Rechnung schreiben als Übersetzer in der Schweiz

Egal, ob du als freiberuflicher Übersetzer beglaubigte juristische Übersetzungen im Homeoffice in Bern erstellst oder als Dolmetscherin zu Konferenzaufträgen nach Genf pendelst — die Rechnungsstellungsregeln sind dieselben. Aber die Details, über die du stolperst, sind spezifisch für dein Gewerbe. Preise pro Wort sehen anders aus als Stundenhonorare fürs Dolmetschen. Eine Übersetzung für eine deutsche Agentur wird anders abgerechnet als ein Dolmetschauftrag für eine Schweizer Anwaltskanzlei. Richte die Struktur einmal korrekt ein, und jede weitere Rechnung dauert vom Handy aus etwa 30 Sekunden.

Dieser Leitfaden führt dich durch die sieben Pflichtelemente nach Art. 26 MWSTG, die MWST-Regeln, die tatsächlich für Übersetzungsarbeiten gelten (inklusive Befreiung unter dem Schwellenwert und Ortsregelungen für ausländische Kunden), dolmetscherspezifische Kosten wie Reise und Spesen sowie eine gebrauchsfertige Checkliste für deine Vorlage.

Schweizer Rechnungsanforderungen: Die 7 Pflichtelemente

Artikel 26 der MWSTV (Mehrwertsteuerverordnung) definiert, was eine Rechnung in der Schweiz rechtsgültig macht. Fehlt eines dieser Elemente, kann die Rechnung für MWST-Zwecke nicht anerkannt werden — relevant, wenn die ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) Fragen stellt, und noch relevanter für den Vorsteuerabzug deines Kunden.

Die sieben Pflichtelemente

Jede Übersetzer- und Dolmetscherrechnung in der Schweiz muss enthalten:

1. Deine vollständigen Geschäftsangaben — Name (oder Firmenname), Adresse und Kontaktinformationen. Wenn du im Handelsregister eingetragen bist, auch die Handelsregisternummer.
2. Vollständiger Name und Adresse des Empfängers — bei Privatkunden die Privatadresse; bei Agenturen oder Anwaltskanzleien der Firmenname und die Rechnungsadresse.
3. Rechnungsdatum — wann die Rechnung ausgestellt wurde.
4. Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer — ohne Lücken. 2026-001, 2026-002, 2026-003, keine zufälligen Nummern.
5. Leistungsbeschreibung — hier müssen Übersetzer und Dolmetscher spezifisch werden (mehr dazu unten).
6. Gesamtbetrag — vor und nach MWST, mit MWST-Satz und MWST-Betrag separat ausgewiesen.
7. Deine MWST-Nummer (UID) — wenn du MWST-pflichtig bist, gehört sie auf jede Rechnung.

Eine fertige Grundstruktur mit allen Feldern findest du in unserer Rechnungsvorlage.

Die Leistungsbeschreibung: übersetzerspezifisch

Für Übersetzer bedeutet eine klare Leistungsbeschreibung mehr als «Übersetzungsleistungen erbracht». Sie sollte enthalten:

• Sprachpaar (z. B. EN → DE, FR → EN, IT → DE)
• Preismodell (pro Wort, pro Zeile, pro Stunde, pro Seite)
• Menge (Wortzahl, Zeilenzahl, Stunden, Seiten)
• Stückpreis (CHF pro Wort, Zeile oder Stunde)
• Dokumenttitel oder Referenz (z. B. «Geschäftsbericht 2025, Kapitel 3–7»)
• Lieferdatum, falls abweichend vom Rechnungsdatum

Eine gute Position sieht so aus:

Übersetzung, EN → DE, Geschäftsbericht 2025 — 12'400 Wörter × CHF 0.28 = CHF 3'472.00

Für Dolmetscher sieht die Entsprechung so aus:

Konsekutivdolmetschen, FR → DE, Gerichtsverhandlung Bern — 4 Stunden × CHF 120.00 = CHF 480.00

(Die Beträge sind Beispielwerte, die den Aufbau der Position zeigen.)

