Betreibung in der Schweiz: Ablauf, Kosten & Fristen für Selbstständige

Eine Betreibung in der Schweiz ist das offizielle Verfahren, mit dem Gläubiger offene Forderungen eintreiben, wenn der Schuldner nicht freiwillig zahlt. Geregelt ist das Ganze im Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG). Für Freelancer und Selbstständige ist die Betreibung oft das letzte Mittel — aber sie ist günstig, formalisiert und erstaunlich einfach einzuleiten. In diesem Guide gehen wir den kompletten Ablauf durch, zeigen die Kosten auf und erklären, was Sie tun können, wenn Sie selbst betrieben werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Betreibung kostet ab ca. CHF 30.00 im Betreibungsbecken — der Vorschuss liegt je nach Betreibungsort zwischen CHF 30.00 und CHF 100.00.
• Der Schuldner zahlt die Betreibungskosten, wenn die Forderung zu Recht besteht (nach SchKG).
• Ein Rechtsvorschlag stoppt die Betreibung vorerst — der Gläubiger muss dann den Zivilgerichtsweg wählen, was teurer wird.
• Eine Betreibung bleibt 5 Jahre im Register und kann die Bonität des Schuldners beeinträchtigen.
• Für Freelancer lohnt sich eine Betreibung ab ca. CHF 500.00 — darunter ist der administrative Aufwand oft unverhältnismässig, aber möglich.

Was ist eine Betreibung?

Die Betreibung ist ein staatliches Verfahren zur Durchsetzung von Geldforderungen. Das klingt trocken, ist aber für Selbstständige in der Schweiz ein extrem nützliches Instrument. Wenn ein Kunde Ihre Rechnung ignoriert und auch nach einer Mahnung schreiben nicht zahlt, können Sie beim zuständigen Betreibungsamt eine Betreibung einleiten.

Das SchKG (Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs) regelt den gesamten Ablauf. Es gilt für die ganze Schweiz und sorgt dafür, dass das Verfahren standardisiert abläuft — egal, ob Sie in Zürich, Bern oder Lugano leben. Die Behörde, die das Verfahren durchführt, ist das Betreibungsamt (Betreibungsbecken).

Wichtig zu verstehen: Das Betreibungsamt prüft nicht, ob Ihre Forderung zu Recht besteht. Es stellt lediglich den Zahlungsbefehl zu. Ob die Forderung berechtigt ist, wird erst geklärt, wenn der Schuldner Rechtsvorschlag erhebt. Das System ist also auf Geschwindigkeit und Formalität ausgelegt, nicht auf inhaltliche Prüfung.

Für die rechtlichen Grundlagen können Sie den SchKG-Text auf admin.ch einsehen. Die ESTV bietet ebenfalls Informationen rund um Forderungen und Steuern im Zusammenhang mit Betreibungen.

Wann sollten Freelancer eine Betreibung einleiten?

Die kurze Antwort: wenn alles andere gescheitert ist. Die längere Antwort lautet, dass Sie eine klare Reihenfolge einhalten sollten, bevor Sie zum Betreibungsamt gehen.

Schritt 1: Rechnung stellen und Zahlungsfrist setzen. Eine korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTV und OR Art. 469 ist die Basis. Ohne saubere Rechnung haben Sie keine starke Position. Nutzen Sie eine Rechnungssoftware, die alle Pflichtangaben automatisch erfasst — inklusive QR-Rechnung mit korrekter QR-IBAN.

Schritt 2: Zahlungserinnerung und Mahnung. Nach Ablauf der Zahlungsfrist (üblicherweise 30 Tage) senden Sie eine erste, freundliche Zahlungserinnerung. Nach weiteren 10–14 Tagen folgt die zweite Mahnung mit konkreter Androhung der Betreibung. Diesen Prozess können Sie mit Magic Heidis Rechnungstool automatisieren.

Schritt 3: Betreibung einleiten. Wenn die zweite Mahnung fruchtlos bleibt, ist es Zeit für das Betreibungsamt. Warten Sie nicht zu lange — je älter eine Forderung wird, desto schwieriger wird die Durchsetzung.

Mini-Story: Marco, Grafiker aus Zürich

Marco ist selbstständiger Grafiker und hat für einen Kunden ein Logo-Design inklusive Branding-Paket erstellt. Die Schlussrechnung über CHF 4'500.00 wurde pünktlich gestellt, die Zahlungsfrist betrug 30 Tage. Nach Ablauf schickte Marco eine erste Erinnerung, zwei Wochen später eine zweite Mahnung mit Betreibungsandrohung. Keine Reaktion.

