Um dein Magic Heidi-Konto richtig einzurichten, gehst du zu Einstellungen → Mein Unternehmen und trägst dort Name, Adresse und IBAN ein. Danach öffnest du Rechnung anpassen und fügst Logo, Standardnachrichten, Anhänge und Zahlungsfristen hinzu. Die meisten Freelancer schaffen das in unter 15 Minuten – und danach ist jede Rechnung, die du verschickst, professionell, markenkonform und bereit zur Zahlung.

Aber hier ist das, was dir niemand sagt: Die meisten Freelancer füllen nur das Nötigste aus und verpassen die Einstellungen, die wirklich Zeit und Geld sparen – wie eine zweite IBAN für Fremdwährungen, Standard-Rechnungstexte oder eine Reply-To-E-Mail-Adresse, die nicht dein privates Postfach ist. Diese Anleitung führt dich durch jede Einstellung in Magic Heidi, erklärt was sie bewirkt – und wann du sie wirklich brauchst.

Warum die richtige Konfiguration von Magic Heidi wirklich wichtig ist

Du hast bereits deinen Namen, deine Adresse und deine IBAN eingetragen. Technisch gesehen bist du bereit, bezahlt zu werden. Warum also tiefer in die Einstellungen eintauchen?

Weil die Standardkonfiguration Geld liegen lässt. Und sie lässt deine Rechnungen generisch aussehen und zwingt dich, bei jeder Kundenrechnung dieselben Informationen wieder einzutippen.

Nehmen wir das Beispiel von Lena, einer fiktiven Genfer UX-Designerin, die Magic Heidi letzten Frühling zu nutzen begann. Sie übersprach die Anpassungen und tippte die ersten drei Monate manuell „Vielen Dank für Ihren Auftrag – Zahlung innerhalb von 14 Tagen erbeten" ans Ende jeder Rechnung. Das sind rund zwei Minuten pro Rechnung, mal 40 Rechnungen – macht über eine Stunde Arbeit, die sie mit einer einzigen Einstellungsänderung hätte vermeiden können.

Die gute Nachricht: Du kannst das in einer einzigen Sitzung erledigen. Lass uns loslegen.

Schritt 1: Firmendaten konfigurieren (Seite „Mein Unternehmen")

Öffne die linke Seitenleiste in Magic Heidi und klicke auf Einstellungen und dann auf Mein Unternehmen. Diese Seite kennst du vielleicht schon – aber sie bietet mehr, als auf den ersten Blick sichtbar ist.

Grundlegende Angaben

Ganz oben findest du die Basisdaten:

• Firmenname (oder deinen gesetzlichen Namen, wenn du Einzelunternehmer bist)
• Adresse, PLZ und Ort
• Primäre IBAN – das Konto, auf das Zahlungen standardmässig eingehen

Wenn du gerade erst als Freelancer in der Schweiz durchstartest und nicht sicher bist, wie du dein Unternehmen rechtlich strukturieren sollst, erklärt unser Leitfaden zur Gründung als Einzelunternehmer in der Schweiz den gesamten Prozess.

Weitere Kontaktdaten

Scrolle etwas nach unten und du siehst Felder für zusätzliche Kontaktdaten. Trage dort deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse ein, wenn diese unter deinem Logo auf jeder Rechnung erscheinen sollen. Kunden schätzen eine direkte Kontaktmöglichkeit – besonders im B2B-Bereich, wo Rückfragen zu Rechnungen vorkommen.

Das ist optional, aber empfehlenswert. Eine kleine Geste, die professionell wirkt.

Eine zweite IBAN hinzufügen

Manchmal müssen Zahlungen auf verschiedene Konten eingehen. Vielleicht ist eine IBAN dein Hauptgeschäftskonto und die andere für einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Projekt.

Magic Heidi lässt dich direkt hier eine zweite IBAN hinzufügen. Du kannst dann bei jeder Rechnung auswählen, welche du verwenden möchtest.

MwSt.-Einstellungen

Wenn du in der Schweiz MwSt.-pflichtig bist, konfigurierst du das hier. Wir haben separate Anleitungen speziell zur MwSt.-Einrichtung, daher gehen wir hier nicht tiefer – nur so viel: Hier findest du die entsprechenden Einstellungen.

Benutzerdefinierte Bankverbindung (die Einstellung, die die meisten Freelancer übersehen)

Hier wird es interessant – und hier ist etwas Vorsicht geboten.

Standardmässig verwendet Magic Heidi bei einer Rechnung in US-Dollar deine Schweizer IBAN. Das funktioniert – ist aber nicht immer ideal. Schweizer IBANs können bei Fremdwährungsüberweisungen langsam und teuer sein.

