Die Geschichte von AbaNinja

Die Geschichte beginnt mit Abacus Research AG, gegründet 1985 von drei Absolventen der Universität St. Gallen: Claudio Hintermann, Thomas Köberl und Eliano Ramelli. Ausgehend von einer Studentenwohnung bauten sie das auf, was später zum marktführenden Anbieter von Business-Software für Schweizer mittlere und große Unternehmen werden sollte. Bis 2015 betreute Abacus über 44.000 Kunden und etablierte sich als De-facto-Standard für Schweizer Treuhänder und Buchhaltungsprofis.

Der Erfolg von Abacus beruhte auf einer einfachen, aber wirkungsvollen Erkenntnis: Schweizer Unternehmen benötigten Software, die speziell für Schweizer Vorschriften entwickelt wurde. Internationale Schwergewichte wie SAP und Microsoft Dynamics hatten Schwierigkeiten, ihre globalen Plattformen an Schweizer Besonderheiten anzupassen – die einzigartigen MWST-Strukturen, das Schweizer Obligationenrecht und die spezifischen Standards der Bankenkommunikation. Abacus verankerte diese Schweizer Realitäten von Anfang an fest im Code, wodurch ein Produkt entstand, das für lokale Unternehmen besser funktionierte als jede importierte Alternative.

Allerdings brachte diese Dominanz auch eine wesentliche Einschränkung mit sich. Abacus basierte auf dem „Thick-Client“-Modell: leistungsstarke On-Premise-Software, die auf lokalen Servern installiert wurde. Dieser Ansatz erforderte hohe Anfangsinvestitionen und laufenden Wartungsaufwand, was ihn für Freelancer, Startups und sehr kleine Unternehmen unpraktisch machte.

Die frühen 2010er-Jahre brachten einen tektonischen Wandel in der Softwarebranche: Software-as-a-Service (SaaS). In der Schweiz kam diese Disruption in Form von Bexio, gegründet 2013, das eine browserbasierte, ausschließlich abonnierte Buchhaltungslösung ohne Installation und mit minimalem Schulungsaufwand anbot. Bexio zielte genau auf das Marktsegment ab, das Abacus ignoriert hatte: Freelancer, Startups und Mikrounternehmen, die die Kosten und Komplexität von Unternehmenssoftware nicht rechtfertigen konnten.

Für Abacus stellte dies eine existenzielle Bedrohung dar – nicht, weil Freelancer, die CHF 30 pro Monat zahlen, einen wesentlichen Umsatz darstellten, sondern wegen des Lebenszyklusrisikos. Wenn die nächste Generation Schweizer Unternehmen auf Nicht-Abacus-Plattformen starten würde, würden diese zu mittelgroßen Unternehmen heranwachsen, die außerhalb des Abacus-Ökosystems blieben. Der Zugriff des Unternehmens auf den Treuhandmarkt würde sich schrittweise abschwächen.

AbaNinja war die strategische Antwort von Abacus. Eingeführt 2016–2017, signalisierte bereits der Produktname – der Schnelligkeit, Agilität und Präzision evoziert – eine Abkehr vom nüchternen Corporate-Branding des zentralen Abacus-ERP. Die Software wurde als „Flankenschutz“-Produkt mit drei Hauptzielen konzipiert: einen kostenlosen oder kostengünstigen Einstieg in das Abacus-Ökosystem zu ermöglichen, einen nahtlosen Datenfluss mit Treuhändern sicherzustellen, die Abacus nutzen, und als Testfeld für die Cloud-Fähigkeiten von Abacus zu dienen.

Im Gegensatz zum Kern-ERP, das zertifizierte Partner für die Implementierung erforderte, wurde AbaNinja für ein „Zero-Touch“-Onboarding entwickelt. Ein Unternehmer konnte sich online registrieren und innerhalb weniger Minuten seine erste professionelle Rechnung erstellen.

Im Jahr 2017 wurde AbaNinja zum Grundpfeiler einer umfassenderen Initiative: Swiss21.org. Anstatt eines einzelnen Unternehmens wurde Swiss21 als Allianz Schweizer Softwareanbieter konzipiert, die ein „digitales Starterpaket“ für die Schweizer Wirtschaft bereitstellen. Das Angebot war überzeugend: eine Suite integrierter Business-Tools – Rechnungsstellung, Buchhaltung, E-Commerce, Point of Sale, CRM und Lohnbuchhaltung – kostenlos oder zu geringen Kosten, um Schweizer KMU zu digitalisieren.

