As 4 categorias de autônomos

E você? Que tipo de autônomo você é? Vamos ver juntos, em linhas gerais, as 4 categorias de autônomos que encontrei.

O pequeno autônomo pragmático

É o autônomo que ganha menos de 100k por ano e que quer fazer as coisas direito, mas de forma eficiente, sem passar horas nisso. Ele não se considera contador e não sente nenhum prazer em ficar horas mexendo no Excel. No passado, ele delegou a contabilidade a um contador (ou pensou nisso), mas acha meio ridículo pagar tanto, ainda mais porque ele continua tendo que fazer um monte de trabalho: escanear/organizar as despesas, classificar as faturas, etc. para depois mandar tudo para o contador.

O pequeno autônomo que queria ser contador

Esse autônomo eu adoro. É a pessoa super séria que faz questão de seguir um plano de contas para PME, é a pessoa que sente prazer na complexidade, que quer depreciar a compra do seu MacBook, mas idealmente a uma taxa decrescente em vez de linear, para representar «realmente bem» a variação de valor. O autônomo que faz questão de uma conexão direta com a sua conta bancária para importar os 3 pagamentos que recebe por mês.

É o autônomo que quer todas as funcionalidades de um software para PME: contabilidade por partidas dobradas, ativos, passivos e, idealmente, ainda integrar a gestão da casa que possui dentro do software, mas acha os softwares para PME meio caros e não tão simples quanto gostaria, então quer um software para autônomos.

O autônomo que deu certo

É o autônomo que ganha mais de 100k, mas menos de 500k, sem funcionários. Seus colaboradores são outros autônomos que faturam para ele, então ele não precisa se incomodar com folhas de pagamento. Cada fatura que recebe é simplesmente uma nova despesa. Ele quer algo simples e profissional que lhe permita fazer a declaração de impostos, gerenciar suas declarações de IVA e é isso. Ele não precisa de funcionalidades super complexas para importar produtos de um país fora da UE pelos quais ainda é preciso pagar taxas que depois serão reembolsadas, etc...

O autônomo que já é uma PME

Ele começou há vários anos como autônomo, mas, nesse meio-tempo, fundou uma GmbH, tem alguns funcionários e entendeu que o principal na sua profissão é a sua profissão (e não a contabilidade).

O contador dele disse que era preciso migrar para um software sério, mas ele detesta esse software e quer continuar usando algo simples; afinal, ele não está nem aí para conhecer a rentabilidade por cliente. Ele quer continuar vendendo o seu serviço, mandar as suas faturas e ser pago: «Basta!»

O software ideal

Vamos ver agora qual é o software ideal, na minha opinião, para cada tipo de autônomo definido anteriormente. Para fazer a minha escolha e tomar a minha decisão, selecionei alguns critérios básicos, alguns «Sine qua non» sem os quais considero que um software já não vale a pena.

4 critérios, portanto, nada de mais: disponível na sua língua, existe há alguns anos, pelo menos algumas avaliações em sites diferentes e um aplicativo mobile complementar ao software principal... E, bem, na prática você vai ver que não sobra grande coisa em termos de opções para autônomos suíços...

O software ideal para o pequeno autônomo pragmático

A Magic Heidi é o software de contabilidade ideal para autônomos suíços pragmáticos. Concebido para ser simples de usar (ele exige, por exemplo, o menor número de cliques de todos os softwares suíços para criar uma conta e enviar uma fatura).

Você pode fazer tudo: faturas com QR suíça compatível, orçamentos, lembretes de pagamento, faturas em moedas estrangeiras, faturamento por hora, escaneamento e categorização das suas despesas, importação das transações bancárias, exportação dos dados em formato compatível para a declaração de impostos, lista de clientes — o software faz tudo o que um pequeno autônomo precisa, simplesmente porque foi concebido para isso.

O que ele não faz: folhas de pagamento, gestão de projetos complexos, pipeline/CRM de clientes, contabilidade por partidas dobradas, processos contábeis complexos, ...

