Seit dem 1. Januar 2025 musst du deine MWST-Abrechnung in der Schweiz zwingend online einreichen, und zwar über das ePortal der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Papierformulare gibt es nicht mehr. Die Frist bleibt gleich: 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode.

Wenn du das erste Mal vor dem ePortal sitzt, fühlt sich das vielleicht nach Behörden-Hürdenlauf an. Die gute Nachricht: Die Online-Abrechnung ist einfacher als ihr Ruf. Wer seine Zahlen beisammen hat, reicht die MWST in 15 Minuten ein.

In diesem Guide zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du die MWST online einreichst: vom AGOV-Login über das Ausfüllen der wichtigsten Ziffern bis zu Fristverlängerung und Zahlung. Ich rechne meine eigene MWST seit Jahren selbst ab, zuerst auf Papier, jetzt online. Du bekommst hier also keine Theorie aus dem Lehrbuch, sondern den Ablauf, wie er in der Praxis wirklich aussieht.

Key Takeaways

• Seit 1. Januar 2025 ist die elektronische MWST-Abrechnung über das ESTV ePortal obligatorisch. Papierformulare wurden abgeschafft.
• Die Frist beträgt 60 Tage nach Quartals- bzw. Semesterende. Eine Fristverlängerung kannst du im ePortal kostenlos und mit wenigen Klicks beantragen.
• Mit der effektiven Methode rechnest du quartalsweise ab, mit der Saldosteuersatzmethode nur halbjährlich. Seit 2025 gibt es zusätzlich die jährliche Abrechnung für KMU bis 5'005'000 Franken Umsatz.
• Für die Abrechnung brauchst du im Kern nur drei Zahlen: deinen Umsatz, die geschuldete MWST pro Steuersatz und deine Vorsteuer.
• Eine Buchhaltungssoftware mit MWST-Funktion berechnet diese Zahlen automatisch. Du überträgst sie nur noch ins ePortal.

Wer muss die MWST online abrechnen und wie oft?

MWST-pflichtig bist du, sobald dein weltweiter Umsatz 100'000 Franken pro Jahr erreicht. Liegst du darunter, bist du von der Steuerpflicht befreit, kannst dich aber freiwillig registrieren. Was das für dich als Selbständiger konkret bedeutet, habe ich im Guide zur MWST-Abrechnung Schweiz für Freelancer im Detail aufgeschrieben.

Bist du registriert, hängt der Abrechnungsrhythmus von deiner Methode ab: quartalsweise mit der effektiven Methode, halbjährlich mit dem Saldosteuersatz, oder seit 2025 auf Antrag nur noch jährlich. Die Details der drei Varianten findest du in der Übersicht weiter unten.

Für die meisten Freelancer ist die Saldosteuersatzmethode die bequemste Variante: weniger Abrechnungen, keine Vorsteuerbelege sammeln. Die effektive Methode lohnt sich vor allem, wenn du hohe Ausgaben mit viel Vorsteuer hast, etwa bei teurem Equipment oder Materialeinkauf.

Stell dir Lara vor, eine fiktive Grafikdesignerin aus Bern. Sie hat letztes Jahr die Umsatzgrenze geknackt und sich für den Saldosteuersatz entschieden. Ihr Satz als Grafikerin: 5.9 Prozent. Statt jedes Quartal Belege zu wälzen, loggt sie sich zwei Mal im Jahr ins ePortal ein, trägt ihren Umsatz ein, und das Portal rechnet den geschuldeten Betrag aus. Zeitaufwand pro Abrechnung: eine Viertelstunde.

ePortal einrichten: Dein Zugang in 4 Schritten

Bevor du die MWST online einreichen kannst, brauchst du einmalig einen Zugang zum ePortal. Das erledigst du am besten nicht erst am Tag der Frist, denn die Verifizierung kann ein paar Tage dauern.

1. AGOV-Login erstellen. AGOV ist das offizielle Behörden-Login der Schweiz. Du registrierst dich mit E-Mail und der AGOV access App auf dem Smartphone (alternativ mit einem Sicherheitsschlüssel).
2. Identität bestätigen. Je nach Verfahren bestätigst du deine Identität online per Ausweis oder per Brief mit Code.
3. Im ePortal anmelden und dein Unternehmen verknüpfen. Auf eportal.admin.ch hinterlegst du deine UID (die Unternehmens-Identifikationsnummer, z. B. CHE-123.456.789).
4. Berechtigung für die MWST freischalten. Als Inhaber beantragst du die Rolle direkt. Die Bestätigung kommt je nach Fall sofort oder per Post.

Danach siehst du im ePortal den Bereich «Mehrwertsteuer abrechnen» mit allen offenen und vergangenen Abrechnungsperioden. Die alten MWST-Formulare auf Papier wurden komplett durch diese digitalen Formulare ersetzt. Inhaltlich sind sie aber fast identisch aufgebaut, inklusive der bekannten Ziffern.

Tipp aus der Praxis: Richte den Zugang ein, sobald du deine MWST-Nummer erhältst. Wer das erst kurz vor der Frist macht und auf den Bestätigungsbrief wartet, gerät unnötig unter Druck.

