Zeiterfassung

Zeiterfassung für Freiberufler: So erfassen Sie Stunden direkt in Rechnungen

Keine doppelte Arbeit mehr – erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten dort, wo sie gebraucht werden: direkt auf der Rechnung.

Magic Heidi Rechnungsliste mit Zeiterfassung

Als Freiberufler kennen Sie das Problem: Sie arbeiten stundenweise für verschiedene Kunden, müssen jeden Einsatz sauber dokumentieren und am Monatsende eine nachvollziehbare Rechnung erstellen. Oft bedeutet das, zwischen einem Zeiterfassungstool und der Buchhaltungssoftware hin- und herzuwechseln – ein aufwendiger Prozess, der wertvolle Zeit kostet.

Magic Heidi löst dieses Problem, indem die Zeiterfassung direkt in der Rechnung stattfindet. Statt Ihre Stunden separat zu tracken und dann manuell in eine Rechnung zu übertragen, erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten dort, wo sie am Ende ohnehin landen: auf der Rechnung selbst.

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Wie Sie stündliche Positionen direkt in einer Rechnung anlegen
  • Wie Sie über den Monat hinweg Stunden sammeln und am Monatsende abrechnen
  • Wie Sie Zeiterfassungsdaten aus externen Tools per KI-Import übernehmen
  • Wie Sie Rabatte und Anpassungen vornehmen, bevor Sie die Rechnung versenden

Warum Zeiterfassung direkt in der Rechnung Sinn ergibt

Viele Buchhaltungstools trennen die Zeiterfassung strikt von der Rechnungsstellung. Das führt zu doppelter Arbeit: Sie erfassen Ihre Stunden in einem System und übertragen sie dann manuell in ein anderes. Dabei schleichen sich leicht Fehler ein – eine vergessene Stunde hier, ein falscher Stundensatz dort.

⚡

Kein doppelter Aufwand

Sie erfassen Ihre Stunden dort, wo sie gebraucht werden.
🔍

Volle Transparenz

Auf der Rechnung sieht der Kunde genau, an welchem Tag und von wann bis wann Sie gearbeitet haben.
✅

Weniger Fehler

Da es keinen manuellen Übertrag gibt, stimmen die Zahlen immer.
📊

Laufende Übersicht

Sie sehen jederzeit, wie viel bereits zusammengekommen ist.
Schritt-für-Schritt

Stündliche Positionen in einer Rechnung erfassen

In drei einfachen Schritten von der neuen Rechnung zur fertig berechneten Stundenposition.

Schritt 1

Neue Rechnung erstellen

Erstellen Sie zunächst eine neue Rechnung und wählen Sie den gewünschten Kunden aus. Da die Zeiterfassung in Magic Heidi direkt in der Rechnung passiert, ist dies Ihr Ausgangspunkt für die gesamte Stundenerfassung.

  • Neuen Kunden auswählen oder bestehenden wählen
  • Rechnung bleibt im Entwurf, bis Sie sie versenden
  • Alle Positionen werden laufend gespeichert
Magic Heidi Neue Rechnung erstellen
Schritt 2

Stündlichen Artikel hinzufügen

Beim Hinzufügen einer neuen Position wählen Sie die stündliche Variante. Geben Sie Bezeichnung, Stundensatz und Zeitraum ein.

  • Bezeichnung: Was haben Sie gemacht? z. B. «Consulting» oder «Webdesign»
  • Stundensatz: z. B. CHF 100.–/Stunde
  • Zeitraum: Von wann bis wann? z. B. 10:00 bis 14:30 Uhr
  • Automatische Berechnung: 4,5 Stunden × CHF 100.– = CHF 450.–
Magic Heidi Stündliche Position hinzufügen

Tipp: Achten Sie darauf, aussagekräftige Bezeichnungen zu verwenden. Ihr Kunde wird diese Positionen auf der Rechnung sehen. «Consulting – Strategieworkshop» ist deutlich informativer als nur «Arbeit».

