Eine Ratenzahlung in der Schweiz ist eine vertragliche Vereinbarung, bei der ein Kunde eine Rechnung nicht auf einmal begleicht, sondern in mehreren Teilbeträgen über einen vereinbarten Zeitraum. Geregelt ist sie im Obligationenrecht (OR), insbesondere in den Artikeln 314 und 102 OR. Für Selbstständige und Freelancer ist die Ratenzahlung ein nützliches Instrument, um grossen Kunden Aufträge zu erleichtern — aber sie bringt steuerliche Pflichten und Risiken mit sich, die Sie kennen müssen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Auftrag über CHF 24'000 abgeschlossen. Der Kunde ist solvent, bittet aber um Zahlung in sechs Monatsraten zu CHF 4'000. Das klingt nach einem guten Deal — mehr Auftragsvolumen, zufriedener Kunde, planbare Einnahmen. Aber was bedeutet das für Ihre MWST-Abrechnung? Was passiert, wenn der Kunde in der dritten Rate ausfällt? Und was gehört überhaupt in eine Ratenzahlungsvereinbarung, damit sie vor Gericht hält?

In diesem Guide erkläre ich, wie Ratenzahlungen in der Schweiz funktionieren: die rechtlichen Grundlagen, die korrekte MWST-Behandlung, was in eine Ratenzahlungsvereinbarung gehört und wie Sie sich absichern, wenn ein Kunde eine Rate verpasst. Mit konkreten CHF-Beispielen, einer Vorlage und ohne juristischen Schwurbel.

Key Takeaways

• Eine Ratenzahlung ist eine vertragliche Vereinbarung nach OR Art. 314 — es gibt keine gesetzliche Pflicht, Ratenzahlungen anzubieten, aber sobald Sie sie vereinbaren, ist die Vereinbarung rechtsverbindlich.
• Die MWST fällt mit Rechnungsstellung an — nicht mit Zahlungseingang. Wer eine Gesamtrechnung mit MWST ausstellt und in Raten aufteilt, schuldet die gesamte MWST sofort, auch wenn das Geld noch nicht da ist.
• Eine Ratenzahlungsvereinbarung muss mindestens enthalten: Gesamtbetrag, Anzahl und Höhe der Raten, Fälligkeitstermine, Zinssatz bei Verzug und die Rechtsfolge bei ausbleibender Zahlung.
• Bei Zahlungsverzug gilt OR Art. 102: Ab dem Tag nach der Fälligkeit der Rate läuft der gesetzliche Verzugszins (5 %), und Sie können die gesamte Restforderung fällig stellen.
• Die Alternative zur Ratenzahlung ist die Teilleistungsrechnung: Sie stellen nach Meilensteinen separate Rechnungen — sauberer für die MWST und einfacher bei Streitfällen.

Was ist eine Ratenzahlung und wann macht sie Sinn?

Eine Ratenzahlung ist die Aufteilung eines Rechnungsbetrags in mehrere Teilzahlungen über einen vereinbarten Zeitraum. Im Schweizer Obligationenrecht findet sich der Begriff nicht ausdrücklich — die rechtliche Grundlage ist allgemeiner Natur: OR Art. 314 regelt die Aufhebung und Abänderung von Verträgen durch Vereinbarung, und OR Art. 102 behandelt den Verzug des Schuldners. Die Ratenzahlung ist also eine freiwillige vertragliche Abmachung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden.

Für Freelancer und Selbstständige macht eine Ratenzahlung in folgenden Situationen Sinn:

• Grosse Aufträge (ab ca. CHF 10'000): Der Kunde kann oder will den Gesamtbetrag nicht auf einmal zahlen, der Auftrag ist aber zu wichtig, um ihn abzulehnen.
• Langlaufende Projekte: Bei Projekten über mehrere Monate kann eine monatliche Ratenzahlung die Cashflow-Situation für beide Seiten glätten.
• Privatkunden: Bei B2C-Kunden (z.B. Coachings, Behandlungen, Handwerksleistungen) sind Ratenzahlungen oft ein Wettbewerbsvorteil — der Kunde kann die Leistung finanzieren, die er sich auf einmal nicht leisten würde.
• Stammkunden: Bei langjährigen Kunden, deren Zahlungsmoral Sie kennen, sind Ratenzahlungen ein Service ohne grosses Risiko.