Die Leistungsbeschreibung ist auch der Ort, an dem du deine Preisgestaltung gegenüber dem Kunden begründest. Eine Agentur, die eine vage Position «Übersetzung — CHF 3'472.00» erhält, fragt per E-Mail nach, was das abdeckt. Eine Agentur, die Wortzahl und Preis pro Wort in der Position sieht, zahlt ohne Rückfragen.

Der QR-Zahlteil

Der QR-Code ist technisch kein Art. 26 MWSTG-Element — er gehört zur Zahlungsabwicklung. In der Praxis braucht ihn aber jede Rechnung an Schweizer Kunden. Die QR-Rechnung hat am 1. Oktober 2022 die alten orangen (ES) und roten (ESR) Einzahlungsscheine endgültig ersetzt. Keine Schweizer Bank verarbeitet die alten Scheine mehr.

Der QR-Code auf einer Schweizer QR-Rechnung codiert:

• QR-IBAN — beginnt mit CH (keine reguläre IBAN — sie enthält eine spezifische QR-IID)
• Zahlungsempfänger-Angaben — dein Name oder Firmenname und die Adresse
• Betrag in CHF
• Referenznummer — strukturiert (QR-Referenz) oder unstrukturiert
• Zusätzliche Informationen (optional) — etwa eine Nachricht oder eine Rechnungsreferenz

Du musst den QR-Code nicht selbst generieren. Ein Schweizer Rechnungstool wie das Rechnungsprogramm von Magic Heidi übernimmt die QR-IBAN-Formatierung und generiert den scannbaren Code automatisch — du wählst den Kunden aus, fügst den Übersetzungsauftrag hinzu, und der Zahlteil ist druck- und versandfertig. Wie der Zahlteil im Detail aufgebaut ist, erklärt der Leitfaden zum QR-Rechnung erstellen.

Vereinfachte Rechnungen bei Kleinbeträgen

Für kleine, sofort bezahlte Aufträge — etwa die beglaubigte Übersetzung einer einzelnen Geburtsurkunde, die der Kunde vor Ort per Twint bezahlt — kannst du eine vereinfachte Rechnung beziehungsweise einen Kassenbeleg mit weniger Elementen ausstellen. Datum, Betrag und Beschreibung brauchst du weiterhin, die vollständigen Empfängerangaben kannst du weglassen. Diese Erleichterung gilt nur bis zu einem Kleinbetrag (aktuell CHF 400 gemäss MWSTG) — alles darüber und alles, was einem Unternehmen verrechnet wird, braucht die vollständigen sieben Elemente.

Preismodelle für Übersetzer: pro Wort, pro Zeile, pro Stunde

Übersetzen und Dolmetschen haben branchenspezifische Preismodelle, die in allgemeinen Rechnungsleitfäden nicht vorkommen. Das richtige Modell auf der Rechnung zu verwenden, ist wichtig für Transparenz, Kundenvertrauen und die MWST-Berechnung.

Preis pro Wort (am häufigsten bei Übersetzungen)

Das Standardpreismodell für schriftliche Übersetzungen in der Schweiz ist pro Wort. Was du verlangen kannst, hängt vom Sprachpaar, vom Fachgebiet und von der Lieferfrist ab:

• Häufige Paare (EN ↔ DE, FR ↔ DE, IT ↔ DE) liegen am unteren Ende der Spanne
• Spezialisierte Paare und Fachgebiete (Juristisches, Medizinisches) liegen darüber
• Beglaubigte Übersetzungen liegen am oberen Ende, oft mit einer Mindestgebühr

Auf der Rechnung zeigst du es so: «12'400 Wörter × CHF 0.28 = CHF 3'472.00» — nicht nur den Gesamtbetrag. Der Kunde muss den Stückpreis sehen, um die Berechnung nachzuvollziehen.

Preis pro Zeile (im DACH-Raum noch verbreitet)

Viele Deutschschweizer Übersetzer und Agenturen rechnen weiterhin pro Normzeile. Eine Normzeile umfasst typischerweise 55 Zeichen inklusive Leerzeichen.

