Un regolamento delle spese regola in Svizzera quali spese un datore di lavoro rimborsa ai propri dipendenti — e in modo tale che le spese forfettarie restino esenti da imposte e da contributi AVS. La base per questo sono i modelli di regolamento delle spese della Conferenza svizzera delle imposte (SSK), pubblicati validi dal 1° maggio 2024 e aggiornati al 01.01.2026. Chi ha dipendenti difficilmente riesce a fare un calcolo retributivo pulito senza un tale regolamento, e chi gestisce una ditta individuale trae vantaggio da regole chiare per la separazione tra spese private e aziendali. Qui trovi gli importi CHF 2026 attuali, la differenza tra spese forfettarie e spese effettive e un template che puoi presentare direttamente all'amministrazione fiscale cantonale.

L'essenziale a colpo d'occhio

• Modello SSK A (spese forfettarie) e modello B (spese effettive) sono la base riconosciuta — l'AFC e le autorità fiscali cantonali accettano entrambi.
• Forfettaria per il vitto: CHF 30 per pasto principale in trasferta, forfettaria giornaliera circa CHF 80 in caso di assenza di 8 ore o più.
• Forfettaria chilometrica 2026: CHF 0,75 al km per il veicolo privato, più forfettaria per il pernottamento a seconda della regione.
• Spese forfettarie fino al 3–4,5 % del salario lordo sono esenti da imposte e da AVS con regolamento approvato — questo è il vantaggio maggiore.
• L'approvazione cantonale del modello SSK risparmia ricevute, protegge in caso di controllo AFC ed evita che le spese forfettarie vengano retroassessate come salario soggetto ad AVS.

Cos'è un regolamento delle spese?

Un regolamento delle spese è una regolamentazione scritta che stabilisce quali spese di natura aziendale un datore di lavoro rimborsa ai propri dipendenti e in quale forma — come forfettaria o contro singola ricevuta. Questa obligo è ancorata nella legge in OR Art. 327a: il datore di lavoro deve rimborsare tutte le spese necessarie che sorgono nell'interesse del datore di lavoro. Vale per trasferte, interventi esterni, spese di rappresentanza o materiale di lavoro che il dipendente procura da sé.

Senza regolamento scritto l'obbligo esiste, ma nella pratica diventa presto confuso. Chi paga spese forfettarie senza che esista un regolamento approvato rischia che l'intera forfettaria sia considerata componente salariale soggetta ad AVS — con retrocontributi per AVS, LPP, assicurazione contro la disoccupazione e imposta alla fonte. È qui che una regolamentazione delle spese pulita si separa da una costosa zona grigia.

Per gli indipendenti senza dipendenti un regolamento delle spese non è giuridicamente obbligatorio. Ciononostante si consiglia una semplice regolamentazione delle spese, affinché tu separi in modo pulito le spese aziendali da quelle private — questo agevola notevolmente il conto IVA e la dichiarazione fiscale. Chi vuole dedurre le spese di trasferta, ha comunque bisogno di una struttura ricostruibile.

In breve: Il regolamento non è la legge, ma lo strumento con cui adempisci l'obbligo di legge secondo OR Art. 327a in modo pulito, fiscalmente ottimizzato e a prova di controllo.

Modello SSK e approvazione cantonale

La Conferenza svizzera delle imposte (SSK) pubblica da anni modelli di regolamento delle spese riconosciuti da tutti i 26 cantoni e dall'AFC. La versione attuale è valida dal 1° maggio 2024 ed è stata aggiornata al 01.01.2026 — soprattutto per quanto riguarda gli importi chilometrici e per il vitto. Chi adotta un modello SSK non deve reinventare la ruota, ma adatta gli importi prestabiliti alla propria realtà aziendale.

Esistono due modelli tra cui puoi scegliere:

• Modello A — spese forfettarie: Le spese vengono corrisposte come percentuale forfettaria del salario lordo (tipicamente 3–4,5 %) o come importi giornalieri forfettari. Non servono singole ricevute. Ideale per aziende con molte piccole spese, trasferte regolari o servizio esterno.
• Modello B — spese effettive: Le spese vengono rimborsate contro ricevuta, effettivamente sostenute e comprovate. Nessuna forfettizzazione, ma ripartizione esatta. Ideale per aziende con poche ma grandi spese o per dipendenti raramente in trasferta.

Il percorso verso l'approvazione

1. Scaricare il modello dal sito SSK (PDF, tedesco/francese/italiano).
2. Adattare alle proprie esigenze: importi, percentuali, ambito di validità, area datori di lavoro vs. dipendenti.
3. Presentare all'amministrazione fiscale cantonale (per lo più digitale, in parte ancora per posta).
4. L'elaborazione dura di norma 2–4 settimane, l'approvazione è gratuita nella maggior parte dei cantoni.
5. Informare i dipendenti e registrare il regolamento nel sistema salariale non appena arriva l'approvazione.

