Friseur Rechnung Schweiz: Kompletter Leitfaden für Friseure

Friseur Rechnung Schweiz: Der komplette Leitfaden zur Rechnungsstellung für Friseure

Eine Friseur Rechnung in der Schweiz muss bestimmte Pflichtelemente gemäss OR Art. 469 enthalten, auf alle Dienstleistungen und Produkte 8,1 % MWST erheben (seit 1. Januar 2024) und einen QR-Rechnung-Zahlteil beinhalten, damit deine Kundinnen und Kunden bequem bezahlen können. Egal, ob du einen Salon in Zürich führst, als selbstständiger Coiffeur in Bern arbeitest oder einen Stuhl in Genf mietest — eine korrekte Rechnungsstellung hält dich MWST-konform und sorgt dafür, dass du schneller bezahlt wirst.

In diesem Leitfaden gehen wir jeden Schritt durch, um eine korrekte Friseurrechnung in der Schweiz zu erstellen — von den rechtlichen Anforderungen über MWST-Sätze, QR-Rechnungen, Stuhlmiete und Trinkgelder bis hin zu Abo-Modellen und der besten Software, mit der du alles direkt vom Handy aus erledigst.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Schweizer Friseurrechnungen müssen die gemäss OR Art. 469 erforderlichen Elemente enthalten: Angaben zu Rechnungssteller und Empfänger, Datum, Leistungsbeschrieb, Betrag sowie MWST-Satz und -Betrag.
• Der MWST-Normalsatz beträgt seit dem 1. Januar 2024 8,1 % — er gilt für Friseurdienstleistungen und Produktverkäufe (Shampoo, Styling-Produkte usw.) gleichermassen.
• Die QR-Rechnung hat den alten Einzahlungsschein (ESR) ab dem 1. Oktober 2022 vollständig abgelöst. Jede Rechnung sollte einen enthalten.
• Trinkgelder (Trinkgeld) sind freiwillig und gehören nicht zur Rechnung — keine MWST.
• Bei Stuhlmiete (Stuhlvermietung) sind Coiffeur und Salonbesitzer zwei unabhängige Unternehmen, die jeweils eigene Rechnungen stellen.
• Magic Heidi bietet QR-Rechnungserstellung, Ausgabenverwaltung und steuerfertige Berichte ab CHF 25/Monat — Pläne ansehen.

Was zwingend auf eine Schweizer Friseurrechnung muss (OR Art. 469)

Die Schweizer Rechnungsanforderungen stammen aus dem Obligationenrecht (OR), spezifisch aus Artikel 469. Das Gesetz legt die Mindestinformationen fest, die jede Rechnung enthalten muss, um rechtsgültig zu sein. Wenn du eine Friseur Rechnung ausstellst — egal an eine Privatperson oder an einen Firmenkunden — sind diese Elemente nicht verhandelbar.

Folgendes muss auf jeder Rechnung stehen:

1. Name und Adresse des Rechnungsstellers (du). Das bedeutet dein vollständiger Geschäftsname und deine eingetragene Adresse. Wenn du selbstständig bist, gehört hierhin dein Name, wie er im Handelsregister (oder als Einzelunternehmen) eingetragen ist.
2. Name und Adresse des Empfängers (deine Kundin oder dein Kunde). Für Privatkunden die Privatadresse. Für Firmenkunden (z. B. ein Unternehmen, das für Mitarbeitende-Haarschnitte zahlt) der Firmenname und die Geschäftsadresse.
3. Datum der Rechnung. Der Tag, an dem du sie ausstellst. Ganz einfach.
4. Beschrieb der Dienstleistung oder des Produkts. Das muss so konkret sein, dass die Kundin oder der Kunde weiss, wofür sie oder er bezahlt. «Haarschnitt und Farbe» ist in Ordnung. «Dienstleistung» ist es nicht.
5. Fälliger Betrag. Der Gesamtbetrag, aufgeschlüsselt nach Positionen, wenn du mehrere Dienstleistungen oder Produkte hast.
6. MWST-Satz und MWST-Betrag — wenn du MWST-pflichtig bist (was du bist, wenn dein Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt). Du musst sowohl den Satz (8,1 %) als auch den effektiven MWST-Betrag in CHF ausweisen.

