Rechnung schreiben als Übersetzer in der Schweiz

Wichtigste Erkenntnisse

• Schweizer Rechnungen müssen 7 Pflichtelemente nach Art. 26 MWSTV enthalten — darunter Ihre UID-/MWST-Nummer, fortlaufende Rechnungsnummerierung und eine klare Leistungsbeschreibung mit Sprachpaar und Preis pro Wort/Pro Stunde.
• Der MWST-Normalsatz liegt seit Januar 2024 bei 8,1 %. Die Kleinunternehmerbefreiung gilt, wenn Ihr Jahresumsatz unter CHF 100'000 liegt — Sie rechnen netto ab und geben an: «Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig.»
• Nach den Ortsregelungen gemäss Art. 7 MWSTV werden Übersetzungen an Empfänger im Ausland dort besteuert, wo der Empfänger seinen Sitz hat — das bedeutet MWST-frei für die Schweizer MWST, wenn Ihr Kunde in der EU oder darüber hinaus sitzt.
• ASTTI-Richtpreise für Übersetzungen liegen bei etwa CHF 70–150 pro Stunde (oder entsprechenden Preisen pro Wort/Zeile); Dolmetscher-Reisezeit wird gemäss juslingua.ch üblicherweise mit rund CHF 120/Stunde berechnet.
• Jede Schweizer Rechnung seit Oktober 2022 benötigt eine QR-Rechnung mit QR-IBAN (beginnt mit CH gefolgt von 19 Zeichen) — die alten orangen/roten ESR-Slips sind verschwunden.

Egal, ob Sie als freiberuflicher Übersetzer beglaubigte juristische Übersetzungen in einem Homeoffice in Bern erstellen oder als Dolmetscher zu Konferenzaufträgen in Genf pendeln — die Rechnungsstellungsregeln sind dieselben. Aber die Details, die Sie stolpern lassen, sind spezifisch für Ihr Gewerbe. Preise pro Wort sehen nicht aus wie Stundenhonorare fürs Dolmetschen. Eine Übersetzung an eine deutsche Agentur sieht nicht aus wie ein Dolmetschauftrag, das einer Schweizer Anwaltskanzlei in Rechnung gestellt wird. Richten Sie die Struktur einmal korrekt ein, und jede weitere Rechnung dauert vom Handy aus etwa 30 Sekunden.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die sieben Pflichtelemente einer Rechnung nach Art. 26 MWSTV, die MWST-Regeln, die tatsächlich für Übersetzungsarbeiten gelten (einschliesslich Kleinunternehmerbefreiung und Ortsregelungen für ausländische Kunden), dolmetscherspezifische Kosten wie Reise und Spesen sowie eine gebrauchsfertige Vorlage. Kein Drumherum, keine generischen europaweiten Ratschläge — nur das, was Schweizer Übersetzer und Dolmetscher brauchen, um korrekt bezahlt zu werden.

Schweizer Rechnungsanforderungen: Die 7 Pflichtelemente

Artikel 26 der MWSTV (Mehrwertsteuerverordnung) definiert, was eine Rechnung in der Schweiz rechtsgültig macht. Fehlt eines dieser Elemente, kann die Rechnung für MWST-Zwecke nicht anerkannt werden — was wichtig ist, wenn die ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) Fragen stellt, und noch wichtiger für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden.

Die sieben Pflichtelemente

Jede Übersetzer- und Dolmetscherrechnung in der Schweiz muss enthalten:

1. Ihre vollständigen Geschäftsangaben — Name (oder Firmenname), Adresse und Kontaktinformationen. Wenn Sie im Handelsregister eingetragen sind, Ihre Handelsregisternummer.
2. Vollständiger Name und Adresse des Empfängers — bei Privatkunden die Privatadresse; bei Agenturen oder Anwaltskanzleien der Firmenname und die Rechnungsadresse.
3. Rechnungsdatum — wann die Rechnung ausgestellt wurde.
4. Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer — keine Lücken. Rechnung #001, #002, #003, keine zufälligen Nummern. Die ESTV prüft die Nummerierung bei Audits.
5. Leistungsbeschreibung — hier müssen Übersetzer und Dolmetscher spezifisch sein (mehr dazu unten).
6. Gesamtbetrag — vor und nach MWST, mit MWST-Satz und MWST-Betrag separat ausgewiesen.
7. Ihre MWST-Nummer (UID) — wenn Sie MWST-pflichtig sind, muss Ihre UID-/MWST-Nummer auf jeder Rechnung erscheinen.

