Rechnung schreiben als Eventplaner in der Schweiz: Die komplette Anleitung für 2026

Eine Eventplaner-Rechnung in der Schweiz braucht sieben Pflichtangaben (die sogenannten 7 Pflichtangaben), eine QR-Rechnung mit Swiss-QR-Code, den korrekten MWST-Satz (8.1% Normalsatz oder 3.8% für Events mit Übernachtung) und eine fortlaufende Rechnungsnummer — und sobald dein Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt, musst du dich bei der ESTV für die MWST registrieren. Das ist die Kurzantwort. Die längere Antwort behandelt Anzahlung, Durchlauferposten, Kilometerspesen und die Software, die das Ganze schnell genug macht, um es zwischen zwei Vor-Ort-Terminen zu erledigen. Legen wir los.

Das Wichtigste in Kürze

• MWST beträgt 8.1% auf Standard-Eventplanungsleistungen seit dem 1. Januar 2024 (davor 7.7%). Events, die mit Übernachtung gebündelt werden, nutzen den 3.8%-Satz (2023: 3.7%).
• Pflichtregistrierung ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Darunter ist eine freiwillige Registrierung möglich und manchmal sinnvoll.
• Jede Schweizer Rechnung braucht eine QR-Rechnung mit Swiss-QR-Code — die alten orangen und roten Einzahlungsscheine wurden am 30. September 2022 abgeschafft.
• Anzahlungen von 30–50% sind bei Events Standard; du kannst ausserdem Teilrechnungen für mehrphasige Projekte und eine Schlussrechnung nach dem Event verschicken.
• Durchlauferposten (Vendor Pass-Through) müssen separat an den Kunden fakturiert und separat vom Lieferanten verrechnet werden — niemals miteinander verrechnen, sonst bricht die MWST-Kette.
• Stundensätze für Eventplaner in der Schweiz liegen bei CHF 80–150 pro Stunde, je nach Erfahrung und Eventkomplexität.

Pflichtangaben auf einer Eventplaner-Rechnung in der Schweiz

Das Schweizer Recht definiert, was jede Rechnung enthalten muss. Fehlt eine Angabe, ist deine Rechnung nicht nur schlampig — sie kann den MWST-Vorsteuerabzug deines Kunden und in Randfällen deinen eigenen gefährden. Die 7 Pflichtangaben nach MWST-Recht sind:

1. Name und Adresse (des Rechnungsstellers) — vollständiger rechtlicher Name oder Firmenname, Strasse, Postleitzahl und Ort.
2. Name und Adresse deines Kunden (der Rechnungsempfänger) — bei B2B-Rechnungen exakt mit der Firmenregistrierung abgleichen.
3. Rechnungsdatum — der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst, nicht der Tag des Events.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer — muss konsekutiv und eindeutig sein. Keine Lücken, keine Duplikate. Die meisten Fakturierungstools erledigen das automatisch; wenn du von Hand nummerierst, wählst du ein Format wie 2026-001 und bleibst dabei.
5. Leistungsbeschreibung — sei spezifisch. «Eventplanung» allein ist zu vage. Schreib «Konzept und Organisation der jährlichen Firmengala, 14. März 2026, Zürich, inklusive Venue-Suche, Lieferantenkoordination und Vor-Ort-Management.» Die ESTV will sehen, was tatsächlich geliefert wurde.
6. Betrag — der Nettobetrag pro Position, nach MWST-Satz gruppiert, wenn du unterschiedliche Sätze hast.
7. MWST-Satz und MWST-Betrag — nur wenn du MWST-pflichtig bist. Weise den Satz (8.1%), die Nettosumme, den MWST-Betrag und den Bruttobetrag aus. Bist du nicht registriert, lässt du die MWST-Zeile weg und ergänzt einen Hinweis wie «Kein MWST-Ausweis, da nicht MWST-pflichtig».

Zusätzlich zu diesen sieben gehört seit Oktober 2022 auf jede Schweizer Rechnung ein Swiss-QR-Code (die QR-Rechnung) mit einer IBAN oder QR-IBAN für die Zahlung. Ohne QR-Code kann die Bank deines Kunden die Zahlung nicht automatisch verarbeiten, und du wartest länger auf dein Geld.