Wann eine Ratenzahlung nicht Sinn macht:

• Bei neuen Kunden ohne Bonitätsprüfung
• Bei Kunden mit bekannt schlechter Zahlungsmoral
• Bei Beträgen unter CHF 2'000 — der administrative Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen
• Wenn Ihr eigenes Cashflow das nicht hergibt — Sie zahlen Ihre Rechnungen nicht in Raten

Mini-Story: Claudia, Webdesignerin aus Zürich

Claudia hat eine eigene Webdesign-Agentur und arbeitet meist mit KMUs im Bereich CHF 8'000–25'000 pro Projekt. Ein neues Startup wollte einen Webshop für CHF 18'000, bat aber um Ratenzahlung über sechs Monate. Claudia willigte ein, vereinbarte sechs Monatsraten zu CHF 3'000 und stellte eine Gesamtrechnung mit QR-Rechnung aus.

Drei Monate später zahlte das Startup die vierte Rate nicht mehr. Claudia stand vor einem Problem: Sie hatte bereits die gesamte MWST von 8,1% auf die CHF 18'000 an die ESTV abgeführt — also CHF 1'458 —, hatte aber erst CHF 9'000 erhalten. Die MWST für die noch ausstehenden CHF 9'000 hatte sie vorfinanziert.

Hätte Claudia stattdessen sechs separate Teilleistungsrechnungen gestellt, wäre die MWST jeweils nur auf den bereits erbrachten und abgerechneten Teil angefallen. Die Lektion: Bei Ratenzahlungen ist die Rechnungsstellung entscheidend — sie bestimmt, wann die MWST fällig wird.

Ratenzahlung vs. Teilleistungsrechnung: Der entscheidende Unterschied

Viele Freelancer verwechseln Ratenzahlung und Teilleistungsrechnung. Der Unterschied ist steuerlich relevant und kann Ihnen viel Geld kosten.

Empfehlung: Wenn Sie die Wahl haben, ziehen Sie Teilleistungsrechnungen vor. Sie stimmen MWST-Fälligkeit und Zahlungseingang aufeinander ab und reduzieren Ihr Vorfinanzierungsrisiko. Ratenzahlungen mit Gesamtrechnung sind eher ein Instrument für den Konsumgüterbereich (z.B. Kosmetikstudios, Fitnesscenter, private Behandlungen), wo die Leistung am Anfang steht und die Zahlung danach gestreckt wird.

Mehr zur korrekten Rechnungsstellung mit QR-Rechnung finden Sie in unserem Guide zum QR-Rechnung erstellen. Mit der Rechnungssoftware von Magic Heidi können Sie sowohl Teilleistungsrechnungen als auch Ratenzahlungs-Vereinbarungen mit QR-Rechnung abbilden — direkt vom Handy aus.

MWST bei Ratenzahlungen: Wann die Steuer fällig wird

Die häufigste Fehlerquelle bei Ratenzahlungen ist die MWST-Behandlung. Die Grundregel lautet: Die MWST wird mit der Rechnungsstellung fällig, nicht mit der Zahlung. Das bedeutet:

• Stellen Sie eine Gesamtrechnung über CHF 18'000 (inkl. MWST) aus und vereinbaren Ratenzahlung, dann schulden Sie die gesamte MWST auf den CHF 18'000 der ESTV — und zwar in der Abrechnungsperiode, in der Sie die Rechnung gestellt haben. Ob der Kunde bereits gezahlt hat, ist für die MWST-Pflicht irrelevant.
• Stellen Sie sechs separate Rechnungen zu je CHF 3'000 (inkl. MWST) aus, wird die MWST jeweils nur auf den abgerechneten Betrag fällig — verteilt über mehrere Abrechnungsperioden.

Diese Regel steht in Art. 32 MWSTG: Die Steuer entsteht mit der Rechnungsstellung bzw. mit der Entgegennahme der Leistung. Die ESTV erklärt dies detailliert in ihren Richtlinien zur MWST bei Teil- und Ratenzahlungen.