Einige praktische Tipps, die über das rechtliche Minimum hinausgehen, aber einen grossen Unterschied machen:

• Rechnungsnummer. Zwar durch OR Art. 469 nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber unerlässlich für deine eigene Buchhaltung und die MWST-Abrechnung. Verwende ein fortlaufendes Nummernsystem (z. B. 2024-001, 2024-002). Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) erwartet eine klare Spur.
• Zahlungsfrist. Üblicherweise 10 oder 30 Tage. Gib sie deutlich auf der Rechnung an.
• IBAN oder QR-IBAN. Wenn du eine QR-Rechnung beilegst (was du tun solltest), ist deine QR-IBAN im Zahlteil eingebettet.
• Kontaktangaben. Telefonnummer und E-Mail — falls die Kundin oder der Kunde Fragen hat.

Ein häufiger Fehler: Die Adresse des Empfängers vergessen, wenn man an eine Privatperson fakturiert. Auch bei einem Laufkunden solltest du Name und Adresse erfassen und für deine Unterlagen aufnehmen. Handelt es sich um eine Geschäftskundschaft, brauchst du für B2B-Transaktionen zudem die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer).

Die offiziellen Anforderungen findest du auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

MWST/Mehrwertsteuer für Friseure: Der Normalsatz von 8,1 %

Hier der Teil, an dem viele neue Coiffeure stolpern: Der MWST-Satz hat sich geändert.

Seit dem 1. Januar 2024 beträgt der MWST-Normalsatz in der Schweiz 8,1 %. Von 2018 bis 2023 lag er bei 8,0 % und davor bei 7,7 %. Wenn du noch eine alte Rechnungsvorlage (Friseur Rechnung Vorlage) verwendest, die 7,7 % oder 8,0 % ausweist, aktualisiere sie sofort. Ein falscher Satz bedeutet, dass du entweder zu viel oder zu wenig MWST berechnest — beides sorgt für Ärger an der Abrechnung.

Friseurdienstleistungen fallen unter den Normalsatz. Es gibt keinen reduzierten Satz für Salondienstleistungen. Der reduzierte Satz von 2,6 % gilt für Dinge wie Lebensmittel, Bücher und Zeitungen — nicht für Haarschnitte. Egal, ob du einen einfachen Schnitt, eine komplexe Coloration oder Styling-Produkte abrechnest: Du wendest 8,1 % an.

Wann bist du MWST-pflichtig?

Du bist MWST-pflichtig, wenn dein jährlicher steuerbarer Umsatz CHF 100'000 übersteigt. Liegst du unter dieser Schwelle, ist die MWST-Registrierung freiwillig. Viele selbstständige Coiffeure melden sich freiwillig an, weil:

• Du so die Vorsteuer auf Geschäftseinkäufen (Einrichtung, Produkte, Miete) zurückfordern kannst.
• Einige Firmenkunden MWST-pflichtige Anbieter bevorzugen oder verlangen.
• Es eine sauberere Papierspur schafft.

Wenn du dich anmeldest, musst du MWST-Abrechnungen einreichen — vierteljährlich oder halbjährlich, je nach Umsatz und Einstufung durch die ESTV. Das ESTV-Portal kümmert sich darum, und gute Fakturierungssoftware (wie die Fakturierungstools von Magic Heidi) generiert die Berichte, die du brauchst.

So berechnest du die MWST auf einer Friseurrechnung

Angenommen, du berechnest CHF 120 für Schnitt und Farbe. So rechnest du:

• Nettobetrag: CHF 120.00 ÷ 1.081 = CHF 110.82 (netto)
• MWST (8,1 %): CHF 9.18
• Bruttopbetrag (was die Kundin oder der Kunde zahlt): CHF 120.00

Oder, wenn du netto preisest (häufig im B2B):

• Netto: CHF 110.82
• MWST (8,1 %): CHF 9.18
• Brutto: CHF 120.00

Die meisten Salonbesitzer preisen brutto (der Preis, den die Kundin oder der Kunde sieht, ist der Preis, der bezahlt wird). Aber deine Rechnung muss sowohl den Nettobetrag als auch den MWST-Betrag separat ausweisen.