Por fim, você tem um suporte ao cliente por telefone disponível a qualquer hora e, claro, também por email — então, se você tiver um problema ou uma dúvida, sempre é resolvido rapidamente.

Para um pequeno autônomo pragmático, é perfeito. Pouco tempo gasto fazendo a contabilidade, as faturas se criam facilmente, as despesas são carregadas e escaneadas pela IA automaticamente e você pode exportar a qualquer momento um Excel limpo com toda a sua contabilidade, além de um arquivo completo de todos os seus arquivos. Você cuida principalmente do seu negócio, e o software faz o resto.

O software ideal para o pequeno autônomo que queria ser contador

Encontrei vários desses autônomos que amam a complexidade, mesmo quando ela não é necessária. Por exemplo, aquela autônoma que queria manter uma contabilidade por partidas dobradas (portanto, muito mais complexa) para a sua empresa individual, sendo que isso não é exigido por lei e que uma contabilidade simples (receitas / despesas) já basta para uma empresa individual.

Ou então aquele autônomo que queria categorizar suas despesas, depois subcategorizar e depois sub-subcategorizar. Teve também aquele autônomo que tinha recebido duas alíquotas de IVA (ele estava sob o regime do método da alíquota líquida) porque a sua empresa atua em dois setores diferentes com taxas de rentabilidade média muito distintas. Foi mais um exemplo em que tivemos que dizer: «desculpa, isso aqui é tão raro que não faz sentido para nós desenvolver uma funcionalidade só para você que complicaria a vida de 99% dos nossos clientes».

Muitas vezes, esses autônomos já usam o bexio e, quando o bexio aumenta de novo os preços das assinaturas, eles procuram uma alternativa que faça tudo como o bexio, mas mais barato e, infelizmente, ela não existe. Esses autônomos deveriam (e é geralmente o que acabam fazendo) continuar no bexio.

O software ideal para o autônomo que deu certo

Esse autônomo está registrado no IVA e quer manter a simplicidade da vida que tinha antes (quando ganhava menos de 100k/ano), respeitando as regras do jogo e, portanto, pagando o seu IVA como deve ser.

A Magic Heidi tem todas as funcionalidades necessárias para receber e faturar com IVA (você pode até adicionar várias alíquotas de IVA na mesma fatura), tudo para contabilizar quanto de IVA foi pago (você pode adicionar o IVA às despesas e até indicar as despesas ou faturas não sujeitas ao IVA) e, por fim, você tem uma tabela com todas as informações para copiar e colar os seus dados de IVA da Magic Heidi para o ePortal da Administração Federal de Contribuições.

O software ideal para o autônomo que já é uma PME

O autônomo que virou uma PME tem dois desafios quando se trata de manter a contabilidade simples como nos bons velhos tempos em que estava sozinho na sua empresa:

1. As GmbH exigem uma contabilidade por partidas dobradas: é preciso, então, entender o que é um ativo, um passivo, um balanço contábil, etc...
2. Cada funcionário quer o seu salário: já não é simplesmente uma despesa paga, é um salário com encargos, impostos, previdência social, etc... que é preciso pagar.

A vantagem de uma PME é que o autônomo tem um pouco mais de orçamento e pode se dar ao luxo de trabalhar com um contador para as contas da sua empresa. O contador vai, claro, recomendar o bexio (o software permite todas as operações complexas com que um contador sonha), mas, como ainda é o empreendedor, o autônomo, que vai usar o software no dia a dia, é mais simples usar a Magic Heidi.

Mas, desta vez, em vez de fazer a declaração de impostos sozinho (o que já não é possível agora que é preciso um balanço das contas, uma contabilidade por partidas dobradas, ...), o autônomo dá acesso à Magic Heidi ao seu contador, que exporta as contas em Excel e se encarrega de transformar a contabilidade simples em contabilidade por partidas dobradas (geralmente fazem isso por 1'000–1'500 francos, a nossa IA faz por 500).