Drei Szenarien im Vergleich

Szenario 1: Gesamtrechnung mit Ratenzahlung Sie stellen im März eine Rechnung über CHF 18'000 (inkl. 8,1% MWST = CHF 1'350 netto MWST). Der Kunde zahlt in sechs Raten von März bis August. Sie müssen die gesamten CHF 1'350 MWST in der Q1-Abrechnung (Januar–März) deklarieren und an die ESTV überweisen — obwohl Sie im März nur CHF 3'000 vom Kunden erhalten haben. Sie vorfinanzieren CHF 1'125 MWST.

Szenario 2: Teilleistungsrechnungen Sie stellen jeden Monat eine Rechnung über CHF 3'000 (inkl. MWST). Im März deklarieren Sie nur die MWST der März-Rechnung (CHF 225), im April die der April-Rechnung, usw. MWST-Fälligkeit und Zahlungseingang laufen synchron. Keine Vorfinanzierung.

Szenario 3: Ratenzahlung mit Akontorechnung Sie stellen eine Akontorechnung über 50% (CHF 9'000) und eine Schlussrechnung über die restlichen 50%. Der Kunde bittet um Ratenzahlung der Schlussrechnung. Die MWST auf die Akontorechnung fällt im Q1 an, die MWST auf die Schlussrechnung im Quartal der Schlussrechnung. Dies ist ein Kompromiss, der das Vorfinanzierungsrisiko halbiert.

Was tun, wenn ein Kunde ausfällt?

Wenn ein Kunde bei einer Ratenzahlung ausfällt und die Forderung uneinbringlich wird, können Sie einen Debitorenverlust geltend machen. Das bedeutet: Sie korrigieren die bereits abgeführte MWST in der nächsten Abrechnung und bekommen das Geld von der ESTV zurück. Voraussetzung: Sie haben die Forderung nachweislich angemahnt und entweder betrieben oder den Konkurs des Kunden festgestellt.

Alle Details zur Betreibung und zum Umgang mit Zahlungsausfällen finden Sie in unserem Guide zur Betreibung Schweiz. Und wenn Sie noch keine systematischen Mahnungen verschicken, lesen Sie unseren Guide zur Mahnung schreiben — das ist der erste Schritt, bevor Sie eine Rate betreiben.

Die Ratenzahlungsvereinbarung: Was zwingend reingehört

Eine Ratenzahlungsvereinbarung ist nur so gut wie das, was drinsteht. Mündliche Abmachungen sind zwar nach OR gültig, aber bei Streitfällen praktisch wertlos. Schreiben Sie jede Ratenzahlung auf — egal wie klein.

Hier sind die Elemente, die in jeder Ratenzahlungsvereinbarung stehen müssen:

1. Gesamtbetrag und MWST: Der vollständige Rechnungsbetrag inkl. MWST, ausgwiesen als Netto- und Bruttobetrag.
2. Anzahl und Höhe der Raten: Wie viele Raten, in welcher Höhe. Beispiel: «6 Monatsraten zu je CHF 3'000.00».
3. Fälligkeitstermine: Wann ist jede Rate fällig? Beispiel: «Die erste Rate ist am 15. des Monats nach Rechnungsstellung fällig, die weiteren Raten jeweils am 15. der Folgemonate.»
4. Zahlungsmethode: QR-Rechnung mit QR-IBAN, oder Lastschrift, oder Banküberweisung. Wir empfehlen die QR-Rechnung — sie ist der Schweizer Standard und vom Swiss Payment Standards definiert.
5. Zinssatz bei Verzug: Ab dem Tag nach Fälligkeit der Rate gilt der gesetzliche Verzugszins von 5% (OR Art. 104). Sie können einen höheren Satz vereinbaren, müssen ihn aber in der Vereinbarung festhalten.
6. Rechtsfolge bei Zahlungsverzug: Was passiert, wenn der Kunde eine Rate nicht zahlt? Die wichtigste Klausel: Verfallklausel — bei Ausbleiben einer Rate wird die gesamte Restforderung sofort fällig. Diese Klausel muss ausdrücklich vereinbart werden (OR Art. 314).
7. Rücktrittsrecht: Unter welchen Bedingungen können Sie vom Vertrag zurücktreten? In der Regel: nach zwei verpassten Raten.
8. Eigentumsvorbehalt: Bei Warenlieferungen können Sie vereinbaren, dass das Eigentum erst mit vollständiger Zahlung übergeht (OR Art. 716). Bei Dienstleistungen ist das weniger relevant.