Nach insgesamt 8 Wochen ohne Zahlung ging Marco zum Betreibungsamt Zürich. Er füllte das Betreibungsbegehren aus, zahlte einen Vorschuss von CHF 30.00 und bekam eine Woche später die Bestätigung, dass der Zahlungsbefehl zugestellt wurde. Der Schuldner erhob keinen Rechtsvorschlag — offensichtlich wusste er, dass die Forderung berechtigt ist. Sechs Wochen nach Einreichung der Betreibung hatte Marco sein Geld auf dem Konto: CHF 4'500.00 plus CHF 30.00 Betreibungskosten, die der Schuldner übernehmen musste.

Marcos Fazit: «Ich hätte früher betreiben sollen. Die drei Mahnungen haben mich sechs Wochen gekostet, die Betreibung selbst nur sechs weitere.»

Der Betreibungsablauf Schritt für Schritt

Der Ablauf einer Betreibung ist im SchKG klar geregelt und besteht aus mehreren Phasen. Hier sind die einzelnen Schritte:

1. Betreibungsbegehren einreichen

Sie gehen zum zuständigen Betreibungsamt — das ist jenes am Wohnsitz des Schuldners (bei Firmen: am Sitz). Dort füllen Sie das Betreibungsbegehren aus. Sie brauchen:

• Name und Adresse des Schuldners
• Den Forderungsbetrag (inkl. aufgelaufener Zinsen, falls vereinbart)
• Den Grund der Forderung (z. B. «Rechnung Nr. 2024-037 vom 15.03.2024 für Grafikdesign-Leistungen»)
• Einen Beleg oder Beweis (Rechnungskopie, Vertrag, E-Mail-Verlauf)

Sie zahlen einen Vorschuss für die Betreibungskosten. Dieser liegt je nach Kanton und Betrag zwischen CHF 30.00 und CHF 100.00. Ist die Betreibung erfolgreich, muss der Schuldner diese Kosten übernehmen.

2. Zahlungsbefehl

Das Betreibungsamt stellt den Zahlungsbefehl aus und lässt ihn dem Schuldner zustellen. Der Zahlungsbefehl enthält die Forderungssumme und eine Aufforderung zur Zahlung innerhalb von 20 Tagen. Gleichzeitig wird der Schuldner darüber informiert, dass er Rechtsvorschlag erheben kann.

3. Rechtsvorschlag

Der Schuldner hat 10 Tage Zeit, um Rechtsvorschlag zu erheben. Das bedeutet, er bestreitet die Forderung formell. Das Betreibungsamt prüft nicht, wer Recht hat — es stoppt das Verfahren einfach an dieser Stelle.

Erhebt der Schuldner keinen Rechtsvorschlag, gilt die Forderung als anerkannt, und das Verfahren geht weiter.

Erhebt der Schuldner Rechtsvorschlag, müssen Sie als Gläubiger den gerichtlichen Weg wählen, um die Forderung zu bestätigen. Das kostet mehr Zeit und Geld — kann aber notwendig sein, wenn die Forderung offensichtlich berechtigt ist.

4. Fortsetzungsbegehren

Wenn kein Rechtsvorschlag erhoben wurde (oder dieser zurückgezogen/gerichtlich beseitigt wurde), können Sie ein Fortsetzungsbegehren stellen. Das bedeutet, Sie fordern das Betreibungsamt auf, die Zwangsvollstreckung zu betreiben — also Lohn- oder Kontopfändung, Sachpfändung oder Konkurs.

5. Pfändung

Das Betreibungsamt ermittelt die Vermögenswerte des Schuldners und pfändet diese. Bei Angestellten wird der Lohn gepfändet — das heisst, ein Teil des Lohns geht direkt ans Betreibungsamt. Bei Selbstständigen können Bankkonten, Fahrzeuge oder andere Vermögenswerte gepfändet werden.

Sollte der Schuldner kein pfändbares Vermögen haben, wird die Betreibung als «verlustscheinig» erklärt. Sie erhalten einen Rechtsöffnungsschein, mit dem Sie die Forderung weitere 20 Jahre lang durchsetzen können.

Was kostet eine Betreibung?

Die Kosten einer Betreibung sind im SchKG geregelt und vergleichsweise niedrig. Hier ist eine Übersicht:

Wer zahlt die Kosten? Grundsätzlich der Schuldner — aber nur, wenn die Betreibung berechtigt war und erfolgreich verläuft. Wurde zu Unrecht betrieben oder der Schuldner geht in Konkurs, bleiben die Kosten beim Gläubiger hängen.

Für Freelancer ist das ein wichtiger Punkt: Die Betreibung selbst ist billig. Das eigentliche Risiko liegt nicht in den Gebühren, sondern in der Zeit und im Fall, dass der Schuldner zahlungsunfähig ist. Werden Sie aktiv, bevor die Forderung alt wird — verwalten Sie offene Posten systematisch, damit Sie den Überblick behalten.