Innerhalb dieses Ökosystems fungiert AbaNinja als finanzieller Motor. Kauft ein Kunde ein Produkt über 21.Shop, fließen die Bestelldaten direkt in AbaNinja. Wird die 21.POS-Kasse am Tagesende abgeschlossen, werden die Summen automatisch verbucht. Wird ein Kontakt in 21.CRM aktualisiert, überträgt sich diese Änderung auf die Adressdatenbank von AbaNinja. Diese enge Integration erzeugt erhebliche Wechselkosten: Ein Nutzer findet vielleicht ein besseres Rechnungstool als AbaNinja oder einen besseren Shop als 21.Shop – aber ein miteinander verbundenes Duo, das nahtlos und kostenlos funktioniert, zu finden, ist nahezu unmöglich.

Als sich die Cloud-Technologie weiterentwickelte und künstliche Intelligenz zunehmend zentral für die Automatisierung der Buchhaltung wurde, erkannte Abacus die Notwendigkeit einer eigenständigen Technologieeinheit. Im Januar 2020 wurde DeepCloud AG im Kanton St. Gallen gegründet, mit Sitz an der gleichen Adresse wie Abacus in Wittenbach. DeepCloud wurde als unabhängige Tochtergesellschaft etabliert, mit dem Fokus auf den Aufbau sogenannter „Deep Services“ – einer neuen Schicht KI-gestützter Infrastruktur, darunter DeepO (intelligente Dokumentenerkennung), DeepBox (sicherer Dokumentenaustausch) und DeepSign (qualifizierte elektronische Signaturen).

Zwischen 2023 und 2024 wurde die operative Verantwortung für AbaNinja von Abacus Research AG auf DeepCloud AG übertragen. Dabei handelte es sich nicht um einen Verkauf an einen externen Dritten, sondern um eine interne Restrukturierung. Die strategische Begründung war klar: AbaNinja hatte sich von einem einfachen Rechnungsstellungs-Tool zu einem Frontend für die KI-Services von DeepCloud entwickelt. Die Verlagerung unter das Dach von DeepCloud vereinfachte die Integration von Funktionen wie KI-gestütztem Belegscan und digitalen Signaturen.

Dieser Übergang erklärt, warum heute neben AbaNinja auch der Begriff „DeepNinja“ auftaucht. DeepNinja ist im Wesentlichen die gleiche Kernsoftware, jedoch innerhalb des DeepCloud-Ökosystems positioniert und richtet sich primär an Treuhandkunden sowie Nutzer, die eine engere Integration mit DeepBox und DeepSign benötigen. Für die meisten kleinen Unternehmen bleiben die Swiss21-Plattform und 21.AbaNinja der passende Einstiegspunkt.

Heute verzeichnet Swiss21 über 80.000 aktive Nutzer und zählt damit zu den am weitesten verbreiteten Business-Software-Plattformen der Schweiz. Die Plattform entwickelt sich kontinuierlich weiter, wobei die signifikante Preisumstrukturierung im Jahr 2025 einen Übergang von reiner Nutzerakquise hin zu nachhaltiger Monetarisierung signalisiert.

Wenn Sie sich für AbaNinja registrieren, treten Sie למעשה dem Swiss21-Ökosystem bei – einer Suite miteinander verbundener Business-Applikationen, die darauf ausgelegt sind, zusammenzuarbeiten. Das Verständnis dieses Ökosystems hilft, sowohl die Stärken von AbaNinja als auch seine Einschränkungen zu erklären.

Swiss21 folgt einer „Better together“-Philosophie. Jede Anwendung übernimmt eine spezifische Geschäftsfunktion, alle teilen jedoch eine gemeinsame Datenbasis und tauschen Informationen nahtlos zwischen den Modulen aus. Ihre Kundenadressen existieren an einem Ort und sind überall verfügbar. Ein Verkauf in Ihrem Onlineshop erstellt automatisch eine Rechnung in AbaNinja und aktualisiert Ihren Lagerbestand. Die Zeiterfassung eines Mitarbeiters in der mobilen App fließt direkt in die Lohnverarbeitung ein.

Zu den Kernanwendungen gehören 21.AbaNinja für Buchhaltung und Rechnungsstellung, 21.AbaSalary für die Lohnbuchhaltung, 21.Shop für E-Commerce, 21.POS für Kassentransaktionen, 21.CRM für das Kontaktmanagement sowie AbaClik als mobile Begleit-App. All diese Anwendungen sind in jedem Swiss21-Abonnement enthalten – selbst im kostenlosen Starter-Tarif –, allerdings mit unterschiedlichen Nutzungslimits.

