Schnellstart: Erste Rechnung in wenigen Minuten

Du hast dich entschieden, deine Rechnungsstellung und Buchhaltung mit Magic Heidi zu vereinfachen – eine ausgezeichnete Wahl. Doch wie bei jeder neuen Software stellt sich die Frage: Wo fange ich an?

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung begleiten wir dich durch den gesamten Einstiegsprozess: vom ersten Login über die Einrichtung deines Kontos bis hin zum Versand deiner ersten Rechnung. Das Beste daran? Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten. Keine komplizierte Installation, keine endlosen Konfigurationsmenüs – einfach loslegen.

Am Ende dieses Artikels wirst du wissen, wie du:

• Dich bei Magic Heidi anmeldest und dein Konto einrichtest
• Dein Firmenprofil mit Logo und Zahlungsinformationen vervollständigst
• Deine erste professionelle Rechnung erstellst und direkt an deinen Kunden versendest

Schritt 1: Anmeldung und Kontoerstellung

Der Einstieg in Magic Heidi ist bewusst unkompliziert gehalten. Du benötigst weder eine langwierige Registrierung noch musst du ein Passwort erstellen. Du hast drei Anmeldemöglichkeiten:

• Google Login – Mit einem Klick über dein bestehendes Google-Konto anmelden.
• Apple Login – Besonders praktisch für Apple-Nutzer – schnell und sicher.
• E-Mail Login – Gib deine geschäftliche E-Mail ein und erhalte einen Login-Code.

So meldest du dich an

1. Öffne die Magic Heidi Website und klicke auf den Login-Button.
2. Wähle deine bevorzugte Anmeldemethode: Google, Apple oder E-Mail.
3. Wenn du dich per E-Mail anmeldest, erhältst du umgehend einen Login-Code per E-Mail.
4. Kopiere diesen Code und gib ihn auf der Login-Seite ein.
5. Fertig – dein Konto wird automatisch erstellt.

Tipp: Verwende für die Anmeldung am besten deine geschäftliche E-Mail-Adresse. So hast du alle Rechnungen und Geschäftskorrespondenz sauber getrennt von deinen privaten E-Mails.

Schritt 2: Das Onboarding – dein Konto einrichten

Nach dem ersten Login begrüsst dich Magic Heidi mit einem Onboarding-Assistenten. Dieser führt dich durch die wichtigsten Grundeinstellungen, damit deine Rechnungen von Anfang an alle nötigen Informationen enthalten. Der Assistent behandelt:

• Firmendaten – Name, Firmenbezeichnung und vollständige Geschäftsadresse. Diese Informationen erscheinen automatisch auf allen Rechnungen und sind jederzeit in den Einstellungen änderbar.
• Zahlungsinformationen – Hinterlege deine IBAN Bankverbindung, damit deine Kunden wissen, wohin sie überweisen sollen. Ein QR-Code wird automatisch generiert. Schweizer und internationale Konten werden unterstützt.
• Mehrwertsteuer – Ob MWST-pflichtig oder nicht, Magic Heidi passt die Rechnungsstellung entsprechend an mit automatischer MWST-Berechnung und korrekter Darstellung auf Rechnungen.

Tipp: Du kannst das Onboarding auch überspringen und die Angaben später unter den Einstellungen nachtragen. Wir empfehlen jedoch, dir die zwei Minuten zu nehmen und alles direkt auszufüllen. So sind deine Rechnungen von der ersten an vollständig und professionell.

Die Pro-Version – brauchst du sie?

Nach dem Onboarding wird dir die Pro-Version von Magic Heidi vorgestellt. Diese bietet dir erweiterte Funktionen wie ein höheres Kontingent an Rechnungen und Ausgaben sowie zusätzliche Features.

Wenn du Magic Heidi erst einmal testen möchtest, kannst du diesen Schritt bedenkenlos überspringen. Die kostenlose Version reicht vollkommen aus, um dir einen Überblick zu verschaffen und die ersten Rechnungen zu erstellen. Ein Upgrade ist jederzeit über die Preisseite möglich, wenn dein Bedarf wächst.

Schritt 3: Rechnungsvorlage anpassen

Bevor du deine erste Rechnung erstellst, lohnt es sich, kurz die Rechnungsvorlage anzupassen. So stellst du sicher, dass jede Rechnung professionell aussieht und deine Marke widerspiegelt.

