Jahresabschluss als Einzelfirma in 5 Minuten
auf Knopfdruck fürs Steueramt
Belege als ZIP, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Excel, MWST-Zusammenfassung als Excel. Drei Klicks, fünf Minuten, fertig. Ohne Buchhaltungsausbildung und ohne Treuhänder. Du willst ihn lieber von Hand machen? Hier ist die manuelle Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Wenn der 30. Dezember zum Albtraum wird.
Für die meisten Schweizer Selbständigen kostet der Jahresabschluss zwischen 8 und 20 Stunden, plus eine Treuhänder-Rechnung im dreistelligen Bereich, weil die Belege übers Jahr chaotisch geblieben sind.
Schachtel voller Quittungen
Belege aus drei Quartalen, die du im Januar erst sortieren musst.Excel seit September zu
Die Spesen-Tabelle ist veraltet, die Beträge fehlen, der Überblick auch.Treuhänder will Zahlen
Morgen früh, sonst wird die Rechnung am Jahresende teuer.Was du als Einzelfirma am Jahresende wirklich abgeben musst
Bevor wir zur Software kommen, kurz zur Pflicht. Als Einzelfirma in der Schweiz bist du gemäss Obligationenrecht Art. 957 zur Buchführung verpflichtet. Aber: Wenn dein Jahresumsatz unter CHF 500'000 liegt, reicht die vereinfachte Buchhaltung, auch "Milchbüechli-Rechnung" genannt. Du musst dann nur drei Dinge nachweisen können:
- Einnahmen: alle Rechnungen, die du im Jahr ausgestellt hast.
- Ausgaben: alle geschäftlichen Belege, also Spesen, Material, Software-Abos, Bürokosten.
- Vermögenslage: was am 31. Dezember noch offen war (offene Rechnungen, offene Spesen) und allfällige Anlagen.
Daraus entsteht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR), das zentrale Dokument deines Jahresabschlusses. Sie bildet die Grundlage für deine kantonale Steuererklärung (Hilfsblatt A für Selbständige in Zürich, vergleichbare Formulare in anderen Kantonen).
Zusätzlich brauchst du die MWST-Zusammenfassung für das ESTV-Portal, falls du MWST-pflichtig bist (Jahresumsatz über CHF 100'000), und die archivierten Belege, mindestens 10 Jahre lang verfügbar, gemäss kmu.admin.ch zur Aufbewahrungspflicht.
Mehr ist nicht. Keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung im klassischen Sinn, keine doppelte Buchführung.
Was du mit Magic Heidi
am Jahresende bekommst.
Drei Dateien fürs Steueramt, alle auf Knopfdruck, ohne neu zu tippen.
Alle Belege als ZIP
Eine ZIP-Datei mit jeder Quittung und jedem Spesenbeleg, den du übers Jahr fotografiert hast.
- Sauber benannt mit Datum, Lieferant und Betrag
- Referenznummern verlinkt mit der EAR
- 10-jährige Aufbewahrungspflicht digital erfüllt
- Kein Schimmelschuhkarton im Estrich
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Excel
Alle Einnahmen, alle Ausgaben, der Gewinn. Excel statt PDF, damit du selber rechnen, sortieren oder umgruppieren kannst.
- Pro Kategorie sortiert
- Direkt für das Hilfsblatt A der Kantone nutzbar
- Treuhänder kann Beträge anpassen, ohne abzutippen
- Vermögensaufstellung zum 31.12. inklusive
MWST-Zusammenfassung als Excel
Alle vier Quartale auf einer Excel-Tabelle. Funktioniert für Effektive Methode und Saldosteuersatz.
- Umsatz, ausgewiesene MWST, Vorsteuer, Saldo
- Jede Zahl nachvollziehbar bis zur Rechnung
- Direkt ins ESTV-Portal übertragbar
- Auch für freiwillig MWST-pflichtige Einzelfirmen
Vom Beleg zum Abschluss in einem Workflow.
Der Trick beim Jahresabschluss ist nicht der 30. Dezember. Es ist das, was übers Jahr passiert.
Rechnung beim Mittagessen
Du tippst Kundenname und Betrag vom iPhone. Die Swiss QR-Bill wird automatisch generiert.
Beleg beim Bezahlen
Foto vom Restaurant-Beleg. Der KI-Belegscan liest Datum, Betrag und MWST heraus.
Quartalsende
Drei Klicks, du hast die MWST-Quartalsabrechnung als Excel fürs ESTV-Portal.
Jahresende
Klick auf 'Jahresabschluss', wähle das Steuerjahr, lade ZIP, EAR-Excel und MWST-Excel.
Auch am 30. Dezember vom iPhone.
Magic Heidi hat native Apps für iPhone, Android, Mac, Windows und Web, alle synchronisiert. Du kannst deinen Jahresabschluss vom Sofa machen, am 30. Dezember nach dem Abendessen. Bexio, Banana und die meisten Schweizer Konkurrenten sind primär Web-Apps. Wenn dein WLAN spinnt, sitzt du da. Magic Heidi läuft offline und synchronisiert, sobald du wieder online bist.