Dieser gebündelte Ansatz ist zugleich Swiss21s zentraler Wettbewerbsvorteil und seine größte Einschränkung. Für Unternehmen, die die meisten oder alle dieser Funktionen benötigen, bietet die integrierte Plattform einen außergewöhnlichen Mehrwert – insbesondere in den kostenlosen und Einstiegs-Tarifen. Für Unternehmen, die jedoch bereits bevorzugte Tools für einzelne Bereiche nutzen (etwa einen Shopify-Shop oder ein HubSpot-CRM), bietet das Swiss21-Ökosystem weniger Flexibilität. Man kann AbaNinja nicht einfach nur für die Rechnungsstellung verwenden und es gleichzeitig mit externen Tools mit der gleichen Nahtlosigkeit verbinden, wie sie innerhalb der Swiss21-Familie gegeben ist.

Das Ökosystem erzeugt zudem einen praktischen Lock-in-Effekt. Sobald Sie mehrere Swiss21-Anwendungen nutzen und Daten zwischen ihnen fließen, wird ein Wechsel deutlich komplexer, als lediglich ein einzelnes Standalone-Tool zu ersetzen. Das ist nicht zwangsläufig problematisch – viele Nutzer schätzen die integrierte Erfahrung –, aber es ist wichtig, sich dessen bewusst zu sein, bevor man viel Zeit in die Einrichtung der Plattform investiert.

Magic Heidi und AbaNinja richten sich beide an Schweizer Freelancer und kleine Unternehmen, verfolgen jedoch grundlegend unterschiedliche Ansätze. Das Verständnis dieser Unterschiede hilft Ihnen, das richtige Tool für Ihre Situation zu wählen.

Philosophie und Ansatz

AbaNinja entstammt der Welt der Unternehmenssoftware. Es wurde von Abacus entwickelt – einem Unternehmen mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Betreuung Schweizer Treuhänder und mittelständischer Unternehmen. Dieses Erbe zeigt sich im Produkt: AbaNinja arbeitet mit ordnungsgemäßer doppelter Buchhaltung, bietet eine tiefe Integration in professionelle Buchhaltungssysteme und liefert die Art von detaillierten Finanzberichten, die Buchhalter erwarten. Die Oberfläche ist funktional und datenreich und richtet sich an Nutzer, die grundlegende Buchhaltungskonzepte verstehen (oder bereit sind, sie zu lernen).

Magic Heidi verfolgt den gegenteiligen Ansatz. Speziell für Freelancer entwickelt, die sich auf ihre Arbeit statt auf Buchhaltung konzentrieren möchten, stellt Magic Heidi Einfachheit über alles. Die Oberfläche ist bewusst schlank, die Terminologie vermeidet Buchhaltungsjargon, wo immer möglich, und die Workflows sind darauf ausgelegt, die Zeit für administrative Aufgaben zu minimieren. Wo AbaNinja umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten bietet, trifft Magic Heidi sinnvolle Voreinstellungen für Sie.

Funktionsvergleich

Die Ökosystem-Frage

Der größte Unterschied liegt darin, was die jeweiligen Produkte sein wollen. AbaNinja ist eine Komponente des Swiss21-Ökosystems und dafür konzipiert, mit E-Commerce-, Kassensystem-, CRM- und Lohnbuchhaltungs-Anwendungen zusammenzuarbeiten. Wenn Sie ein Einzelhandelsgeschäft mit stationärem Laden und Online-Shop betreiben oder Mitarbeiter beschäftigen, bietet das Swiss21-Ökosystem durch seinen integrierten Ansatz einen echten Mehrwert.

Magic Heidi ist zielgerichtet für Selbstständige: Berater, Designer, Entwickler, Coaches und ähnliche Dienstleister, die in erster Linie Rechnungen stellen und Ausgaben erfassen müssen. Es versucht nicht, eine E-Commerce-Plattform oder ein Lohnsystem zu sein, da die meisten Freelancer diese Funktionen nicht benötigen. Dieser fokussierte Ansatz ermöglicht eine einfachere Benutzeroberfläche und einen niedrigeren Preis.

