Was ist eine EORI-Nummer — und wofür braucht die Schweiz sie?

EORI steht für «Economic Operators' Registration and Identification». Hinter dem sperrigen Namen steckt eine simple Idee: eine Nummer, die jedes am Warenverkehr beteiligte Unternehmen international eindeutig identifiziert. Ursprünglich aus dem EU-Zollrecht stammend, ist die EORI-Nummer heute das Standardwerkzeug der Zollverwaltungen vieler Länder, um Wirtschaftsbeteiligte zu erkennen und Zollanmeldungen einander zuzuordnen.

Konkret passiert Folgendes: Verbringst du Waren über eine Zollgrenze — egal ob Import aus Italien oder Export nach Deutschland —, verlangt die Zollanmeldung eine Identifikation des anmeldenden Unternehmens. Diese Identifikation ist die EORI-Nummer. Der Zoll ordnet damit jede Anmeldung einem Betrieb zu, führt Aussenhandelsstatistiken, überwacht Bewilligungen und prüft, ob Zölle und Abgaben korrekt abgerechnet werden.

Wichtig für die Schweiz: Auch wenn die Schweiz nicht Mitglied der EU ist, gilt die EORI-Pflicht im Warenverkehr mit EU-Ländern praktisch in vollem Umfang. Grundlage ist das schweizerische Zollrecht — die Grundlagen stehen im Zollgesetz (ZG), siehe die aktuelle Fassung auf admin.ch. Die EU-Partner verlangen bei Exporten aus der Schweiz eine EORI-Nummer des Schweizer Exporteurs, und umgekehrt verlangt die Schweiz die Kennung von importierenden Betrieben.

Für dich als Selbstständige oder Selbstständiger heisst das: Sobald deine Firma Waren über die Grenze bewegt, ist die EORI-Nummer eine Art Pass für dein Unternehmen. Zuständig für Registrierung und Führung ist die Schweizer Zollverwaltung, an der Spitze die Oberzolldirektion (OZD). Die Nummer selbst besteht in der Regel aus einer landesspezifischen Zusammensetzung, in der Schweiz mit Bezug auf die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID).

Wer braucht eine EORI-Nummer in der Schweiz?

Die Faustregel lautet: Jedes Unternehmen, das gewerblich Waren ein- oder ausführt, braucht eine EORI-Nummer. Egal ob Velohändler, Dropshipping-Shop, Maschinenbauer oder Kurierdienst — sobald physische Waren eine Zollgrenze überschreiten und du als Beteiligter genannt wirst, gehört die Nummer auf die Anmeldung.

Diese Fälle zählen typischerweise:

• Import: Du kaufst Waren im Ausland und lässt sie in die Schweiz liefern — zum Beispiel Teile von einem italienischen Lieferanten.
• Export: Du verkaufst Waren an Kunden in der EU oder Übersee und versendest sie selbst oder über einen Spediteur.
• Lohnveredelung: Du schickst Halbfabrikate zur Bearbeitung ins Ausland und holst sie zurück.
• Speditionen und Transporteure: Wer im Namen von Kunden Zollanmeldungen abwickelt, muss die EORI der Beteiligten kennen und melden.
• Dropshipping: Auch wenn die Ware nie dein Lager sieht, sondern direkt vom Lieferanten zum Endkunden wandert, bist du als wirtschaftlich Beteiligter erfasst.

Keine EORI-Nummer brauchst du hingegen, wenn du ausschliesslich Dienstleistungen erbringst, nur digitale Produkte verkaufst oder rein inländisch handelst. Ein Webdesigner, eine Beraterin oder ein Software-SaaS ohne Warenverkehr kann das Thema getrost überspringen. Auch für private Einfuhren — etwa den gelegentlichen Online-Import für den Eigenbedarf — ist keine EORI nötig; hier genügt die persönliche Deklaration, und die Zollstelle zieht bei Bedarf die Einfuhrabgaben ein.

Die Grauzone: Kaufst du gelegentlich Material oder Betriebsmittel im Ausland ein — etwa Druckerpatronen oder Werkzeug —, gelten die Eigenimporte offiziell als nichtgewerbliche Einfuhr, solange es um gelegentliche Bezüge für den eigenen Betrieb geht. Sobald du aber regelmässig Ware einkaufst, weiterverkaufst oder Beiträge in grösserem Umfang einführst, wirst du als Wirtschaftsbeteiligter eingestuft. Im Zweifel gilt: Der Zollkreis beantwortet dir diese Frage am Telefon in zwei Minuten — nutze das, bevor du auf ein Dorf-Fest der Vermutungen baust.