L'approvazione cantonale è il passaggio che molte piccole imprese saltano — ed è proprio quello che poi costa denaro. Senza approvazione le spese forfettarie sono soggette ad AVS, come risulta chiaro nell'esempio della SARL di Sarah più sotto. Chi consulta le direttive AFC vede che l'autorità raccomanda il modello SSK come base sicura.

Spese forfettarie vs. spese effettive

La scelta tra modello A e modello B determina quanto sforzo amministrativo svolgi e quanto è fiscalmente ottimizzata la tua soluzione. Entrambi sono legittimi, ma si adattano a tipi di azienda diversi.

Quando scelgo cosa?

• Spese forfettarie, se i tuoi dipendenti sono regolarmente in trasferta, ci sono molte piccole spese di viaggio e vuoi mantenere basso lo sforzo amministrativo.
• Spese effettive, se le spese sono rare ma elevate (p. es. approvvigionamento materiale, grandi trasferte uniche) o se non vuoi sostenere importi forfettari.
• Forma mista, la SSK permette nel modello A che determinate spese come i pernottamenti continuino a essere fatturate contro ricevuta, mentre il vitto viene forfettizzato. È la prassi più frequente.

Consiglio pratico: Se sei incerto, inizia con il modello A. Puoi sempre passare in un secondo tempo al modello B o farti approvare una forma mista. Viceversa il passaggio da B ad A è più oneroso, perché devi smantellare la routine delle ricevute.

Forfettaria vitto e forfettaria chilometrica 2026

Gli importi concreti sono il motivo per cui dovresti verificare brevemente il regolamento ogni anno. La SSK ha aggiornato i valori al 01.01.2026, dopo che la versione precedente era in vigore dal 2024. Ecco gli importi attuali con regolamento approvato:

Forfettaria vitto

• CHF 30 per pasto principale (pranzo o cena) in trasferta da 4 ore di assenza.
• CHF 15 fino a CHF 25 per spesa supplementare per il vitto in caso di assenza più breve, a seconda della durata e dell'occasione.
• Forfettaria giornaliera circa CHF 80 in caso di assenza di 8 ore o più (pasto principale combinato + supplemento).
• In caso di assenza inferiore alle 4 ore: di norma nessun supplemento per il vitto.

Forfettaria chilometrica 2026

• CHF 0,75 al km per il veicolo privato usato per scopi aziendali. È l'importo che la maggior parte dei cantoni accetta con regolamento approvato.
• Per motocicli di norma CHF 0,40 al km, per biciclette CHF 0,20 al km.
• Chi vuole importi più alti (p. es. CHF 0,80 per altro tipo di trazione) ha bisogno di una motivazione separata e di norma di una forfettaria più alta che il regolamento esplicita.

Forfettaria pernottamento

• CHF 150–200 per notte in Svizzera, a seconda del cantone e della grandezza del luogo.
• All'estero valgono importi specifici per paese, stabiliti dal modello SSK o dall'amministrazione fiscale cantonale.
• Chi pernotta effettivamente a costi più elevati (p. es. CHF 250 a Zurigo centro) può fatturare l'importo effettivo contro ricevuta — questa è la forma mista.

Calcolo d'esempio: trasferta Zurigo–Berna

Marco va da Zurigo a Berna, 120 km tratta semplice, resta 9 ore sul posto, rientra lo stesso giorno.

Andata e ritorno: 240 km × CHF 0,75 = CHF 180.00
Vitto (1 pasto principale): CHF 30.00
Supplemento vitto (9 ore): CHF 25.00
Totale spese: CHF 235.00

La stessa trasferta con il modello B (spese effettive) richiederebbe lo scontrino del carburante, la ricevuta del ristorante ed eventualmente i biglietti di parcheggio — stesso importo, ma chiaramente più gestione delle ricevute. È qui che sta il vantaggio della forfettaria.

Regolamento delle spese per indipendenti vs. datori di lavoro

L'obbligo differisce fortemente a seconda della forma giuridica e del personale:

• Ditta individuale senza dipendenti: Nessun regolamento delle spese per legge necessario. Ma una semplice regolamentazione delle spese aiuta a separare le spese aziendali da quelle private — importante per il conto IVA e la dichiarazione fiscale. Chi vuole contabilizzare correttamente l'IVA per indipendenti ha bisogno di un'attribuzione chiara.
• Ditta individuale con dipendenti: Dal primo dipendente si applica l'OR Art. 327a. Senza regolamento le spese forfettarie sono soggette ad AVS. Un modello SSK conviene dal primo cedolino.
• SARL o SA con dipendenti: Obbligatorio. L'AFC verifica nei controlli salariali regolarmente se esiste un regolamento approvato. Senza, l'intera forfettaria vale come salario.
• Organizzazioni non profit: La SSK ha pubblicato un modello proprio per NPO, parimenti valido dal 2024. Chi gestisce un'associazione o una fondazione dovrebbe usare questo modello.