Logo hochladen

Navigiere zum Bereich «Rechnungen anpassen», klicke auf den Upload-Button und wähle deine Logo-Datei. Dein Logo erscheint anschliessend automatisch auf allen Rechnungen – ein kleines Detail mit grosser Wirkung.

• PNG-Format mit transparentem Hintergrund empfohlen
• Mindestens 300 × 300 Pixel für scharfe Darstellung
• Erscheint automatisch auf allen neuen Rechnungen

Standardnachrichten

Hinterlege Standardtexte für Rechnungen, Angebote und Zahlungshinweise. Diese werden automatisch eingefügt und sparen dir bei jeder neuen Rechnung wertvolle Zeit.

• Für Rechnungen: «Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen. Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 30 Tagen.»
• Für Angebote: «Dieses Angebot ist 30 Tage gültig. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.»
• Individuell bei jeder Rechnung anpassbar

Schritt 4: Die erste Rechnung erstellen

Jetzt wird es spannend: Mit Magic Heidi ist deine erste Rechnung in wenigen Klicks erledigt.

1. Kunden wählen – Bestehenden Kunden auswählen oder neuen Kunden mit Name und Adresse anlegen.
2. Positionen hinzufügen – Aus vordefinierten Produkten wählen oder neue Positionen mit individueller Bezeichnung erstellen.
3. Details anpassen – Sprache, Währung, Zahlungsfrist und persönliche Nachricht festlegen.
4. Rechnung generieren – Professionelles Dokument mit Logo, QR-Code und allen relevanten Angaben erstellen.

Positionen hinzufügen

Für jede Position gibst du an:

• Bezeichnung – Was hast du geliefert oder geleistet? (z. B. «Beratung Website-Redesign», «Champagner» etc.)
• Preis – Der Betrag in der gewünschten Währung
• Menge – Wie viele Einheiten oder Stunden?

Tipp: Wenn du regelmässig dieselben Leistungen oder Produkte verrechnest, leg diese als Standardprodukte an. So musst du bei zukünftigen Rechnungen nur noch die Menge anpassen.

Rechnungsdetails anpassen

• Sprache – Passe die Rechnungssprache an deinen Kunden an (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch etc.)
• Währung – Wähle die passende Währung (CHF, EUR, USD etc.)
• Zahlungsfrist – Leg fest, bis wann die Rechnung bezahlt werden soll
• Individuelle Nachricht – Ergänze bei Bedarf eine persönliche Nachricht

Rechnung generieren

Klicke auf «Rechnung generieren» – Magic Heidi erstellt automatisch ein professionelles Rechnungsdokument mit deinem Firmenlogo, allen Kundendaten, korrekter Berechnung, IBAN, QR-Code und allfälligen MWST-Angaben.

Schritt 5: Rechnung direkt an den Kunden versenden

Der letzte Schritt ist gleichzeitig der befriedigendste: Du versendest deine Rechnung direkt aus Magic Heidi heraus – ohne Umwege über ein separates E-Mail-Programm.

1. Klicke auf der Rechnungsansicht auf den Versand-Button.
2. Gib die E-Mail-Adresse deines Kunden ein.
3. Füge bei Bedarf einen persönlichen Begleittext hinzu (z. B. «Vielen Dank für den Auftrag. Anbei erhalten Sie die Rechnung.»).
4. Klicke auf «Schicken».

Die Rechnung wird deinem Kunden als professionelle E-Mail mit PDF-Anhang zugestellt. Du behältst in Magic Heidi jederzeit den Überblick, welche Rechnungen bereits versendet, bezahlt oder noch offen sind.

Tipp: Speichere die E-Mail-Adresse beim Kunden ab. So musst du diese beim nächsten Mal nicht erneut eingeben und kannst zukünftige Rechnungen noch schneller versenden.

Zusammenfassung: In 5 Schritten zur ersten Rechnung

Der gesamte Vorgang dauert unter 10 Minuten – von der ersten Anmeldung bis zur versendeten Rechnung:

Nächste Schritte

Nachdem du deine erste Rechnung erfolgreich erstellt und versendet hast, kannst du Magic Heidi weiter erkunden:

• Ausgaben erfassen – Belege hochladen und Ausgaben im Griff behalten
• Kundenverwaltung – Alle Kunden mit vollständigen Kontaktdaten anlegen
• Produktkatalog – Standardleistungen für schnellere Rechnungserstellung definieren
• Angebote erstellen – Professionelle Offerten mit Magic Heidi versenden