Wenn du ein Revolut-Business-Konto oder ein Wise-Konto mit dedizierten Fremdwährungsbankdaten hast, kannst du diese unter den benutzerdefinierten Bankverbindungen eintragen. Wenn du in dieser Währung rechnest, ersetzt Magic Heidi den QR-Code-Bereich automatisch durch deine ausländischen Bankdaten.

Stell dir Marc vor, einen fiktiven Lausanner Entwickler, der mit einem britischen Kunden arbeitet, der in Pfund Sterling bezahlt. Ohne benutzerdefinierte Bankverbindung zeigen Marcs Rechnungen seine Schweizer IBAN – und der Kunde zahlt pro Rechnung rund 25–40 CHF an Umrechnungsgebühren extra. Nachdem Marc sein Wise-GBP-Konto unter den benutzerdefinierten Bankverbindungen eingetragen hat, zeigt jede GBP-Rechnung seine britischen Bankdaten – und der Kunde zahlt exakt den Rechnungsbetrag, ohne Gebühren, ohne Umstände.

Die Regel: Benutzerdefinierte Bankverbindungen nur verwenden, wenn du wirklich in Fremdwährungen rechnest und über dedizierte Konten verfügst, um sie zu empfangen. Ansonsten lass das Feld leer – deine Schweizer IBAN erledigt den Rest.

Schritt 2: Das Erscheinungsbild deiner Rechnung anpassen

Klicke jetzt im Einstellungsmenü auf Rechnung anpassen. Diese Seite steuert, wie jede Rechnung aussieht und was standardmässig draufsteht.

Dein Logo hochladen

Das erste Feld ist für dein Rechnungslogo. Lade deine Datei hier hoch – PNG mit transparentem Hintergrund funktioniert am besten – und es erscheint von nun an oben auf jeder Rechnung.

Wenn du noch kein Logo hast, kannst du das Feld leer lassen. Magic Heidi erstellt trotzdem eine saubere, professionelle Rechnung, die nur deinen Firmennamen verwendet.

Rechnungsanhänge (AGB)

Das ist eine Einstellung, die für bestimmte Berufe Gold wert ist: Rechnungsanhang.

Wenn du AGB, eine Vertragsvorlage oder ein Dokument hast, das du jeder Rechnung beilegen möchtest, lade es hier hoch. Wenn Magic Heidi die Rechnung versendet, wird dein Anhang automatisch mitgeschickt.

Stell dir Sophie vor, eine fiktive Zürcher Fotografin. Sie muss Kunden immer daran erinnern, dass das Bildrecht bei ihr liegt und dass ihre Fotos nicht ohne Genehmigung weiterverkauft werden dürfen. Anstatt das in jede E-Mail zu schreiben oder darauf zu vertrauen, dass Kunden es nicht übersehen, lädt Sophie ein einseitiges AGB-Dokument als Rechnungsanhang hoch. Jetzt enthält jede Rechnung, die sie versendet, die AGB automatisch – und falls es je zu einem Streit kommt, hat sie einen klaren Nachweis, dass der Kunde sie erhalten hat.

Reply-To-E-Mail

Standardmässig gehen Antworten auf Magic Heidi-Rechnungs-E-Mails an die E-Mail-Adresse, die in deinem Konto hinterlegt ist.

Das könnte deine private E-Mail-Adresse sein. Oder deine Magic Heidi-Login-E-Mail. Beides ist nicht ideal, wenn du möchtest, dass Kundenantworten z. B. an billing@deinunternehmen.ch oder support@deinunternehmen.ch gehen.

Ändere hier die Reply-To-E-Mail – und alle Kundenantworten landen in dem Postfach, das du möchtest.

Schritt 3: Standard-Rechnungstexte festlegen (Zeit bei jeder Rechnung sparen)

Scrolle auf der Seite „Rechnung anpassen" nach unten und du siehst Standard-Rechnungstexte. Das sind die längeren Textblöcke, die am Ende deiner Rechnungen erscheinen – typischerweise Dinge wie:

• „Vielen Dank für Ihren Auftrag."
• „Bitte zahlen Sie innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt."
• „Bei Fragen erreichst du uns unter..."

Einmal festlegen – und jede neue Rechnung enthält den Text automatisch. Kein manuelles Eintippen derselben Abschlussformulierung mehr, 40 Mal im Jahr.

Gut zu wissen: Wenn du jetzt einen Standardtext festlegst, gilt er nur für Rechnungen, die du ab sofort erstellst. Bestehende Rechnungen bleiben unverändert.

Das ist so gewollt. So kannst du einzelne Rechnungen bei Bedarf nach wie vor individuell anpassen – öffne einfach eine bestimmte Rechnung, scrolle nach oben rechts und überschreibe den Standard für diesen einen Kunden oder dieses Projekt.