Mini-Story: Marco, Velohändler aus Thun

Marco führt in Thun einen Veloladen. Bei einem italienischen Hersteller bestellt er Rahmensets und Laufräder im Wert von CHF 12'000.00 — seine grösste Investition des Jahres vor der Saison. Die Ware fährt per Lastwagen über den Gotthard, und am Zoll in Chiasso bleibt der Transport hängen.

Der Spediteur fragt nach Marcos EORI-Nummer für die Einfuhranmeldung. Marco hat keine. Der Lastwagen wartet zwei Tage auf dem Zollparkplatz, bis der Antrag bei der Zollverwaltung durchgearbeitet ist, und der Spediteur stellt Marco für Standzeit und Mehraufwand rund CHF 450.00 in Rechnung. An der CHF 12'000.00-Bestellung ändert das nichts — aber die Verzögerung kostet Marco Lagerverzug bei seinem eigenen Vorverkauf und jede Menge Nerven.

Seither steht die EORI-Nummer in Marcos Stammdaten beim Lieferanten und beim Spediteur. Der Antrag selbst hätte ihn null Franken gekostet, wenn er ihn drei Wochen vor der Bestellung gemacht hätte — statt CHF 450.00 Standgeld und zwei verlorene Verkaufstage.

Lektion: Beantrage die EORI-Nummer, bevor du die erste Lieferung aufgibst — nicht erst, wenn der Lastwagen schon unterwegs ist.

EORI-Nummer oder UID? Nicht dasselbe — aber eng verwandt

Die häufigste Verwirrung beim Thema EORI-Nummer Schweiz: die Verwechslung mit der UID-Nummer. Beide identifizieren dein Unternehmen, aber sie tun Verschiedenes — und sie hängen doch zusammen.

• Die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) ist die allgemeine Schweizer Firmennummer. Sie steht im Handelsregister, auf deinen Rechnungen und Geschäftsbriefen, und die MWST-Nummer baut auf ihr auf. UIDs sind über das Registerwesen und bei MWST-Pflichtigen über das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) geregelt; zuständig sind das Handelsregister und bei steuerpflichtigen Firmen die ESTV.
• Die EORI-Nummer ist die Zollkennung deines Unternehmens. Sie steht auf Zollanmeldungen und Frachtpapieren, nicht aber auf deinen Kundenrechnungen. Zuständig ist die Zollverwaltung, nicht die ESTV.

Übersicht:

Ein Detail, das oft überrascht: In der Schweiz wird die EORI-Nummer aus der UID-Nummer abgeleitet beziehungsweise mit ihr synchronisiert. Praktisch heisst das: Beide Nummern gehören zusammen, aber du gibst bei der Zollanmeldung trotzdem die EORI an — nicht die UID. Und wenn EU-Kunden nach deiner MWST-Nummer fragen, ist das ein drittes, verwandtes Thema: Das geht um die Steuernummer, die du für Rechnungen ins EU-Ausland brauchst. Wie du das sauber löst, zeigen wir im Guide zur MWST-Nummer für EU-Kunden.

EORI-Nummer beantragen in der Schweiz: Schritt für Schritt (kostenlos)

Der Antrag klingt nach einem Nachmittag im Amt — ist er aber nicht. So läuft die Registrierung:

1. Voraussetzungen prüfen. Du brauchst ein aktives Unternehmen, in der Regel mit UID beziehungsweise Eintrag im Handelsregister. Freiberufler ohne Registereintrag beantragen die EORI ebenfalls, wenn sie gewerblich Warenverkehr betreiben.
2. Antrag ausfüllen. Die Registrierung läuft über die Schweizer Zollverwaltung; Informationen und Formulare findest du beim Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit / Oberzolldirektion. Viele Zollkreise akzeptieren das Formular auch auf Papier oder per E-Mail — der Online-Weg ist der schnellste.
3. Angaben machen. Firmenname, Adresse, UID, Kontaktdaten und die Art des geplanten Ein- und Ausfuhrverkehrs. Keine Zölle, keine Kaution, keine Prüfung deiner Bücher — es geht ausschliesslich um die Identifikation deines Betriebs.
4. Bestätigung abwarten. Die Nummer wird dir in der Regel innert weniger Arbeitstage mitgeteilt — in der Praxis zwischen einem Tag und rund einer Woche, je nach Zollkreis und Auslastung.
5. Nummer hinterlegen. Gib die EORI-Nummer deinem Spediteur, deinem Logistikdienstleister und — bei Exporten in die EU — deinem EU-Gegenüber, wenn dieses dich als Beteiligten meldet.

