Rechnung schreiben als Eventplaner in der Schweiz: Die komplette Anleitung für 2026

Eine Eventplaner-Rechnung in der Schweiz braucht sieben Pflichtangaben (die sogenannten 7 Pflichtangaben), eine QR-Rechnung mit Swiss-QR-Code, den korrekten MWST-Satz (8,1 % Normalsatz oder 3,8 % für Events mit Übernachtung) und eine fortlaufende Rechnungsnummer — und wenn Sie MWST-pflichtig sind, müssen Sie sich bei der ESTV registrieren, sobald Ihr Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt. Das ist die Kurzantwort. Die längere Antwort behandelt Anzahlung, Durchlauferposten, Kilometerspesen und die Software, die das Ganze schnell genug macht, um es zwischen zwei Vor-Ort-Terminen zu erledigen. Legen wir los.

Wichtigste Erkenntnisse

• MWST beträgt 8,1 % auf Standard-Eventplanungsleistungen seit dem 1. Januar 2024 (2023 waren es 8,0 % und davor 7,7 %). Events, die mit Übernachtung gebündelt werden, nutzen den 3,8 %-Satz (2023: 3,7 %).
• Pflichtregistrierung ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Darunter ist eine freiwillige Registrierung möglich und manchmal sinnvoll.
• Jede Schweizer Rechnung braucht eine QR-Rechnung mit Swiss-QR-Code — die alten orangen und roten Einzahlungsscheine wurden am 1. Oktober 2020 abgeschafft.
• Anzahlungen von 30–50 % sind bei Events Standard; Sie können ausserdem Teilrechnungen für mehrphasige Projekte und eine Schlussrechnung nach dem Event verschicken.
• Durchlauferposten (Vendor Pass-Through) müssen separat an den Kunden fakturiert und separat vom Lieferanten verrechnet werden — niemals miteinander verrechnen, sonst bricht die MWST-Kette.
• Stundensätze für Eventplaner in der Schweiz liegen bei CHF 80–150 pro Stunde, je nach Erfahrung und Eventkomplexität.

Pflichtangaben auf einer Eventplaner-Rechnung in der Schweiz

Das Schweizer Recht definiert, was jede Rechnung enthalten muss. Fehlt eine Angabe, ist Ihre Rechnung nicht nur schlampig — sie kann den MWST-Vorsteuerabzug Ihres Kunden und in Randfällen Ihren eigenen gefährden. Die 7 Pflichtangaben nach MWST-Recht sind:

1. Name und Adresse (des Rechnungsstellers) — vollständiger rechtlicher Name oder Firmenname, Strasse, Postleitzahl und Ort.
2. Name und Adresse Ihres Kunden (der Rechnungsempfänger) — bei B2B-Rechnungen exakt mit der Firmenregistrierung abgleichen.
3. Rechnungsdatum — der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen, nicht der Tag des Events.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer — muss konsekutiv und eindeutig sein. Keine Lücken, keine Duplikate. Die meisten Fakturierungssoftwarelösungen erledigen das automatisch; wenn Sie von Hand nummerieren, wählen Sie ein Format wie 2026-001 und bleiben Sie dabei.
5. Leistungsbeschreibung — seien Sie spezifisch. «Eventplanung» allein ist zu vage. Schreiben Sie «Konzept und Organisation der jährlichen Firmengala, 14. März 2026, Zürich, inklusive Venue-Suche, Lieferantenkoordination und Vor-Ort-Management.» Die ESTV will sehen, was tatsächlich geliefert wurde.
6. Betrag — der Nettobetrag pro Position, nach MWST-Satz gruppiert, wenn Sie unterschiedliche Sätze haben.
7. MWST-Satz und MWST-Betrag — nur wenn Sie MWST-pflichtig sind. Weisen Sie den Satz (z. B. 8,1 %), die Nettosumme, den MWST-Betrag und den Bruttobetrag aus. Wenn Sie nicht für MWST registriert sind, müssen Sie stattdessen «MWST nicht ausweisbar» auf der Rechnung angeben.