Einige praktische Hinweise speziell für Eventplaner:

• Eventdatum auf die Rechnung schreiben, auch wenn es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Kunden gleichen Eventbudgets nach Daten ab, und eine klare Zeile «Eventdatum: 14.03.2026» erspart eine Nachfrage-E-Mail.
• Erhaltene Anzahlung auf der Schlussrechnung ausweisen. Wenn du im Januar eine Anzahlung von 30% fakturiert hast und die Schlussrechnung im April rausgeht, muss die Schlussrechnung die Anzahlung als Abzug zeigen.
• Zahlungsziel angeben. Schweizer Standard ist 30 Tage, aber Eventplaner verkürzen es oft auf 10 oder 14 Tage nach dem Event. Schreib es auf die Rechnung: «Zahlbar innerhalb 14 Tagen.»

MWST für Eventplaner: Welcher Satz gilt?

Hier stolpern Schweizer Eventplaner, weil Events oft Leistungen bündeln, die unterschiedliche MWST-Sätze anziehen. Verwendest du den falschen Satz, verrechnest du dem Kunden zu viel — oder du schuldest der ESTV Geld, das du nie eingezogen hast.

Der Normalsatz: 8.1%

Seit dem 1. Januar 2024 beträgt der Standard-MWST-Satz 8.1% (davor 7.7%). Deine Kern-Eventplanungsleistungen — Konzept, Koordination, Projektmanagement, Vor-Ort-Betreuung, Dekoration, Catering-Koordination — fallen alle unter 8.1%.

Der Beherbergungssatz: 3.8%

Wenn du eine mehrtägige Konferenz oder ein Firmenevent organisierst und die Rechnung Übernachtung beinhaltet, gilt der Sondersatz für Beherbergung von 3.8% auf den Übernachtungsanteil (vor 2024: 3.7%). Das Schlüsselwort ist über Nacht — Venue-Miete für ein Tagesevent fällt unter 8.1%, aber Hotelzimmer, die als Teil des Event-Pakets gebucht werden, unter 3.8%.

Das Schwierige: Du musst die Rechnung nach Satz aufteilen. Wenn du ein Konferenzpaket von CHF 20'000 fakturierst, das CHF 12'000 Planungsleistungen und CHF 8'000 Hotelnächte enthält, braucht die Rechnung zwei Positionen — eine mit 8.1% für den Planungsanteil, eine mit 3.8% für die Übernachtung. Wirf nicht alles unter einen Satz.

Die MWST-Schwelle: CHF 100'000

Du musst dich nur für MWST registrieren, wenn dein jährlicher weltweiter steuerbarer Umsatz CHF 100'000 übersteigt. Darunter berechnest du keine MWST — du schreibst «MWST nicht ausweisbar» auf jede Rechnung.

Aber hier der Haken für Eventplaner: Eine einzige grosse Firmengala kann CHF 100'000 Umsatz sprengen. Sobald du die Schwelle in einem 12-Monats-Zeitraum überschreitest, musst du dich innerhalb von 30 Tagen registrieren. Plane voraus.

Eine freiwillige Registrierung unter CHF 100'000 ist erlaubt und manchmal sinnvoll — die Details dazu stehen im MWST-Leitfaden für Freelancer. Wenn die meisten deiner Kunden MWST-pflichtige Unternehmen sind, holen sie sich die MWST ohnehin zurück. Wenn du aber an Privatpersonen fakturierst, bleibst du unter der Schwelle für deine Kunden schlicht günstiger.

QR-Rechnung: Der Schweizer Einzahlungsschein, den jede Rechnung braucht

Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der einzige gültige Schweizer Einzahlungsschein — der Zahlungsteil mit einem Swiss-QR-Code, den die Banking-App des Kunden scannt, um die Zahlung auszulösen. Die alten orangen (mit Referenz) und roten (ohne Referenz) Einzahlungsscheine wurden abgeschafft. Du kannst keine gültige Schweizer Rechnung ohne den QR-Teil verschicken.

Was die QR-Rechnung enthält:

• QR-IBAN oder IBAN deines Kontos — eine QR-IBAN beginnt mit CH und ist speziell für QR-Rechnungen formatiert, aber eine reguläre IBAN funktioniert ebenfalls, wenn deine Bank es unterstützt (die meisten tun das inzwischen).
• Kreditoreninformation — dein Name und deine Adresse.
• Debitorinformation — Name und Adresse deines Kunden (optional, aber bei B2B empfohlen).
• Betrag und Währung (CHF).
• Referenznummer (QR-Referenz) — eine 27-stellige Referenz, die die Zahlung mit deiner Rechnung verknüpft. Optional für einmalige Rechnungen, nahezu obligatorisch für wiederkehrende Kunden.
• Unstrukturierte Mitteilung — zusätzliche Informationen wie «Rechnung 2026-014, Event Gala Zürich.»