Die Leistungsbeschreibung: übersetzerspezifisch

Für Übersetzer bedeutet eine klare Leistungsbeschreibung mehr als «Übersetzungsleistungen erbracht.» Sie sollte enthalten:

• Sprachpaar (z. B. EN → DE, FR → EN, IT → DE)
• Preismodell (pro Wort, pro Zeile, pro Stunde, pro Seite)
• Menge (Wortzahl, Zeilenzahl, Stunden, Seiten)
• Stückpreis (CHF pro Wort / Zeile / Stunde)
• Dokumenttitel oder Referenz (z. B. «Geschäftsbericht 2025, Kapitel 3–7»)
• Lieferdatum, falls abweichend vom Rechnungsdatum

Eine gute Position sieht so aus:

Übersetzung, EN → DE, Geschäftsbericht 2025 — 12'400 Wörter × CHF 0.28 = CHF 3'472.00

Für Dolmetscher sieht die Entsprechung so aus:

Konsekutivdolmetschen, FR → DE, Gerichtsverhandlung Bern — 4 Stunden × CHF 120 = CHF 480.00

Die Leistungsbeschreibung ist auch der Ort, an dem Sie Ihre Preisgestaltung gegenüber dem Kunden rechtfertigen. Eine Agentur, die eine vage «Übersetzung — CHF 3'472» erhält, wird Sie per E-Mail fragen, was das abdeckt. Eine Agentur, die die Wortzahl und den Preis pro Wort in der Position sieht, zahlt ohne Rückfragen.

Die QR-Rechnung-Pflicht

Der QR-Code ist technisch kein Art. 26 MWSTV-Element — es handelt sich um eine Zahlungsabwicklungsanforderung. Aber in der Praxis benötigt jede Schweizer Rechnung einen. Die QR-Rechnung hat am 1. Oktober 2022 die alten orangen (ESR) und roten (BESR) Einzahlungsscheine vollständig ersetzt. Keine Schweizer Bank verarbeitet die alten Scheine mehr.

Der QR-Code auf einer Schweizer QR-Rechnung codiert:

• QR-IBAN — beginnt mit CH gefolgt von 19 Zeichen (keine reguläre IBAN — sie enthält eine spezifische QR-IID)
• Zahlungsempfänger-Angaben — Ihr Name oder Firmenname und Adresse
• Betrag in CHF
• Referenznummer — strukturiert (QR-Referenz) oder unstrukturiert
• Zusätzliche Informationen (optional) — wie eine Nachricht oder eine Rechnungsreferenz

Sie müssen den QR-Code nicht selbst generieren. Ein geeignetes Rechnungstool wie der Rechnungs-Workflow von Magic Heidi übernimmt die QR-IBAN-Formatierung und generiert den scannbaren Code automatisch — Sie wählen einfach den Kunden aus, fügen den Übersetzungsauftrag hinzu, und der QR-Abschnitt erscheint bereit zum Drucken oder Senden als PDF.

Vereinfachte Rechnungen (unter CHF 400)

Für kleine, sofort bezahlte Aufträge — etwa eine beglaubigte Übersetzung einer einzelnen Geburtsurkunde, die der Kunde vor Ort per Twint bezahlt — können Sie eine vereinfachte Rechnung (quittungsartig) mit weniger Elementen ausstellen. Sie benötigen weiterhin Datum, Betrag und eine Beschreibung, können aber die vollständigen Empfängerangaben und die strukturierte Rechnungsnummerierung weglassen. Alles über CHF 400 oder alles, was an ein Unternehmen abgerechnet wird, benötigt die vollständigen sieben Elemente.