Zusätzlich zu diesen sieben muss jede Schweizer Rechnung seit Oktober 2020 einen Swiss-QR-Code (die QR-Rechnung) und eine IBAN oder QR-IBAN für die Zahlung enthalten. Ohne QR-Code kann die Bank Ihres Kunden die Zahlung nicht automatisch verarbeiten, und Sie warten länger auf Ihr Geld.

Einige praktische Hinweise speziell für Eventplaner:

• Eventdatum auf die Rechnung schreiben, auch wenn es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Kunden gleichen Eventbudgets nach Daten ab, und eine klare Zeile «Eventdatum: 14.03.2026» erspart eine Nachfrage-E-Mail.
• Erhaltene Anzahlung auf der Schlussrechnung ausweisen. Wenn Sie im Januar eine 30 %-Anzahlung fakturiert haben und die Schlussrechnung im April verschickt wird, muss die Schlussrechnung die Anzahlung als Abzug ausweisen.
• Zahlungsziel angeben. Schweizer Standard ist 30 Tage, aber Eventplaner verkürzen es oft auf 10 oder 14 Tage nach dem Event. Schreiben Sie es auf die Rechnung: «Zahlbar innerhalb 14 Tagen.»

MWST für Eventplaner: Welcher Satz gilt?

Hier stolpern Schweizer Eventplaner, weil Events oft Leistungen bündeln, die unterschiedliche MWST-Sätze anziehen. Verwenden Sie den falschen Satz, überfordern Sie den Kunden oder schulden der ESTV Geld, das Sie nicht eingezogen haben.

Der Normalsatz: 8,1 %

Seit dem 1. Januar 2024 beträgt der Standard-MWST-Satz 8,1 % (2023 waren es 8,0 % und davor 7,7 %). Ihre Kern-Eventplanungsleistungen — Konzept, Koordination, Projektmanagement, Vor-Ort-Betreuung, Dekoration, Catering-Koordination — fallen alle unter 8,1 %.

Der Beherbergungssatz: 3,8 %

Wenn Sie eine mehrtägige Konferenz oder ein Firmenevent organisieren und die Rechnung Übernachtung beinhaltet, gilt der reduzierte Satz von 3,8 % für den Beherbergungsanteil (2023: 3,7 %, vor der Reform 2024: 2,5 %). Das Schlüsselwort ist über Nacht — Venue-Miete für ein Tagesevent fällt unter 8,1 %, aber Hotelzimmer, die als Teil des Event-Pakets gebucht werden, unter 3,8 %.

Das Schwierige: Sie müssen die Rechnung nach Satz aufteilen. Wenn Sie ein Konferenzpaket von CHF 20'000 fakturieren, das CHF 12'000 Planungsleistungen und CHF 8'000 Hotelnächte enthält, braucht die Rechnung zwei Positionen — eine mit 8,1 % für den Planungsanteil, eine mit 3,8 % für die Übernachtung. Werfen Sie nicht alles unter einen Satz.

Die MWST-Schwelle: CHF 100'000

Sie müssen sich nur für MWST registrieren, wenn Ihr jährlicher weltweiter steuerbarer Umsatz CHF 100'000 übersteigt. Darunter berechnen Sie keine MWST — Sie schreiben «MWST nicht ausweisbar» auf jede Rechnung.

Aber hier der Haken für Eventplaner: Eine einzige grosse Firmengala kann CHF 100'000 Umsatz sprengen. Sobald Sie die Schwelle in einem 12-Monats-Zeitraum überschreiten, müssen Sie sich innerhalb von 30 Tagen registrieren. Planen Sie voraus.

Eine freiwillige Registrierung unter CHF 100'000 ist erlaubt und manchmal sinnvoll. Wenn die meisten Ihrer Kunden MWST-pflichtige Unternehmen sind, holen sie sich die MWST ohnehin zurück. Wenn Sie aber an Privatpersonen fakturieren, bleibt ein Aufenthalt unter der Schwelle um 8,1 % günstiger.

