Preparar el cierre anual como freelancer – Guía paso a paso

En esta guía te mostramos en tres pasos claros cómo preparar tu cierre anual en Magic Heidi – desde el control de tus facturas, pasando por la revisión de los gastos, hasta la exportación de los datos para la declaración de impuestos. Al final tendrás en tus manos un archivo Excel completo que contiene toda la información que necesitas para tu declaración de impuestos.

Tres pasos para un cierre anual completo

Si has utilizado Magic Heidi durante todo el año para tus facturas y gastos, el cierre anual es más sencillo de lo que piensas.

1. Revisar facturas – Controlar todas las facturas pagadas y aclarar el estado de las facturas pendientes.
2. Controlar gastos – Comparar gastos con extractos bancarios y completar partidas faltantes.
3. Exportar datos – Crear exportación Excel y opcionalmente asegurar una copia de seguridad completa de todos los comprobantes.

Paso 1: Revisar las facturas del año anterior

El primer paso consiste en obtener una visión general de todas las facturas del ejercicio fiscal cerrado. Para ello, abre la vista general de facturas en Magic Heidi y filtra por el año correspondiente.

Encontrarás tus facturas en tres estados:

• Facturas pagadas – Todas las facturas que han sido completamente saldadas por tus clientes. Estas constituyen la base de tu cierre anual.
• Facturas pendientes – Facturas en las que todavía estás esperando un pago. Aquí surge la pregunta de si el pago se recibió en el nuevo año.
• Facturas impagadas – Facturas que nunca fueron pagadas – por ejemplo, porque un encargo fue cancelado o un cliente no pagó.

Criterio de caja o de devengo? Elegir el método correcto

Para las facturas que se pagaron en el nuevo año, debes tomar una decisión importante. Para la mayoría de los freelancers y empresas individuales en Suiza, el criterio de caja es el método habitual y más sencillo – cuenta el momento en que el dinero efectivamente ingresa en tu cuenta.

Criterio de caja (cobro efectivo)

La factura cuenta en el año en que fue pagada. Recomendado para la mayoría de los freelancers en Suiza.

• Método más sencillo
• Cuenta el ingreso efectivo del pago
• Factura de diciembre, pago en enero = año nuevo
• Habitual para empresas individuales

Mantén el método que hayas elegido. Las facturas pendientes de cobro a final de año van en la relación de créditos que adjuntas a la declaración de impuestos. Lo que exige tu cantón te lo indica la administración tributaria o tu fiduciario.

Criterio de devengo (facturación)

La factura cuenta en el año en que fue emitida – independientemente del momento del pago.

• Se basa en la fecha de facturación
• Independiente del ingreso del pago
• Más común en empresas grandes
• Contabilidad más compleja

Facturas impagadas

Las facturas que nunca se pagan no deberías eliminarlas sin más: las facturas emitidas forman parte de tus documentos comerciales. Anúlalas con una nota de crédito o déjalas como no pagadas.

• Con el criterio de caja no cuentan como ingresos
• Anularlas con una nota de crédito mantiene la documentación trazable
• En caso de impagos mayores, pregunta a tu fiduciario cómo tratarlos

Paso 2: Controlar y completar los gastos

Mientras que la parte de las facturas suele estar bien mantenida, en los gastos se cuelan lagunas con más frecuencia. Abre los extractos de tu cuenta comercial y compara los gastos allí listados con las entradas en Magic Heidi.

Comparar gastos mes a mes

Revisa tus extractos bancarios sistemáticamente y utiliza las herramientas prácticas de Magic Heidi para encontrar lagunas:

• Usar la función de búsqueda – Busca específicamente «Software», «Vuelo», «Almuerzo» o «Material de oficina».
• Revisar categorías – Revisa todas las categorías de gastos – ¿falta alguna categoría por completo?
• Usar Analytics – Comprueba en la sección de Analytics si hay entradas para cada mes.
• Comparar con extractos bancarios – Compare cada gasto comercial con tus entradas en Magic Heidi.

Revisar ingresos y gastos recurrentes

Si tienes ingresos recurrentes – por ejemplo, liquidaciones mensuales de plataformas como App Store, Google Play o Shopify – puedes comprobar la integridad de forma especialmente sencilla en la sección de Analytics. Selecciona el cliente y verifica si hay una factura para cada mes.

Gastos frecuentemente olvidados por freelancers

Ciertos gastos son olvidados con especial frecuencia por los freelancers. Asegúrate de haber tenido en cuenta las siguientes partidas:

• Pilar 3a – No es un gasto del negocio, pero se deduce en tu declaración de impuestos privada. Acuérdate de hacer la aportación antes de fin de año.
• Seguros – Responsabilidad civil profesional y otros seguros relacionados con el negocio.
• Costes de oficina en casa – Alquiler proporcional, electricidad e internet al trabajar desde casa.
• Formación continua – Cursos, literatura especializada y conferencias relevantes para la profesión.
• Suscripciones de software – Herramientas y servicios que utilizas para tu trabajo.
• Teléfono e Internet – Uso profesional de tu teléfono móvil y conexión a Internet.

Consejo: Hemos redactado un artículo detallado sobre los gastos más importantes que los freelancers no deberían olvidar en la declaración de impuestos. Vale la pena utilizarlo como lista de verificación antes de finalizar el cierre anual.

Paso 3: Exportar datos para la declaración de impuestos

Una vez que todas las facturas y gastos estén revisados y completos, puedess exportar tus datos desde Magic Heidi. Este paso solo lleva unos minutos.

Crear exportación Excel

Ve a la sección de exportación, selecciona el año y exporta solo las facturas pagadas.

1. Abrir la sección de exportación en Magic Heidi
2. Seleccionar el año deseado (p. ej. 2025)
3. Exportar solo facturas pagadas
4. Guardar el archivo (escritorio o carpeta de documentos fiscales)

Crear una copia de seguridad completa (recomendado)

Asegura todos los PDFs, fotos, comprobantes y documentos del ejercicio fiscal.

1. Hacer clic en la opción de copia de seguridad en la sección de exportación
2. Recibir enlace de descarga por correo electrónico
3. Descargar todos los archivos
4. Guardar en ordenador, unidad externa o nube

Consejo: Aunque la copia de seguridad es opcional, te recomendamos crearla. Así tendrás una copia local completa de todos los comprobantes – útil para revisiones o en caso de que necesites consultar algo más adelante. En Suiza existe una obligación de conservación de 10 años para los documentos comerciales.

Comprender el archivo de exportación

El archivo Excel exportado contiene las cifras de Magic Heidi que necesitas para tu declaración de impuestos.

Hoja de resumen

Todas las cifras clave de un vistazo – incluyendo ingresos netos y ganancia (beneficio), que es relevante para la declaración de impuestos.

• Ingresos totales, desglosados por categorías
• Todos los gastos, desglosados por categorías
• Información del IVA como referencia
• Ingresos netos, gastos netos y beneficio

Detalles de facturas

Listado detallado de todas las facturas individuales con enlaces directos a los documentos originales en Magic Heidi.

• Listado de todas las facturas individuales
• Enlaces directos a los archivos de facturas originales
• Consultar el documento original en cualquier momento
• Transparencia y trazabilidad completas

Completar la declaración de impuestos

Transfiere las cifras relevantes del archivo Excel directamente a tu declaración de impuestos.

• Facturación total de actividad autónoma
• Total de gastos comerciales
• Beneficio neto (ganancia neta)
• El beneficio es el punto de partida de tu ingreso de actividad autónoma