Preismodelle für Übersetzer: pro Wort, pro Zeile, pro Stunde

Übersetzung und Dolmetschen haben branchenspezifische Preismodelle, die in den meisten Rechnungsleitfäden nicht vorkommen. Das richtige Modell auf der Rechnung zu verwenden, ist wichtig für Transparenz, Kundenvertrauen und MWST-Berechnungen.

Preis pro Wort (am häufigsten bei Übersetzungen)

Das Standardpreismodell für schriftliche Übersetzungen in der Schweiz ist pro Wort. Typische Sätze hängen vom Sprachpaar, Fachgebiet und der Lieferzeit ab:

• Häufige Paare (EN ↔ DE, FR ↔ DE, IT ↔ DE): CHF 0.20–0.35 pro Wort
• Spezialisierte Paare (z. B. EN → IT, FR → EN für Juristisches/Medizinisches): CHF 0.30–0.50 pro Wort
• Beglaubigte Übersetzungen: CHF 0.35–0.60 pro Wort, oft mit einer Mindestgebühr

Auf der Rechnung zeigen Sie es so: «12'400 Wörter × CHF 0.28 = CHF 3'472.00» — nicht nur den Gesamtbetrag. Der Kunde muss den Stückpreis sehen, um die Berechnung nachzuvollziehen.

Preis pro Zeile (im DACH-Raum noch verbreitet)

Viele Schweizerdeutsche Übersetzer und Agenturen verwenden noch pro Normzeile. Eine Normzeile umfasst typischerweise 55 Zeichen (inklusive Leerzeichen). Die Sätze liegen bei:

• CHF 2.50–5.00 pro Normzeile für häufige Paare
• CHF 4.00–7.00 für spezialisierte oder beglaubigte Arbeiten

Auf der Rechnung: «1'840 Normzeilen × CHF 3.20 = CHF 5'888.00.» Manche Agenturen verlangen dieses Format — prüfen Sie Ihren Vertrag vor der Rechnungsstellung.

Preis pro Stunde (Dolmetschen und Lektorat)

Dolmetschen erfolgt fast immer pro Stunde oder pro Tag. Pro Stunde ist Standard für Gerichtsdolmetschen, Geschäftssitzungen und kürzere Aufträge. Pro Tag (in der Regel 8 Stunden) ist bei Konferenzen üblich.

• Konferenzdolmetschen: CHF 700–1'500 pro Tag, oder CHF 100–200 pro Stunde
• Gerichts-/Juristisches Dolmetschen: CHF 100–150 pro Stunde gemäss juslingua.ch-Richtsätzen
• Flüsterdolmetschen (Chuchotage): ähnliche Stundensätze, oft mit Mindestgebühren

Für Lektorat und Korrektorat ist pro Stunde ebenfalls üblich: CHF 70–120 pro Stunde, je nach Material.

Preis pro Seite (beglaubigte Dokumente)

Für beglaubigte Übersetzungen von offiziellen Dokumenten — Geburtsurkunden, Diplome, Gerichtsurteile — ist pro Seite der Standard. Sätze: CHF 50–120 pro Seite, oft mit einer Mindestgebühr von CHF 100–150.

ASTTI-Richtsätze

Der ASTTI (Association Suisse des Traducteurs, Traductrices et Interprètes) veröffentlicht Richtsätze für Schweizer Übersetzer und Dolmetscher. Diese sind nicht verbindlich, aber nützlich, wenn Sie Ihre Rechnung gegenüber einem Kunden rechtfertigen oder mit einer Agentur verhandeln. Die allgemeine Bandbreite:

• Übersetzung: CHF 70–150 pro Stunde Äquivalent (je nach Paar und Spezialisierung)
• Dolmetschen: CHF 100–200 pro Stunde, mit Konferenztagsätzen von CHF 700–1'500
• Mindestgebühren: Die meisten ASTTI-Mitglieder wenden eine Mindestgebühr von CHF 100–150 pro Auftrag an

Geben Sie Ihren Satz klar auf der Rechnung an. Wenn ein Kunde den Betrag anfechtet, geben Ihnen die ASTTI-Richtsätze einen objektiven Massstab.