Auf der Rechnung: «1'840 Normzeilen × CHF 3.20 = CHF 5'888.00». Manche Agenturen verlangen dieses Format — prüf deinen Vertrag vor der Rechnungsstellung.

Preis pro Stunde (Dolmetschen und Lektorat)

Dolmetschen wird fast immer pro Stunde oder pro Tag abgerechnet. Pro Stunde ist Standard für Gerichtsdolmetschen, Geschäftssitzungen und kürzere Aufträge. Der Tagessatz (in der Regel acht Stunden) ist bei Konferenzen üblich. Konferenz- und Gerichtsdolmetschen liegen dabei in der Regel deutlich über den Sätzen für Lektorat und Korrektorat.

Preis pro Seite (beglaubigte Dokumente)

Für beglaubigte Übersetzungen offizieller Dokumente — Geburtsurkunden, Diplome, Gerichtsurteile — ist pro Seite der Standard, meist kombiniert mit einer Mindestgebühr pro Auftrag.

Branchenrichtwerte als Verhandlungsgrundlage

Der ASTTI (Association Suisse des Traducteurs, Terminologues et Interprètes) ist der Berufsverband für Schweizer Übersetzer und Dolmetscher; für das Gerichtsdolmetschen gibt es zudem kantonale Tarifordnungen und Plattformen wie juslingua.ch. Solche Richtwerte sind nicht verbindlich, aber nützlich, wenn du deine Rechnung gegenüber einem Kunden begründest oder mit einer Agentur verhandelst. Prüf die aktuellen Angaben direkt an der Quelle, bevor du sie zitierst — und gib deinen eigenen Satz in jedem Fall klar auf der Rechnung an.

Eilzuschläge und Mindestgebühren

Übersetzungsaufträge beinhalten oft Eilzuschläge für Über-Nacht- oder Wochenendlieferungen. Setz den Zuschlag als separate Position auf die Rechnung, nicht versteckt im Gesamtbetrag:

Eilzuschlag (+30%) — CHF 1'041.60

Mindestgebühren gehören ebenfalls als eigene Position auf die Rechnung, wenn der Auftrag klein ist. Runde nicht einfach den Gesamtbetrag auf — der Kunde muss die Aufschlüsselung sehen.

MWST und Übersetzer: Wann 8.1% berechnen?

Der Schweizer MWST-Normalsatz liegt seit dem 1. Januar 2024 bei 8.1% (zuvor 7.7%). Daneben gibt es den reduzierten Satz von 2.6% und den Sondersatz für Beherbergung von 3.8% — aber Übersetzungs- und Dolmetschdienstleistungen werden immer zum Normalsatz von 8.1% besteuert. Der Satz von 2.6% gilt für Lebensmittel und Bücher, nicht für professionelle Dienstleistungen.

Die Umsatzgrenze von CHF 100'000

Du wirst erst MWST-pflichtig, wenn dein steuerbarer Jahresumsatz CHF 100'000 erreicht. Darunter musst du dich nicht registrieren — du rechnest netto ab und gibst auf der Rechnung an:

«Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig»

Du kannst die MWST nicht einfach stillschweigend weglassen. Ohne diesen Hinweis könnte ein Kunde oder eine Prüferin annehmen, du hättest die MWST vergessen, statt zu erkennen, dass du nicht steuerpflichtig bist.

Rechne kurz nach: Bei CHF 0.28 pro Wort und 8'000 Wörtern pro Woche kommst du auf gut CHF 100'000 im Jahr — also bereits über dem Schwellenwert. Bei 3'000 Wörtern pro Woche liegst du deutlich darunter. Wenn du dich CHF 100'000 näherst, wird die MWST-Registrierung und -Verwaltung unerlässlich statt optional; die Schritte erklärt unser MWST-Leitfaden für Freiberufler.