QR-Rechnung: Der Schweizer Einzahlungsschein, den jede Rechnung braucht

Seit dem 1. Oktober 2020 muss jede Rechnung in der Schweiz eine QR-Rechnung enthalten — der Zahlungsteil mit einem Swiss-QR-Code, den die Banking-App des Kunden scannt, um die Zahlung auszulösen. Die alten orangen (mit Referenz) und roten (ohne Referenz) Einzahlungsscheine wurden abgeschafft. Sie können keine gültige Schweizer Rechnung ohne den QR-Teil verschicken.

Was die QR-Rechnung enthält:

• QR-IBAN oder IBAN Ihres Kontos — eine QR-IBAN beginnt mit CH und ist speziell für QR-Rechnungen formatiert, aber eine reguläre IBAN funktioniert ebenfalls, wenn Ihre Bank es unterstützt (die meisten tun das inzwischen).
• Kreditoreninformation — Ihr Name und Ihre Adresse.
• Debitorinformation — Name und Adresse Ihres Kunden (optional, aber bei B2B empfohlen).
• Betrag und Währung (CHF).
• Referenznummer (QR-Referenz) — eine 27-stellige Referenz, die die Zahlung mit Ihrer Rechnung verknüpft. Optional für einmalige Rechnungen, nahezu obligatorisch für wiederkehrende Kunden.
• Unstrukturierte Mitteilung — zusätzliche Informationen wie «Rechnung 2026-014, Event Gala Zürich.»

Der QR-Code selbst kodiert all dies. Ihr Kunde öffnet die Banking-App, scannt den Code mit dem Smartphone, und die Zahlung ist vorausgefüllt. Deshalb werden Schweizer Rechnungen schnell bezahlt — der QR-Code eliminiert die manuelle Dateneingabe, die anderswo Zahlungen verzögert.

Für Eventplaner zählt der mobile Aspekt: Sie könnten im Zug auf der Rückfahrt von einem Venue-Besuch sein, wenn Sie die Schlussrechnung verschicken. Mit Magic Heidis QR-Rechnung-Erstellung generieren Sie eine konforme QR-Rechnung vom Smartphone in unter zwei Minuten — kein Laptop, keine PDF-Vorlage, kein «Das mache ich, wenn ich zurück im Büro bin.» Die Rechnung geht raus, der QR-Code ist gültig, der Kunde zahlt.

Anzahlung, Teilrechnungen und Schlussrechnungen

Events sind teuer in der Produktion. Sie verpflichten sich Wochen oder Monate vor dem Event gegenüber Venues, Caterern und AV-Lieferanten, und Sie sollten dieses Cashflow-Risiko nicht alleine tragen. Schweizer Praxis — und was die meisten Eventverträge spezifizieren — ist eine Mischung aus Anzahlung, Teilrechnung und Schlussrechnung.

Anzahlung

Eine Anzahlung von 30–50 % des geschätzten Gesamtbetrags ist bei Events in der Schweiz Standard. Sie verschicken eine Anzahlungsrechnung, sobald der Vertrag unterzeichnet ist, bevor Sie Ausgaben getätigt haben. Die Anzahlung sichert das Datum und deckt Ihre Vorabkosten (Venue-Buchung, Lieferanten-Anzahlungen, Designarbeiten).

Rechtlich ist eine Anzahlung eine Vorausrechnung — eine Vorabrechnung für noch nicht erbrachte Leistungen. Sie muss dennoch alle 7 Pflichtangaben und eine QR-Rechnung enthalten. Sie können sie klar als «Anzahlung — Event Gala Zürich, 14.03.2026» markieren, damit der Kunde weiss, dass es sich um eine Anzahlung handelt, nicht um die Schlussrechnung.

MWST bei Anzahlung: Wenn Sie MWST-pflichtig sind, berechnen Sie MWST auf die Anzahlung mit demselben Satz wie auf der Schlussrechnung. Die Anzahlung wird im Zeitpunkt der Rechnungsstellung zu einer steuerbaren Leistung.

