Wiederkehrende Rechnungen in Magic Heidi: Abonnements in 2 Minuten automatisieren

Um wiederkehrende Rechnungen in Magic Heidi zu automatisieren, öffnest du eine bestehende Rechnung, klickst auf „Bearbeiten", wählst eine Wiederholungsfrequenz (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) und aktivierst den automatischen Versand. Das war's: Die neue Rechnung wird bei jeder Fälligkeit automatisch erstellt und an deinen Kunden gesendet – ohne dass du irgendetwas tun musst.

Wenn du als Freelancer in der Schweiz Abonnements, Retainer-Mandate oder wiederkehrende Dienstleistungen verrechnen, verlierst du wahrscheinlich jeden Monat ein bis zwei Stunden damit, dieselben Rechnungen neu zu erstellen. Multipliziere das mit zehn Kunden, und du verbringst einen ganzen Tag pro Jahr mit Copy-Paste, anstatt echte Arbeit zu verrechnen.

Die gute Nachricht: Diese Aufgabe ist ein perfekter Kandidat für die Automatisierung. In diesem Artikel siehst du genau, wie du eine wiederkehrende Rechnung in Magic Heidi einrichtest, welche Option du je nach gewünschtem Kontrollgrad wählen solltest, und wie du klassische Fallstricke vermeidest (vergessenes Enddatum, falsch übertragene MWST, Kunde der den Tarif mitten im Vertrag ändert).

Die wichtigsten Punkte sind in der Übersicht unten zusammengefasst.

Warum die Automatisierung deiner wiederkehrenden Rechnungen wirklich etwas verändert

Stellen wir uns Lena vor, eine fiktive UX-Designerin aus Bern. Sie hat drei Kunden mit monatlichem Retainer à 1'800 CHF sowie zwei Jahreskunden für Website-Relaunches. Jeden Monatsbeginn verbrachte sie rund 45 Minuten damit, ihre Rechnungen zu duplizieren, Daten zu ändern, Nummern zu prüfen und sie einzeln zu versenden.

Das ist an sich nicht dramatisch. Aber das sind 45 Minuten, die sie weder für Design-Arbeit noch für die Akquisition neuer Kunden noch für eine Pause nutzt. Und zweimal im Jahr hat sie vergessen, eine Rechnung rechtzeitig zu verschicken – was ihre Zahlungseingänge um drei Wochen verzögert hat.

Die Automatisierung löst zwei Probleme gleichzeitig: Sie spart Zeit UND eliminiert das Risiko, etwas zu vergessen. Als Freelancer hängt deine Liquidität direkt von der Regelmässigkeit deiner Rechnungen ab. Eine nicht versendete Rechnung bedeutet eine Zahlung, die nie ankommt.

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Die zwei Wiederholungsmodi in Magic Heidi

Bevor du in die Einrichtung einsteigst, musst du deinen gewünschten Automatisierungsgrad wählen. Magic Heidi bietet zwei Ansätze an, und die richtige Wahl hängt von deinem Arbeitsstil ab. Eine vergleichende Übersicht findest du direkt darunter.

Modus 1: automatische Erstellung, manueller Versand

In diesem Modus erstellt Magic Heidi die neue Rechnung zum vorgesehenen Datum, sendet sie aber nicht an den Kunden. Sie erscheint einfach in deinem Dashboard, bereit zur Prüfung und zum Versand, wann immer du möchtest.

Für wen? Dieser Modus ist perfekt, wenn du jede Rechnung vor dem Versand im Blick behalten möchtest. Zum Beispiel wenn du den Betrag regelmässig anpasst, wenn der Kunde manchmal zusätzliche Positionen wünscht, oder wenn du einfach lieber manuell bestätigst.

Modus 2: 100 % automatische Erstellung und Versand

Hier greifst du gar nicht ein. Magic Heidi erstellt die Rechnung UND sendet sie per E-Mail an den Kunden zum vorgesehenen Datum. Du erhältst lediglich eine Benachrichtigung, und du musst die Rechnung nur noch als bezahlt markieren, wenn das Geld eingeht.

Für wen? Dieser Modus ist gemacht für stabile, wiederkehrende Abonnements (SaaS, fixe Retainer, Wartungsverträge), bei denen Betrag und Kunde sich nicht ändern. Das ist der Modus „ich stelle Rechnungen, während ich schlafe".