Der QR-Code selbst kodiert all dies. Dein Kunde öffnet die Banking-App, scannt den Code mit dem Smartphone, und die Zahlung ist vorausgefüllt. Deshalb werden Schweizer Rechnungen schnell bezahlt — der QR-Code eliminiert die manuelle Dateneingabe, die anderswo Zahlungen verzögert.

Für Eventplaner zählt der mobile Aspekt: Vielleicht sitzt du im Zug auf der Rückfahrt von einem Venue-Besuch, wenn die Schlussrechnung rausgeht. Mit Magic Heidis QR-Rechnung-Erstellung generierst du eine konforme QR-Rechnung vom Smartphone in unter zwei Minuten — kein Laptop, keine PDF-Vorlage, kein «Das mache ich, wenn ich zurück im Büro bin.» Die Rechnung geht raus, der QR-Code ist gültig, der Kunde zahlt.

Anzahlung, Teilrechnungen und Schlussrechnungen

Events sind teuer in der Produktion. Du verpflichtest sich Wochen oder Monate vor dem Event gegenüber Venues, Caterern und AV-Lieferanten, und du solltest dieses Cashflow-Risiko nicht alleine tragen. Schweizer Praxis — und was die meisten Eventverträge spezifizieren — ist eine Mischung aus Anzahlung, Teilrechnung und Schlussrechnung.

Anzahlung

Eine Anzahlung von 30–50% des geschätzten Gesamtbetrags ist bei Events in der Schweiz Standard. Du verschickst eine Anzahlungsrechnung, sobald der Vertrag unterzeichnet ist — bevor du selbst Ausgaben hast. Die Anzahlung sichert das Datum und deckt deine Vorabkosten (Venue-Buchung, Lieferanten-Anzahlungen, Designarbeiten).

Rechtlich ist eine Anzahlung eine Vorausrechnung — eine Vorabrechnung für noch nicht erbrachte Leistungen. Sie muss dennoch alle 7 Pflichtangaben und eine QR-Rechnung enthalten. Du kannst sie klar als «Anzahlung — Event Gala Zürich, 14.03.2026» markieren, damit der Kunde weiss, dass es sich um eine Anzahlung handelt, nicht um die Schlussrechnung.

MWST bei Anzahlung: Wenn du MWST-pflichtig bist, berechnest du MWST auf die Anzahlung mit demselben Satz wie auf der Schlussrechnung. Die Anzahlung wird im Zeitpunkt der Rechnungsstellung zu einer steuerbaren Leistung.

Teilrechnung

Bei mehrphasiger Eventplanung — etwa einem Jahres-Festivalprojekt mit unterschiedlichen Phasen — kannst du Teilrechnungen verschicken, sobald jeder Meilenstein abgeschlossen ist. Typische Meilensteine: Konzeptgenehmigung, Venue-Vertrag unterzeichnet, Lieferantenverträge gesichert, Eventtag, Nachbericht.

Jede Teilrechnung ist eine vollwertige Rechnung: dieselben 7 Pflichtangaben, dieselbe QR-Rechnung, fortlaufende Nummerierung. Der Kunde bezahlt jede einzeln, und die Schlussrechnung gleicht alles aus.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung geht nach dem Event raus. Sie zeigt:

• Vereinbarte Gesamtleistung (oder tatsächliche Leistung, falls sich der Umfang erweitert hat).
• Alle Anzahlung und Teilrechnungen bereits bezahlt, einzeln aufgeführt mit Rechnungsnummern und Daten.
• Den verbleibenden Saldo als fälligen Betrag.

Beispiel: Du hast CHF 30'000 für eine Firmengala offeriert. Du hast CHF 10'000 als Anzahlung im Januar fakturiert (Rechnung 2026-003). Du hast im März eine Teilrechnung über CHF 8'000 für die Konzeptphase verschickt (Rechnung 2026-009). Die Schlussrechnung im Mai zeigt die vollen CHF 30'000, abzüglich der bereits bezahlten CHF 18'000, also bleiben CHF 12'000 offen. Der Kunde sieht die gesamte Historie und bezahlt den Restbetrag.

Referenziere immer die vorherigen Rechnungsnummern auf der Schlussrechnung. «Bereits bezahlt: Anzahlung Rechnung 2026-003 (CHF 10'000), Teilrechnung 2026-009 (CHF 8'000).» Das verhindert «Ich dachte, ich hätte das schon bezahlt»-Streitigkeiten.

Durchlauferposten: Caterer, Venues und Lieferanten korrekt fakturieren

Das ist der Teil, der Eventplaner beisst. Du beauftragst einen Caterer für CHF 12'000 (inkl. 8.1% MWST). Dein Kunde will eine Rechnung von dir, nicht drei. Also addierst du das Catering als Durchlauferposten zu deiner Rechnung und fakturierst dem Kunden CHF 12'000 plus dein Planungshonorar.

