Shopify Buchhaltung für Schweizer Einzelunternehmer

Die gute Nachricht: Nein, müssen Sie nicht.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie als Schweizer Einzelunternehmer Ihre Shopify-, Stripe- und App Store-Buchhaltung gesetzeskonform und zeitsparend erledigen – mit nur einer Buchung pro Monat statt Hunderten von Einzelpositionen.

Brutto vs. Netto: Welche Methode ist richtig?

Sie haben theoretisch zwei Möglichkeiten:

❌ Brutto-Methode (kompliziert):

• Umsatzerlös: 1'000 CHF (brutto)
• Aufwand Plattformgebühren: -150 CHF
• Gewinn: 850 CHF

✅ Netto-Methode (empfohlen):

• Umsatzerlös: 850 CHF (netto)
• Gewinn: 850 CHF

Das steuerliche Ergebnis ist identisch. Die Netto-Methode ist einfacher, spart Zeit und entspricht dem Cash-Basis-Prinzip perfekt.

Wichtig: Die Schweizer Steuerbehörden akzeptieren beide Methoden. Entscheiden Sie sich für eine und bleiben Sie dabei konsistent.

Shopify Buchhaltung: Schritt-für-Schritt

Wie Shopify Payments funktioniert

Shopify nutzt Stripe als Payment-Prozessor (oder andere Gateways wie PayPal, Klarna). Der typische Ablauf:

• Auszahlungsfrequenz: Alle 2-3 Werktage (Standard in der Schweiz)
• Mindestbetrag: CHF 5 pro Auszahlung
• Währung: CHF, EUR oder mehrere Währungen parallel möglich
• Gebühren: Werden vor der Auszahlung abgezogen

Beispiel: Sie haben vom 1.-7. März folgende Bestellungen:

• 8 Bestellungen à total CHF 2'450 (brutto)
• Shopify zieht CHF 160 Gebühren ab
• Sie erhalten am 10. März CHF 2'290 auf Ihr Konto

So buchen Sie Shopify-Auszahlungen

Option 1: Monatliche Summenbuchung (empfohlen für Kleinbetriebe)

Warten Sie das Monatsende ab und summieren Sie alle Shopify-Gutschriften:

10.03.2026  Bank                    CHF 2'290
            Umsatzerlöse – Shopify  CHF 2'290

24.03.2026  Bank                    CHF 3'150
            Umsatzerlöse – Shopify  CHF 3'150

31.03.2026  Bank                    CHF 1'890
            Umsatzerlöse – Shopify  CHF 1'890

→ Total März: CHF 7'330 als "Shopify Verkäufe" buchen

Option 2: Einzelne Auszahlungen buchen (empfohlen ab CHF 10'000+/Monat)

Jede Shopify-Gutschrift wird einzeln erfasst.

Rückerstattungen und Stornierungen

Wichtig: Shopify zieht Rückerstattungen automatisch von künftigen Auszahlungen ab. Sie müssen sie nicht separat buchen.

Beispiel:

• Woche 1: Verkäufe CHF 1'000 → Auszahlung CHF 970
• Woche 2: Verkäufe CHF 1'200, Rückerstattung CHF 50 → Auszahlung CHF 1'115

Sie buchen einfach: CHF 970 + CHF 1'115 = CHF 2'085 Umsatz

Die Rückerstattung ist bereits berücksichtigt – kein zusätzlicher Buchungsaufwand.

Stripe Buchhaltung: Zahlungen richtig erfassen

Stripe-Gebührenstruktur 2026

Für Schweizer Unternehmen gelten folgende Stripe-Gebühren:

• Schweizer Karten: 2,9% + CHF 0,30 pro Transaktion
• Europäische Karten: 3,25% + CHF 0,30 pro Transaktion
• Währungsumrechnung: +2% bei Nicht-CHF-Zahlungen
• Keine Grundgebühr: Pay-per-transaction Modell

Beispiel: Bei einer CHF 100-Zahlung erhalten Sie CHF 96,80 netto.

So buchen Sie Stripe-Einnahmen

Empfohlene Methode:

1. Am Monatsende Stripe-Dashboard öffnen
2. Balance → Payouts → Datumsfilter „März 2026" setzen
3. CSV-Export herunterladen
4. Summe aller Auszahlungen berechnen: z.B. CHF 8'450
5. Eine Buchung erstellen:

31.03.2026  Bank (Stripe)           CHF 8'450
            Umsatzerlöse – Stripe   CHF 8'450
            Beleg: Stripe_Payouts_March_2026.csv

Stripe als "virtuelles Bankkonto"

Wichtig zu verstehen: Stripe funktioniert buchhalterisch wie ein Zwischenkonto:

• Kunden zahlen auf Ihr Stripe-Konto ein
• Rückerstattungen gehen von Stripe ab
• Gebühren werden abgezogen
• Der Restbetrag wird auf Ihr Bankkonto überwiesen

Für die EÜR buchen Sie nur den finalen Transfer auf Ihr Bankkonto – nicht jede Einzeltransaktion in Stripe.