Eilzuschläge und Mindestgebühren

Übersetzungsarbeiten beinhalten oft Eilzuschläge — typischerweise +30 % bis +50 % für Über-Nacht- oder Wochenendlieferungen. Setzen Sie dies auf der Rechnung als separate Position, nicht versteckt im Gesamtbetrag:

Eilzuschlag (+30 %) — CHF 1'041.60

Mindestgebühren gehören ebenfalls als Position auf die Rechnung, wenn der Auftrag klein ist. Runden Sie nicht einfach den Gesamtbetrag auf — der Kunde muss die Aufschlüsselung sehen.

MWST und Übersetzer: Wann 8,1 % berechnen?

Die Schweizer MWST (Mehrwertsteuer) ist die Mehrwertsteuer. Der Normalsatz liegt seit dem 1. Januar 2024 bei 8,1 % (zuvor 7,7 %). Es gibt auch einen reduzierten Satz von 2,6 % für bestimmte Güter — aber Übersetzungs- und Dolmetschdienstleistungen werden immer zum Normalsatz von 8,1 % besteuert. Der Satz von 2,6 % gilt für Dinge wie Lebensmittel und Bücher, nicht für professionelle Dienstleistungen.

Die Kleinunternehmerbefreiung ab CHF 100'000

Sie werden erst MWST-pflichtig, wenn Ihr Jahresumsatz CHF 100'000 erreicht. Darunter sind Sie nicht verpflichtet, sich für die MWST zu registrieren — Sie rechnen netto ab und müssen auf der Rechnung angeben:

«Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig» (MWST nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig)

Sie können die MWST nicht einfach stillschweigend weglassen. Die ESTV verlangt diese ausdrückliche Angabe. Ohne sie könnte ein Kunde oder Auditor annehmen, Sie hätten vergessen, die MWST hinzuzufügen, nicht dass Sie befreit sind.

Rechnen wir: Ein Übersetzer, der CHF 0.28 pro Wort berechnet und 8'000 Wörter pro Woche leistet, erzielt etwa CHF 9'000/Monat — CHF 108'000/Jahr. Das liegt bereits über dem Schwellenwert. Ein Teilzeit-Übersetzer mit 3'000 Wörtern pro Woche zu CHF 0.25 verdient etwa CHF 39'000/Jahr — deutlich darunter. Wenn Sie sich CHF 100'000 nähern, wird die MWST-Registrierung und -Verwaltung unerlässlich, nicht optional.

Freiwillige Registrierung unter dem Schwellenwert

Unter CHF 100'000 können Sie sich für die freiwillige MWST-Registrierung entscheiden. Dies ist sinnvoll, wenn Sie erhebliche Geschäftsausgaben haben — CAT-Tool-Abonnements, einen neuen Laptop, Weiterbildung — und die Vorsteuer zurückfordern möchten. Der Kompromiss: Sie berechnen nun auf jeder Rechnung MWST, was bedeutet, dass Ihre Schweizer Kunden 8,1 % mehr zahlen. Für B2B-Kunden, die MWST ebenfalls zurückfordern können, ist das neutral. Für B2C-Kunden werden Sie 8,1 % teurer.

Die Ortsregelungen: Art. 7 MWSTV

Hier weicht die Übersetzungsarbeit von den meisten anderen Freiberuflern ab. Nach Art. 7 MWSTV liegt der Leistungsort für Dienstleistungen grundsätzlich dort, wo der Empfänger seinen Sitz hat — nicht dort, wo Sie als Übersetzer sitzen.