Das Problem: Wenn du die CHF 12'000 des Caterers einfach brutto in deine Rechnung packst, berechnest du MWST auf MWST. Der Caterer hat dir CHF 12'000 inklusive 8.1% MWST fakturiert — netto sind das CHF 11'100.83, die MWST beträgt CHF 899.17. Addierst du die CHF 12'000 brutto zu deiner Kundenrechnung und schlägst nochmals 8.1% drauf, zahlt der Kunde CHF 12'972.00 für dieselbe Leistung. Der Kunde zahlt zu viel, und wenn er Vorsteuer geltend macht, sieht die ESTV die Doppelzählung.

Der korrekte Umgang mit Durchlauferposten

Die saubere Methode: zwei separate Rechnungen, keine Verrechnung.

1. Der Caterer fakturiert dir direkt CHF 12'000 (seine Rechnung, seine MWST-Nummer, seine QR-Rechnung, seine Rechnungsnummer).
2. Du fakturierst dem Kunden das Catering als Durchlauferposten — zum selben Nettobetrag, den der Caterer dir berechnet hat, mit MWST zum selben Satz. Als separate Position ausweisen: «Catering — Lieferant XYZ, Durchlauferposten, netto CHF 11'100.83, MWST 8.1% CHF 899.17, brutto CHF 12'000.00».
3. Du bezahlst den Caterer CHF 12'000.00. Der Kunde zahlt dir CHF 12'000.00. Die MWST hebt sich auf: Du zahlst CHF 899.17 MWST an den Caterer (Vorsteuer) und ziehst denselben Betrag vom Kunden ein (Umsatzsteuer). Netto-MWST-Effekt für dich: null.

Die wichtigsten Regeln:

• Lieferantenrechnungen niemals mit der Kundenrechnung verrechnen. Selbst wenn es effizient wirkt, es bricht die MWST-Kette und die ESTV wird deinen Vorsteuerabzug bei einem Audit ablehnen.
• Rechnungsnummer des Lieferanten auf der Durchlauferposten-Zeile angeben. «Durchlauferposten gemäss Eingangsrechnung Caterer-XYZ-2026-014.»
• MWST des Lieferanten zum selben Satz durchreichen — nicht deinen Planungs-MWST-Satz auf einen Lieferantenposten mit anderem Satz anwenden (ein Hotelkontingent mit 3.8% gehört nicht mit 8.1% weiterfakturiert).

Ein einfacherer Ansatz für kleine Durchlauferposten: eine Bearbeitungsgebühr als prozentualer Service-Aufschlag auf die Lieferantenkosten. Dieser Aufschlag ist dein Ertrag und wird mit 8.1% MWST belastet. Das ist transparent, und Kunden akzeptieren es in der Regel.

Spesen und Materialkosten auf Eventrechnungen

Eventplaner geben Geld für Reisen, Material und Verbrauchsmaterial aus. Diese erscheinen auf der Rechnung als Spesen und sollten separat vom Service-Honorar aufgeführt werden — einerseits, weil Kunden sie separat ausgewiesen sehen wollen, andererseits, weil manche MWST-frei sind und manche nicht.

Kilometerentschädigung

Wenn du mit dem eigenen Auto zu einem Venue oder Lieferantentermin fährst, ist in der Schweiz eine Kilometerpauschale von rund CHF 0.70 pro Kilometer üblich. Vermerk die Distanz und den geschäftlichen Zweck — «Venue-Besuch, Hotel Zürich, 14.03.2026, 24 km» — und fakturiere sie als eigene Position.

Reine Kostenerstattungen behandelst du auf der Rechnung getrennt vom Honorar. Ob eine Position MWST trägt, hängt davon ab, ob es sich um eine eigene Leistung oder um eine durchgereichte Auslage handelt — im Zweifel fragst du deine Treuhand.

Spesenpauschale und Mahlzeiten

Bei mehrtägigen Events oder Reisen erlaubt die Schweizer Praxis Pauschal-Spesen oder tatsächliche Mahlzeitkosten mit Quittungen. Wie hoch die Pauschale ausfällt, hältst du am besten im Vertrag fest — üblich sind Tagespauschalen für volle Einsatztage und reduzierte Beträge für Teiltage. Wenn du tatsächliche Kosten verrechnest, bewahrst du jede Quittung auf und legst Scans bei — Kunden verlangen zunehmend Belege.