Die Kosten der Registrierung: CHF 0.00. Einmalig und laufend. Es gibt keine Jahresgebühr, keine Verlängerungsgebühr und keine versteckten Abgaben. Jeder Anbieter, der dir für die «EORI-Anmeldung» mehrere hundert Franken verrechnet, macht nichts anderes, als dieses eine Formular für dich auszufüllen.

Noch ein Wort zum Zeitpunkt: Beantrage die Nummer, sobald absehbar ist, dass du Warenverkehr hast — nicht erst beim ersten konkreten Auftrag. Die Nummer verfällt nicht, kostet nichts und erspart dir jeden Stress, wenn es dann plötzlich schnell gehen muss.

Mini-Story: Petra, Dropshipping-Unternehmerin aus St. Gallen

Petra verkauft Duftkerzen über ihren eigenen Shop — Dropshipping-Prinzip, rund CHF 3'500.00 Umsatz pro Monat, die Ware wird von einem Produzenten in Polen direkt an die Schweizer Kunden verschickt. Petra hatte die EORI-Frage auf die lange Bank geschoben, weil sie dachte: «Die Ware kommt ja nie durch meine Hände.»

Beim zweiten grösseren Kundenauftrag — eine Firmenkundin in Zug bestellt Workshop-Pakete im Wert von CHF 1'800.00 — fragt der Produzent nach der EORI-Nummer für die Ausfuhranmeldung. Petra weiss nichts davon, googelt zwei Abende lang, findet teure «Anmeldedienste» für CHF 250.00 bis CHF 500.00 und wird zunehmend unsicher, ob sie überhaupt alles richtig verstanden hat.

Die Auflösung ist unspektakulär: Petra findet das direkte Formular der Zollverwaltung, füllt es an einem Feierabend aus, und nach wenigen Arbeitstagen liegt die Nummer im Briefkasten. Kosten: CHF 0.00. Der Produzent trägt die Nummer seither in jeder Ausfuhranmeldung, und der Firmenkundenauftrag lief ohne einen einzigen Zwischenfall durch.

Lektion: Das grösste Risiko der EORI-Nummer ist nicht der Aufwand, sondern die Panik kurz vor einer Lieferung. Wer Dropshipping in der Schweiz aufbaut, findet im Artikel zum Dropshipping-Shop in der Schweiz die passenden Grundlagen gleich mit dazu.

EORI-Nummer prüfen: So verhinderst du Zollstaus

Die eigene Nummer beantragen ist die eine Seite — die andere ist das Prüfen. Vor allem bei EU-Geschäftspartnern passiert es schnell, dass auf einer Rechnung oder einem Frachtbrief eine falsche, veraltete oder ungültige EORI-Nummer steht. Der Zoll kann damit nichts anfangen, und die Ware bleibt liegen.

Deine Prüfmöglichkeiten:

• EU-Datenbank EOS. Die Europäische Kommission betreibt ein öffentlich zugängliches Validierungssystem unter ec.europa.eu. Dort gibst du eine EORI-Nummer ein und erfährst, ob sie gültig, ungültig oder nicht registriert ist. Die Prüfung ist kostenlos und dauert keine Minute; sie deckt die registrierten Wirtschaftsbeteiligten der EU ab.
• Schweizer Zollverwaltung. Für Schweizer Nummern und Zweifelsfälle wendest du dich direkt an die Zollverwaltung; die dortigen Auskünfte klären auch Sonderfälle — etwa ob eine Nummer noch zur alten Firma gehört, die inzwischen umbenannt wurde.
• Spediteur fragen. Dein Spediteur sieht in seinen Systemen, ob eine Nummer bei der letzten Anmeldung funktioniert hat. Das ist keine rechtsverbindliche Prüfung, aber ein schneller Plausibilitäts-Check.