Chi sta per fondare una ditta individuale non dovrebbe depennare il regolamento delle spese come primo punto della lista — ma non appena si profila il primo dipendente, è il passo che previene retrocontributi AVS successivi.

AVS e imposte: le spese forfettarie sono soggette a contributi?

Questa è la domanda più importante e l'errore più frequente. La risposta dipende da un'unica condizione: Esiste un regolamento delle spese approvato?

• Con regolamento approvato (modello SSK): Le spese forfettarie fino al 3–4,5 % del salario lordo sono esenti da AVS e da imposte. Non sono considerate componente salariale, ma rimborso di spese necessarie. L'obbligo contributivo AVS decade, le imposte decadono.
• Senza regolamento approvato: Le spese forfettarie valgono come componente salariale soggetta ad AVS, secondo LAVS Art. 2–3 (vedi admin.ch). Cioè: AVS piena 10,1 %, AD, LPP e assicurazione contro la disoccupazione gravano sull'intera forfettaria, più retroassessment nella dichiarazione fiscale. Il tipico caso di retrocontributo di una piccola SARL.

La regola semplice: Regolamento approvato = esente da imposte e da AVS. Nessun regolamento = la forfettaria è salario, il salario è soggetto ad AVS, il salario è soggetto a imposte. È qui che l'azienda pulita si separa dalla costosa zona grigia.

LAVS Art. 2 e 3 in sintesi

LAVS Art. 2 definisce la nozione simile al salario, l'Art. 3 regola l'obbligo contributivo. Le spese corrisposte nell'ambito di un regolamento approvato non rientrano nella nozione di salario — non sono un compenso per lavoro, ma rimborso di spese effettive o forfettizzate. Le spese senza regolamento sono trattate come salario, perché l'autorità non può verificare se si tratti effettivamente di spese o di componenti salariali occulti.

Mini-storia: Marco, ditta individuale Zurigo

Marco gestisce una piccola azienda elettrica a Zurigo, ha appena assunto il primo apprendista. Scarica il modello SSK A (spese forfettarie), adatta gli importi, lo presenta all'amministrazione fiscale cantonale di Zurigo e dopo tre settimane ottiene l'approvazione. Paga all'apprendista CHF 30 al giorno di forfettaria vitto e CHF 0,75 al km per le trasferte d'intervento. La forfettaria è esente da imposte e da AVS, Marco si risparmia la gestione delle ricevute per intervento e circa CHF 4'200 all'anno tra sforzo di documentazione e rischio di retrocontributo AVS. Quello che senza regolamento sarebbe stato un componente salariale soggetto ad AVS, ora è una regolamentazione delle spese pulita.

Template regolamento delle spese: come crearlo

Creare un template è più semplice di quanto sembri — perché non parti da zero, ma dal modello SSK. Ecco il processo in 5 passi che puoi sbrigare in un pomeriggio.

Passo 1: Scaricare e scegliere il modello

Scarica il modello adatto dal sito SSK. Per la maggior parte delle PMI il modello A (spese forfettarie) è la scelta giusta. Se sei incerto, scegli la forma mista: forfettario per il vitto, effettivo per pernottamenti e materiale.

Passo 2: Fissare gli importi

Inserisci gli importi che vuoi adottare. I modelli SSK contengono valori predefiniti che puoi adattare verso l'alto o verso il basso — ma non superare se vuoi mantenere semplice l'approvazione. Voci tipiche:

Forfettaria vitto: CHF 30 per pasto principale
Forfettaria giornaliera (da 8 ore): CHF 80
Forfettaria chilometrica: CHF 0,75 al km (veicolo privato)
Forfettaria pernottamento: CHF 180 per notte (in patria)
Spese forfettarie generali: 3,5 % del salario lordo, max. CHF 800/mese

Passo 3: Definire ambito di validità ed eccezioni

Scrivi chiaramente per chi vale il regolamento (tutti i dipendenti, solo servizio esterno, solo trasferte) e definisci le eccezioni — ad esempio quote private in trasferte, ospitalità (per questo vale l'articolo su dedurre le spese di ospitalità) o spese inferiori a CHF 50 non soggette a ricevuta.

Passo 4: Presentare all'amministrazione fiscale cantonale

Invia il regolamento adattato all'amministrazione fiscale cantonale. Nella maggior parte dei cantoni avviene digitalmente tramite un portale online, in alcuni ancora per posta. L'elaborazione dura 2–4 settimane, l'approvazione di norma è gratuita.

