Projekte, Retainer, Stundensätze — und trotzdem Zeit zum Coden. Magic Heidi übernimmt die Abrechnung, damit Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können.
Der Sprint ist fertig. Der Kunde ist happy. Jetzt kommt der Teil, den niemand mag.
Sie öffnen Excel, suchen die letzte Rechnungsvorlage, tippen die Stunden manuell ein, fragen sich ob das Retainer-Abo diesen Monat schon fakturiert wurde — und am Ende schicken Sie die Rechnung mit dem falschen IBAN raus.
Beim Kunden läuft Figma und Adobe CC auf einem US-Konto. Irgendwo in der Mitte des Jahres flattert eine MWST-Warnung von der ESTV rein.
Magic Heidi löst das alles. Projektrechnung, Retainer, Stundenabrechnung, Zahlungserinnerung — in unter 2 Minuten, direkt aus dem Browser oder vom Handy.
Herkömmliche Buchhaltungsprogramme sind für Buchhalter gebaut — nicht für Entwickler, Webdesigner und IT-Berater, die drei verschiedene Abrechnungsmodelle gleichzeitig jonglieren.
IT-Freelancer arbeiten selten nach einem einzigen Modell. Magic Heidi unterstützt alle — in einer Oberfläche.
Projektrechnung — Einmaliger Betrag nach Abschluss oder Meilenstein. Ideal für Webprojekte, App-Entwicklung, Design-Aufträge. Sie beschreiben die Leistung, wählen den Preis, verschicken.
Retainer — Monatlicher Fixbetrag für Verfügbarkeit, laufenden Support oder Wartung. Magic Heidi fakturiert automatisch wiederkehrend — ohne dass Sie daran denken müssen.
Stundenabrechnung — Geleistete Stunden × Stundensatz, direkt aus der integrierten Zeiterfassung übernommen. Kein manuelles Übertragen, kein Rechnen.
Support-Pauschale — Wie ein Retainer, aber mit definiertem Stundenkontingent. Wenn das Kontingent überschritten wird, wird der Mehraufwand separat abgerechnet.
Magic Heidi begleitet Sie durch den gesamten Workflow — ohne Medienbrüche und ohne Zeitverlust.
Leistungen beschreiben, senden — per Klick in Rechnung umwandeln
Retainer und Hosting-Gebühren automatisch jeden Monat
Stunden tracken, direkt als Stundenrechnung weiterleiten
Automatisch nach Fälligkeit — höflich, professionell, wirksam
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
John Doe
CHF 600
Jan 20
Starten Sie die Stoppuhr beim Projektstart. Magic Heidi summiert die Stunden und überführt sie mit einem Klick in eine fertige Stundenrechnung — mit Stundensatz, Leistungsbeschreibung und QR-Code.
Keine drei verschiedenen Abonnements mehr. Magic Heidi deckt den gesamten Admin-Aufwand eines IT-Freelancers ab.
Von der Offerte bis zur Zahlungserinnerung — Magic Heidi unterstützt alle IT-Abrechnungsmodelle in einer einheitlichen Oberfläche.
Viele IT-Freelancer arbeiten für DACH-Kunden in Deutschland oder Österreich. Magic Heidi macht Mehrwährungs-Rechnungen einfach.
SaaS-Abos, Hardware, Coworking-Desk, Weiterbildung — Magic Heidi erfasst alle Betriebsausgaben mit KI und bereitet die Buchhaltung vor.
IT-Dienstleistungen in der Schweiz haben ihre eigenen Steuerregeln. Magic Heidi kennt sie — und wendet sie automatisch an, damit Sie keine Fehler riskieren.
Vereinfachte MWST-Methode für IT/Webdesign (Milchbüchlein)
Korrekte Behandlung bei EU-Kunden ohne manuelle Eingriffe
Pflichtregistrierung oder freiwillige Unterstellung — Magic Heidi passt sich an
SaaS-Abos und Hardware korrekt als abzugsfähige Spesen erfassen
Bexio ist für KMU mit Buchhaltungsabteilung gebaut. MILKEE fokussiert auf Zeiterfassung. Magic Heidi ist die einzige Lösung, die den kompletten Workflow eines IT-Freelancers abdeckt — zum Freelancer-Preis.
| Funktion | Magic Heidi | bexio | MILKEE |
|---|---|---|---|
| Preis/Monat | CHF 25–30 | CHF 45+ | CHF 19–39 |
| Zeiterfassung → Rechnung | ✓ Integriert | ⚠ Add-on | ✓ Ja |
| Wiederkehrende Rechnungen | ✓ Automatisch | ✓ Ja | ✗ Nein |
| Multi-Währung (CHF/EUR) | ✓ Inkl. | ✓ Ja | ✗ Nein |
| Offerten-Funktion | ✓ Inkl. | ✓ Ja | ✗ Nein |
| Fokus auf Freelancer | ✓ Ja | ✗ KMU-fokus | ⚠ Teilweise |
| Setup-Zeit | 2 Minuten | 30+ Minuten | 10 Minuten |
Eine Oberfläche für den gesamten Admin — von der Offerte bis zum Jahresabschluss.