Betreibungsregisterauszug: Was er ist und warum er wichtig ist

Der Betreibungsregisterauszug ist ein Dokument, das alle Betreibungen auflistet, die gegen eine Person oder Firma in den letzten 5 Jahren eingeleitet wurden. Er wird vom Betreibungsamt ausgestellt und enthält:

• Anzahl der Betreibungen
• Gesamtbetrag der eingetriebenen Forderungen
• Status (laufend, getilgt, verlustscheinig)

Für Gläubiger

Vor der Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden kann ein Betreibungsregisterauszug Aufschluss über dessen Zahlungsmoral geben. Das ist besonders bei grossen Aufträgen oder Vorauszahlungen sinnvoll. Sie können den Auszug beim Betreibungsamt des Wohnorts/Sitzes der betroffenen Person beantragen — das kostet meist zwischen CHF 20.00 und CHF 40.00 und dauert wenige Tage.

Für Schuldner

Ein Betreibungsregisterauszug wird oft von Vermietern, Banken und Arbeitgebern verlangt. Eine offene Betreibung kann also weitreichende Folgen haben — von der abgelehnten Wohnungsbewerbung bis zum verweigerten Kredit. Wer eine Betreibung hat, sollte sie schnellstmöglich tilgen, damit sie als «getilgt» im Register erscheint.

Die Eintragung bleibt 5 Jahre lang sichtbar, auch nach Tilgung. Eine getilgte Betreibung wirkt allerdings deutlich weniger schwer als eine offene oder verlustscheinige.

Wenn Sie selbst betrieben werden — was tun?

Eine Betreibung zu erhalten ist unangenehm, aber kein Weltuntergang. Hier ist, was Sie tun können:

1. Prüfen Sie, ob die Forderung berechtigt ist

Schauen Sie Ihre Unterlagen an: Haben Sie die Rechnung erhalten? Stimmt der Betrag? Haben Sie die Leistung erhalten? Manchmal sind Betreibungen fehlerhaft oder verjährt — Schweizer Forderungen verjähren in der Regel nach 5 Jahren.

2. Erheben Sie Rechtsvorschlag — wenn Sie zu Recht sind

Wenn die Forderung unberechtigt ist, erheben Sie innerhalb von 10 Tagen nach Zustellung des Zahlungsbefehls Rechtsvorschlag beim Betreibungsamt. Das können Sie formlos tun — ein kurzes Schreiben reicht: «Ich erhebe Rechtsvorschlag gegen den Zahlungsbefehl Nr. XYZ vom Datum.»

Danach muss der Gläubiger die Forderung vor Gericht durchsetzen. Das kostet ihn Zeit und Geld — viele ziehen die Betreibung dann zurück.

3. Bezahlen Sie, wenn die Forderung berechtigt ist

Wenn die Forderung stimmt, zahlen Sie direkt ans Betreibungsamt. So vermeiden Sie Pfändung und weitere Kosten. Die Betreibung bleibt zwar im Register, erscheint aber als «getilgt».

Mini-Story: Sandra, Übersetzerin aus Bern

Sandra erhielt eines Tages einen Zahlungsbefehl über CHF 1'200.00 — eingereicht von einer Sprachschule, für die sie vor sechs Monaten gearbeitet hatte. Das Problem: Sandra hatte die Rechnung der Schule bereits bezahlt, allerdings per Banküberweisung statt auf die QR-IBAN, die auf der Rechnung angegeben war. Der Zahlungseingang war der Schule entgangen.

Sandra sammelte ihre Bankbelege, erhob fristgerecht Rechtsvorschlag und kontaktierte gleichzeitig die Sprachschule mit dem Nachweis der Zahlung. Die Schule erkannte den Fehler, zog die Betreibung zurück, und Sandra konnte beim Betreibungsamt die Löschung aus dem Register veranlassen. Die ganze Geschichte war nach drei Wochen erledigt — ohne Anwalt, ohne Gericht, ohne Kosten.

Sandras Tipp: «Immer die Zahlungsbelege aufheben. Hätte ich den Überweisungsbeleg nicht gehabt, wäre es viel komplizierter geworden.»

Betreibung vermeiden: So schützen Sie sich als Freelancer

Die beste Betreibung ist jene, die Sie nie einleiten müssen. Hier sind die wichtigsten Massnahmen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden:

1. Saubere Rechnungen stellen

Ihre Rechnungsstellung muss alle Pflichtangaben enthalten — sonst kann der Schuldner die Zahlung legitim zurückhalten. Dazu gehören:

• Vollständiger Name und Adresse von Ihnen und dem Kunden
• Rechnungsdatum und -nummer (fortlaufend)
• Leistung und Zeitraum klar beschrieben
• MWST-Satz (7.7 %) und MWST-Betrag separat ausgewiesen
• Zahlungsfrist (30 Tage ist Standard)
• QR-Rechnung erstellen mit korrekter QR-IBAN

Wenn Sie eine Einzelfirma führen, muss Ihr Name auf der Rechnung stehen — der Firmenname allein reicht nicht.