Passo 5: Comunicare internamente e registrare nel sistema salariale

Non appena arriva l'approvazione, informa i tuoi dipendenti e registra gli importi nel tuo sistema salariale. Chi usa un programma di fatturazione con gestione spese può inserire gli importi direttamente in fase di registrazione del salario e si risparmia il ricalcolo manuale.

Attenzione a copiare da internet: Non ogni template che compare online corrisponde all'attuale modello SSK. Usa solo la fonte ufficiale ssk-csi.ch, altrimenti rischi un rifiuto da parte dell'amministrazione fiscale cantonale.

Errori frequenti e controllo AFC

Gli errori più frequenti nei regolamenti delle spese sono sorprendentemente banali — e costosi. Ecco i principali errori e cosa succede in caso di controllo.

Errore 1: Spese forfettarie senza regolamento approvato

Questo è il classico. Spese forfettarie vengono corrisposte, ma il regolamento manca o non è mai stato presentato. L'AFC o l'amministrazione fiscale cantonale verificano nell'ambito del controllo salariale se esiste un regolamento. Se manca, l'intera forfettaria vale come salario soggetto ad AVS. Cioè: contributi AVS (10,1 %), AD (2,2 %), LPP e assicurazione contro la disoccupazione vengono richiesti a posteriori, più eventuali interessi di mora.

Mini-storia: Sarah, SARL Berna

La SARL di Sarah a Berna ha tre dipendenti e paga mensilmente CHF 400 di spese forfettarie per persona — senza regolamento approvato, perché "tanto è consueto". Al controllo AFC la forfettaria viene classificata come componente salariale. Il recupero per tre persone su 24 mesi:

CHF 400 × 3 × 24 = CHF 28'800 forfettarie
AVS + AD + LPP ca. 15 % = CHF 4'320
Retroassessment fiscale ca. CHF 2'500
Totale costi supplementari: ca. CHF 6'800

Sono CHF 6'800 che Sarah avrebbe potuto evitare se avesse presentato il modello SSK. Lo sforzo: un pomeriggio e un'e-mail all'amministrazione fiscale cantonale di Berna.

Errore 2: Importi oltre i valori SSK

Chi vuole indicare importi più alti (p. es. CHF 0,90 al km invece di CHF 0,75) ha bisogno di una motivazione e spesso di un'approvazione separata. Chi paga gli importi così come sono rischia che la differenza valga come salario.

Errore 3: Forma mista non separata in modo pulito

Chi mescola spese forfettarie e spese effettive deve definire chiaramente cosa è forfettario e cosa è documentato. Chi paga i pernottamenti in forfettario e li fattura anche contro ricevuta rischia un doppio pagamento che al controllo vale come salario.

Errore 4: Regolamento non aggiornato

Il modello SSK è stato aggiornato nel 2024 e nuovamente affinato al 01.01.2026. Chi usa ancora un regolamento del 2018 paga forse importi non più attuali — e rischia che l'approvazione venga ritirata.

Cosa succede al controllo AFC?

L'AFC verifica nell'ambito dei controlli salariali se esiste un regolamento approvato, se gli importi rientrano nei valori e se le erogazioni sono plausibili. Chi documenta in modo pulito non ha nulla da temere. Chi indica forfettarie senza regolamento riceve il conto — e questo può, come per Sarah, arrivare rapidamente a cinque o persino a sei cifre.

Mini-storia: Tom, ditta individuale San Gallo

Tom è consulente aziendale indipendente a San Gallo, non ha dipendenti e non ha quindi bisogno di un regolamento delle spese in senso giuridico. Deduce però la forfettaria vitto di CHF 30 per pasto principale in visite ai clienti come spesa aziendale effettiva, fotografa la ricevuta del ristorante con un'app e la attribuisce in modo pulito al rispettivo mandato. Così separa le spese private da quelle aziendali senza gestire un regolamento formale. Per il conto IVA e la dichiarazione fiscale basta — l'amministrazione fiscale cantonale di San Gallo accetta le ricevute perché sono aziendalmente causate e documentate.

Conclusione

Un regolamento delle spese in Svizzera è praticamente indispensabile per i datori di lavoro con dipendenti — e con il modello SSK lo si sbriga in un pomeriggio. Gli importi CHF 2026 (CHF 0,75 al km, CHF 30 per pasto principale, forfettaria giornaliera circa CHF 80) sono attuali, l'approvazione cantonale ti risparmia lo sforzo di documentazione e protegge da retrocontributi AVS. Chi gestisce una ditta individuale senza personale trae comunque vantaggio da una regolamentazione delle spese chiara — separazione pulita tra privato e azienda, conto IVA semplice, coscienza tranquilla alla dichiarazione fiscale.

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Questo articolo offre informazioni generali e non sostituisce una consulenza fiscale o giuridica. Per casi concreti consulta uno studio di fiduciaria o un consulente fiscale.