Monatliche Abrechnung

Stunden über den Monat sammeln

Die Rechnung bleibt offen, solange Sie sie nicht versenden. Das bedeutet, Sie können über den gesamten Monat hinweg Ihre Stunden laufend erfassen. Erstellen Sie zu Beginn des Monats eine neue Rechnung für jeden Kunden, fügen Sie nach jeder Arbeitseinheit eine neue stündliche Position hinzu und versenden Sie am Monatsende.

Magic Heidi Rechnungsübersicht mit gesammelten Stunden
Workflow

So funktioniert der laufende Prozess

Drei einfache Schritte für eine saubere monatliche Abrechnung.

  • 📝
    Rechnung zu Monatsbeginn erstellen

    Erstellen Sie für jeden Kunden eine neue Rechnung, den Sie stündlich abrechnen.

  • ⏱️
    Stunden laufend erfassen

    Fügen Sie nach jeder Arbeitseinheit eine neue stündliche Position hinzu – oder sammeln Sie tageweise.

  • ✉️
    Am Monatsende versenden

    Prüfen Sie die Rechnung, stellen Sie sicher, dass alle Stunden erfasst sind, und versenden Sie sie.

  • 📋
    Status im Überblick behalten

    Versendete Rechnungen werden als «ausstehend» markiert. Offene bleiben im Entwurf.

Rechnungen
  • Rechnung #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Rechnung #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Rechnung #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

Best Practice: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Stunden täglich oder mindestens wöchentlich einzutragen. So vermeiden Sie, am Monatsende mühsam rekonstruieren zu müssen, wann Sie was gemacht haben.

Wichtig: Prüfen Sie die importierte Rechnung immer sorgfältig, bevor Sie sie versenden. So leistungsfähig die KI auch ist – eine menschliche Kontrolle ist bei Rechnungen unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass alle Stundensätze korrekt erkannt wurden und die Tätigkeitsbeschreibungen stimmen.

Flexibilität

Rabatte und Anpassungen vornehmen

Manchmal möchten Sie einem Kunden einen Rabatt gewähren – sei es als Goodwill-Geste, wegen Projektverzögerungen oder aufgrund eines vereinbarten Mengenrabatts. In Magic Heidi können Sie Rabatte direkt auf einzelne Positionen anwenden: Position auswählen, Rabatt eingeben, fertig. Die Berechnung erfolgt automatisch.

Magic Heidi Rabatte und Anpassungen

Tipp: Wenn Sie regelmässig Rabatte für bestimmte Kunden oder Tätigkeiten gewähren, notieren Sie sich die Konditionen. So stellen Sie sicher, dass jede Rechnung konsistent ist.

Vergleich

Welcher Ansatz passt zu Ihnen?

Magic Heidi bietet Ihnen zwei Wege zur Zeiterfassung – je nachdem, wie detailliert Sie abrechnen.

KriteriumDirekte ErfassungImport aus externem Tool
Geeignet fürFreiberufler, die in ganzen oder halben Stunden abrechnenFreiberufler, die minutengenau tracken oder viele kleine Einträge haben
VorteileKein zusätzliches Tool nötig, alles an einem OrtPräzise Erfassung mit spezialisierten Tools, automatische Übernahme per KI
Aufwand✓ Minimal✓ Gering dank KI
Kombination möglich✓ Ja✓ Ja
Zusammenfassung

Alles auf einen Blick

Die Zeiterfassung in Magic Heidi ist bewusst einfach gehalten und direkt in den Rechnungsprozess integriert.

Zeiterfassung und Rechnungsstellung vereinfachen

Probieren Sie Magic Heidi aus und erstellen Sie Ihre erste stündliche Rechnung. Wenn Zeiterfassung und Rechnungsstellung an einem Ort zusammenkommen, sparen Sie nicht nur Zeit – Sie eliminieren auch eine häufige Fehlerquelle in Ihrer Buchhaltung.

Jetzt kostenlos startenAlle Funktionen entdecken
App Store Google Play Microsoft Store Web-App