MWST Friseur: Eine schnelle Übersicht

QR-Rechnung: So bindest du den QR-Zahlteil ein

Die QR-Rechnung ist die Standardzahlungsmethode in der Schweiz. Sie hat den alten Einzahlungsschein (ESR) am 1. Oktober 2022 vollständig abgelöst. Wenn du noch alte ESR-Einzahlungsscheine verwendest, hör damit auf — sie werden von Schweizer Banken nicht mehr akzeptiert.

Die QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen:

1. Der Zahlteil — das quadratische QR-Code-Feld in der rechten oberen Ecke. Es codiert alle Zahlinformationen: QR-IBAN des Gläubigers, Betrag, Referenz und mehr.
2. Der Empfangsschein — der linke Teil, den die zahlende Person abtrennt und als Zahlungsbeleg aufbewahrt.

Was du brauchst, um eine QR-Rechnung zu erstellen

Um einen QR-Zahlteil auf deine Friseur Rechnung zu bringen, brauchst du:

• Eine QR-IBAN (beginnt mit «CH» und hat eine spezifische Struktur). Diese unterscheidet sich von einer normalen IBAN. Deine Bank stellt sie bereit, wenn du den Empfang von QR-Rechnungen aktivierst. Wenn du keine hast, kontaktiere deine Bank.
• Eine Gläubigeradresse — dein Name/Geschäftsname und Schweizer Adresse.
• Den Rechnungsbetrag und die Währung (CHF oder EUR).
• Eine optionale Referenznummer (QR-Referenz, 27 Zeichen). Sie verknüpft die Zahlung automatisch mit deiner Rechnung.

Du kannst QR-Rechnungen manuell mit dem Swiss QR Bill Generator auf admin.ch erstellen — oder viel einfacher: Fakturierungssoftware verwenden, die das automatisch erledigt. Magic Heidi beispielsweise generiert den QR-Zahlteil auf jeder Rechnung mit einem Tipp. Kein separates Tool, keine Formatierungsprobleme. Hier ausprobieren.

Warum die QR-Rechnung für Friseure wichtig ist

Die meisten Salons werden von Kunden via Twint, Karte oder Bargeld bezahlt. Aber Firmenkunden, ältere Kundinnen und Kunden sowie alle, die per Banküberweisung zahlen, erwarten eine QR-Rechnung. Ohne QR-Rechnung bringst du sie dazu, deine IBAN manuell einzutippen — was zu Tippfehlern, verzögerten Zahlungen und unangenehmen Nachfass-Gesprächen führt.

Eine QR-Rechnung beizulegen gibt dir zudem eine strukturierte Gläubigerreferenz (die 27-stellige QR-Referenz). Das bedeutet: Wenn die Zahlung auf deinem Konto eingeht, kannst du sie automatisch der Rechnung zuordnen. Kein Rätselraten mehr, welcher Kunde welchen Haarschnitt bezahlt hat.

Wenn du deine Kontoauszüge importierst, ordnen Tools wie der Kontoauszugsimport von Magic Heidi Zahlungen anhand der QR-Referenz automatisch den Rechnungen zu. Du siehst genau, welche Rechnungen bezahlt sind und welche noch offen — ohne manuelle Abstimmung.

Produkte vs. Dienstleistungen: Gleicher MWST-Satz, andere Dokumentation

Eine Salonrechnung mischt oft Dienstleistungen und Produkte. Eine Kundin kommt für einen Haarschnitt (Dienstleistung), kauft eine Flasche Shampoo (Produkt) und vielleicht noch ein Styling-Wachs (Produkt). Hier das, was du wissen musst:

Beides wird mit 8,1 % MWST versteuert. Es gibt keinen reduzierten Satz für Produkte, die im Salon verkauft werden — sie fallen unter denselben Normalsatz wie deine Dienstleistungen. Das vereinfacht die Sache tatsächlich: Du musst deine Rechnung nicht in verschiedene MWST-Sätze aufteilen.

Du solltest Dienstleistungen und Produkte dennoch als separate Positionen auf der Rechnung aufführen. Warum?