Freiwillige Registrierung unter dem Schwellenwert

Unter CHF 100'000 kannst du dich freiwillig für die MWST registrieren. Das ist sinnvoll, wenn du erhebliche Geschäftsausgaben hast — CAT-Tool-Abos, einen neuen Laptop, Weiterbildung — und die Vorsteuer zurückfordern willst. Der Kompromiss: Du berechnest ab dann auf jeder Rechnung MWST, deine Schweizer Kunden zahlen also 8.1% mehr. Für B2B-Kunden, die die MWST ebenfalls zurückfordern, ist das neutral. Für B2C-Kunden wirst du 8.1% teurer.

Die Ortsregelungen: Art. 7 MWSTV

Hier weicht die Übersetzungsarbeit von vielen anderen Freiberuflern ab. Nach der Ortsregelung liegt der Leistungsort für Dienstleistungen grundsätzlich dort, wo der Empfänger seinen Sitz hat — nicht dort, wo du als Übersetzer sitzt.

Für Übersetzungen an einen Empfänger im Ausland liegt der Leistungsort beim Empfänger. Das bedeutet:

• Übersetzung für einen Kunden in Deutschland: Leistungsort ist Deutschland → in der Schweiz nicht steuerbar → du rechnest ohne Schweizer MWST ab
• Übersetzung für einen Kunden in Frankreich: gleich
• Übersetzung für einen Kunden in Grossbritannien, den USA oder anderswo ausserhalb der Schweiz: gleich

Das ist ein echter Vorteil für Schweizer Übersetzer, die international arbeiten. Du kannst Kunden weltweit betreuen, ohne deine Preise um 8.1% zu verteuern. Aber du musst es auf der Rechnung korrekt handhaben:

• Keine Schweizer MWST berechnen auf diesen Rechnungen
• Das Reverse-Charge-Verfahren angeben, falls zutreffend (siehe unten)
• Nachweise aufbewahren zum Standort des Kunden (Adresse, Vertrag, Zahlungsbelege)

Wann der Leistungsort in der Schweiz bleibt

Wenn dein Kunde Schweizer ist — eine Anwaltskanzlei in Zürich, eine Agentur in Basel, eine Privatperson in Genf — liegt der Leistungsort in der Schweiz, und der Normalsatz von 8.1% MWST gilt (vorausgesetzt, du bist MWST-pflichtig). Einen speziellen Satz für Übersetzungsarbeiten gibt es nicht.

Vorsteuerabzug für Übersetzer

Sobald du MWST-registriert bist, kannst du die MWST, die du auf Geschäftseinkäufe bezahlst, zurückfordern. Für Übersetzer umfasst das:

• CAT-Tool-Abonnements (Trados, memoQ, Plugins)
• Hardware (Laptop, zweiter Monitor, ergonomischer Stuhl)
• Software (Office-Pakete, Wörterbücher, Terminologiedatenbanken)
• Weiterbildung (Kurse, Zertifikatsprüfungen, Verbandsmitgliedschaft)
• Homeoffice-Ausgaben (anteilig, wenn du einen dedizierten Arbeitsplatz hast)

Fotografier jede Quittung, und der KI-Belegscan von Magic Heidi extrahiert die MWST automatisch. Wie du Belege in der Schweiz korrekt aufbewahrst, zeigt der Beleg-Scanner-Guide.

Grenzüberschreitende Übersetzungsarbeit: EU- und internationale Kunden

Viele Schweizer Übersetzer verdienen einen erheblichen Teil ihres Einkommens mit Kunden im Ausland — Agenturen in Deutschland, Anwaltskanzleien in London, NGOs in Brüssel. Die grenzüberschreitenden MWST-Regeln unterscheiden sich von der inländischen Abrechnung und sind eine der häufigsten Fehlerquellen.

B2B-Dienstleistungen an EU-Kunden: Reverse Charge

Wenn du eine Übersetzung an einen Geschäftskunden (B2B) in der EU lieferst — eine Agentur, eine Anwaltskanzlei, eine Kommunikationsabteilung — greift das Reverse-Charge-Verfahren. Der Kunde deklariert die MWST in seinem eigenen Land; du berechnest keine Schweizer MWST.