Kompatibilität mit Treuhändern

Wenn Ihr Treuhänder Abacus-Software nutzt (und viele Schweizer Treuhänder tun dies), bietet AbaNinja einen klaren Vorteil. Über die AbaWeb-Integration kann Ihr Treuhänder Ihre AbaNinja-Daten in Echtzeit in seiner eigenen Abacus-Umgebung einsehen. Es gibt keine Dateiexporte, keine manuelle Datenerfassung und keine Synchronisationsverzögerungen. Sie erledigen die laufende Rechnungsstellung und Kategorisierung; der Treuhänder übernimmt Jahresabschluss, MWST-Abstimmung und Steueroptimierung. Diese nahtlose Zusammenarbeit kann Ihre Buchhaltungskosten deutlich senken und Datenerfassungsfehler vermeiden.

Magic Heidi verfolgt einen universelleren Ansatz. Die Daten werden in Standardformaten (CSV, PDF) exportiert, mit denen jeder Treuhänder arbeiten kann – unabhängig von der verwendeten Software. Diese Flexibilität bedeutet, dass Sie nicht an das Abacus-Ökosystem gebunden sind, dafür aber nicht die Echtzeit-Zusammenarbeit erhalten, die AbaNinja mit Abacus-nutzenden Treuhändern ermöglicht.

Welche Lösung sollten Sie wählen?

👉 Wählen Sie AbaNinja, wenn:

• Ihr Treuhänder Abacus nutzt und Sie nahtlose Integration wünschen
• Sie E-Commerce-, POS- oder Lohnfunktionen benötigen
• Sie ein Unternehmen mit Mitarbeitern oder stationärem/online Handel führen
• Sie mit einer komplexeren Oberfläche zugunsten umfangreicherer Funktionen leben können
• Sie Teil eines großen, etablierten Schweizer Software-Ökosystems sein möchten

👉 Wählen Sie Magic Heidi, wenn:

• Sie Solo-Freelancer oder Berater ohne Mitarbeiter sind
• Sie Einfachheit und minimalen administrativen Aufwand priorisieren
• Sie eine kostengünstigere Lösung für grundlegende Rechnungsstellung suchen
• Ihr Treuhänder kein Abacus nutzt (oder Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen)
• Sie ein fokussiertes Tool bevorzugen, das eine Sache sehr gut macht, statt einer All-in-One-Plattform

Im Januar 2025 führte Swiss21 umfangreiche Änderungen an seiner Preisstruktur ein, die tausende bestehende Nutzer betrafen. Diese Änderungen zu verstehen, ist wichtig – sowohl für bestehende Nutzer als auch für alle, die eine Anmeldung in Erwägung ziehen.

Die einschneidendste Änderung war die Entfernung des automatischen Bankabgleichs aus dem kostenlosen Starter-Tarif. Zuvor konnten selbst kostenlose Nutzer ihre Bankkonten verbinden und Transaktionen automatisch importieren und Rechnungen zuordnen lassen. Diese Funktion war zentral für das Wertversprechen einer „kostenlosen“ Buchhaltungslösung – ohne sie müssen Nutzer Kontoauszüge manuell herunterladen und hochladen oder Rechnungen manuell als bezahlt markieren. Für jedes Unternehmen mit mehr als nur wenigen Transaktionen pro Monat wird dieser manuelle Prozess schnell unpraktikabel.

Der kostenlose Tarif begrenzt nun außerdem die KI-Dokumentenerkennung (die Funktion, die Informationen aus hochgeladenen Belegen und Rechnungen automatisch extrahiert) auf lediglich 10 Scans pro Monat und beschränkt Support-Tickets auf insgesamt drei. Diese Einschränkungen – in Kombination mit der Bankabgleich-Beschränkung – verwandeln den Starter-Tarif faktisch von einer funktionsfähigen kostenlosen Buchhaltungslösung in eine verlängerte Testphase.

Die von Swiss21 angeführte Begründung konzentriert sich auf Nachhaltigkeit. Das Hosting sicherer, gesetzeskonformer Finanzdaten sowie die Pflege von Verbindungen zu über 70 Schweizer Banken verursachen erhebliche laufende Kosten. Das Unternehmen argumentiert, dass Betriebe, die echten Nutzen aus der Plattform ziehen, zu diesen Kosten beitragen sollten. Der Basic-Tarif für CHF 21 pro Monat stelle – so die Argumentation – einen fairen Gegenwert für die gebotene Automatisierung und Integration dar.