1. Klarer für die Kundin oder den Kunden. Sie sehen genau, wofür sie bezahlen — «Schnitt & Stil: CHF 80» und «Kérastase Shampoo 250 ml: CHF 35» statt einer einzigen Position «Dienstleistungen: CHF 115».
2. Besser für deine eigene Buchhaltung. Wenn du Produktverkäufe und Dienstleistungsumsätze getrennt verfolgst, verstehst du die Rentabilität deines Salons besser. Wenn die Produktverkäufe wachsen, vielleicht solltest du mehr Retail auf Lager legen. Wenn Dienstleistungen dominieren, konzentriere dich auf mehr Terminbuchungen.
3. Lagerverwaltung. Wenn du Produkte verkaufst, musst du für deine eigenen Unterlagen den Lagerbestand verfolgen. Jedes verkaufte Produkt sollte deinen Lagerbestand reduzieren.
4. Rückgaben und Umtausch. Produkte können zurückgegeben werden (defektes Shampoo, falsche Farbe). Dienstleistungen nicht. Wenn du sie getrennt hältst, sind Rückerstattungen sauberer abzuwickeln.

Beispiel: Gemischte Rechnung für einen Salonbesuch

So könnte eine typische Salonrechnung aussehen:

Jede Position ist klar, die Kundin oder der Kunde weiss, was sie oder er bekommen hat, und deine Buchhaltung verfolgt Dienstleistungsumsätze und Produktverkäufe separat.

Stuhlmiete: Wenn ein Coiffeur einen Stuhl mietet

Stuhlmiete (Stuhlvermietung) ist in Schweizer Salons weit verbreitet. Anstatt einen Coiffeur anzustellen, vermietet der Salonbesitzer einen Stuhl an einen selbstständigen Friseur. Der Coiffeur führt sein eigenes Geschäft — er bestimmt seine Preise, verwaltet seine Kunden und stellt unabhängig Rechnung.

So funktioniert die Rechnungsstellung bei einem Stuhlmiete-Arrangement:

Der Coiffeur stellt seinen Kunden direkt Rechnung. Der Salonbesitzer kassiert kein Geld im Namen des Coiffeurs. Der Coiffeur stellt seine eigene Friseur Rechnung mit seinem eigenen Geschäftsnamen, seiner QR-IBAN und seiner MWST-Nummer aus.

Der Coiffeur zahlt Miete an den Salonbesitzer. Das ist eine separate Rechnung — der Salonbesitzer stellt dem Coiffeur für die Stuhlmiete Rechnung. Die Miete selbst ist MWST-pflichtig (8,1 %), da es sich um eine kommerzielle Dienstleistung handelt.

Wichtige Punkte bei der Stuhlmiete-Rechnungsstellung:

• Getrennte Unternehmen, getrennte Rechnungen. Die Kunden des Coiffeurs zahlen dem Coiffeur, nicht dem Salon. Der Salonbesitzer und der Coiffeur tauschen jeden Monat eine separate Mietrechnung aus.
• MWST-Registrierung. Sowohl der Salonbesitzer als auch der Coiffeur sollten MWST-registriert sein (sofern über der Schwelle von CHF 100'000). Der Coiffeur kann die Vorsteuer auf die Stuhlmiete, die er an den Salonbesitzer zahlt, zurückfordern.
• Klare Verträge. Eine schriftliche Stuhlmiete-Vereinbarung sollte Folgendes festlegen: monatliche Miete, was inbegriffen ist (Wasser, Strom, Produkte, Empfang), Exklusivitätszeiten und Kündigungsbedingungen.
• AHV-Beiträge. Als selbstständiger Coiffeur zahlst du 10,1 % AHV/AVS-Beiträge auf dein Einkommen. Der Salonbesitzer kümmert sich nicht um deine Sozialversicherung — du bist selbst für deine Beiträge an deine Ausgleichskasse verantwortlich.