Vorlage: Ratenzahlungsvereinbarung

Hier ist eine Vorlage, die Sie anpassen und verwenden können:

Ratenzahlungsvereinbarung

Zwischen Ihr Name / Firma (nachfolgend «Auftragnehmer») und Kundenname / Firma (nachfolgend «Auftraggeber»)

betreffend Rechnung Nr. Nummer vom Datum über einen Gesamtbetrag von CHF Betrag (inkl. 8,1% MWST)

1. Ratenplan

Der Gesamtbetrag wird in Anzahl Raten wie folgt bezahlt:

2. Zahlungsmethode

Die Zahlung erfolgt per QR-Rechnung auf die QR-IBAN IBAN zugunsten von Name.

3. Verzugszins

Bei verspäteter Zahlung einer Rate wird ab dem auf die Fälligkeit folgenden Tag ein Verzugszins von 5% pro Jahr (OR Art. 104) geschuldet. Der gesetzliche Verzugszins wird auf die überfällige Rate berechnet, bis diese vollständig beglichen ist.

4. Verfallklausel

Wird eine Rate nicht innerhalb von 10 Tagen nach Fälligkeit bezahlt, wird die gesamte verbleibende Restforderung sofort fällig (OR Art. 314). Der Auftragnehmer kann in diesem Fall weitere Leistungen bis zur vollständigen Zahlung einstellen.

5. MWST

Die MWST ist in den Ratenbeträgen enthalten. Die steuerliche Abwicklung richtet sich nach der Rechnungsstellung gemäss Art. 32 MWSTG.

6. Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung ungültig sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die ungültige Bestimmung wird durch eine gültige ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

Ort, Datum: _________________

Auftragnehmer: _________________

Auftraggeber: _________________

Diese Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Verträgen oder hohen Beträgen konsultieren Sie einen Anwalt.

Zahlungsverzug bei Ratenzahlungen: Was tun, wenn eine Rate ausfällt

Wenn ein Kunde eine Rate nicht bezahlt, müssen Sie schnell reagieren. Die Verfallklausel in Ihrer Vereinbarung gibt Ihnen das Recht, die gesamte Restforderung fällig zu stellen — aber nur, wenn Sie sie auch durchsetzen.

Schritt-für-Schritt Vorgehen

1. Zahlungserinnerung (Tag 1–3 nach Fälligkeit)

Senden Sie eine kurze, freundliche Erinnerung. Oft ist es einfach vergessen gegangen — ein kurzes E-Mail oder eine Nachricht reicht. Keine Drohung, kein Drama. Beispiel: «Guten Tag Name, die Rate vom Datum über CHF Betrag ist noch nicht bei uns eingegangen. Könnten Sie das kurz prüfen? Die QR-Rechnung finden Sie im Anhang.»

2. Erste Mahnung (Tag 7–10 nach Fälligkeit)

Wenn auf die Erinnerung keine Reaktion kommt, senden Sie eine formelle erste Mahnung. Setzen Sie eine Nachfrist von 7 Tagen und erwähnen Sie die Verfallklausel. Beispiel: «Wir erinnern an die unbezahlte Rate vom Datum. Wir setzen Ihnen eine Nachfrist bis zum Datum, um die Zahlung zu leisten. Nach Ablauf dieser Frist wird gemäss Ziffer 4 der Ratenzahlungsvereinbarung die gesamte Restforderung von CHF Betrag fällig.»

3. Verfall der Raten und Schlussmahnung (Tag 14–17 nach Fälligkeit)

Ist die Nachfrist verstrichen, erklären Sie schriftlich den Verfall der Ratenzahlung. Die gesamte Restforderung wird fällig. Senden Sie eine Schlussmahnung mit Zahlungsfrist von 10 Tagen und Androhung der Betreibung.