Praktischer Tipp für den Alltag: Prüfe die EORI-Nummer deines EU-Gegenübers, bevor du eine grössere Exportlieferung aufgibst — und gehe deinen Stamm an Lieferanten- und Kundendaten einmal pro Jahr durch, etwa wenn du sowieso die Jahreszahlen aktualisierst. Bei einem Lieferumfang von CHF 15'000.00 oder mehr lohnt sich der zweiminütige Check immer, denn eine blockierte Lieferung kostet dich Lagerkosten, Verzug beim Endkunden und Goodwill, das sich nicht in Franken ausdrücken lässt.

Mini-Story: Reto, Kurierunternehmer aus Basel

Reto fährt als selbstständiger Kurier Regietransporte Basel–Freiburg im Breisgau und Frankfurt. Eine Firmenkundin aus der Region gibt ihm für eine Lieferung ein Warenbegleitpapier mit, das eine veraltete EORI-Nummer enthält — die Firma wurde umbenannt, und die Nummer ist seit einem Jahr der alten Firma zugeordnet.

An der Grenze fällt die Diskrepanz auf. Der Transport wird zwei Tage blockiert, bis die Kundin die gültige Nummer nachliefert und eine Korrektur des Papiers einreicht. Retos Rechnung für die Fahrt — rund CHF 2'400.00 — bleibt derweil unbezahlt, und die Kundin schiebt die Begleichung mit dem Argument «Lieferschwierigkeiten» um Wochen hinaus.

Seither prüft Reto bei jedem neuen Firmenkunden die EORI-Nummer vor der ersten Fahrt — über die EU-Datenbank, wenn es um EU-Nummern geht, und über eine kurze Anfrage bei der Zollverwaltung bei Schweizer Nummern. Zwei Minuten pro Kunde, dafür nie wieder ein stehender Transport mit anschliessend offener Rechnung. Wie Transporteure und Lieferdienste ihre Fahrten sauber abrechnen und offene Posten im Griff behalten, zeigen wir im Artikel zu Transport-Rechnungen in der Schweiz.

Lektion: EORI prüfen ist Lieferantenpflege. Wer Nummern vorab prüft, vermeidet Grenzstillstände — und wird am Ende selbst schneller bezahlt.

Kosten, Gültigkeit und MWST: Der Status quo für Selbstständige

Ein paar Punkte, die in der Praxis immer wieder für Verwirrung sorgen — und die Schnittstelle zwischen EORI-Nummer und deiner Buchhaltung:

• Gültigkeit: Die EORI-Nummer ist nicht befristet. Sie bleibt so lange gültig, wie dein Unternehmen besteht. Ein «Ablaufdatum» im eigentlichen Sinn gibt es nicht — aber bei Firmenwechsel, Fusion oder Sitzverlegung muss die Registrierung aktualisiert werden.
• Änderungen: Firmenname, Adresse oder UID ändern sich? Dann melde die Änderung der Zollverwaltung, sonst stimmen die Stammdaten bei der nächsten Anmeldung nicht mehr. Eine Aktualisierung ist wie die Erstregistrierung gebührenfrei.
• Keine Rückwirkung: Die Nummer gilt ab Ausstellung. Wer rückwirkend Lieferungen über Jahre deklarieren muss, klärt den Sonderfall direkt mit der Zollverwaltung.
• Zollabgaben sind ein eigenes Thema: Die Registrierung ist gratis — Zölle, Einfuhrabgaben und die MWST auf importierte Ware sind es nicht. Bei der Einfuhr wird die MWST zum Satz der Ware erhoben (in der Regel 8.1%, bei gewissen Waren 3.8% oder 2.6%). Als MWST-pflichtiges Unternehmen kannst du diese Einfuhr-MWST als Vorsteuer abziehen. Die Details dazu findest du bei der ESTV und in den aktuellen Erlassen auf admin.ch.
• Export ist steuerbefreit: Die Ausfuhr von Gegenständen ins Ausland ist nach dem MWSTG steuerbefreit — vorausgesetzt, du weist die Ausfuhr nach, etwa über die Zollanmeldung und die EORI-Nummer. Deine Exportrechnung weist also keine 8.1% MWST aus, aber nur, wenn die dokumentierten Anforderungen erfüllt sind. Genau deshalb hängen EORI und Exportrechnung so eng zusammen.