Ein häufiger Fehler: Manche Salons verschwimmen die Grenze zwischen Anstellung und Stuhlmiete. Wenn der Salonbesitzer die Preise des Coiffeurs festlegt, die Arbeitszeiten vorgibt und die Kundenbeziehung kontrolliert, könnten die ESTV und die AHV-Behörden dies als Anstellung einstufen, nicht als Stuhlmiete. Das kann Nachzahlungen von Sozialbeiträgen auslösen. Halt es sauber — wenn es Stuhlmiete ist, sollte der Coiffeur tatsächlich als unabhängiges Unternehmen agieren.

Trinkgeld: Kein Teil der Rechnung

Trinkgelder sind freiwillig. Sie gehören nicht auf deine Friseur Rechnung und sie sind nicht MWST-pflichtig.

In der Schweiz ist Trinkgeld weniger verbreitet als in den USA — das Bedienungsgeld ist typischerweise im Preis inbegriffen. Aber manche Kunden runden auf oder geben ein Trinkgeld für aussergewöhnliche Dienstleistung. So gehst du damit um:

• Keine Trinkgeld-Zeile auf der Rechnung. Die Rechnung sollte den Dienstleistungsbetrag und die MWST ausweisen. Trinkgelder werden separat gegeben (Bargeld, Twint oder als Aufschlag auf die Kartenzahlung).
• Wenn eine Kundin oder ein Kunde ein Trinkgeld auf die Kartenzahlung gibt, läuft es über dein Zahlungsterminal, erscheint aber nicht auf der Rechnung. Du erhältst den Trinkgeldbetrag in deiner nächsten Auszahlung. Auf Trinkgelder fällt keine MWST an.
• Für die Buchhaltung gelten Trinkgelder als freiwillige Zuwendungen von Kunden. Du deklarierst sie nicht als steuerbaren Umsatz für MWST-Zwecke. Allerdings können sie für die Einkommensteuer relevant sein — führe Aufzeichnungen über erhaltene Trinkgelder, insbesondere wenn sie über Kartenzahlungen abgewickelt werden.
• Personal-Trinkgelder. Wenn du andere Coiffeure beschäftigst und Kunden ihnen direkt Trinkgeld geben, gehören diese Trinkgelder dem Angestellten. Leite sie nicht über deine Geschäftsrechnungen.

Die Kurzversion: Fakturiere deine Dienstleistungen und Produkte. Trinkgelder sind eine separate, freiwillige Transaktion, die deine Rechnungsstellung oder MWST nicht berührt.

Wiederkehrende Rechnungen: Abonnemente, 10-er Karten und Geschenkkarten

Viele Salons verkaufen Pakete — 10-er Karten (10 Haarschnitte zum Rabatt), monatliche Abonnemente oder Geschenkkarten. So gehst du damit auf deinen Rechnungen um:

10-er Karten (Stempelkarten)

Eine 10-er Karte ist ein Prepaid-Paket: Die Kundin oder der Kunde bezahlt im Voraus für 10 Haarschnitte zu einem reduzierten Preis. Du stellst beim Kauf eine Rechnung für den vollen Paketbetrag inklusive MWST aus. Jeder weitere Besuch ist nur eine Einlösung — keine neue Rechnung nötig.

Beispiel: 10 Haarschnitte à CHF 60, reduziert auf CHF 540 für das Paket. Du fakturierst CHF 540 + MWST (8,1 %) = CHF 583.74. Die Kundin oder der Kunde verwendet pro Besuch eine Stempelung. Verfolge die Einlösungen in deinem System (oder auf einer physischen Karte).

Monatliche Abonnemente

Wenn du ein monatliches Abo anbietest (z. B. unlimitiertes Styling für CHF 150/Monat), stellst du der Kundin oder dem Kunden jeden Monat eine Rechnung. Das ist eine wiederkehrende Rechnung — derselbe Betrag, dieselbe MWST, automatisch versendet. Gute Fakturierungssoftware erledigt das mit einer wiederkehrenden Rechnungsvorlage, die jeden Monat automatisch generiert und versendet wird.