4. Betreibung einleiten

Wenn auch die Schlussmahnung fruchtlos bleibt, ist es Zeit für das Betreibungsamt. Die Betreibung ist in der Schweiz ein einfaches, formalisiertes Verfahren, das ab ca. CHF 30 Vorschuss beim Betreibungsamt eingeleitet wird. Den kompletten Ablauf finden Sie in unserem Guide zur Betreibung Schweiz.

Mini-Story: Stefan, Möbeltischler aus Basel

Stefan baut Massivholztische auf Mass und hat einen Auftrag über CHF 12'000 abgeschlossen. Der Kunde bat um Ratenzahlung über vier Monate zu je CHF 3'000. Stefan vereinbarte eine Ratenzahlungsvereinbarung mit Verfallklausel und stellte eine Gesamtrechnung mit QR-Rechnung aus.

Die ersten zwei Raten kamen pünktlich. Die dritte Rate blieb aus. Stefan sendete eine Erinnerung, dann eine Mahnung mit Nachfrist. Nach Ablauf der Nachfrist erklärte er den Verfall der Ratenzahlung — die restlichen CHF 6'000 wurden sofort fällig. Der Kunde reagierte nicht.

Stefan leitete die Betreibung ein. Das Betreibungsamt Basel stellte den Zahlungsbefehl zu. Der Schuldner erhob keinen Rechtsvorschlag (die Forderung war offensichtlich berechtigt), und sechs Wochen später hatte Stefan sein Geld — inkl. Betreibungskosten, die der Schuldner übernehmen musste.

Stefans Fazit: «Die Verfallklausel war der entscheidende Punkt. Ohne sie hätte ich nur die ausstehende Rate von CHF 3'000 betreiben können — nicht die gesamten CHF 6'000. Das hat den Unterschied gemacht zwischen einem lohnenswerten Verfahren und einem, das sich kaum rentiert.»

Der gesetzliche Verzugszins

Ab dem Tag nach Fälligkeit einer Rate läuft der gesetzliche Verzugszins von 5% pro Jahr (OR Art. 104). Das bedeutet: Bei einer überfälligen Rate von CHF 3'000 sammeln sich CHF 150 Zinsen pro Jahr an — oder ca. CHF 12.50 pro Monat. Das klingt nach wenig, aber bei grösseren Restforderungen summiert es sich.

Sie können in der Ratenzahlungsvereinbarung auch einen höheren Zinssatz vereinbaren — etwa 8% oder 10%. Das ist zulässig, solange der Zins nicht als wucherisch eingestuft wird (OR Art. 273 bei Konsumkrediten, aber Freelancer-Verträge fallen nicht darunter). Ein höherer Zins ist ein Abschreckungsmittel gegen verspätete Zahlungen.

Die rechtlichen Grundlagen zum Verzug finden Sie in OR Art. 102 und 103, nachzulesen auf admin.ch.

Abzahlungsvertrag vs. Ratenzahlungsvereinbarung: Der rechtliche Unterschied

Die Begriffe «Ratenzahlung» und «Abzahlungsvertrag» werden oft synonym verwendet, sind aber juristisch nicht dasselbe. Der Unterschied ist für Freelancer relevant, weil der Abzahlungsvertrag strengeren Schutzvorschriften unterliegt.

Ratenzahlungsvereinbarung

Eine Ratenzahlungsvereinbarung ist eine einfache vertragliche Abmachung, bei der Sie mit Ihrem Kunden vereinbaren, dass eine Rechnung in Raten bezahlt wird. Sie fällt unter das allgemeine Vertragsrecht des OR. Es gibt keine speziellen Formvorschriften, keine gesetzliche Karenzzeit und kein Widerrufsrecht. Sie ist flexibel und kann individuell gestaltet werden.