Wie du eine wiederkehrende Rechnung Schritt für Schritt einrichtest

Hier ist die genaue Vorgehensweise, wie sie in der App abläuft. Die fünf Schritte sind weiter unten visuell zusammengefasst.

Schritt 1: Von einer bestehenden Rechnung ausgehen

Öffne eine Rechnung, die du bereits für den betreffenden Kunden erstellt hast. Wenn es ein neuer Kunde ist, erstelle zuerst eine normale Rechnung mit dem richtigen Betrag, der korrekten MWST (falls du steuerpflichtig bist) und den richtigen Leistungspositionen.

Schritt 2: Wiederholung aktivieren

Klicke auf „Rechnung bearbeiten". Du siehst dann eine Wiederholungsoption. Wähle die Frequenz, die zu deinem Vertrag passt:

• Monatlich: für Abonnements, Retainer, monatliche Mandate
• Vierteljährlich: für Coaching-Pakete, vereinfachte Buchhaltungsmandate
• Jährlich: für Lizenzen, Wartungsverträge, Mitgliedsbeiträge

Ab diesem Punkt wird die Rechnung bei jeder Fälligkeit automatisch erstellt. Sie erscheint in deinem Dashboard, bereit zum manuellen Versand.

Schritt 3: Automatischen Versand aktivieren (optional)

Wenn du in den 100 % automatischen Modus wechseln möchtest, aktiviere die Option „Rechnungen automatisch senden". Dann schickt Magic Heidi bei jeder neuen Erstellung direkt eine E-Mail an den Kunden.

Schritt 4: Enddatum festlegen (empfohlen)

Unterhalb des automatischen Versands gibt es eine Option „Automatischen Versand an einem bestimmten Datum beenden". Nutze sie, wenn dein Vertrag eine feste Laufzeit hat.

Stell dir zum Beispiel einen 12-monatigen Vertrag vor, der im Januar 2026 unterzeichnet wurde: Setze ein Enddatum auf den 31. Dezember 2026. Sonst riskierst du, einem Kunden weiterhin Rechnungen zu schicken, der den Vertrag bereits gekündigt hat – das führt zu unangenehmen Situationen.

Schritt 5: Speichern und prüfen

Klicke auf „Speichern". Die Rechnung ist jetzt mit einem Wiederholungsindikator markiert. Du findest sie jederzeit in deiner Rechnungsliste mit dem Vermerk „Wiederholung: monatlich" (oder vierteljährlich, oder jährlich).

Was genau bei jeder Fälligkeit passiert

Magic Heidi prüft einmal täglich, ob eine wiederkehrende Rechnung erstellt werden muss. Sobald eine Fälligkeit erreicht ist (z. B. ein Monat nach der vorherigen bei monatlicher Wiederholung), löst das System automatisch aus:

1. Die Erstellung einer neuen Rechnung mit einer neuen Nummer
2. Die Berechnung des neuen Ausstellungs- und Fälligkeitsdatums
3. Falls aktiviert: den sofortigen Versand per E-Mail an den Kunden
4. Die Markierung der Rechnung als „versendet" in deinem Dashboard

Nehmen wir das Beispiel von Marco, einem fiktiven Entwickler in Zürich, der fünf SaaS-Abonnements für seine Kunden verwaltet. Er hat im Januar fünf monatlich wiederkehrende Rechnungen eingerichtet. Jeden ersten des Monats, frühmorgens, werden seine fünf Rechnungen automatisch erstellt und versendet. Marco erhält eine Benachrichtigung, prüft kurz, ob alles stimmt, und kehrt zum Coden zurück. Übers Jahr hinweg sind das 60 Rechnungen, die er nie manuell erstellen musste.

Wenn ein Kunde zahlt, klickt Marco einfach auf „Als bezahlt markieren" in der App. Der Rest – Buchhaltung, MWST falls zutreffend, Jahresberichte – aktualisiert sich automatisch.