Geschenkkarten und Gutscheine

Geschenkkarten sind bei der MWST tricky. Hier die Regel:

• Beim Verkauf: keine MWST. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Geschenkkarte über CHF 100 kauft, berechnest du keine MWST. Die Geschenkkarte ist ein Gutschein — die MWST fällt bei der Einlösung an, nicht beim Kauf.
• Bei der Einlösung: MWST fällt an. Wenn jemand die Geschenkkarte über CHF 100 für einen Haarschnitt von CHF 80 verwendet, stellst du eine Rechnung über CHF 80 + MWST (8,1 %) aus. Die Geschenkkarte ist nur eine Zahlungsmethode — sie ändert nichts daran, wie du die Dienstleistung fakturierst.

Wenn du Geschenkkarten verkaufst, stelle sicher, dass deine Fakturierungssoftware Gutscheine korrekt behandelt. Magic Heidi verfolgt Geschenkkartenguthaben und wendet sie als Zahlungsmethode auf Einlösungsrechnungen an — so funktioniert's.

Die beste Fakturierungssoftware für Schweizer Friseure

Du kannst Rechnungen in Word schreiben, eine Excel-Vorlage verwenden oder sie von Hand ausfüllen. Aber hier ist die Sache: Manuelle Fakturierung verschwendet Zeit, führt zu MWST-Fehlern und macht die Steuerzeit zum Albtraum.

Für einen Schweizer Coiffeur sollte die richtige Software:

1. QR-Rechnungen automatisch generieren. Kein separater QR-Code-Generator. Kein Formatieren. Der QR-Zahlteil sollte standardmässig auf jeder Rechnung erscheinen.
2. MWST korrekt berechnen. 8,1 % auf die richtigen Positionen angewendet. Automatische Aufteilung in Netto- und Bruttobeträge.
3. Ausgaben verfolgen. Wenn du Shampoo, Farbe oder Einrichtung kaufst, musst du diese Belege für den Vorsteuerabzug erfassen. KI-Ausgaben-Scan (Foto schiessen, erledigt) spart Stunden.
4. Mobile-first sein. Du stehst am Stuhl im Salon, nicht am Schreibtisch. Rechnungserstellung sollte 30 Sekunden vom Handy aus dauern.
5. Wiederkehrende Rechnungen beherrschen. 10-er Karten, Abonnemente, Geschenkkarten — ohne manuelle Verwaltung.
6. Weniger als CHF 40/Monat kosten. Du bist Freelancer, kein KMU. Zahle nicht CHF 52/Monat für KMU-Funktionen von bexio, die du nie brauchst.

Magic Heidi macht all das. Es wurde speziell für Schweizer Freelancer entwickelt — QR-Rechnung-Generierung, MWST zum korrekten Schweizer Satz (8,1 %), KI-Ausgaben-Scan, Kontoauszugsimport und steuerfertige Berichte. Pläne ab CHF 25/Monat. Gratis Testversion starten — keine Kreditkarte nötig.

Wenn du Optionen vergleichst, hier ein kurzer Vergleich:

Für einen Solo-Coiffeur oder kleinen Salon bietet dir Magic Heidi alles, was du brauchst, zu einem Bruchteil der Kosten.

Fazit: Mach deine Friseur Rechnung richtig

Eine korrekte Friseur Rechnung in der Schweiz zu schreiben, ist nicht kompliziert, wenn du die Regeln kennst. Beziehe die Pflichtelemente aus OR Art. 469 ein, erhebe 8,1 % MWST, lege eine QR-Rechnung bei und führe Dienstleistungen/Produkte als separate Positionen. Wickle Stuhlmiete-Arrangements sauber ab, fakturiere keine Trinkgelder und verwende wiederkehrende Rechnungen für Pakete.

Der grösste Fehler, den die meisten selbstständigen Coiffeure machen, ist nicht die Rechnungsstellung an sich — sondern sie manuell zu erledigen. Word-Vorlagen, Excel-Tabellen und handgeschriebene Quittungen führen zu MWST-Fehlern, verlorenen Rechnungen und stressigen Steuerzeiten.

Ein Tool wie Magic Heidi macht aus der Friseur Rechnung eine 15-Minuten-Aufgabe in 30 Sekunden. QR-Rechnung automatisch generiert. MWST zum korrekten Satz von 8,1 % berechnet. Ausgaben mit KI gescannt. Steuerberichte exportfertig. Alles vom Handy aus, zwischen den Kunden.

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