Auf der Rechnung gibst du an:

• einen klaren Hinweis: «Reverse Charge — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (oder die Entsprechung in der Kundensprache)
• die MWST-ID des Kunden (USt-IdNr. in Deutschland, TVA in Frankreich und so weiter) — sie belegt, dass es sich um eine B2B-Transaktion handelt
• keine Schweizer MWST-Zeile — der Gesamtbetrag ist netto

Beispielpositionen für eine Übersetzung für eine deutsche Agentur:

Übersetzung, EN → DE, technisches Handbuch — 18'000 Wörter × CHF 0.30 = CHF 5'400.00 Reverse Charge — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (USt-IdNr.: DE123456789) Total: CHF 5'400.00 (netto)

Wie du die MWST-Nummer eines EU-Kunden prüfst, erklärt unser Guide zur MWST-Nummer bei EU-Kunden.

B2C-Dienstleistungen an Kunden im Ausland

Für Privatkunden (B2C) ausserhalb der Schweiz gilt die Ortsregel weiterhin — die Dienstleistung wird dort besteuert, wo der Empfänger seinen Sitz hat. Eine Übersetzung für eine Privatperson in Deutschland fällt also ebenfalls nicht unter die Schweizer MWST. Du rechnest netto ab.

Wenn dein Kunde eine Privatperson in einem EU-Land ist und du in grösserem Umfang digitale Dienstleistungen an EU-Verbraucher erbringst, kann eine Registrierung im EU-OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) nötig werden. Klassische Übersetzungen gelten dabei in der Regel nicht als «digitale Dienstleistungen» (es sind massgeschneiderte professionelle Leistungen), sodass das selten zutrifft — aber wenn du standardisierte Sprachprodukte oder maschinelle Nachbearbeitung im grossen Massstab verkaufst, klär das mit einer Steuerberaterin.

Dokumentation grenzüberschreitender Transaktionen

Gegenüber der ESTV musst du nachweisen können, dass eine Rechnung eine grenzüberschreitende Dienstleistung betraf. Behalte:

• die vollständige Adresse des Kunden (im Ausland) — auf der Rechnung
• den Vertrag oder die Bestellung, aus der der Kundenstandort hervorgeht
• Zahlungsbelege — idealerweise mit Geldfluss von einem ausländischen Bankkonto
• die MWST-ID des Kunden für B2B-Reverse-Charge

Ohne diese Dokumentation kann die ESTV einwenden, die Dienstleistung sei inländisch gewesen, und nachträglich 8.1% MWST fordern. Gute Rechnungssoftware hält diese Nachweise bei jeder Rechnung fest — siehe den Rechnungs-Workflow von Magic Heidi.

UK-Kunden nach dem Brexit

UK-Kunden funktionieren wie andere ausländische Kunden: B2B ist Reverse Charge (mit der UK-MWST-Nummer), B2C liegt ausserhalb des Schweizer MWST-Geltungsbereichs. Aus Schweizer Sicht hat sich mit dem Brexit nichts geändert.

Schweizer Kunden mit ausländischen Muttergesellschaften

Ein häufiger Sonderfall: Du übersetzt für die Schweizer Niederlassung eines deutschen Unternehmens. Die Schweizer Niederlassung ist eine Schweizer Einheit — der Leistungsort ist also die Schweiz, und du berechnest 8.1% MWST. Geh nicht davon aus, dass «ausländisches Unternehmen» automatisch «ausländischer Leistungsort» bedeutet. Prüf, wer auf der Bestellung als Vertragspartei steht.

Dolmetscherspezifische Kosten: Reise, Spesen und Wartezeit

Dolmetschen hat Abrechnungsmuster, die beim Übersetzen nicht vorkommen — vor allem bei Reise, Wartezeit und Spesen. Wenn du als Konferenzdolmetscherin zu einem Auftrag nach Lugano reist oder als Gerichtsdolmetscher den Zug zu einer Verhandlung in Chur nimmst, muss deine Rechnung die tatsächlichen Kosten des Vor-Ort-Seins widerspiegeln.