MWST-Abrechnung online ausfüllen: Die wichtigsten Ziffern erklärt

Jetzt zum Kern: dem Ausfüllen der Abrechnung. Das Online-Formular im ePortal folgt der gleichen Logik wie das frühere Papierformular. Du musst nicht jede Ziffer kennen, als Freelancer brauchst du in der Regel nur eine Handvoll.

So reichst du die MWST online ein, in Kurzform:

1. Im ePortal einloggen und die offene Abrechnungsperiode öffnen
2. Umsatz in Ziffer 200 eintragen, Abzüge in den Ziffern 220 bis 280
3. Umsatz pro Steuersatz aufteilen (Ziffern 302, 312, 342)
4. Vorsteuer in den Ziffern 400 und 405 abziehen (nur effektive Methode)
5. Betrag prüfen, absenden und innert Frist bezahlen

Und jetzt das Ganze im Detail:

Schritt 1: Umsatz deklarieren (Ziffer 200)

In Ziffer 200 trägst du das Total deiner vereinbarten oder vereinnahmten Entgelte ein, also deinen Umsatz der Periode inklusive MWST-pflichtiger und -befreiter Leistungen. Abzüge wie Leistungen ins Ausland (Exporte sind von der MWST befreit) deklarierst du in den Ziffern 220 bis 280.

Schritt 2: Steuer berechnen (Ziffern 302, 312, 342)

Hier teilst du deinen steuerbaren Umsatz auf die Steuersätze auf:

• Ziffer 302: Normalsatz 8.1 Prozent (gilt für die meisten Dienstleistungen)
• Ziffer 312: Reduzierter Satz 2.6 Prozent (z. B. Lebensmittel, Bücher)
• Ziffer 342: Sondersatz Beherbergung 3.8 Prozent

Als Dienstleister landet dein Umsatz praktisch immer komplett in Ziffer 302. Das ePortal berechnet die geschuldete Steuer automatisch.

Schritt 3: Vorsteuer abziehen (Ziffern 400 und 405)

Nur relevant bei der effektiven Methode: Hier ziehst du die MWST ab, die du selbst auf Geschäftsausgaben bezahlt hast.

• Ziffer 400: Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand
• Ziffer 405: Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand (z. B. Laptop, Büromöbel)

Schritt 4: Prüfen und absenden

Das Portal zeigt dir in Ziffer 500 den zu zahlenden Betrag (oder in Ziffer 510 dein Guthaben). Kontrolliere die Zahlen, reiche die MWST-Abrechnung online ein, fertig. Du erhältst eine Einzahlungsmöglichkeit mit QR-Rechnung direkt im Portal.

Nehmen wir als Beispiel Marco, einen fiktiven IT-Consultant aus Zug mit effektiver Methode. Sein Quartal: 30'000 Franken Umsatz, alles zum Normalsatz. Geschuldete MWST: 2'430 Franken. Im gleichen Quartal hat er einen Laptop für 2'000 Franken gekauft und Software-Abos bezahlt, zusammen 180 Franken Vorsteuer. Er trägt 30'000 in Ziffer 200 und 302 ein, 180 Franken in die Vorsteuer-Ziffern, und schuldet am Ende 2'250 Franken. Die ganze Abrechnung dauert keine 20 Minuten, weil seine Buchhaltungssoftware ihm alle drei Zahlen fixfertig anzeigt.

Genau hier entscheidet sich übrigens, ob die MWST-Abrechnung mühsam oder entspannt wird: nicht im ePortal, sondern in deiner Buchhaltung unter dem Jahr. Eine Buchhaltungssoftware für Selbständige mit Schweizer MWST-Logik führt diese Totale laufend, sodass du sie am Quartalsende nur noch abtippen musst.

MWST abrechnen mit Saldosteuersatz: Die Kurzversion

Mit der Saldosteuersatzmethode wird die Online-Abrechnung noch simpler. Du füllst im Wesentlichen zwei Dinge aus:

1. Ziffer 200: dein Gesamtumsatz inklusive MWST
2. Ziffer 322/332: dein Umsatz multipliziert mit deinem bewilligten Saldosteuersatz

Vorsteuer? Entfällt komplett. Der Pauschalsatz deckt sie bereits ab. Dafür darfst du auf deinen Rechnungen trotzdem die normalen Steuersätze ausweisen, also 8.1 Prozent bei den meisten Dienstleistungen. Die Differenz zwischen eingenommener MWST und Pauschalsatz bleibt als kleiner Ausgleich bei dir.

Wichtig zu wissen:

• Den Saldosteuersatz musst du bei der ESTV beantragen, er gilt nicht automatisch.
• Die Methode steht dir offen bis 5'024'000 Franken Umsatz und 108'000 Franken Steuerschuld pro Jahr.
• Ein Wechsel zur effektiven Methode ist möglich, du bist danach aber wieder für eine Mindestdauer gebunden.

