente facilita las búsquedas durante auditorías.
- Incluir fecha en formato AAAA-MM-DD
- Añadir nombre del cliente o proveedor
- Especificar tipo de documento (Factura, Recibo)
- Incluir importe para referencia rápida
Cambios en QR-Bill en Noviembre 2025
Si emites facturas con QR-bills suizos, marca esta fecha: 21 de noviembre de 2025.
Desde ese día, solo se permitirán direcciones estructuradas (tipo "S") en los códigos QR. Las direcciones no estructuradas (tipo "K") se eliminarán gradualmente hasta septiembre de 2026.
Qué significa esto para ti:
Tu software de facturación debe actualizarse antes de la fecha límite. Si usas plantillas antiguas o generación manual de QR, verifica la compatibilidad ahora.
Magic Heidi gestiona esta transición automáticamente—no se requiere acción por parte de los usuarios.
Requisitos de IVA
para 2025
Cuando tu facturación imponible mundial supera CHF 100.000 en cualquier período móvil de 12 meses, el registro de IVA se vuelve obligatorio. Configura una alerta en CHF 90.000 para prepararte para el registro.
La mayoría de servicios y bienes
Servicios de hotel y hospedaje
Alimentos, libros, medicamentos, periódicos
Trimestral, mensual o anual
Por Qué una Documentación Adecuada Te Ahorra Dinero
Los buenos registros no son solo cuestión de cumplimiento. Reducen directamente tu factura fiscal mediante deducciones legítimas.
Oficina y Equipamiento
Alquiler de oficina, asignación de oficina en casa (10-20% del alquiler), ordenadores, software y herramientas profesionales.
Formación y Viajes
Cursos profesionales, viajes a clientes, billetes SBB, gastos de combustible y membresías profesionales.
Contribuciones Pilar 3a
Los autónomos pueden aportar hasta el 20% de los ingresos netos (máx. CHF 36.288 en 2025) al Pilar 3a.
Arrastre de Pérdidas
Arrastra pérdidas empresariales durante 7 años, compensando beneficios futuros con documentación adecuada.
Software de Contabilidad para Autónomos Suizos
Encuentra la herramienta adecuada para tus necesidades de documentación empresarial.
| Característica | Magic Heidi | Bexio | CashCtrl | Banana |
|---|---|---|---|---|
| QR-bills Suizos | ✓ Auto-cumplimiento | ✓ | ✓ | ✓ |
| Escaneo IA de Recibos | ✓ Incluido | ✗ Entrada manual | ✗ No | ✗ No |
| Precio Inicial | CHF 0 freemium | CHF 45/mes | CHF 0 nivel gratuito | ~CHF 149/año |
| Apps Móviles | iOS, Android | iOS, Android | Solo web | Escritorio |
| Ideal Para | ✓ Autónomos | PYMEs | Todos los tamaños | Expertos contables |
| Acceso para Contable | ✓ Integrado | ✓ | ✗ No | ✗ No |
Escaneo IA de Recibos Que Se Hace Solo
Haz una foto del recibo de tu reunión de café, y Magic Heidi extrae automáticamente proveedor, importe, fecha e IVA—y luego categoriza el gasto automáticamente. Sin más entrada manual de datos ni cajas llenas de recibos.
Tu Checklist de Gestión Documental
Usa esta revisión trimestral para estar preparado ante auditorías:
Banca y Pagos
- ☐ Cuenta empresarial separada de la personal
- ☐ Todos los extractos descargados y almacenados
- ☐ Transacciones TWINT/tarjeta vinculadas a recibos
Facturación
- ☐ Todas las facturas emitidas numeradas secuencialmente
- ☐ Formato QR-bill compatible con las normas 2025
- ☐ Facturas pendientes con seguimiento
Gastos
- ☐ Cada recibo escaneado en 48 horas
- ☐ Archivos nombrados con formato fecha-proveedor-importe
- ☐ Categorías asignadas para declaración fiscal
Cumplimiento
- ☐ Facturación IVA controlada contra CHF 100.000
- ☐ Documentos de fin de año respaldados en dos ubicaciones
- ☐ Acceso del contable configurado si es necesario
Mantente Organizado en 30 Minutos por Semana
Reserva 30 minutos cada viernes para tu higiene financiera. Los autónomos que mantienen rutinas semanales informan dedicar un 80% menos de tiempo a la contabilidad de fin de año.
- 📅Semana 1
Vincular recibos con transacciones bancarias
- 📧Semana 2
Enviar recordatorios de facturas vencidas
- 🏷️Semana 3
Revisar categorías de gastos
- 📊Semana 4
Verificar progreso del umbral IVA
- Factura #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Factura #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Factura #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Cuándo Recurrir a un Profesional
Sabe qué gestionar tú mismo y cuándo obtener ayuda experta.
Gestiona Tú Mismo
Gestión diaria de recibos, generación de facturas, seguimiento básico de gastos y declaraciones trimestrales de IVA una vez familiarizado.
Contrata un Treuhänder Para
Constitución de GmbH/AG, primer registro de IVA, compras de propiedades complejas, cuentas anuales, optimización fiscal y representación en auditorías.
Coste Típico
La mayoría de autónomos suizos gastan CHF 1.000-3.000 anuales en ayuda contable profesional. Es deducible y normalmente se amortiza solo.
Consulta Inicial
Una consulta de 30 minutos con un Treuhänder cuesta CHF 100-200 y proporciona claridad durante años.
Preguntas Frecuentes
¿Qué desencadena una auditoría fiscal suiza?
Las autoridades fiscales detectan cuentas con números redondos en todas partes, huecos en las secuencias de facturas, gastos sin ingresos correspondientes, transacciones en efectivo sin documentación y gastos personales en cuentas empresariales. Una documentación limpia asegura que pases una auditoría sin daño financiero.
¿Puedo destruir documentos si cierro mi negocio?
No. Si cierras tu negocio o liquidas una empresa, la obligación de retención de 10 años continúa. No puedes destruir registros solo porque hayas dejado el negocio.
¿Qué formato debo usar para el archivo digital?
El formato PDF/A es recomendado para archivo a largo plazo. Los PDFs regulares y JPEGs funcionan si tu sistema previene la edición. El almacenamiento en la nube está permitido siempre que los servidores estén en Suiza o la UE.
¿Cuándo debería registrarme voluntariamente para el IVA?
El registro voluntario por debajo del umbral de CHF 100.000 te permite recuperar el IVA de gastos empresariales—vale la pena considerarlo si tienes compras significativas. Configura una alerta en CHF 90.000 para prepararte para el registro obligatorio.
¿Cómo debo nombrar mis archivos contables?
Usa un formato consistente como 2025-05-27_Nombre-Cliente_Factura_1200CHF.pdf. Incluye la fecha, nombre del proveedor o cliente, tipo de documento e importe para facilitar las búsquedas durante auditorías.
Toma el Control de Tus Documentos Contables Hoy
Cada recibo que captures hoy protege tu dinero mañana. La IA gestiona la categorización, el cumplimiento de QR-bill y los requisitos de archivo de 10 años automáticamente.