Abrechnung der Reisezeit

Dolmetscher verrechnen üblicherweise Reisezeit — die Zeit für An- und Abreise — zu einem reduzierten Stundensatz, oft mit einer Obergrenze pro Richtung. Auf der Rechnung:

Reisezeit, Bern → Chur und retour — 4 Stunden × CHF 120.00 = CHF 480.00

Manche verrechnen die Reisezeit mit der Hälfte des Dolmetschsatzes; andere arbeiten mit einer Kilometerpauschale fürs Fahren. Wähl ein Modell, halte es in deinen Geschäftsbedingungen fest und wende es auf der Rechnung konsistent an.

Tatsächliche Reisekosten (SBB, Flüge, Taxis)

Zusätzlich zur Reisezeit verrechnest du tatsächliche Reisekosten:

• SBB / öffentlicher Verkehr: zum tatsächlichen Tarif, 1. Klasse wenn die Richtlinie deines Kunden das zulässt. Quittungen aufbewahren.
• Flüge: bei internationalen Aufträgen, volle Kosten inklusive Gepäck
• Taxi: vom Bahnhof oder Hotel zum Veranstaltungsort
• Parkgebühren: beim Fahren

Listen diese als separate Positionen mit den tatsächlichen Kosten auf:

SBB 2. Klasse retour, Bern → Chur: CHF 78.00 Taxi Bahnhof Chur → Gerichtsgebäude: CHF 18.50

Spesen und Unterkunft

Bei mehrtägigen Aufträgen verrechnest du Unterkunft (Hotel, tatsächliche Kosten) und Spesen (Verpflegungsentschädigung). Viele Dolmetscher orientieren sich an den Pauschalen der öffentlichen Hand; manche Kunden, insbesondere internationale Organisationen, haben eigene Spesenregelungen. Prüf den Vertrag, bevor du kalkulierst. Wie du Pauschalen sauber festlegst, zeigt unser Guide zu den Pauschalspesen in der Schweiz.

Auf der Rechnung:

Spesen (Tagespauschale, Auftrag Lugano, 2 Tage) — 2 × CHF 88.00 = CHF 176.00

Wartezeit

Gerichtstermine und Konferenzen dauern länger als geplant. Dolmetscher verrechnen deshalb oft Wartezeit ab einer definierten Schwelle — zum Beispiel nach 30 Minuten ungeplanter Wartezeit zum vollen Dolmetschsatz. Halte das in deinen Geschäftsbedingungen fest und weise es auf der Rechnung aus:

Wartezeit (Gerichtsverzögerung) — 1.5 Stunden × CHF 120.00 = CHF 180.00

Mindestgebühren und Stornierung

Die meisten Dolmetscher arbeiten mit einer Mindestgebühr pro Auftragstag und einer Stornierungsregelung — storniert der Kunde kurzfristig, wird ein Prozentsatz des Honorars fällig. Halte die Fristen und Prozentsätze in deinen Geschäftsbedingungen fest. Stornogebühren sind steuerbarer Erlös; weise sie mit 8.1% MWST aus.

MWST auf Dolmetscherspesen

Reise- und Spesenkosten sind in der Regel Durchlaufposten — du verrechnest sie zu Selbstkosten, und die MWST-Behandlung hängt davon ab, ob die zugrunde liegenden Kosten MWST enthielten. Übernachtungen enthalten MWST zum Sondersatz für Beherbergung von 3.8%, die du als Vorsteuer zurückfordern kannst, wenn du MWST-registriert bist. Halte es sauber: Listen Spesen zu Selbstkosten auf und wende MWST nur auf deine Dienstleistungshonorare an. Im Zweifel prüfst du den konkreten Beleg oder fragst deine Treuhänderin.

Rechnungsvorlage für Schweizer Übersetzer

Das gehört auf eine vollständige Übersetzer- oder Dolmetscherrechnung in der Schweiz, in der richtigen Reihenfolge. Nutz das als Checkliste für deine Vorlage.