Ob sich der Saldosteuersatz für dich rechnet, hängt von deiner Vorsteuer ab. Faustregel für Freelancer: wenig Ausgaben gleich Saldosteuersatz, hohe Investitionen gleich effektive Methode. Rechne beide Varianten einmal durch, bevor du dich festlegst.

Willst du sehen, wie deine MWST-Zahlen automatisch berechnet aussehen? Magic Heidi unterstützt beide Methoden und rechnet die MWST auf jeder Rechnung automatisch. Gratis testen, ohne Kreditkarte →

Fristen, Verlängerung und Zahlung: Das musst du einhalten

Die MWST-Abrechnung muss innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode eingereicht und bezahlt sein. Konkret heisst das bei der effektiven Methode:

Beim Saldosteuersatz gelten entsprechend Ende August (1. Semester) und Ende Februar (2. Semester).

Drei Dinge solltest du zu den Fristen wissen:

• Fristverlängerung ist gratis und unkompliziert. Direkt im ePortal kannst du mit wenigen Klicks eine Verlängerung beantragen, ohne Begründung. Das verschiebt aber nur die Einreichung, nicht den Zinslauf.
• Bei verspäteter Zahlung läuft ein Verzugszins. Den aktuellen Satz publiziert die ESTV. Bei kleinen Beträgen wird er nicht erhoben, verlassen solltest du dich darauf nicht.
• Einmal pro Jahr gibt es die Umsatzabstimmung. Stellst du beim Jahresabschluss Differenzen zu deinen eingereichten Abrechnungen fest, korrigierst du sie mit der Berichtigungsabrechnung, spätestens 240 Tage nach Abschluss des Geschäftsjahres.

Und wenn du gar nicht einreichst? Dann schätzt die ESTV deine Steuerschuld nach Ermessen ein, meist nicht zu deinen Gunsten. Es lohnt sich also doppelt, die 15 Minuten zu investieren und die MWST rechtzeitig online einzureichen.

Häufige Fehler beim MWST online einreichen (und wie du sie vermeidest)

Aus Gesprächen mit anderen Freelancern und eigener Erfahrung: Diese fünf Stolperfallen kommen immer wieder vor.

1. Zugang zu spät eingerichtet. AGOV-Registrierung und UID-Verknüpfung brauchen Vorlauf. Erledige das Wochen vor der ersten Frist, nicht Stunden.
2. Umsatz und steuerbarer Umsatz verwechselt. In Ziffer 200 gehört dein Gesamtumsatz, Abzüge wie Auslandleistungen kommen separat in die Ziffern 220 bis 280. Wer Exporte einfach weglässt, riskiert Rückfragen.
3. Vorsteuer ohne Belege geltend gemacht. Du darfst nur Vorsteuer abziehen, die du mit Rechnungen oder Quittungen belegen kannst. Erfasse Belege darum laufend digital statt im Schuhkarton.
4. Falscher Steuersatz auf den eigenen Rechnungen. Seit 2024 gilt der Normalsatz von 8.1 Prozent. Wer noch mit 7.7 Prozent fakturiert, schuldet trotzdem die ausgewiesene Steuer und hat Korrekturaufwand. Ein Rechnungsprogramm mit Schweizer MWST-Sätzen nimmt dir diese Fehlerquelle ab.
5. Zahlen von Hand zusammengerechnet. Excel-Summen über vier Monate Rechnungen und Spesen sind die häufigste Quelle für Differenzen bei der Umsatzabstimmung.

Ein Beispiel zum letzten Punkt: Stell dir Sandra vor, eine fiktive Fotografin aus Luzern. Ihre erste MWST-Abrechnung hat sie mit Excel gemacht: drei Abende Rechnungen abtippen, Quittungen suchen, Summen prüfen. Eine Rechnung über 1'800 Franken hatte sie doppelt erfasst und erst bei der Umsatzabstimmung im Folgejahr gemerkt. Seit sie ihre Rechnungen und Belege in einer App führt, liest sie die MWST-Totale einfach ab. Die Abrechnung im ePortal ist seither der schnellste Teil ihres Quartalsabschlusses.

Fazit: 15 Minuten statt Behördenstress

MWST online einreichen ist 2026 in der Schweiz kein Hexenwerk mehr: Zugang über AGOV einrichten, Unternehmen im ePortal verknüpfen, pro Periode eine Handvoll Ziffern ausfüllen, innert 60 Tagen einreichen und zahlen. Mit Saldosteuersatz machst du das zwei Mal im Jahr, mit effektiver Methode vier Mal, und seit 2025 geht es auf Antrag sogar nur noch jährlich.

Der eigentliche Aufwand steckt nicht im ePortal, sondern in der Vorbereitung. Wer Rechnungen und Belege das ganze Jahr sauber führt, liest die drei nötigen Zahlen am Ende einfach ab.

Genau dafür haben wir Magic Heidi gebaut: Schweizer Rechnungen mit automatisch korrekter MWST, Belege per Foto erfassen, und die MWST-Totale pro Periode auf einen Blick, für beide Abrechnungsmethoden. Du überträgst die Zahlen nur noch ins ePortal.

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