Un règlement des frais règle en Suisse quelles dépenses un employeur rembourse à ses collaborateurs — et ce, de sorte que les frais forfaitaires restent exonérés d'impôt et exonérés de l'AVS. La base est fournie par les modèles de règlement des frais de la Conférence suisse des impôts (SSK), publiés valables dès le 1er mai 2024 et mis à jour au 01.01.2026. Qui a des employés passe difficilement une comptabilité salariale propre sans un tel règlement, et qui dirige une raison individuelle profite de règles claires pour la séparation des dépenses privées et professionnelles. Tu trouves ici les tarifs CHF 2026 actuels, la différence entre frais forfaitaires et frais effectifs et un modèle que tu peux déposer directement auprès de l'administration cantonale des impôts.

L'essentiel en un coup d'œil

• Modèle SSK A (frais forfaitaires) et modèle B (frais effectifs) sont la base reconnue — l'AFC et les administrations cantonales des impôts acceptent les deux.
• Forfait de restauration: CHF 30 par repas principal lors de déplacements professionnels, forfait journalier environ CHF 80 en cas d'absence de 8 heures ou plus.
• Indemnité kilométrique 2026: CHF 0.75 par km pour le véhicule privé, plus forfait de nuit selon la région.
• Frais forfaitaires jusqu'à 3–4,5 % du salaire brut sont exonérés d'impôt et exonérés de l'AVS avec un règlement approuvé — c'est le plus grand levier.
• Approbation cantonale du modèle SSK économise des justificatifs, protège lors d'un contrôle AFC et empêche que les frais forfaitaires soient requalifiés en salaire soumis à l'AVS.

Qu'est-ce qu'un règlement des frais?

Un règlement des frais est une règle écrite qui fixe quelles dépenses à caractère professionnel un employeur rembourse à ses collaborateurs et sous quelle forme — en forfait ou contre justificatif individuel. Cette obligation est ancrée légalement dans OR art. 327a: l'employeur doit rembourser toutes les dépenses nécessaires engagées dans l'intérêt de l'employeur. Cela vaut pour les déplacements professionnels, les missions à l'extérieur, les frais de représentation ou le matériel de travail que l'employé se procure lui-même.

Sans règlement écrit, l'obligation existe bien, mais la pratique devient vite confuse. Celui qui verse des frais forfaitaires sans qu'un règlement approuvé existe s'expose à ce que l'ensemble du forfait soit considéré comme une composante du salaire soumise à l'AVS — avec des rappels pour l'AVS, le LPP, l'assurance-chômage et l'impôt à la source. C'est précisément ici qu'une règle de frais propre se sépare d'une zone grise coûteuse.

Pour les indépendants sans collaborateurs, un règlement des frais n'est pas juridiquement obligatoire. Une règle de frais simple est néanmoins recommandée pour séparer proprement les dépenses professionnelles des privées — cela facilite considérablement la déclaration TVA et la déclaration d'impôt. Celui qui veut déduire les frais de déplacement a de toute façon besoin d'une structure traçable.

En bref: Le règlement n'est pas la loi, mais l'outil avec lequel tu remplis l'obligation légale de l'OR art. 327a de manière propre, fiscalement optimisée et résistante au contrôle.

Modèle SSK et approbation cantonale

La Conférence suisse des impôts (SSK) publie depuis des années des modèles de règlement des frais reconnus par les 26 cantons et l'AFC. La version actuelle est valable dès le 1er mai 2024 et a été mise à jour au 01.01.2026 — surtout pour les tarifs kilométriques et de restauration. Celui qui reprend un modèle SSK n'a pas besoin de réinventer la roue, mais adapte les tarifs prédéfinis à sa réalité d'exploitation.