Kurz gesagt: Die Nummer selbst ist der billigste Teil des gesamten Zollthemas. Die Kosten entstehen bei den Abgaben — und bei Fehlern, die dir Standzeiten und Nachdeklarationen einbringen.

Und die Nummer sitzt an einer Schnittstelle, die Selbstständige oft übersehen: zwischen Zoll und Buchhaltung. Drei Praxispunkte:

1. Die Ausfuhrrechnung. Verkaufst du Waren ins Ausland, gehört auf die Rechnung im Regelfall ein Vermerk zur Steuerbefreiung («Steuerfreie Ausfuhr, MWSTG») und die Nachweisführung über die Zollanmeldung — inklusive deiner EORI-Nummer und der deines Transporteurs. Fehlt der Nachweis der Ausfuhr, riskierst du bei einer MWST-Prüfung, dass die Befreiung nicht anerkannt wird und du die 8.1% nachzahlen musst. Wie eine korrekte Schweizer Rechnung aufgebaut ist — Pflichtangaben, QR-Rechnung, MWST-Sätze —, zeigen wir im Guide zum Rechnung schreiben in der Schweiz.

2. Der Frachtbrief. Bei jedem grenzüberschreitenden Versand über einen Spediteur steht die EORI-Nummer des Versenders auf dem Papier. Viele Spediteure nehmen die Sendung gar nicht erst an, wenn das Feld leer bleibt — das ist auch in deinem Interesse, denn ohne Nummer gibt es keine Anmeldung und keine Ware.

3. Die Aussenhandelsstatistik. Die Schweiz meldet Aus- und Einfuhren über die Zollanmeldungen an die Statistik. Die EORI-Nummer ist der Schlüssel, mit dem die Zahlen dem richtigen Betrieb zugeordnet werden — relevant, wenn du je Bewilligungen beantragst, etwa für Ausfuhrbeschränkungen oder Doppelverwendungsgüter.

Für deine Buchhaltung heisst das konkret: Hinterlege zu jeder Exportrechnung die zugehörige Zollanmeldung und die Rechnung des Spediteurs. Wer eine Software mit sauberem Rechnungsarchiv nutzt, hat alle Belege mit wenigen Klicks zur Hand — und ist bei einer MWST-Prüfung, die nach den Ausfuhrnachweisen fragt, in Minuten statt Tagen fertig.

Fazit: Ein Formular, CHF 0.00 — und keine Ausrede mehr

Die EORI-Nummer ist ein Musterbeispiel für ein Pflichtdetail, das nicht wehtut: Der Antrag ist gebührenfrei, dauert wenige Arbeitstage und rettet dir jede Menge Ärger bei der ersten Grenzlieferung. Die drei Punkte zum Mitnehmen:

1. Wer Waren ein- oder ausführt, braucht sie. Egal ob Import, Export, Dropshipping oder Spedition — die Nummer gehört auf jede Zollanmeldung.
2. Sie kostet CHF 0.00. Registrierung, Führung und Aktualisierung sind bei der Zollverwaltung gebührenfrei. Teure «Anmeldedienste» brauchst du nicht.
3. Prüfe Nummern vor grossen Lieferungen. Die EU-Datenbank prüft EU-Nummern in zwei Minuten — eine blockierte Lieferung kostet dich ein Vielfaches dieser Zeit.

Und weil EORI, Export und MWST an einer Schnittstelle zusammenhängen, lohnt sich eine Buchhaltung, die diese Fälle mitdenkt: Rechnungen mit korrektem Ausfuhrvermerk, saubere MWST-Sätze (8.1%, 3.8% oder 2.6%), QR-Rechnung mit Referenz und ein Archiv, in dem du die Zollpapiere zu jeder Rechnung sofort findest. Genau das machen wir mit Magic Heidi Invoicing — vom QR-Zahlteil über die Ausfuhrrechnung bis zur Erinnerung an offene Posten. Die Preise starten bei CHF 25.00 im Monat. Probier es aus — dein zukünftiges Ich beim Zollbüro wird es dir danken.