Teilrechnung

Bei mehrphasiger Eventplanung — etwa einem Jahres-Festivalprojekt mit unterschiedlichen Phasen — können Sie Teilrechnungen verschicken, sobald jeder Meilenstein abgeschlossen ist. Typische Meilensteine: Konzeptgenehmigung, Venue-Vertrag unterzeichnet, Lieferantenverträge gesichert, Eventtag, Nachbericht.

Jede Teilrechnung ist eine vollwertige Rechnung: dieselben 7 Pflichtangaben, dieselbe QR-Rechnung, fortlaufende Nummerierung. Der Kunde bezahlt jede einzeln, und die Schlussrechnung gleicht alles aus.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung geht nach dem Event raus. Sie zeigt:

• Vereinbarte Gesamtleistung (oder tatsächliche Leistung, falls sich der Umfang erweitert hat).
• Alle Anzahlung und Teilrechnungen bereits bezahlt, einzeln aufgeführt mit Rechnungsnummern und Daten.
• Den verbleibenden Saldo als fälligen Betrag.

Beispiel: Sie haben CHF 30'000 für eine Firmengala offeriert. Sie haben CHF 10'000 als Anzahlung im Januar fakturiert (Rechnung 2026-003). Sie haben im März eine Teilrechnung über CHF 8'000 für die Konzeptphase verschickt (Rechnung 2026-009). Die Schlussrechnung im Mai zeigt die vollen CHF 30'000, abzüglich der bereits bezahlten CHF 18'000, also bleiben CHF 12'000 offen. Der Kunde sieht die gesamte Historie und bezahlt den Restbetrag.

Referenzieren Sie immer die vorherigen Rechnungsnummern auf der Schlussrechnung. «Bereits bezahlt: Anzahlung Rechnung 2026-003 (CHF 10'000), Teilrechnung 2026-009 (CHF 8'000).» Das verhindert «Ich dachte, ich hätte das schon bezahlt»-Streitigkeiten.

Durchlauferposten: Caterer, Venues und Lieferanten korrekt fakturieren

Das ist der Teil, der Eventplaner beisst. Sie beauftragen einen Caterer für CHF 12'000 (inkl. 8,1 % MWST). Ihr Kunde will eine Rechnung von Ihnen, nicht drei. Also addieren Sie das Catering als Durchlauferposten zu Ihrer Rechnung und fakturieren dem Kunden CHF 12'000 plus Ihr Planungshonorar.

Das Problem: Wenn Sie die CHF 12'000 des Caterers einfach in Ihre Rechnung packen, berechnen Sie MWST auf MWST. Der Caterer hat Ihnen CHF 12'000 inkl. 8,1 % MWST fakturiert (CHF 11'002.77 netto + CHF 997.23 MWST). Sie addieren CHF 12'000 zu Ihrer Kundenrechnung und berechnen erneut 8,1 % — jetzt zahlt der Kunde CHF 12'972, und die gesamte MWST auf dem Catering-Anteil beträgt CHF 1'874.23 statt CHF 997.23. Der Kunde zahlt zu viel, und wenn er Vorsteuer geltend macht, sieht die ESTV die Doppelzählung.

Der korrekte Umgang mit Durchlauferposten

Die saubere Methode: zwei separate Rechnungen, keine Verrechnung.

1. Der Caterer fakturiert Ihnen direkt CHF 12'000 (seine Rechnung, seine MWST-Nummer, seine QR-Rechnung, seine Rechnungsnummer).
2. Sie fakturieren dem Kunden das Catering als Durchlauferposten — zum selben Nettobetrag, den der Caterer Ihnen berechnet hat, mit MWST zum selben Satz. Als separate Position ausweisen: «Catering — Lieferant XYZ, Durchlauferposten, netto CHF 11'002.77, MWST 8,1 % CHF 997.23, brutto CHF 12'000.»
3. Sie bezahlen den Caterer CHF 12'000. Der Kunde zahlt Ihnen CHF 12'000. Die MWST hebt sich auf: Sie zahlen CHF 997.23 MWST an den Caterer (Vorsteuer) und ziehen CHF 997.23 MWST vom Kunden ein (Umsatzsteuer). Netto-MWST-Effekt auf Sie: null.