Wann reicht die Milchbüechli-Rechnung wirklich?
Die ehrliche Antwort: für die allermeisten Schweizer Selbständigen reicht sie, weit häufiger als Treuhänder zugeben. Drei Bedingungen müssen zutreffen.
Einzelfirma oder Personengesellschaft
Keine GmbH oder AG, sonst gilt automatisch doppelte Buchhaltung.
Jahresumsatz unter CHF 500'000
Über dieser Grenze schreibt OR Art. 957 die vollständige Buchführung vor.
Kein Bestands-Warenlager
Ein paar Materialien sind OK, ein klassisches Warenlager braucht doppelte Buchhaltung.
Stell dir vor, du heisst Lara, bist fiktive Schweizer Grafikdesignerin in Bern, machst CHF 95'000 Umsatz pro Jahr, arbeitest vom Mac aus, hast 18 Kunden. Du brauchst keine doppelte Buchhaltung. Du brauchst eine saubere EAR und 23 archivierte Belege. Genau dafür ist Magic Heidi gebaut. Wenn du über CHF 500'000 Umsatz hast oder eine GmbH bist, lohnt sich eine KMU-Lösung wie bexio und vermutlich auch der Treuhänder.
Brauchst du noch einen Treuhänder?
Hängt von dir ab. Drei realistische Szenarien, bei welchen Magic Heidi entweder den Treuhänder ersetzt oder ihn günstiger macht.
Du brauchst keinen
Solo, Umsatz unter CHF 100'000, klare Einnahmen und Ausgaben. Du exportierst die EAR und kopierst die Zahlen ins kantonale Steuerformular. Sparzeit: ein bis zwei Stunden im Januar.
Nur fertige Exporte
MWST-pflichtig oder komplexere Abzüge. Statt einer Schachtel Quittungen gibst du dem Treuhänder ZIP, EAR-Excel und MWST-Excel. Rechnung sinkt typischerweise von CHF 800–1'500 auf CHF 200–400.
Treuhänder bleibt, Daten sauber
GmbH-Umwandlung, internationale Mandate oder aktive Steueroptimierung. Behalt den Treuhänder, aber liefer ihm saubere Excel-Dateien statt Belege auf Papier.
Checkliste: dein Jahresabschluss als Einzelfirma in 7 Schritten
Wenn du Magic Heidi übers Jahr verwendet hast, dauert dieser Ablauf etwa 5 Minuten. Wenn du gerade migrierst, plan 60 bis 90 Minuten ein, einmalig.
- Alle Rechnungen erfasst? Prüfe in der App, ob alle Rechnungen für das Jahr ausgestellt und mit Datum versehen sind.
- Alle Belege fotografiert? Suche in deinen Bankauszügen nach Spesen, für die noch kein Beleg in Magic Heidi liegt. Foto nachreichen, fertig.
- Bankabgleich machen. Importiere deinen Bankauszug (CSV) und ordne offene Zahlungen den Rechnungen zu, damit du siehst, welche Rechnungen Ende Jahr noch offen sind.
- MWST prüfen (falls relevant). Schau dir die Quartalsabrechnungen Q1 bis Q4 an. Stimmt der Saldo? Bei Saldosteuersatz: ist der korrekte Satz hinterlegt?
- Jahresabschluss exportieren. Klick auf "Jahresabschluss", wähle das Steuerjahr, lade die drei Dateien herunter (Belege-ZIP, EAR-Excel, MWST-Excel).
- Daten ins Steuerformular übertragen. Kopiere die EAR-Zahlen ins kantonale Hilfsblatt A für Selbständige. Wenn dein Treuhänder das macht, schickst du ihm die drei Dateien.
- Belege archivieren. Speichere die ZIP-Datei lokal oder in einem privaten Cloud-Ordner. Magic Heidi behält die Originale 10 Jahre, aber eine eigene Kopie schadet nie.
Diese Reihenfolge funktioniert für 95% der Schweizer Selbständigen, die wir kennen.
Magic Heidi vs. die Alternativen
Fair und nüchtern. Magic Heidi ist die Lösung, wenn du dein Solo-Business sauber führen willst, ohne Buchhaltungskurs.
| Funktion | Magic Heidi | bexio | Banana | Milkee, Milchbüechli |
|---|---|---|---|---|
| Geeignet für | Solo, Einzelfirma | KMU mit Team | Treuhänder, doppelte Buchhaltung | Einzelfirma |
| Belege als ZIP | ✓ Ein Klick | ⚠ Teilweise, manuell | ✗ | ✓ |
| EAR als Excel | ✓ Ein Klick | ✗ Nur Erfolgsrechnung | ✗ Nur Buchungsjournal | ✗ PDF, nicht Excel |
| MWST als Excel | ✓ Beide Methoden | ⚠ CSV | ⚠ CSV | ⚠ Limitiert |
| Preis Einzelfirma | CHF 25–39/Monat | ab CHF 45/Monat | ab CHF 79/Jahr | CHF 10–20/Monat |
Einfache Preise. Keine Überraschungen.