Für Übersetzungen, die an einen Empfänger im Ausland geliefert werden, liegt der Leistungsort beim Empfänger. Das bedeutet:

• Übersetzung für einen Kunden in Deutschland: Leistungsort ist Deutschland → in der Schweiz nicht steuerbar → Sie rechnen ohne Schweizer MWST ab (nullbesteuert)
• Übersetzung für einen Kunden in Frankreich: gleich → nullbesteuert
• Übersetzung für einen Kunden in Grossbritannien, den USA oder sonstwo ausserhalb der Schweiz: gleich → nullbesteuert

Das ist ein massiver Vorteil für Schweizer Übersetzer, die international tätig sind. Sie können Kunden weltweit betreuen, ohne Ihre Preise um 8,1 % zu verteuern. Aber Sie müssen es auf der Rechnung korrekt handhaben:

• Keine Schweizer MWST berechnen auf diesen Rechnungen
• Das Reverse-Charge-Verfahren angeben, falls zutreffend (siehe grenzüberschreitenden Abschnitt unten)
• Nachweise aufbewahren zum Standort des Kunden (Adresse, Vertrag, Zahlungsbelege)

Wann der Leistungsort in der Schweiz bleibt

Wenn Ihr Kunde Schweizer ist — eine Anwaltskanzlei in Zürich, eine Agentur in Basel, eine Privatperson in Genf — liegt der Leistungsort in der Schweiz, und der Normalsatz von 8,1 % MWST gilt (vorausgesetzt, Sie sind MWST-pflichtig). Es gibt keinen speziellen Satz für Übersetzungsarbeiten.

Vorsteuerabzug für Übersetzer

Sobald Sie MWST-registriert sind, können Sie die MWST, die Sie auf Geschäftseinkäufe bezahlen, zurückfordern. Für Übersetzer umfasst das:

• CAT-Tool-Abonnements (SDL Trados, memoQ, OmegaT-Premium-Plugins)
• Hardware (Laptop, zweiter Monitor, ergonomischer Stuhl)
• Software (Office, Adobe, Wörterbücher, Terminologiedatenbanken)
• Weiterbildung (ASTTI-Kurse, Zertifikatsprüfungen)
• Homeoffice-Ausgaben (anteilig, wenn Sie einen dedizierten Arbeitsplatz haben)

Machen Sie ein Foto von jeder Quittung, und der KI-Belegscan von Magic Heidi extrahiert die MWST automatisch. Ein Übersetzer, der CHF 2'000/Jahr für Trados, ein Laptop-Upgrade und die ASTTI-Mitgliedschaft ausgibt, kann CHF 150+ an Vorsteuer zurückfordern. Das summiert sich.

Grenzüberschreitende Übersetzungsarbeit: EU- und internationale Kunden

Viele Schweizer Übersetzer verdienen einen erheblichen Teil ihres Einkommens mit Kunden im Ausland — Agenturen in Deutschland, Anwaltskanzleien in London, NGOs in Brüssel. Die grenzüberschreitenden MWST-Regeln unterscheiden sich von der inländischen Abrechnung und sind eine der häufigsten Fehlerquellen bei Rechnungen.

B2B-Dienstleistungen an EU-Kunden: Reverse Charge

Wenn Sie eine Übersetzung an einen Geschäftskunden (B2B) in der EU liefern — eine Agentur, eine Anwaltskanzlei, eine Abteilung für Unternehmenskommunikation — gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Der Kunde weist die MWST in seinem eigenen Land aus; Sie berechnen keine Schweizer MWST.

Auf der Rechnung sollten Sie angeben:

• Einen klaren Hinweis: «Reverse Charge — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (oder die Entsprechung in der Kundensprache)
• Die MWST-ID des Kunden (USt-IdNr. in Deutschland, TVA in Frankreich usw.) — dies beweist, dass es sich um eine B2B-Transaktion handelt
• Keine Schweizer MWST-Zeile — der Gesamtbetrag ist netto

Beispielpositionen für eine Übersetzung für eine deutsche Agentur:

Übersetzung, EN → DE, technisches Handbuch — 18'000 Wörter × CHF 0.30 = CHF 5'400.00 Reverse Charge — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (USt-IdNr: DE123456789) Total: CHF 5'400.00 (netto)

B2C-Dienstleistungen an Kunden im Ausland

Für Privatkunden (B2C) ausserhalb der Schweiz gilt die Ortsregel nach Art. 7 MWSTV weiterhin — die Dienstleistung wird dort besteuert, wo der Empfänger seinen Sitz hat. Eine Übersetzung für eine Privatperson in Deutschland ist also ebenfalls nicht im Schweizer MWST-Geltungsbereich. Sie rechnen netto ab.