2. Klare Zahlungsbedingungen vereinbaren

Schon im Angebot sollten Sie die Zahlungsbedingungen festlegen: 30 Tage nach Rechnungseingang, Akonto von 30–50 % bei grossen Aufträgen, Schlussrechnung nach Abnahme. Wenn der Kunde den Auftrag bestätigt, hat er implizit auch die Zahlungsbedingungen akzeptiert.

3. Mahnwesen einrichten

Ein systematisches Mahnwesen ist die beste Prävention gegen Betreibungen. Erinnerung nach 7 Tagen über der Frist, erste Mahnung nach 14 Tagen, zweite Mahnung mit Betreibungsandrohung nach 28 Tagen. Mit Magic Heidi können Sie diesen Prozess komplett automatisieren — die Software verschickt Erinnerungen nach Ihren Regeln, ohne dass Sie manuell nachdenken müssen.

4. MWST-Abrechnung im Blick behalten

Wenn Sie MWST-pflichtig sind (ab CHF 100'000 Umsatz pro Jahr), müssen Sie die MWST korrekt abrechnen und abführen — unabhängig davon, ob der Kunde bezahlt hat oder nicht. Wenn eine Forderung ausfällt, können Sie einen Debitorenverlust geltend machen und die bereits abgeführte MWST zurückfordern. Das setzt aber voraus, dass Sie alle Schritte dokumentiert haben: Rechnung, Mahnungen, Betreibung oder Konkursbeschluss.

5. Akonto und Teilleistungen

Bei grossen Aufträgen sollten Sie immer Akontozahlungen vereinbaren. So reduzieren Sie das Risiko, am Ende mit einer hohen unbezahlten Schlussrechnung dazustehen. Eine übliche Aufteilung: 30 % Akonto bei Auftragsbestätigung, 40 % nach Meilenstein, 30 % Schlussrechnung nach Abnahme.

Mini-Story: Thomas, Schreiner aus Luzern

Thomas baut Massivholzmöbel und hat Aufträge im Wert von CHF 15'000.00 bis CHF 50'000.00. Vor drei Jahren hatte er zweimal Zahlungsausfälle und musste betreiben — einmal erfolgreich, einmal verlustscheinig. Seither hat er sein System umgestellt.

Thomas verlangt bei jedem Auftrag 40 % Akonto, stellt Teilleistungsrechnungen nach Meilensteinen und nutzt automatische Zahlungserinnerungen, die nach drei Tagen über der Frist verschickt werden. Die Zahlungsbedingungen stehen auf jedem Angebot und werden vom Kunden bei Auftragsbestätigung abgezeichnet.

Das Ergebnis: Seit drei Jahren hat Thomas keine einzige Betreibung mehr einleiten müssen. Seine Kunden zahlen im Schnitt innerhalb von 12 Tagen. Die Investition in ein sauberes Forderungsmanagement hat sich mehrfach bezahlt gemacht — ganz ohne Anwalt, ohne Betreibungsamt und ohne Schlafverlust.

Fazit: Betreibung als letztes, aber wirksames Mittel

Eine Betreibung in der Schweiz ist kein Drama — sie ist ein formalisiertes, staatliches Verfahren, das für Gläubiger erstaunlich günstig und unkompliziert ist. Wenn Sie als Freelancer alles richtig gemacht haben (saubere Rechnung, klare Zahlungsbedingungen, systematisches Mahnwesen) und der Kunde trotzdem nicht zahlt, ist die Betreibung der richtige nächste Schritt.

Der Schlüssel liegt in der Prävention: Wer offene Posten sauber verwaltet, klare Fristen setzt und rechtzeitig mahnt, wird seltener in die Situation kommen, betreiben zu müssen. Und wenn es doch passiert, wissen Sie jetzt, wie der Ablauf funktioniert.

Mit Magic Heidi haben Sie eine Rechnungssoftware, die Ihnen nicht nur beim Rechnungen erstellen hilft, sondern auch das komplette Mahnwesen automatisiert. Ab CHF 25/Monat — deutlich günstiger als bexio und speziell auf Schweizer Freelancer zugeschnitten. Probieren Sie es aus, bevor Sie das nächste Mal zum Betreibungsamt gehen müssen.

Weiterführende Links und Quellen

• SchKG-Text auf admin.ch — die vollständige Gesetzessammlung
• ESTV — Eidgenössische Steuerverwaltung — Informationen zu Forderungen und Steuern
• AHV-IV — Ausgleichskasse — Informationen zur Selbstständigkeit und AHV-Beiträge

Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Für konkrete Einzelfälle konsultieren Sie eine Fachperson oder das zuständige Betreibungsamt.