Der Jahresabschluss-Export ist im Pro-Plan ohne Aufpreis enthalten.
Gratis
- 3 Rechnungen
- KI-Belegscan inklusive
- MWST-Berechnung automatisch
- Keine Kreditkarte
Pro Jahresabo
- Alles aus Gratis
- Unlimitierte Rechnungen, Spesen, Kunden
- Voller Jahresabschluss-Export (ZIP, EAR-Excel, MWST-Excel)
- Bankabgleich automatisch
- Priority-Support DE, FR, IT, EN
- Zapier und API-Zugriff
Pro Monat
- Alles aus Gratis
- Unlimitierte Rechnungen, Spesen, Kunden
- Voller Jahresabschluss-Export
- Bankabgleich automatisch
- Priority-Support DE, FR, IT, EN
Häufige Fragen zum Jahresabschluss
Was muss in den Jahresabschluss einer Einzelfirma?
Für Einzelfirmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz reicht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Vermögensaufstellung (Milchbüechli-Rechnung). Das umfasst: alle Einnahmen aus Rechnungen, alle geschäftlichen Ausgaben mit Belegen, eine Übersicht über Forderungen und Verbindlichkeiten zum 31. Dezember. Magic Heidi erzeugt die EAR als Excel-Datei auf Knopfdruck, sodass du oder dein Treuhänder die Zahlen direkt prüfen und anpassen können.
Welche Fristen gelten für den Jahresabschluss in der Schweiz?
Der kantonale Termin für die Steuererklärung ist meistens 31. März des Folgejahres, mit Möglichkeit zur Fristerstreckung bis September oder November (kantonal unterschiedlich, z.B. Zürich, Bern, Waadt). Für die MWST: die letzte Quartalsabrechnung (Q4) muss innerhalb von 60 Tagen nach Quartalsende eingereicht werden, also bis Ende Februar.
Brauche ich als Einzelfirma einen Treuhänder?
Nein, wenn dein Umsatz unter CHF 500'000 liegt und du keine GmbH bist. Mit Magic Heidi exportierst du EAR und MWST-Zusammenfassung selbst. Wenn du einen Treuhänder beauftragst, gibst du ihm die fertigen Excel-Exporte statt einer Schachtel Belegen, was die Rechnung typischerweise um zwei Drittel reduziert.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
10 Jahre ab Geschäftsjahresende, gemäss Obligationenrecht Art. 958f. Digitale Aufbewahrung ist explizit erlaubt, sofern die Belege unverändert lesbar bleiben. Magic Heidi behält deine Belege während der gesamten Frist verfügbar, die ZIP-Exporte kannst du jederzeit zusätzlich lokal sichern.
Muss ich als Einzelfirma eine Bilanz erstellen?
Nein, nicht unter CHF 500'000 Jahresumsatz. Du brauchst nur die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und eine einfache Vermögensaufstellung (offene Posten zum 31. Dezember). Eine vollständige Bilanz mit Aktiv- und Passivseite ist erst ab CHF 500'000 Umsatz Pflicht, gemäss OR Art. 957.
Was passiert, wenn ich MWST-pflichtig bin?
Sobald dein rollender 12-Monats-Umsatz CHF 100'000 überschreitet, wirst du MWST-pflichtig. Magic Heidi verfolgt deinen Umsatz und meldet dir das. Beide Methoden (Effektive Methode und Saldosteuersatz) sind hinterlegt, die Quartalsabrechnungen exportierst du als Excel und überträgst die Zahlen direkt ins ESTV-Portal.
Kann ich auch im Januar den Jahresabschluss für das Vorjahr machen?
Ja. Du kannst Belege nachträglich erfassen und Rechnungen mit Vorjahresdatum eintragen. Wichtig ist nur, dass alles eingetragen ist, bevor du den Jahresabschluss exportierst. In der Praxis machen die meisten Magic-Heidi-Nutzer ihren Abschluss zwischen dem 5. und 25. Januar.
Was kostet der Jahresabschluss-Export mit Magic Heidi?
Der Export ist im Pro-Plan (CHF 25 bis 39/Monat) ohne Aufpreis enthalten. Im Gratis-Plan ist er nicht verfügbar, weil der Gratis-Plan auf 3 Rechnungen begrenzt ist. Wenn du upgradest, kannst du sofort den vollen Jahresabschluss für das laufende Jahr exportieren, auch rückwirkend.
Bereit für einen ruhigen Januar?
Stell dir vor, dein Jahresabschluss 2026 ist am 15. Januar 2027 erledigt, in fünf Minuten am Sonntagabend. Du hast EAR und MWST-Zusammenfassung als Excel auf dem Schreibtisch, eine ZIP-Datei mit Belegen im Cloud-Ordner, und der Rest des Januars gehört dir.