Preparar el cierre anual como freelancer – Guía paso a paso

En esta guía le mostramos en tres pasos claros cómo preparar su cierre anual en Magic Heidi – desde el control de sus facturas, pasando por la revisión de los gastos, hasta la exportación de los datos para la declaración de impuestos. Al final tendrá en sus manos un archivo Excel completo que contiene toda la información que necesita para su declaración de impuestos.

Tres pasos para un cierre anual completo

Si ha utilizado Magic Heidi durante todo el año para sus facturas y gastos, el cierre anual es más sencillo de lo que piensa.

1. Revisar facturas – Controlar todas las facturas pagadas y aclarar el estado de las facturas pendientes.
2. Controlar gastos – Comparar gastos con extractos bancarios y completar partidas faltantes.
3. Exportar datos – Crear exportación Excel y opcionalmente asegurar una copia de seguridad completa de todos los comprobantes.

Paso 1: Revisar las facturas del año anterior

El primer paso consiste en obtener una visión general de todas las facturas del ejercicio fiscal cerrado. Para ello, abra la vista general de facturas en Magic Heidi y filtre por el año correspondiente.

Encontrará sus facturas en tres estados:

• Facturas pagadas – Todas las facturas que han sido completamente saldadas por sus clientes. Estas constituyen la base de su cierre anual.
• Facturas pendientes – Facturas en las que todavía está esperando un pago. Aquí surge la pregunta de si el pago se recibió en el nuevo año.
• Facturas impagadas – Facturas que nunca fueron pagadas – por ejemplo, porque un encargo fue cancelado o un cliente no pagó.

Criterio de caja o de devengo? Elegir el método correcto

Para las facturas que se pagaron en el nuevo año, debe tomar una decisión importante. Para la mayoría de los freelancers y empresas individuales en Suiza, el criterio de caja es el método habitual y más sencillo – cuenta el momento en que el dinero efectivamente ingresa en su cuenta.

Criterio de caja (cobro efectivo)

La factura cuenta en el año en que fue pagada. Recomendado para la mayoría de los freelancers en Suiza.

• Método más sencillo
• Cuenta el ingreso efectivo del pago
• Factura de diciembre, pago en enero = año nuevo
• Habitual para empresas individuales

Criterio de devengo (facturación)

La factura cuenta en el año en que fue emitida – independientemente del momento del pago.

• Se basa en la fecha de facturación
• Independiente del ingreso del pago
• Más común en empresas grandes
• Contabilidad más compleja

Facturas impagadas

Las facturas que nunca fueron pagadas puede dejarlas en Magic Heidi o eliminarlas – ambas opciones no tienen influencia en su cierre anual.

• No se incluyen en el balance
• Pueden eliminarse o dejarse
• Sin influencia en el cierre
• Limpiar para una mejor visión general

Paso 2: Controlar y completar los gastos

Mientras que la parte de las facturas suele estar bien mantenida, en los gastos se cuelan lagunas con más frecuencia. Abra los extractos de su cuenta comercial y compare los gastos allí listados con las entradas en Magic Heidi.

Comparar gastos mes a mes

Revise sus extractos bancarios sistemáticamente y utilice las herramientas prácticas de Magic Heidi para encontrar lagunas:

• Usar la función de búsqueda – Busque específicamente «Software», «Vuelo», «Almuerzo» o «Material de oficina».
• Revisar categorías – Revise todas las categorías de gastos – ¿falta alguna categoría por completo?
• Usar Analytics – Compruebe en la sección de Analytics si hay entradas para cada mes.
• Comparar con extractos bancarios – Compare cada gasto comercial con sus entradas en Magic Heidi.

Revisar ingresos y gastos recurrentes

Si tiene ingresos recurrentes – por ejemplo, liquidaciones mensuales de plataformas como App Store, Google Play o Shopify – puede comprobar la integridad de forma especialmente sencilla en la sección de Analytics. Seleccione el cliente y verifique si hay una factura para cada mes.

Gastos frecuentemente olvidados por freelancers

Ciertos gastos son olvidados con especial frecuencia por los freelancers. Asegúrese de haber tenido en cuenta las siguientes partidas:

• Pilar 3a – Las aportaciones al tercer pilar son deducibles fiscalmente.
• Seguros – Responsabilidad civil profesional, subsidio por enfermedad y otros seguros relacionados con el negocio.
• Costes de oficina en casa – Alquiler proporcional, electricidad e internet al trabajar desde casa.
• Formación continua – Cursos, literatura especializada y conferencias relevantes para la profesión.
• Suscripciones de software – Herramientas y servicios que utiliza para su trabajo.
• Teléfono e Internet – Uso profesional de su teléfono móvil y conexión a Internet.

Consejo: Hemos redactado un artículo detallado sobre los gastos más importantes que los freelancers no deberían olvidar en la declaración de impuestos. Vale la pena utilizarlo como lista de verificación antes de finalizar el cierre anual.

Paso 3: Exportar datos para la declaración de impuestos

Una vez que todas las facturas y gastos estén revisados y completos, puede exportar sus datos desde Magic Heidi. Este paso solo lleva unos minutos.

Crear exportación Excel

Vaya a la sección de exportación, seleccione el año y exporte solo las facturas pagadas.

1. Abrir la sección de exportación en Magic Heidi
2. Seleccionar el año deseado (p. ej. 2025)
3. Exportar solo facturas pagadas
4. Guardar el archivo (escritorio o carpeta de documentos fiscales)

Crear una copia de seguridad completa (recomendado)

Asegure todos los PDFs, fotos, comprobantes y documentos del ejercicio fiscal.

1. Hacer clic en la opción de copia de seguridad en la sección de exportación
2. Recibir enlace de descarga por correo electrónico
3. Descargar todos los archivos
4. Guardar en ordenador, unidad externa o nube

Consejo: Aunque la copia de seguridad es opcional, le recomendamos crearla. Así tendrá una copia local completa de todos los comprobantes – útil para revisiones o en caso de que necesite consultar algo más adelante. En Suiza existe una obligación de conservación de 10 años para los documentos comerciales.

Comprender el archivo de exportación

El archivo Excel exportado contiene todo lo que necesita para su declaración de impuestos.

Hoja de resumen

Todas las cifras clave de un vistazo – incluyendo ingresos netos y ganancia (beneficio), que es relevante para la declaración de impuestos.

• Ingresos totales, desglosados por categorías
• Todos los gastos, desglosados por categorías
• Información del IVA como referencia
• Ingresos netos, gastos netos y beneficio

Detalles de facturas

Listado detallado de todas las facturas individuales con enlaces directos a los documentos originales en Magic Heidi.

• Listado de todas las facturas individuales
• Enlaces directos a los archivos de facturas originales
• Consultar el documento original en cualquier momento
• Transparencia y trazabilidad completas

Completar la declaración de impuestos

Transfiera las cifras relevantes del archivo Excel directamente a su declaración de impuestos.

• Facturación total de actividad autónoma
• Total de gastos comerciales
• Beneficio neto (ganancia neta)
• Ingreso imponible de actividad autónoma