Depois, para os salários, existem vários softwares que cuidam de toda a papelada, e o autônomo simplesmente importa o salário bruto pago como uma despesa na Magic Heidi, ou então o contador se encarrega disso além da declaração de impostos.

Os outros softwares

Aqui estão três outros softwares que, infelizmente, não cumprem os critérios básicos, mas que, na minha opinião, vale a pena mencionar e dos quais tenho orgulho de ter como concorrentes.

O software ideal para o autônomo de uma micro-PME da Suíça alemã

O Milkee é desenvolvido por um bom amigo meu (só na Suíça dá para ser amigo e concorrente ao mesmo tempo!) e foca exclusivamente no mercado suíço-alemão. É uma solução ideal para os autônomos e as pequenas PME porque o software tenta se manter o mais simples possível, oferecendo mesmo assim aos seus clientes uma contabilidade por partidas dobradas. Recentemente, adicionou a possibilidade de criar folhas de pagamento, então uma pequena PME pode usar esse software e fazer tudo na mão.

O software ideal para as startups da Suíça alemã

O único outro software, junto com o bexio e a Magic Heidi, que tem um site disponível em todas as línguas suíças, mas o software em si, infelizmente, só está em alemão. Falta um aplicativo mobile, e quase não há avaliações disponíveis nas diferentes plataformas como Google Maps, Trustpilot, Capterra, etc...

É um software que surpreende, porque eles parecem ter muitos clientes, receberam várias rodadas de financiamento, estão presentes em todos os eventos de startups da Suíça, têm parceiros de marca, mas quase não têm avaliações online e, toda vez que testo o software deles, simplesmente não consigo fazer coisas simples como criar uma fatura ou carregar uma despesa, mandá-la ser escaneada pela IA e salvá-la. Eles se propõem como a alternativa moderna ao bexio e desejo que deem certo (adoro o fato de terem uma conta no TikTok!), mas, por enquanto, eu simplesmente não entendo o produto :/

O software ideal para o autônomo «sem grana»

A Swiss21 tem o branding mais complicado do mundo, e é nesses momentos que percebo que ainda sou bem jovem, porque os autônomos que me falaram desse software ainda o chamam de AbaNinja (que parece ter sido o nome anterior desse software, antes de serem adquiridos). É digno de nota porque oferece uma versão gratuita generosa que permite a muitos autônomos usar a solução deles sem ter que pagar.

O fato de o software estar integrado à suíte de produtos deles torna o uso mais complexo e suspeito (a julgar pelas avaliações) que o atendimento ao cliente não esteja presente (o que faz sentido quando se oferece um produto gratuito!) e, de modo geral, me parece que o software é mais adequado para PME (eles próprios se descrevem como um ERP — 3 letras que deveriam assustar qualquer autônomo).

Mas, como solução gratuita, é melhor do que a Magic Heidi, que na versão gratuita oferece apenas 3 faturas e 3 despesas :)

Para concluir

Pronto, esse foi o meu pequeno artigo escrito à mão, sem IA (bom, quase — a IA escaneia mesmo assim os seus recibos na Magic Heidi 😉).

Se eu tivesse que resumir: a maioria dos autônomos suíços complica a vida à toa. Abaixo de 500'000 CHF, fique no simples. Escolha o software mais simples que ainda assim faz tudo o que você precisa — faturas QR, IVA, despesas, exportação para os impostos — e use o tempo ganho para fazer a sua verdadeira profissão.

Para a grande maioria dos autônomos suíços, esse software é a Magic Heidi. Mas agora você também sabe quando o bexio, o Milkee ou a Swiss21 são escolhas melhores para a sua situação, e é isso que realmente conta.

O jeito mais simples de você ter uma ideia: experimente você mesmo, crie a sua primeira fatura e veja se isso faz você ganhar tempo. E se tiver alguma dúvida, escreva para mim — eu respondo de verdade.