Welche Beleg-Scanner-App ist die beste in der Schweiz?
Das hängt davon ab, wofür du die Belege brauchst. Für Selbständige und Einzelfirmen mit Rechnungen und MWST passt Magic Heidi, für KMU in der bexio-Suite bexio Go, für Kunden eines Topal-Treuhänders die Topal App. Für die private Steuererklärung reichen hooi (iPhone) oder Snapshare. Teste jede App mit drei echten Belegen: einem Migros-Kassenzettel, einem Software-Abo in USD und einer Restaurantquittung.
Belege scannen: Gibt es eine kostenlose App?
Ja. Snapshare ist komplett gratis, leitet Belege aber nur an Steuersoftware weiter. Die Topal App ist gratis, bringt dir aber nur mit einer Topal-Buchhaltung etwas. Mit Magic Heidi scannst du 3 Belege und schreibst 3 Rechnungen gratis, insgesamt, ohne Zeitlimit und ohne Kreditkarte. Danach scannst du im Pro-Abo unbegrenzt (Fair Use), für CHF 24.99/Monat im Jahresabo oder CHF 39 monatlich. bexio kannst du nur 30 Tage testen.
Wie scanne ich Quittungen mit dem Handy richtig?
Leg die Quittung flach auf einen ruhigen, kontrastreichen Untergrund und sorg für gutes Licht. Betrag, Datum und MWST-Zeile müssen gut lesbar sein. In Magic Heidi füllt die KI danach Händler, Datum, Betrag, MWST-Satz und Kategorie aus, du prüfst die Felder, korrigierst, falls die KI etwas falsch gelesen hat, und speicherst. Am besten scannst du direkt an der Kasse, dann geht nichts verloren.
Darf ich Belege nach dem Scan wegwerfen?
In der Regel ja. Geschäftsbelege musst du in der Schweiz 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Digital ist das nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) zulässig, solange die Belege vollständig, unverändert und jederzeit lesbar sind. Weil Thermopapier verblasst, ist ein früher Scan oft die sicherere Kopie. Bei grossen Beträgen oder Sonderfällen fragst du am besten deinen Treuhänder.
Erkennt die App die Schweizer MWST-Sätze?
Magic Heidi liest den MWST-Satz direkt vom Beleg: 8.1 %, 2.6 % oder 3.8 %. Die Vorsteuer fliesst in deine MWST-Abrechnung, egal ob du effektiv oder mit Saldosteuersatz abrechnest. Bist du unter CHF 100'000 Umsatz nicht MWST-pflichtig, erfasst du die Belege einfach ohne Vorsteuer. Mehr im MWST-Leitfaden.
Belege digitalisieren: Reicht ein Scanner oder brauche ich eine Buchhaltung?
Ein reiner Beleg-Scanner wie hooi oder Snapshare digitalisiert den Beleg und gibt ihn weiter. Eine Buchhaltungssoftware verbucht ihn auch: Kategorie, MWST, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Magic Heidi und bexio verbinden beides, bei der Topal App passiert die Verbuchung in der Topal-Fibu. Mehr zur Buchhaltung mit Magic Heidi.
Was bekommt mein Treuhänder?
Du exportierst deine Ausgaben als Excel, gefiltert nach Zeitraum oder Kategorie, und alle Belegbilder als ZIP. Oder du gibst deinem Treuhänder direkt Zugang zu deinem Konto. Zum Jahresende gibt es die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die MWST-Zusammenfassung ebenfalls als Excel. Mehr zum Jahresabschluss.
Wo werden meine Belege gespeichert?
Bei Magic Heidi liegen deine Belege verschlüsselt auf Servern in Zürich, mit wöchentlichen Backups. Für das Auslesen nutzt der KI-Scan spezialisierte Dienste, die teilweise ausserhalb der Schweiz laufen. Wer gar keine Cloud will, nimmt hooi: Dort bleiben die Belege auf dem iPhone. Details auf der Seite Sicherheit.
Funktioniert der Beleg-Scanner auch ohne Internet?
Nein. Magic Heidi braucht eine Internetverbindung, weil die KI den Beleg online ausliest und alles zwischen Handy und Computer synchronisiert. Bewahr den Kassenzettel also auf, bis du wieder Empfang hast, und scann ihn dann.
Wann ist eine andere App besser als Magic Heidi?
Wenn Mitarbeitende Spesen einreichen und Vorgesetzte sie freigeben müssen: Dafür sind Pleo, Spendesk oder Yokoy gebaut. Wenn du nur private Steuerbelege sammelst, reichen hooi oder Snapshare. Und wenn du schon Sage 50 oder blue office nutzt, schliesst belegscanner.ch direkt daran an (CHF 980 Lizenz oder CHF 35/Monat Miete, Stand Mai 2026).
Magic Heidi 