Wenn Ihr Kunde jedoch eine Privatperson in einem EU-Land ist und Sie mehr als 10'000 €/Jahr an digitalen Dienstleistungen an EU-Verbraucher erbringen, müssen Sie sich möglicherweise beim OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) der EU registrieren und EU-MWST berechnen. Übersetzungen sind im OSS-Sinne generell keine «digitalen Dienstleistungen» (es handelt sich um massgeschneiderte professionelle Dienstleistungen), sodass dies selten zutrifft — aber wenn Sie Vorlagen für Übersetzungsprodukte oder maschinelle Nachbearbeitung im grossen Massstab verkaufen, klären Sie dies mit einem Steuerberater.

Dokumentation grenzüberschreitender Transaktionen

Für die ESTV müssen Sie nachweisen können, dass eine bestimmte Rechnung eine grenzüberschreitende Dienstleistung betraf. Behalten Sie:

• Die vollständige Adresse des Kunden (im Ausland) — auf der Rechnung
• Den Vertrag oder die Bestellung, aus der der Kundenstandort hervorgeht
• Zahlungsbelege — idealerweise mit Geldfluss von einem ausländischen Bankkonto
• Die MWST-ID des Kunden für B2B-Reverse-Charge

Ohne diese Dokumentation könnte die ESTV einwenden, die Dienstleistung sei inländisch gewesen, und nachträglich 8,1 % MWST fordern. Gute Rechnungssoftware hält diese Nachweise bei jeder Rechnung — siehe den Rechnungs-Workflow von Magic Heidi.

UK-Kunden nach dem Brexit

UK-Kunden funktionieren wie andere ausländische Kunden: B2B ist Reverse Charge (mit der UK-MWST-Nummer), B2C ist ausserhalb des Schweizer MWST-Geltungsbereichs. Aus Schweizer Sicht ändert sich nach dem Brexit nichts.

Schweizer Kunden mit ausländischen Muttergesellschaften

Ein häufiger Sonderfall: Sie übersetzen für die Schweizer Niederlassung eines deutschen Unternehmens. Die Schweizer Niederlassung ist eine Schweizer Einheit — der Leistungsort ist also die Schweiz, und Sie berechnen 8,1 % MWST. Gehen Sie nicht davon aus, dass «ausländisches Unternehmen» «ausländischer Leistungsort» bedeutet. Prüfen Sie, wer die Vertragspartei auf der Bestellung ist.

Dolmetscherspezifische Kosten: Reise, Spesen und SBB-Tarife

Dolmetschen hat Abrechnungsmuster, die bei der Übersetzung nicht vorkommen — hauptsächlich bei Reise, Wartezeit und Spesen. Wenn Sie als Konferenzdolmetscher zu einem Auftrag nach Lugano fliegen oder als Gerichtsdolmetscher den Zug zu einer Verhandlung in Chur nehmen, muss Ihre Rechnung die tatsächlichen Kosten des Vor-Ort-Seins widerspiegeln.

Abrechnung der Reisezeit

Dolmetscher berechnen üblicherweise Reisezeit — die Zeit für die An- und Abreise zum und vom Auftrag — zu einem reduzierten Stundensatz. Richtsätze von juslingua.ch und ASTTI-Richtlinien liegen bei etwa CHF 120/Stunde für Reisezeit, manchmal mit einer Obergrenze (z. B. max. 4 Stunden pro Richtung).

Auf der Rechnung:

Reisezeit, Bern → Chur und retour — 4 Stunden × CHF 120 = CHF 480.00

Manche Dolmetscher berechnen die Reisezeit mit 50 % des Dolmetschsatzes; andere haben einen pauschalen Kilometersatz (CHF 0.70–1.00/km fürs Fahren). Wählen Sie ein Modell, halten Sie es in Ihren Geschäftsbedingungen fest und wenden Sie es auf der Rechnung konsistent an.