Für bestehende Gratisnutzer stellten die Änderungen eine schwierige Entscheidung dar: Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif, Akzeptanz stark eingeschränkter Funktionalität oder vollständiger Wechsel zu einer anderen Plattform. Erschwert wurde die Situation durch Swiss21s „No-Downgrade“-Politik – einmal auf einen kostenpflichtigen Tarif gewechselt und erweiterte Funktionen freigeschaltet, ist eine Rückkehr zum kostenlosen Tarif nicht mehr möglich, selbst wenn diese Funktionen nicht mehr genutzt werden.

Die Preisänderungen offenbaren zudem einen breiteren strategischen Wandel. Swiss21 scheint sich von einem wachstumsorientierten Modell (maximale Gewinnung kostenloser Nutzer) hin zu einem ertragsorientierten Modell (Umwandlung bestehender Nutzer in zahlende Kunden) zu bewegen. Dies ist eine typische Entwicklung bei Freemium-Softwareunternehmen, kann sich jedoch wie ein „Bait-and-Switch“ anfühlen für Nutzer, die ihre Arbeitsabläufe auf dem ursprünglichen kostenlosen Angebot aufgebaut haben.

Wenn Sie Swiss21 heute evaluieren, ist die praktische Realität, dass der Basic-Tarif für CHF 21 pro Monat für die meisten Unternehmen die minimal sinnvolle Option darstellt. Der kostenlose Starter-Tarif kann zum Testen der Oberfläche oder für Unternehmen mit extrem geringem Transaktionsvolumen nützlich sein, ist jedoch keine nachhaltige langfristige Lösung mehr für aktive Unternehmen.

Für viele Schweizer Unternehmen ist es ebenso wichtig, wo ihre Finanzdaten gespeichert werden, wie wie die Software funktioniert. Die starke Schweizer Datenschutztradition und die Position der Schweiz außerhalb der Europäischen Union schaffen besondere Rahmenbedingungen für Business-Software.

AbaNinja und die Swiss21-Plattform speichern sämtliche Daten in den Rechenzentren von DeepCloud in Wittenbach (Schweiz). Diese Einrichtungen sind ISO-27001-zertifiziert, dem internationalen Standard für Informationssicherheits-Management. Die Daten verlassen die Schweiz niemals, und es gilt ausschließlich das schweizerische Datenschutzrecht (das Bundesgesetz über den Datenschutz, DSG).

Diese Datenresidenz in der Schweiz bietet einen echten Schutz, der über bloße Marketingaussagen hinausgeht. Im Gegensatz zu Daten, die bei US-Cloud-Anbietern gespeichert sind, unterliegen in der Schweiz gehostete Daten nicht dem US Cloud Act, der US-Behörden erlaubt, die Herausgabe von Daten zu verlangen – unabhängig davon, wo sich die Server physisch befinden. Für Unternehmen, die sensible Kundendaten verarbeiten – Anwälte, Gesundheitsdienstleister, Finanzberater –, kann dieser Unterschied rechtlich entscheidend sein.

Die DeepCloud-Infrastruktur unterstützt zudem die qualifizierten elektronischen Signaturen, die über DeepSign angeboten werden. Das Schweizer Recht erkennt qualifizierte elektronische Signaturen als rechtlich gleichwertig zu handschriftlichen Unterschriften an – diese Anerkennung setzt jedoch voraus, dass die Signatur gemäß konkreten technischen und rechtlichen Vorgaben erstellt und gespeichert wird. Die integrierte Schweizer Infrastruktur stellt sicher, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Dennoch bedeutet Cloud-basierte Software immer, einem Drittanbieter die eigenen Unternehmensdaten anzuvertrauen. Die Nutzungsbedingungen von AbaNinja räumen Abacus bestimmte Rechte ein, Inhalte einzusehen oder zu verändern, wenn der Verdacht auf rechtswidrige Aktivitäten besteht, betonen jedoch, dass keine Verpflichtung zur proaktiven Überwachung besteht. Die Nutzer behalten das Eigentum an ihren Daten und können diese jederzeit exportieren oder ihr Konto löschen.

Für Unternehmen mit regulatorischen Anforderungen an die Datenverarbeitung – etwa in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen oder Rechtsberatung – ist es ratsam, vor einer Entscheidung die vollständigen Nutzungsbedingungen und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen zu prüfen. Swiss21 stellt diese Dokumente auf seiner Website zur Verfügung, und sie sind in klarer, verständlicher Sprache verfasst – nicht in undurchdringlichem Juristendeutsch.