Il existe deux modèles entre lesquels tu peux choisir:

• Modèle A — frais forfaitaires: Les frais sont versés comme un pourcentage forfaitaire du salaire brut (généralement 3–4,5 %) ou comme des forfaits journaliers forfaitaires. Aucun justificatif individuel nécessaire. Idéal pour les entreprises avec beaucoup de petites dépenses, des déplacements professionnels réguliers ou du travail extérieur.
• Modèle B — frais effectifs: Les frais sont remboursés contre justificatif, réellement engagés et prouvés. Pas de forfait, mais une imputation exacte. Idéal pour les entreprises avec peu de dépenses importantes ou pour les collaborateurs rarement en déplacement.

La voie vers l'approbation

1. Télécharger le modèle sur le site SSK (PDF, allemand/français/italien).
2. Adapter à tes besoins: tarifs, pourcentages, champ d'application, domaine employeur vs. collaborateurs.
3. Déposer auprès de l'administration cantonale des impôts (le plus souvent numérique, parfois encore par courrier).
4. Le traitement dure en règle générale 2–4 semaines, l'approbation est gratuite dans la plupart des cantons.
5. Informer les collaborateurs et enregistrer le règlement dans le système de salaire dès réception de l'approbation.

L'approbation cantonale est l'étape que beaucoup de petites entreprises sautent — et précisément celle qui coûte de l'argent plus tard. Sans approbation, les frais forfaitaires sont soumis à l'AVS, comme le montre l'exemple de la Sàrl de Sarah ci-dessous. Celui qui consulte les directives de l'AFC voit que l'autorité recommande le modèle SSK comme base fiable.

Frais forfaitaires vs. frais effectifs

Le choix entre le modèle A et le modèle B détermine l'effort administratif que tu fournis et le degré d'optimisation fiscale de ta solution. Les deux sont légitimes, mais ils conviennent à différents types d'entreprises.

Quand choisir quoi?

• Frais forfaitaires, si tes collaborateurs sont régulièrement en déplacement, que beaucoup de petits frais de voyage sont engagés et que tu veux garder l'effort administratif faible.
• Frais effectifs, si les dépenses sont rares mais importantes (p. ex. achat de matériel, grands déplacements ponctuels) ou si tu ne veux pas défendre des tarifs forfaitaires.
• Forme mixte, la SSK autorise dans le modèle A que certaines dépenses comme les nuitées soient encore facturées contre justificatif, tandis que la restauration est forfaitisée. C'est la pratique la plus courante.

Astuce pratique: Si tu hésites, commence par le modèle A. Tu peux passer plus tard à tout moment au modèle B ou faire approuver une forme mixte. Inversement, le passage de B à A est plus laborieux, car tu dois démanteler la routine des justificatifs.

Forfait de restauration et indemnité kilométrique 2026

Les tarifs concrets sont la raison pour laquelle tu devrais brièvement vérifier le règlement chaque année. La SSK a mis à jour les valeurs au 01.01.2026, après que la version précédente était valable depuis 2024. Voici les forfaits actuels avec un règlement approuvé:

Forfait de restauration

• CHF 30 par repas principal (midi ou soir) lors de déplacements professionnels dès 4 heures d'absence.
• CHF 15 à CHF 25 pour les frais de restauration supplémentaires en cas d'absence plus courte, selon la durée et l'occasion.
• Forfait journalier environ CHF 80 en cas d'absence de 8 heures ou plus (repas principal combiné + supplément).
• En cas d'absence inférieure à 4 heures: en règle générale, pas d'indemnité de restauration.

Indemnité kilométrique 2026

• CHF 0.75 par km pour le véhicule privé utilisé à des fins professionnelles. C'est le tarif que la plupart des cantons acceptent avec un règlement approuvé.
• Pour les motocycles en général CHF 0.40 par km, pour les vélos CHF 0.20 par km.
• Celui qui veut des tarifs plus élevés (p. ex. CHF 0.80 pour un autre type de motorisation) a besoin d'une justification séparée et le plus souvent d'un forfait plus élevé que le règlement indique.

Forfait de nuitée

• CHF 150–200 par nuit en Suisse, selon le canton et la taille de la localité.
• À l'étranger, des forfaits spécifiques au pays s'appliquent, fixés par le modèle SSK ou l'administration cantonale des impôts.
• Celui qui loge effectivement plus cher (p. ex. CHF 250 à Zurich-Centre) peut facturer le montant réel contre justificatif — c'est la forme mixte.