Tatsächliche Reisekosten (SBB, Flüge, Taxis)

Zusätzlich zur Reisezeit berechnen Sie tatsächliche Reisekosten:

• SBB / öffentlicher Verkehr: Volltarif, inklusive 1. Klasse, wenn die Richtlinie Ihres Kunden dies zulässt. Behalten Sie die Quittungen.
• Flüge: Bei internationalen Aufträgen, volle Kosten inklusive Gepäck.
• Taxi/Uber: vom Hotel zum Veranstaltungsort usw.
• Parkgebühren: beim Fahren

Listen Sie diese auf der Rechnung als separate Positionen mit den tatsächlichen Kosten:

SBB 2. Klasse retour, Bern → Chur: CHF 78.00 Taxi Bahnhof Chur → Gerichtsgebäude: CHF 18.50

Spesen und Unterkunft

Bei mehrtägigen Aufträgen berechnen Sie Unterkunft (Hotel, tatsächliche Kosten) und Spesen (Verpflegungsentschädigung). Die Schweizer Bundesspesenreglement-Sätze sind der Standardreferenz:

• Frühstück: CHF 14
• Mittagessen: CHF 30
• Abendessen: CHF 44
• Ganztag (CHF 88), wenn nicht alle Mahlzeiten bereitgestellt werden

Viele Dolmetscher verwenden diese Sätze; manche Kunden (insbesondere internationale Organisationen) haben eigene Spesenregelungen. Prüfen Sie den Vertrag. Auf der Rechnung:

Spesen (Ganztag, Auftrag Lugano, 2 Tage) — 2 × CHF 88 = CHF 176.00

Wartezeit

Gerichte und Konferenzen dauern länger. Dolmetscher berechnen oft Wartezeit ab einer bestimmten Schwelle — z. B. nach 30 Minuten ungeplanter Wartezeit zum vollen DolmetschSATZ. Geben Sie dies in Ihren Geschäftsbedingungen und auf der Rechnung an:

Wartezeit (Gerichtsverzögerung) — 1.5 Stunden × CHF 120 = CHF 180.00

Mindestgebühren und Stornierung

Die meisten Dolmetscher haben eine Mindestgebühr (in der Regel CHF 300–600 pro Auftragstag) und eine Stornierungsrichtlinie — wenn der Kunde innerhalb von X Tagen storniert, berechnen Sie einen Prozentsatz (50 % innerhalb von 14 Tagen, 100 % innerhalb von 48 Stunden ist üblich). Stornogebühren sind steuerbarer Erlös; weisen Sie sie mit 8,1 % MWST aus.

MWST auf Dolmetscherspesen

Reise- und Spesenkosten sind in der Regel Durchlaufposten — Sie berechnen sie zu Selbstkosten, und die MWST-Behandlung hängt davon ab, ob die zugrunde liegenden Kosten MWST enthielten. SBB-Tickets sind MWST-befreit (Schweizer öffentlicher Verkehr ist nicht MWST-pflichtig), Sie berechnen sie also netto. Übernachtungen enthalten MWST zu 3,7 % (reduzierter Satz für Beherbergung), die Sie als Vorsteuer zurückfordern, wenn Sie MWST-registriert sind. Halten Sie es sauber: Listen Sie Spesen zu Selbstkosten auf und wenden Sie MWST nur auf Ihre Dienstleistungshonorare an.

Rechnungsvorlage für Schweizer Übersetzer

Hier ist, was eine vollständige Übersetzer- oder Dolmetscherrechnung in der Schweiz enthalten sollte, in der richtigen Reihenfolge. Verwenden Sie dies als Checkliste für Ihre Vorlage.

