Personalizar tus facturas con Magic Heidi

¿Por qué personalizar tus facturas?

Una factura cuidada, personalizada y bien estructurada refuerza tu imagen de marca y facilita la comprensión para tus clientes. Magic Heidi ofrece numerosas opciones que van desde la simple incorporación de un logotipo hasta la creación de facturas complejas con secciones, artículos por horas y anticipos.

• Identidad visual -- Logotipo, mensajes y diseño profesional
• Estructura clara -- Secciones, encabezados y formato automático
• Ahorro de tiempo -- Mensajes predeterminados y archivos adjuntos automáticos

Lo que aprenderás en esta guía

Logotipo y archivos adjuntos

Añade tu logotipo y documentos anexos a todas tus facturas automáticamente.

• Añadir tu logotipo en formato PNG o SVG
• Adjuntar tus condiciones generales en PDF
• Previsualización instantánea del resultado
• Formato horizontal recomendado

Mensajes predeterminados

Configura mensajes recurrentes para tus facturas y presupuestos sin esfuerzo.

• Mensaje predeterminado para las facturas
• Mensaje predeterminado para los presupuestos
• Modificación puntual posible
• Campo de firma para los presupuestos

Estructura y artículos

Organiza las líneas de tu factura con secciones, títulos y descripciones.

• Artículos estándar y por horas
• Formato automático título/descripción
• Secciones y separaciones visuales
• Unidades personalizadas

Documentos y anticipos

Genera diferentes tipos de documentos y anticipos con un solo clic.

• Facturas con QR integrado
• Presupuestos con campo de firma
• Confirmaciones de pedido
• Anticipos en porcentaje

Paso 1: Configurar los parámetros generales

El primer paso de personalización se realiza en los ajustes de Magic Heidi. Aquí es donde defines los elementos que aparecerán en todas tus facturas de forma predeterminada.

Añadir tu logotipo

Dirígete a Ajustes > Personalizar factura, selecciona la imagen de tu logotipo y utiliza la previsualización para verificar el resultado. Utiliza un archivo PNG o SVG con fondo transparente para un resultado óptimo. Prepara tu logotipo en formato horizontal (paisaje) para que se integre armoniosamente en el encabezado.

• Ajustes > Personalizar factura
• Botón de carga de imagen
• Previsualización con factura de prueba aleatoria
• Formato recomendado: PNG o SVG transparente

Adjuntar un documento predeterminado

Si quieres que tus condiciones generales de venta, un contrato tipo o cualquier otro documento acompañe sistemáticamente tus facturas, Magic Heidi te permite añadir un archivo adjunto predeterminado en PDF. Este documento se anexará automáticamente al final de cada factura enviada.

• Sección archivos adjuntos en Personalizar factura
• Carga de archivo PDF
• Anexo automático en cada factura
• Ideal para condiciones de pago y CGV

Definir mensajes predeterminados

Los mensajes predeterminados te evitan introducir manualmente una nota recurrente en cada documento. Configura un mensaje para las facturas (ej: Gracias por su confianza) y uno para los presupuestos (ej: Presupuesto válido durante 30 días). Siempre podrás modificarlos puntualmente.

• Mensaje predeterminado para las facturas
• Mensaje predeterminado para los presupuestos
• Aparición automática en el pie de página
• Modificación posible por documento

Paso 2: Crear y personalizar una factura

Una vez configurados los parámetros generales, pasemos a la creación concreta. Añade notas de encabezado para contextualizar cada factura con el nombre del proyecto o el período de facturación. Modifica el mensaje en el pie de página para una factura específica sin afectar tus ajustes predeterminados. Cambia el idioma y la moneda para tus clientes internacionales.

Generar diferentes tipos de documentos

Magic Heidi no se limita a las facturas clásicas. Gracias a las plantillas de documentos, puedes generar varios tipos de documentos a partir de los mismos datos. Cambia de una plantilla a otra en cualquier momento.

• Factura -- Documento estándar con boletín de pago QR integrado
• Presupuesto -- Sin código QR, con campo de firma/fecha para validación
• Confirmación de pedido -- Sin código QR, para confirmar la aceptación de un pedido
• Anticipo -- Documento específico para facturar un porcentaje del importe total

Estructurar tus artículos de manera profesional

Uno de los aspectos más potentes de Magic Heidi reside en la forma en que puedes organizar las líneas de tu factura para hacerlas claras y visualmente atractivas.

Artículos estándar vs. artículos por horas

Cuando añades un artículo a tu factura, puedes elegir entre dos tipos:

• Artículo normal: un producto o servicio con un precio unitario y una cantidad.
• Artículo por horas: un trabajo facturado por horas, con una tarifa horaria, un rango horario (de/a) y una fecha.

El artículo por horas es especialmente adecuado para freelancers que facturan por horas. La información de tiempo se registra automáticamente y se muestra de forma elegante en la factura.

Formato automático título/descripción

Magic Heidi aplica un formato automático inteligente a tus artículos:

• Una sola línea de texto: el título se muestra normalmente.
• Dos líneas o más: la primera línea se convierte automáticamente en un título en negrita, y las líneas siguientes aparecen como una descripción debajo.

Por ejemplo: escribe «Producto ejemplo» en la primera línea y «Descripción detallada del producto, especificaciones, etc.» en la segunda. Producto ejemplo aparecerá en negrita, seguido de la descripción en texto normal.

Crear secciones y separaciones

Para las facturas con numerosos artículos, organízalos en secciones temáticas:

Encabezado de sección: Añade un artículo con el nombre de la sección (ej: Productos), precio a 0 y cantidad a 0.

Espacio de separación: Añade un artículo con descripción vacía, precio y cantidad a 0.

Unidades personalizadas

Para los artículos no horarios, integra la unidad directamente en la descripción:

• «4.5 kilos -- Producto A»
• «250 gramos -- Producto B»

Generar un anticipo con un solo clic

La funcionalidad de anticipo es indispensable para los freelancers que desean asegurar una parte del pago antes de comenzar un encargo. Abre la factura, haz clic en Anticipo, introduce el porcentaje deseado (ej: 20%) y valida. Magic Heidi genera automáticamente una factura de anticipo con el precio total, el importe calculado y el boletín QR correspondiente.

Resumen de opciones de personalización