Stripe Reverse Charge: Gebühren korrekt behandeln

Stripe verrechnet seine Gebühren aus Irland (Stripe Payments Europe Ltd.). Das bedeutet:

• Reverse Charge bei MwSt-pflichtigen Unternehmen (ab CHF 100'000 Umsatz)
• Keine irische MwSt. auf der Rechnung
• Sie schulden die Schweizer MwSt. selbst (Bezugsteuer)

Wenn Sie unter CHF 100'000 Umsatz bleiben: Ignorieren Sie das Reverse Charge – nicht relevant für Sie.

Shopify und MwSt.-Verwaltung

Shopify bucht keine MwSt. für Sie. Sie müssen:

1. MwSt. in Ihren Produktpreisen berücksichtigen (Brutto-Preise)
2. Quartalsweise MwSt.-Abrechnung erstellen
3. Berechnungsgrundlage: Ihre Netto-Auszahlungen

Beispiel:

• Shopify-Auszahlung März: CHF 10'000 (netto, bereits Gebühren abgezogen)
• Diese CHF 10'000 enthalten MwSt. von CHF 750 (bei 8,1%)
• Umsatz exkl. MwSt.: CHF 9'250

Internationale Verkäufe und MwSt.

Verkäufe ins Ausland:

• EU: Ab gewissen Schwellenwerten MwSt. im Zielland (OSS-Verfahren)
• Non-EU: Grundsätzlich Schweizer MwSt., Export = 0% (Ausfuhrnachweis nötig)
• Digital: Sonderregelungen für digitale Dienstleistungen

Shopify-Einstellung: Aktivieren Sie "Steuerüberschreibungen nach Land" für korrekte Ausweise.

❌ Fehler 4: Auszahlungsberichte nicht archivieren

Ohne Plattform-Berichte können Sie bei einer Steuerprüfung nicht nachweisen, wie sich Ihre Summenbuchungen zusammensetzen.

Pflicht: Monatliche CSV/PDF-Exporte 10 Jahre aufbewahren.

❌ Fehler 5: Verschiedene Währungen vermischen

Falsch: CHF- und EUR-Auszahlungen in einem Konto zusammenzählen.

Richtig: Separate Buchung pro Währung, EUR zum Tageskurs umrechnen.

Praktisches Beispiel: Ein Monat Buchhaltung

Ausgangslage:

• Sara betreibt einen Shopify-Shop für Yoga-Zubehör
• Zusätzlich verkauft sie Online-Kurse über Stripe
• Jahresumsatz: CHF 85'000 (nicht MwSt-pflichtig)

März 2026 – Geldflüsse:

Saras Buchhaltung (Netto-Methode):

31.03.2026  Bank                         CHF 4'670
            Umsatzerlöse – Shopify       CHF 4'670
            (Summe aller Shopify-Auszahlungen März)

31.03.2026  Bank                         CHF 4'340
            Umsatzerlöse – Stripe        CHF 4'340
            (Summe aller Stripe-Auszahlungen März)

→ Total Umsatz März: CHF 9'010

Zeitaufwand: 5 Minuten statt 2 Stunden bei Einzelbuchung aller ~120 Transaktionen.

Belege archiviert:

• Shopify_Payouts_March_2026.csv
• Stripe_Balance_March_2026.pdf
• Bankauszug mit Gutschriften

Wann müssen Sie auf doppelte Buchführung umstellen?

Die CHF 500'000-Grenze

Sobald Ihr Jahresumsatz CHF 500'000 überschreitet, sind Sie verpflichtet:

• Doppelte Buchführung (Soll/Haben) einzuführen
• Bilanz und Erfolgsrechnung zu erstellen
• Eventuell einen Revisor zu bestimmen (abhängig von Bilanzsumme und Mitarbeiterzahl)

Planung: Wenn Sie CHF 400'000+ erreichen, bereiten Sie den Wechsel vor:

• Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware mit doppelter Buchführung (z.B. bexio, Magic Heidi)
• Erwägen Sie einen Treuhänder für die Umstellung
• Richten Sie Ihre Kontenrahmen nach KMU-Standard ein

Freiwilliger Wechsel sinnvoll?

Ja, wenn:

• Sie Investoren oder Kredite benötigen (Banken verlangen Bilanz)
• Sie eine GmbH oder AG gründen möchten (dann Pflicht)
• Sie bessere Kostenkontrolle und Analysen wünschen

Nein, wenn:

• Ihr Umsatz stabil unter CHF 300'000 bleibt
• Sie die Einfachheit schätzen
• Sie keine externen Stakeholder haben