Kopfzeile

• Deine Geschäftsangaben (Name, Adresse, Telefon, E-Mail)
• Deine UID-/MWST-Nummer (falls registriert) oder die Angabe «nicht steuerpflichtig»
• Vollständiger Name und Adresse des Kunden (Firmenname bei B2B)
• MWST-ID des Kunden (für grenzüberschreitendes B2B-Reverse-Charge)
• Rechnungsnummer (fortlaufend: 2026-001, 2026-002 …)
• Rechnungsdatum und Lieferdatum (falls abweichend)
• Referenz (Bestellnummer, Projektcode, Dokumenttitel)

Leistungsbeschreibung (der Kern)

Für Übersetzung:

Für Dolmetschen:

Die Zahlen sind Beispielwerte und zeigen nur den Aufbau der Positionen.

Total und MWST

• Zwischentotal (netto)
• MWST 8.1% — berechnet auf die Dienstleistungshonorare (nicht zwingend auf Durchlaufposten)
• Total in CHF
• Bei grenzüberschreitendem B2B: «Reverse Charge»-Hinweis und keine MWST-Zeile
• Bei Unterschreitung des Schwellenwerts: «Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig»

Zahlungsabschnitt (QR-Rechnung)

• QR-Code mit QR-IBAN, Zahlungsempfänger-Angaben, Betrag und Referenz
• Zahlungsbedingungen (z. B. «Zahlbar innert 30 Tagen»)
• Bankdetails für internationale Kunden (reguläre IBAN plus SWIFT/BIC, da der QR-Zahlteil nur für Schweizer Zahlungen funktioniert)

Fusszeile

• Dankesnote (optional, aber professionell)
• Verweis auf deine Geschäftsbedingungen
• Kontakt für Rückfragen

So richtest du das ohne Mühe ein

Du kannst diese Vorlage in Word oder Excel bauen, musst dann aber QR-Code, fortlaufende Nummerierung und MWST-Berechnungen von Hand pflegen. Wenn du lieber sofort loslegst, lädst du unsere Rechnungsvorlage herunter. Die Alternative: ein Schweizer Rechnungstool, das all das automatisch erledigt. Magic Heidi generiert die vollständige Rechnung — QR-Zahlteil, MWST, Positionen, fortlaufende Nummerierung — in etwa 30 Sekunden vom Handy. Was das kostet, siehst du in der Preisübersicht.

Fazit

Eine Rechnung als Übersetzer oder Dolmetscher in der Schweiz zu schreiben, ist nicht kompliziert, wenn du die Regeln kennst: sieben Pflichtelemente nach Art. 26 MWSTG, der MWST-Normalsatz von 8.1% für alle Übersetzungs- und Dolmetschdienstleistungen, die Befreiung unter CHF 100'000 mit dem erforderlichen Hinweis «nicht steuerpflichtig» und die Ortsregelungen, die deine grenzüberschreitende Arbeit von der Schweizer MWST ausnehmen. Rechne pro Wort, pro Zeile oder pro Stunde ab — aber zeig immer Stückpreis und Menge in der Position, nicht nur den Gesamtbetrag. Als Dolmetscherin verrechnest du Reisezeit, tatsächliche Reisekosten, Spesen und Wartezeit als separate Positionen. Und jede Rechnung an Schweizer Kunden braucht einen QR-Zahlteil mit QR-IBAN.

Die eigentliche Frage ist, ob du diese Vorlage in Word pflegen, MWST manuell berechnen und QR-Codes von Hand generieren willst — oder ob du lieber 30 Sekunden pro Rechnung vom Handy investierst. Magic Heidi erledigt QR-Zahlteil, automatische MWST zum korrekten Satz, fortlaufende Nummerierung und KI-Belegscan für deine CAT-Tool-Abos und Hardwarekäufe. Ab CHF 25/Monat im Jahresabo, mobile-first für Schweizer Freiberufler gebaut. Starte kostenlos — keine Kreditkarte nötig — und schick deine nächste Übersetzerrechnung, bevor dein Kaffee kalt wird.

Stand: September 2026. MWST-Sätze und Schwellenwerte gemäss ESTV; prüfe bei rechtlichen Fragen die aktuelle Fassung von MWSTG und MWSTV.