Materialkosten

Dekoration, gedruckte Programme, Namensschilder, Beschilderung, AV-Verbrauchsmaterial — das sind Materialkosten und sie tragen MWST zum Normalsatz von 8.1% (du hast sie mit MWST eingekauft und verkaufst sie weiter). Liste sie als Positionen mit Nettobetrag und MWST auf, genauso wie dein Service-Honorar.

Was auf die Rechnung gehört

Ein sauberer Spesen-Abschnitt sieht so aus:

• Kilometer: 24 km × CHF 0.70 = CHF 16.80 (Auslage)
• Spesenpauschale, 1 Tag, Zürich-Event: CHF 60.00 (Auslage)
• Gedruckte Programme, 200 Stück: CHF 480.00 netto + MWST 8.1% CHF 38.88 = CHF 518.88
• Namensschilder, 200 Stück: CHF 120.00 netto + MWST 8.1% CHF 9.72 = CHF 129.72

Trenn MWST-pflichtige Leistungen und reine Auslagen in separate Gruppen. Dein QR-Rechnung-Gesamtbetrag ist die Summe aller.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Eventplaner

Hier ist eine reduzierte Vorlage, die du in ein Dokument kopieren oder als Struktur in einem beliebigen Fakturierungstool nutzen kannst. Ersetze den Text in Klammern durch deine Angaben. Eine fertige Word-, Excel- und PDF-Variante findest du auf unserer Rechnungsvorlage Schweiz.

[dein Name / Firmenname]
[Strasse und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Schweiz
[E-Mail] | [Telefon]

RECHNUNG

Rechnungsnummer: 2026-014
Rechnungsdatum: 14.03.2026
Eventdatum: 14.03.2026

Rechnung an:
[Kundenname]
[Kundenadresse]
[Postleitzahl und Ort]

Event: Jährliche Firmengala, Zürich, 14.03.2026

POSITIONEN

1. Eventkonzept und Projektmanagement — 40 h × CHF 120.00
   Netto: CHF 4'800.00
   MWST 8.1%: CHF 388.80
   Brutto: CHF 5'188.80

2. Venue-Koordination und Vor-Ort-Betreuung — Pauschal
   Netto: CHF 2'500.00
   MWST 8.1%: CHF 202.50
   Brutto: CHF 2'702.50

3. Catering (Durchlauferposten, Lieferantenrechnung XYZ-2026-014)
   Netto: CHF 9'250.69
   MWST 8.1%: CHF 749.31
   Brutto: CHF 10'000.00

4. Kilometer — 48 km × CHF 0.70
   CHF 33.60 (keine MWST)

ZWISCHENSUMME netto (Leistungen): CHF 16'550.69
MWST 8.1%: CHF 1'340.61
Zwischensumme brutto: CHF 17'891.30
Spesen (keine MWST): CHF 33.60
GESAMT FÄLLIG: CHF 17'924.90

Abzüglich erhaltener Anzahlung (Rechnung 2026-003, 15.01.2026): CHF 5'000.00
OFFENER BETRAG: CHF 12'924.90

Zahlbar bis: 28.03.2026 (14 Tage)
IBAN: CH[...deine QR-IBAN...]
[QR-Code generiert durch deine Fakturierungssoftware]

Die Vorlage deckt alle 7 Pflichtangaben ab, den QR-Rechnung-Platzhalter, Durchlauferposten, Spesen-Trennung und Anzahlung-Abzug. Wenn du das manuelle Kopieren überspringen willst: Magic Heidi startet bei CHF 25/Monat und erzeugt automatisch konforme Schweizer QR-Rechnungen — du füllst die Event-Details ein, die App erzeugt den QR-Code und das PDF.

Fazit

Rechnungen als Eventplaner in der Schweiz kommen auf sieben Pflichtangaben, den korrekten MWST-Satz, eine gültige QR-Rechnung und saubere Behandlung von Anzahlung, Durchlauferposten und Spesen an. Machst du das richtig, werden deine Rechnungen schneller bezahlt, deine MWST-Meldungen stimmen, und deine Kunden vertrauen den Zahlen. Machst du es falsch, verbringst du deine Abende mit dem Korrigieren von PDFs und dem Beantworten von «Was ist diese Position?»-E-Mails.

Der schnellste Weg ist ein Tool, das die Schweizer Besonderheiten für dich übernimmt — QR-Code, MWST-Sätze, fortlaufende Nummerierung, Anzahlung-Tracking, Spesen-Scanning — ohne den bexio-Preis. Magic Heidi startet bei CHF 25/Monat, läuft auf deinem Smartphone und erstellt konforme Schweizer Rechnungen in unter zwei Minuten. Probier es bei deiner nächsten Schlussrechnung aus und siehst du, wie viel Zeit du gewinnst.