Kopfzeile

• Ihre Geschäftsangaben (Name, Adresse, Telefon, E-Mail)
• Ihre UID-/MWST-Nummer (falls registriert) oder die Angabe «nicht steuerpflichtig» (falls befreit)
• Vollständiger Name und Adresse des Kunden (Firmenname bei B2B)
• MWST-ID des Kunden (für grenzüberschreitendes B2B-Reverse-Charge)
• Rechnungsnummer (fortlaufend: 2026-001, 2026-002…)
• Rechnungsdatum und Lieferdatum (falls abweichend)
• Referenz (Bestellnummer, Projektcode, Dokumenttitel)

Leistungsbeschreibung (der Kern)

Für Übersetzung:

Für Dolmetschen:

Total und MWST

• Zwischentotal (netto)
• MWST 8,1 % — berechnet auf die Dienstleistungshonorare (nicht zwingend auf Durchlaufposten)
• Total in CHF
• Bei grenzüberschreitendem B2B: «Reverse Charge»-Hinweis und keine MWST-Zeile
• Bei Unterschreitung des Schwellenwerts: «Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig»

Zahlungsabschnitt (QR-Rechnung)

• QR-Code mit QR-IBAN, Zahlungsempfänger-Angaben, Betrag und Referenz
• Zahlungsbedingungen (z. B. «Zahlbar innerhalb 30 Tagen»)
• Bankdetails für internationale Kunden (reguläre IBAN + SWIFT/BIC, da die QR-Rechnung nur für Schweizer Zahlungen funktioniert)

Fusszeile

• Dankesnote (optional, aber professionell)
• Referenz auf Geschäftsbedingungen (z. B. «AGB unter magicheidi.ch/agb»)
• Kontakt für Rückfragen

So richten Sie dies ohne Mühe ein

Sie können diese Vorlage in Word oder Excel erstellen, aber Sie müssen den QR-Code, die fortlaufende Nummerierung und die MWST-Berechnungen manuell pflegen. Die Alternative: ein Schweizer Rechnungstool, das all dies automatisch erledigt. Magic Heidi generiert die vollständige Rechnung — QR-Rechnung, MWST, Positionen, fortlaufende Nummerierung — in etwa 30 Sekunden vom Handy. Der Preisvergleich zeigt es deutlich: CHF 25–39/Monat gegenüber bexios CHF 52/Monat für Funktionen, die Übersetzer nie nutzen.

Fazit

Eine Rechnung als Übersetzer oder Dolmetscher in der Schweiz zu schreiben, ist nicht kompliziert, wenn Sie die Regeln kennen: sieben Pflichtelemente nach Art. 26 MWSTV, der MWST-Normalsatz von 8,1 % für alle Übersetzungs- und Dolmetschdienstleistungen, die Kleinunternehmerbefreiung ab CHF 100'000 mit der erforderlichen Angabe «nicht steuerpflichtig» und die Ortsregelungen nach Art. 7 MWSTV, die Ihre grenzüberschreitende Arbeit nullbesteuern. Berechnen Sie pro Wort, pro Zeile oder pro Stunde — aber zeigen Sie immer den Stückpreis und die Menge in der Position, nicht nur den Gesamtbetrag. Für Dolmetscher: Berechnen Sie Reisezeit (rund CHF 120/Stunde gemäss juslingua.ch), tatsächliche SBB-/Reisekosten, Spesen und Wartezeit als separate Positionen. Und jede Rechnung an Schweizer Kunden benötigt eine QR-Rechnung mit QR-IBAN — die alten ESR-Slips sind seit Oktober 2022 verschwunden.

Die eigentliche Frage ist, ob Sie diese Vorlage in Word pflegen, MWST manuell berechnen und QR-Codes von Hand generieren möchten — oder ob Sie lieber 30 Sekunden pro Rechnung vom Handy aus investieren. Magic Heidi erledigt QR-Rechnungs-Generierung, automatische MWST zum korrekten Satz, fortlaufende Rechnungsnummerierung und KI-Belegscan für Ihre CAT-Tool-Abonnements und Hardwarekäufe. Bei CHF 25–39/Monat ist es 42 % günstiger als bexio und mobilitätsorientiert für Schweizer Freiberufler entwickelt. Starten Sie Ihre kostenlose Testversion noch heute — keine Kreditkarte erforderlich — und senden Sie Ihre nächste Übersetzerrechnung, bevor Sie Ihren Kaffee ausgetrunken haben.