Exemple de calcul: déplacement Zurich–Berne

Marco roule de Zurich à Berne, 120 km simple, reste 9 heures sur place et revient le même jour.

Aller-retour: 240 km × CHF 0.75 = CHF 180.00
Restauration (1 repas principal): CHF 30.00
Frais de restauration suppl. (9 h): CHF 25.00
Total des frais: CHF 235.00

Le même déplacement avec le modèle B (frais effectifs) nécessiterait le justificatif de carburant, la facture du restaurant et éventuellement des tickets de parking — le même montant, mais nettement plus de gestion des justificatifs. C'est précisément ici que réside l'avantage du forfait.

Règlement des frais pour indépendants vs. employeurs

L'obligation diffère fortement selon la forme juridique et l'effectif:

• Raison individuelle sans collaborateurs: Pas de règlement des frais légalement requis. Mais une règle de frais simple aide à séparer les dépenses professionnelles des privées — important pour la déclaration TVA et la déclaration d'impôt. Celui qui veut correctement comptabiliser la TVA pour indépendants a besoin d'une imputation claire.
• Raison individuelle avec collaborateurs: Dès le premier employé, l'OR art. 327a s'applique. Sans règlement, les frais forfaitaires sont soumis à l'AVS. Un modèle SSK vaut la peine dès le premier bulletin de salaire.
• Sàrl ou SA avec collaborateurs: Obligatoire. L'AFC vérifie lors des contrôles de salaire régulièrement si un règlement approuvé existe. Sans, l'ensemble du forfait est considéré comme salaire.
• Organisations à but non-lucratif: La SSK a publié un modèle propre pour les OBNL, également valable dès 2024. Celui qui dirige une association ou une fondation devrait utiliser ce modèle.

Celui qui s'apprête à créer une raison individuelle ne devrait pas cocher le règlement des frais comme premier point sur la liste — mais dès le premier collaborateur, c'est l'étape qui empêche les rappels d'AVS ultérieurs.

AVS et impôts: les frais forfaitaires sont-ils soumis aux cotisations?

C'est la question la plus importante et l'erreur la plus fréquente. La réponse tient à une seule condition: Existe-t-il un règlement des frais approuvé?

• Avec un règlement approuvé (modèle SSK): Les frais forfaitaires jusqu'à 3–4,5 % du salaire brut sont exonérés de l'AVS et exonérés d'impôt. Ils ne sont pas considérés comme une composante du salaire, mais comme le remboursement de dépenses nécessaires. L'assujettissement à l'AVS tombe, l'impôt tombe.
• Sans règlement approuvé: Les frais forfaitaires sont considérés comme une composante du salaire soumise à l'AVS, selon LAVS art. 2–3 (voir admin.ch). Cela signifie: AVS complète 10,1 %, AC, LPP et assurance-chômage s'appliquent sur l'ensemble du forfait, plus régularisation fiscale dans la déclaration d'impôt. Le cas typique de rappel d'une petite Sàrl.

La règle simple: Règlement approuvé = exonéré d'impôt et exonéré de l'AVS. Pas de règlement = le forfait est du salaire, le salaire est soumis à l'AVS, le salaire est imposable. C'est précisément ici que l'entreprise propre se sépare de la zone grise coûteuse.

LAVS art. 2 et 3 en bref

L'art. 2 LAVS définit la notion de salaire, l'art. 3 règle l'assujettissement aux cotisations. Les frais versés dans le cadre d'un règlement approuvé ne relèvent pas de la notion de salaire — ils ne sont pas une rémunération du travail, mais le remboursement de dépenses réelles ou forfaitaires. Les frais sans règlement sont traités comme du salaire, car l'autorité ne peut pas vérifier s'il s'agit effectivement de dépenses ou de composantes de salaire dissimulées.