Abzahlungsvertrag

Ein Abzahlungsvertrag ist ein spezieller Vertragstyp, der unter das Bundesgesetz über den Abzahlungs- und Räumungskauf (AbzG) fällt. Er ist gekennzeichnet durch:

• Eigentumsvorbehalt: Die Ware bleibt bis zur vollständigen Zahlung Eigentum des Verkäufers (OR Art. 716).
• Karenzzeit: Bei Zahlungsrückstand kann der Verkäufer nicht sofort zurücktreten — er muss dem Käufer eine angemessene Nachfrist gewähren.
• Schutz des Käufers: Der Käufer kann vorzeitig abbezahlen und erhält eine anteilige Rückerstattung der Zinsen (AbzG Art. 9).

Für die meisten Freelancer und Selbstständigen ist die Ratenzahlungsvereinbarung das richtige Instrument. Der Abzahlungsvertrag kommt vor allem im Konsumgüterbereich vor (Autofinanzierung, Möbelkauf, Elektrogeräte). Wenn Sie eine Dienstleistung erbringen und eine Rechnung in Raten aufteilen, ist das eine Ratenzahlungsvereinbarung, kein Abzahlungsvertrag.

Der OR-Text (verfügbar auf admin.ch) enthält die vollständigen Bestimmungen zu Vertragsänderung und Verzug.

Ratenzahlung richtig verbuchen: Praxis-Tipps

Wenn Sie Ratenzahlungen anbieten, müssen Sie diese in Ihrer Buchhaltung korrekt erfassen. Hier sind die wichtigsten Tipps:

1. Forderungen separat erfassen

Buchen Sie die offene Ratenforderung separat von Ihren regulären Forderungen. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Geld in Raten aussteht und welche Raten überfällig sind. In der Schweizer Kontenrahmen-Struktur (Kontenrahmen KMU) finden sich die entsprechenden Konten im Bereich Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

2. MWST korrekt abführen

Wenn Sie eine Gesamtrechnung mit MWST ausstellen, müssen Sie die gesamte MWST in der Abrechnungsperiode der Rechnungsstellung an die ESTV abführen — unabhängig davon, wann die Raten eingehen. Planen Sie das in Ihren Cashflow ein.

3. Zahlungseingänge zuordnen

Jede Rate muss der ursprünglichen Rechnung zugeordnet werden. Wenn ein Kunde mehrere Raten gleichzeitig überweist, buchen Sie diese als einzelne Zahlungen auf die entsprechende Rechnung — nicht als Pauschale. So bleibt Ihre Forderungshistorie sauber nachvollziehbar.

4. Zinsen erfassen

Verzugszinsen, die Sie von einem Kunden erhalten, sind steuerbare Einnahmen. Buchen Sie sie als Zinsertrag, nicht als Reduktion der Forderung. Wenn Sie selbst Zinsen auf verspätete MWST-Zahlungen an die ESTV schulden (das passiert, wenn Sie zu spät abrechnen), sind diese als Geschäftsaufwand abziehbar.

5. Debitorenverlust korrekt buchen

Wenn eine Rate endgültig ausfällt (Betreibung verlustscheinig, Konkurs des Kunden), buchen Sie den Verlust als Debitorenverlust. Die MWST, die Sie auf diese Rate bereits abgeführt haben, können Sie in der nächsten MWST-Abrechnung korrigieren — Sie bekommen sie von der ESTV zurück.

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Fazit: Ratenzahlungen richtig eingesetzt

Ratenzahlungen können ein wertvolles Instrument sein, um grössere Aufträge zu gewinnen und Kunden zu binden. Aber sie bringen Risiken mit sich: MWST-Vorfinanzierung, Ausfallrisiko und administrativer Mehraufwand. Die wichtigsten Regeln:

1. Ziehen Sie Teilleistungsrechnungen vor, wenn möglich. Sie synchronisieren MWST und Zahlungseingang.
2. Schreiben Sie jede Ratenzahlungsvereinbarung auf — mit Verfallklausel, Zinssatz und klaren Fälligkeitsterminen.
3. Reagieren Sie schnell bei Verzug — Erinnerung, Mahnung, Verfallerklärung, Betreibung. Zögern Sie nicht.
4. Behalten Sie die MWST im Blick — bei Gesamtrechnungen wird die gesamte MWST sofort fällig, auch wenn das Geld noch nicht da ist.
5. Nutzen Sie die richtige Software, um Raten, Forderungen und Mahnungen sauber zu verwalten.

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