Schritt 4: Unterschriftsfelder für Offerten konfigurieren

Wenn du vor der Rechnungsstellung Offerten versendest, kann Magic Heidi am Ende ein Datums- und Unterschriftsfeld für den Kunden einfügen.

Das ist standardmässig aktiviert. Wenn du das nicht brauchst – vielleicht akzeptierst du mündliche oder schriftliche Genehmigungen per E-Mail – kannst du es hier deaktivieren.

Für Schweizer Freelancer, die mit Firmenkunden arbeiten, empfiehlt es sich, diese Option aktiviert zu lassen. Viele Unternehmen verlangen eine unterzeichnete Offerte, bevor sie eine Bestellung auslösen. Wenn du regelmässig Offerten versendest, erklärt unser Kostenvoranschlag-Leitfaden die rechtlichen Grundlagen.

Schritt 5: Abweichender Firmenname und Kontoinhaber

Das ist eine subtile, aber wichtige Einstellung. Manchmal stimmt dein Firmenname nicht mit dem Namen auf deinem Bankkonto überein.

Angenommen, dein Unternehmen ist als „Happy Traveling" eingetragen, aber das Bankkonto gehört „Nathan Ganzer" (dir persönlich). Du möchtest „Happy Traveling" im Rechnungskopf, aber im QR-Zahlungsbereich muss „Nathan Ganzer" stehen – denn das ist der rechtliche Kontoinhaber.

Verwende diese Einstellung, um den Namen im QR-Code-Bereich zu überschreiben, ohne dein Firmenbranding auf dem Rest der Rechnung zu ändern. Kunden zahlen korrekt, und dein Branding bleibt konsistent.

Schritt 6: Zahlungsreferenz festlegen (nur für Revolut-Business-Nutzer)

Das ist hauptsächlich relevant, wenn du Revolut Business verwendest.

Revolut Business stellt dir zwar eine IBAN zur Verfügung, aber es handelt sich technisch gesehen um eine geteilte IBAN. Mehrere Revolut-Nutzer können dieselbe haben. Revolut erkennt, welchem Konto eine Zahlung gehört, über eine Zahlungsreferenz.

Wenn du Revolut Business verwendest:

1. Trage die Revolut-IBAN im IBAN-Bereich ein (unter Mein Unternehmen)
2. Trage deine eindeutige Zahlungsreferenz hier im dafür vorgesehenen Feld ein

Überspringst du diesen Schritt, kann es sein, dass Zahlungen auf dein Revolut-Konto zurückgebucht werden oder im Nirgendwo hängen bleiben. Das möchtest du nicht.

Schritt 7: Zahlungsfrist festlegen

Letzte Einstellung auf dieser Seite: Zahlungsfrist.

Diese steuert, ob deine Rechnungen ein Fälligkeitsdatum enthalten und, falls ja, wie viele Tage Kunden Zeit haben zu zahlen.

Du hast drei Optionen:

• Deaktiviert: Kein Fälligkeitsdatum auf den Rechnungen (nicht empfohlen)
• Aktiviert mit Standardfrist: Jede Rechnung bekommt dasselbe Zahlungsziel (am häufigsten – in der Schweiz üblicherweise 14 oder 30 Tage)
• Individuell pro Rechnung anpassbar: Den Standard bei Bedarf überschreiben

Für Schweizer B2B-Geschäfte sind 30 Tage üblich. Für B2C oder kleinere Projekte sind 14 Tage verbreiteter. Wähle das, was zu deinem Geschäft und deinen Liquiditätsbedürfnissen passt.

So sieht deine Rechnung nach der Einrichtung aus

Sobald du alles konfiguriert hast, schick dir selbst eine Testrechnung, um das Ergebnis zu sehen. Die folgende Tabelle zeigt, was jede Einstellung auf dem fertigen Dokument beeinflusst.

Wenn etwas leer oder seltsam aussieht, geh zurück zur entsprechenden Einstellung und passe sie an. Magic Heidi aktualisiert alles in Echtzeit, sodass du schnell iterieren kannst, bis deine Rechnungen genau so aussehen, wie du es möchtest.

Zusammenfassung

Die Einstellungen von Magic Heidi mögen auf den ersten Blick viel wirken – aber die meisten davon sind einmal einrichten und vergessen. Investiere jetzt 15 Minuten, und jede Rechnung, die du im nächsten Jahr versendest, ist markenkonform, korrekt und professionell – ohne dass du jedes Mal dieselben Textbausteine neu eintippst.

Möchtest du einen genaueren Blick auf die Rechnungsstellung selbst werfen? Schau dir unsere Rechnungsübersicht an oder stöbere in allen Anleitungen für weitere Einrichtungs-Walkthroughs.