Schweizer Standard, automatisch generiert
Stoppuhr pro Projekt, direkt in Rechnung
Retainer und Hosting automatisch monatlich
CHF und EUR, Reverse-Charge automatisch
SaaS-Spesen per Foto erfassen
Kontoauszug importieren und abgleichen
DE, FR, EN, IT — je nach Kundenwunsch
5.9% Milchbüchlein-Methode für IT
Adobe CC, GitHub, AWS, Figma, Notion, Coworking-Abo — machen Sie ein Foto vom Beleg oder der E-Mail-Rechnung. Die KI liest Betrag, Datum und MWST aus. Kein Tippen. Alles in der richtigen Kategorie.
✅ Kundendaten auswählen oder neu anlegen (Name, Adresse, E-Mail)
✅ Leistung beschreiben — Projekt, Stunden aus Zeiterfassung oder Retainer-Pauschale
✅ MWST-Satz wählen — Magic Heidi schlägt 8.1% Normalsatz oder 5.9% Saldosteuersatz vor
✅ Währung wählen — CHF oder EUR, Reverse-Charge-Vermerk wird automatisch ergänzt
✅ QR-Rechnung versenden — per E-Mail oder Link, direkt aus der App
Der Kunde erhält eine professionelle, Schweiz-konforme Rechnung. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald gezahlt wurde.
In Magic Heidi: Neues Dokument → Rechnung → Kundenname eingeben → Leistung beschreiben (z.B. «Webdesign Projekt März», 12h × CHF 120) → MWST wählen → versenden. Die QR-Rechnung wird automatisch generiert und ist sofort Schweiz-konform. Der gesamte Vorgang dauert unter 2 Minuten.
Legen Sie in Magic Heidi eine wiederkehrende Rechnung an: Betrag, Leistungsbeschreibung (z.B. «IT-Support Retainer Mai»), Datum und Wiederholungsintervall (monatlich). Magic Heidi fakturiert automatisch zum gewählten Datum — Sie müssen nicht mehr daran denken. Optional können Sie den Stunden-Verbrauch aus dem Kontingent separat dokumentieren.
Ja. Starten Sie die integrierte Stoppuhr in Magic Heidi beim Projektstart. Wenn Sie die Rechnung erstellen, wählen Sie «Aus Zeiterfassung übernehmen» — alle erfassten Stunden für diesen Kunden werden automatisch als Positionen eingefügt, mit Stundensatz und Leistungsbeschreibung. Kein manuelles Übertragen.
Wählen Sie bei der Rechnungserstellung EUR als Währung. Wenn der Empfänger ein EU-Unternehmen ist (B2B), ergänzt Magic Heidi automatisch den Reverse-Charge-Vermerk («Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers»). Sie können die Rechnung auf Deutsch, Englisch oder Französisch ausstellen — je nach Kundenwunsch.
Der Normalsatz beträgt 8.1%. IT-Freelancer mit MWST-Unterstellung können alternativ den Saldosteuersatz von 5.9% verwenden (Milchbüchlein-Methode) — das vereinfacht die Abrechnung erheblich. Magic Heidi unterstützt beide Methoden. Die Pflicht zur MWST-Unterstellung beginnt ab CHF 100'000 Jahresumsatz.
Machen Sie ein Foto der Rechnung oder des E-Mail-Belegs. Magic Heidis KI extrahiert automatisch Betrag, Datum, Anbieter und MWST. Die Spese wird der richtigen Kategorie zugewiesen (Software/SaaS). Am Jahresende können Sie alle Ausgaben als steuerfertige Übersicht exportieren — für Sie selbst oder Ihren Treuhänder.
Die MWST-Unterstellung ist obligatorisch, sobald Ihr Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt. Darunter sind Sie befreit — können sich aber freiwillig unterstellen lassen (sinnvoll, wenn Sie viele vorsteuerberechtigte Ausgaben haben). Magic Heidi passt sich Ihrem MWST-Status automatisch an.
Hunderte von Entwicklern, Webdesignern und IT-Beratern in der Schweiz nutzen Magic Heidi für ihre Abrechnung.
Ich hatte vorher drei Tools: Toggl für Zeiterfassung, Word für Rechnungen, Excel für Spesen. Jetzt mache ich alles in Magic Heidi. Der Retainer läuft automatisch, die Stundenrechnungen erstelle ich in zwei Minuten.
Fullstack-Entwickler, Zürich
Mes clients allemands paient en euros. Magic Heidi gère le reverse-charge automatiquement — je n'ai plus à chercher le bon libellé à chaque fois. Et les factures sont en anglais si besoin.
Développeuse web indépendante, Lausanne
Als Webdesigner stelle ich Projekt- und Retainer-Rechnungen. Früher hab ich das alles in Excel gemacht. Jetzt geht's in zwei Minuten und sieht viel professioneller aus.
UI/UX Designer, Bern
Ein Abo. Alle Funktionen. Jederzeit kündbar.
Sie sind IT-Freelancer, weil Sie gerne programmieren, designen oder beraten — nicht wegen der Buchhaltung. Magic Heidi übernimmt den Admin, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie wirklich tun.