Bereit, deine Zeit zurückzugewinnen? Wenn du mehr als 3 wiederkehrende Kunden pro Monat abrechnest, sparst du durch die Automatisierung mindestens 6 bis 10 Stunden pro Jahr. Entdecke alle Funktionen von Magic Heidi →

Die häufigsten Fallstricke bei wiederkehrenden Rechnungen

Automatisierung ist grossartig. Aber sie kann auch Probleme verursachen, wenn du ein paar Details ausser Acht lässt. Die drei häufigsten Fehler sind unten zusammengefasst.

Wann du wiederkehrende Rechnungen verwenden solltest (und wann nicht)

Nehmen wir das Beispiel von Sandra, einer fiktiven Kommunikationsberaterin aus Genf. Sie hat drei Typen von Kunden:

• Kunden A: drei Unternehmen mit festem monatlichem Retainer à 2'500 CHF → perfekt für die automatische Wiederholung
• Kunden B: fünf KMU, die sie punktuell mandatieren, mit variablen Beträgen → keine Wiederholung, manuelle Rechnungen
• Kunden C: zwei Kunden mit einem jährlichen Website-Wartungsvertrag à 3'600 CHF/Jahr → automatische jährliche Wiederholung

Sandra hat 15 Minuten gebraucht, um ihre fünf wiederkehrenden Rechnungen einzurichten (drei monatliche + zwei jährliche). Seitdem spart sie rund 3 Stunden pro Monat. Übers Jahr sind das eine ganze Arbeitswoche, die sie zurückgewonnen hat.

Die einfache Regel: Sobald ein Kunde dir regelmässig denselben Betrag bezahlt – mindestens 3 Monate lang – lohnt sich die Wiederholung.

Wiederkehrende Rechnungen und MWST: was du wissen musst

Wenn du MWST-pflichtig bist (Jahresumsatz über 100'000 CHF), integrieren wiederkehrende Rechnungen automatisch den richtigen MWST-Satz, der in deiner ursprünglichen Rechnung definiert wurde. Jede neu generierte Rechnung enthält also die korrekt berechnete MWST.

Achtung jedoch: Ändert sich der MWST-Satz (wie beim Wechsel auf 8,1 % im Jahr 2024), musst du deine wiederkehrenden Rechnungen manuell aktualisieren. Magic Heidi ändert die Parameter bestehender Rechnungen nicht rückwirkend.

Mehr über die MWST-Verwaltung als Freelancer erfährst du in unserem MWST-Leitfaden für Freelancer.

Für nicht MWST-pflichtige Freelancer gibt es nichts Besonderes zu beachten: Die wiederkehrende Rechnung übernimmt genau das Format deiner ursprünglichen Rechnung.

Wiederkehrende Rechnung oder wiederkehrender Zahlungslink: Was ist der Unterschied?

Eine häufig gestellte Frage: Zieht die wiederkehrende Rechnung automatisch Geld vom Konto des Kunden ab?

Nein. Die wiederkehrende Rechnung sendet nur die Rechnung – genau so, als hättest du es manuell gemacht. Der Kunde erhält die Rechnung per E-Mail mit einem Schweizer QR-Zahlungscode und bezahlt selbst über sein E-Banking.

Das ist kein Lastschriftverfahren (LSV/Direktabzug), sondern schlicht die Automatisierung des Versands. Für deine Kunden bleibt die Erfahrung dieselbe wie immer: Sie erhalten eine Rechnung und bezahlen sie, wenn sie wollen (idealerweise vor dem Fälligkeitsdatum).

Das ist ein wichtiger Punkt, denn so bleibt dein Kunde für seine Zahlungen verantwortlich, und du behältst die Kontrolle über deine Mahnungen, wenn eine Zahlung ausbleibt.

Bereit, deine wiederkehrende Rechnungsstellung zu automatisieren?

Das Einrichten wiederkehrender Rechnungen in Magic Heidi dauert buchstäblich 2 Minuten pro Rechnung. Wenn du 5 wiederkehrende Kunden hast, kannst du alles in einer Viertelstunde einrichten und musst nie mehr daran denken.

Die Zeit, die du zurückgewinnst, kannst du in das investieren, was wirklich zählt: neue Kunden finden, dein Angebot verbessern oder einfach mehr Zeit für dich selbst nehmen. Rechnungsstellung sollte unsichtbar sein – nicht zeitraubend.

Bis bald, und viel Erfolg mit der automatischen Rechnungsstellung! 🚀