Die wichtigsten Regeln:

• Lieferantenrechnungen niemals mit der Kundenrechnung verrechnen. Selbst wenn es effizient wirkt, es bricht die MWST-Kette und die ESTV wird Ihren Vorsteuerabzug bei einem Audit ablehnen.
• Rechnungsnummer des Lieferanten auf der Durchlauferposten-Zeile angeben. «Durchlauferposten gemäss Eingangsrechnung Caterer-XYZ-2026-014.»
• MWST des Lieferanten zum selben Satz durchreichen — nicht Ihren Planungs-MWST-Satz auf einen Lieferantenposten mit anderem Satz anwenden (ein Hotelkontingent mit 3,8 % sollte nicht mit 8,1 % weiterfakturiert werden).

Ein häufigerer, einfacherer Ansatz für kleine Durchlauferposten: Bearbeitungsgebühr von 5–15 % auf die Lieferantenkosten als Service-Aufschlag. Dieser Aufschlag ist Ihr Ertrag, mit 8,1 % MWST belastet. Das ist transparent und Kunden akzeptieren es.

Spesen und Materialkosten auf Eventrechnungen

Eventplaner geben Geld für Reisen, Material und Verbrauchsmaterial aus. Diese erscheinen auf der Rechnung als Spesen und sollten separat vom Service-Honorar aufgeführt werden — einerseits, weil Kunden sie separat ausgewiesen sehen wollen, andererseits, weil manche MWST-frei sind und manche nicht.

Kilometerentschädigung

Wenn Sie mit dem eigenen Auto zu einem Venue oder Lieferantentermin fahren, beträgt der Standard-Satz in der Schweiz CHF 0.70 pro Kilometer. Das ist der am häufigsten verwendete Satz und was AHV/ESTV als angemessen für Selbstständige akzeptieren. Vermerken Sie die Distanz (Google-Maps-Screenshots funktionieren) und den geschäftlichen Zweck — «Venue-Besuch, Hotel Zürich, 14.03.2026, 24 km» — und fakturieren Sie es als Position.

Die Kilometerentschädigung ist nicht MWST-pflichtig, wenn Sie tatsächliche Kosten verrechnen. Es handelt sich um eine Kostenerstattung, nicht um eine Leistung.

Spesenpauschale und Mahlzeiten

Bei mehrtägigen Events oder Reisen erlaubt die Schweizer Praxis Pauschal-Spesen oder tatsächliche Mahlzeitkosten mit Quittungen. Die übliche Pauschale für volle Tage (Verpflegungspauschale) liegt bei rund CHF 50–70 für einen vollen Tag mit Übernachtung und niedrigeren Beträgen für Teiltage. Wenn Sie tatsächliche Kosten verrechnen, bewahren Sie jede Quittung auf und fügen Sie Scans bei — Kunden verlangen zunehmend Belege.

Materialkosten

Dekoration, gedruckte Programme, Namensschilder, Beschilderung, AV-Verbrauchsmaterial — das sind Materialkosten und sie tragen MWST zum Standardsatz von 8,1 % (weil Sie sie mit MWST gekauft haben und weiterverkaufen). Listen Sie sie als Positionen mit Nettobetrag und MWST auf, genauso wie Ihr Service-Honorar.

Was auf die Rechnung gehört

Ein sauberer Spesen-Abschnitt sieht so aus:

• Kilometer: 24 km × CHF 0.70 = CHF 16.80 (keine MWST)
• Spesenpauschale, 1 Tag, Zürich-Event: CHF 60.00 (keine MWST)
• Gedruckte Programme, 200 Stück: CHF 480.00 netto + MWST 8,1 % CHF 38.88 = CHF 518.88
• Namensschilder, 200 Stück: CHF 120.00 netto + MWST 8,1 % CHF 9.72 = CHF 129.72

Trennen Sie MWST-pflichtige und MWST-freie Positionen in separate Gruppen. Ihr QR-Rechnung-Gesamtbetrag ist die Summe aller.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Eventplaner

Hier ist eine reduzierte Vorlage, die Sie in ein Dokument kopieren oder als Struktur in einem beliebigen Fakturierungstool nutzen können. Ersetzen Sie den Text in Klammern durch Ihre Angaben.

[Ihr Name / Firmenname]
[Strasse und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Schweiz
[E-Mail] | [Telefon]

RECHNUNG

Rechnungsnummer: 2026-014
Rechnungsdatum: 14.03.2026
Eventdatum: 14.03.2026

Rechnung an:
[Kundenname]
[Kundenadresse]
[Postleitzahl und Ort]

Event: Jährliche Firmengala, Zürich, 14.03.2026

POSITIONEN

1. Eventkonzept und Projektmanagement — 40 h × CHF 120.00
   Netto: CHF 4'800.00
   MWST 8,1 %: CHF 388.80
   Brutto: CHF 5'188.80

2. Venue-Koordination und Vor-Ort-Betreuung — Pauschal
   Netto: CHF 2'500.00
   MWST 8,1 %: CHF 202.50
   Brutto: CHF 2'702.50

3. Catering (Durchlauferposten, Lieferantenrechnung XYZ-2026-014)
   Netto: CHF 9'250.69
   MWST 8,1 %: CHF 749.31
   Brutto: CHF 10'000.00

4. Kilometer — 48 km × CHF 0.70
   CHF 33.60 (keine MWST)

ZWISCHENSUMME netto (Leistungen): CHF 16'550.69
MWST 8,1 %: CHF 1'340.61
Zwischensumme brutto: CHF 17'891.30
Spesen (keine MWST): CHF 33.60
GESAMT FÄLLIG: CHF 17'924.90

Abzüglich erhaltener Anzahlung (Rechnung 2026-003, 15.01.2026): CHF 5'000.00
OFFENER BETRAG: CHF 12'924.90

Zahlbar bis: 28.03.2026 (14 Tage)
IBAN: CH[...Ihre QR-IBAN...]
[QR-Code generiert durch Ihre Fakturierungssoftware]

Die Vorlage deckt alle 7 Pflichtangaben ab, den QR-Rechnung-Platzhalter, Durchlauferposten, Spesen-Trennung und Anzahlung-Abzug. Wenn Sie das manuelle Kopieren überspringen wollen: Magic Heidis Preise starten bei CHF 25/Monat und generieren automatisch konforme Schweizer QR-Rechnungen — Sie füllen die Event-Details ein, die App erzeugt den QR-Code und das PDF.

Fazit

Rechnungen als Eventplaner in der Schweiz kommen auf sieben Pflichtangaben, den korrekten MWST-Satz, eine gültige QR-Rechnung und saubere Behandlung von Anzahlung, Durchlauferposten und Spesen an. Machen Sie das richtig, werden Ihre Rechnungen schneller bezahlt, Ihre MWST-Meldungen stimmen, und Ihre Kunden vertrauen den Zahlen. Machen Sie es falsch, verbringen Sie Ihre Abende mit dem Korrigieren von PDFs und dem Beantworten von «Was ist diese Position?»-E-Mails.

Der schnellste Weg ist ein Tool, das die Schweizer Besonderheiten für Sie übernimmt — QR-Code, MWST-Sätze, fortlaufende Nummerierung, Anzahlung-Tracking, Spesen-Scanning — ohne den bexio-Preis. Magic Heidi startet bei CHF 25/Monat, läuft auf Ihrem Smartphone und erstellt konforme Schweizer Rechnungen in unter zwei Minuten. Probieren Sie es bei Ihrer nächsten Schlussrechnung aus und sehen Sie, wie viel Zeit Sie gewinnen.