Mini-histoire: Marco, raison individuelle Zurich

Marco dirige une petite entreprise d'électricité à Zurich, vient d'engager son premier apprenti. Il télécharge le modèle SSK A (frais forfaitaires), adapte les tarifs, le dépose auprès de l'administration cantonale des impôts de Zurich et reçoit l'approbation après trois semaines. Il verse à l'apprenti CHF 30 par jour de forfait de restauration et CHF 0.75 par km pour les déplacements professionnels. Le forfait est exonéré d'impôt et exonéré de l'AVS, Marco s'épargne la gestion des justificatifs par mission et environ CHF 4'200 par an en effort de justificatifs et en risque de rappel d'AVS. Ce qui sans règlement aurait été une composante du salaire soumise à l'AVS est désormais une règle de frais propre.

Modèle de règlement des frais: comment le créer

Créer un modèle est plus simple qu'il n'y paraît — car tu ne pars pas de zéro, mais du modèle SSK. Voici le processus en 5 étapes que tu peux réaliser en un après-midi.

Étape 1: Télécharger et choisir le modèle

Télécharge le modèle approprié sur le site SSK. Pour la plupart des PME, le modèle A (frais forfaitaires) est le bon choix. Si tu hésites, choisis la forme mixte: forfait pour la restauration, effectif pour les nuitées et le matériel.

Étape 2: Fixer les tarifs

Insère les tarifs que tu veux reprendre. Les modèles SSK contiennent des indications que tu peux adapter à la hausse ou à la baisse — mais ne pas dépasser si tu veux garder l'approbation simple. Entrées typiques:

Forfait de restauration: CHF 30 par repas principal
Forfait journalier (dès 8 h): CHF 80
Indemnité kilométrique: CHF 0.75 par km (véhicule privé)
Forfait de nuitée: CHF 180 par nuit (Suisse)
Frais forfaitaires en général: 3,5 % du salaire brut, max. CHF 800/mois

Étape 3: Définir le champ d'application et les exceptions

Écris clairement pour qui le règlement s'applique (tous les collaborateurs, uniquement le travail extérieur, uniquement les déplacements professionnels) et définis les exceptions — par exemple les parts privées lors de déplacements professionnels, l'accueil (pour lequel l'article sur les frais d'accueil déductibles vaut la peine) ou les dépenses inférieures à CHF 50 qui ne sont pas soumises à justificatif.

Étape 4: Déposer auprès de l'administration cantonale des impôts

Envoie le règlement adapté à l'administration cantonale des impôts. Dans la plupart des cantons, cela se fait numériquement via un portail en ligne, dans certains encore par courrier. Le traitement dure 2–4 semaines, l'approbation est en règle générale gratuite.

Étape 5: Communiquer en interne et enregistrer dans le système de salaire

Dès que l'approbation arrive, informe tes collaborateurs et enregistre les tarifs dans ton système de salaire. Celui qui utilise un logiciel de facturation avec gestion des frais peut enregistrer les tarifs directement lors de la saisie du salaire et s'épargne le recalcul manuel.

Attention aux copies depuis internet: Tous les modèles trouvés en ligne ne correspondent pas au modèle SSK actuel. Utilise uniquement la source officielle ssk-csi.ch, sinon tu risques un refus auprès de l'administration cantonale des impôts.

Erreurs fréquentes et contrôle AFC

Les erreurs les plus fréquentes avec les règlements des frais sont étonnamment banales — et coûteuses. Voici les principales erreurs et ce qui se passe lors d'un contrôle.

Erreur 1: Frais forfaitaires sans règlement approuvé

C'est le classique. Des frais forfaitaires sont versés, mais le règlement manque ou n'a jamais été déposé. L'AFC ou l'administration cantonale des impôts vérifie dans le cadre du contrôle de salaire si un règlement existe. S'il manque, l'ensemble du forfait est considéré comme un salaire soumis à l'AVS. Cela signifie: cotisations AVS (10,1 %), AC (2,2 %), LPP et assurance-chômage sont réclamées rétroactivement, plus d'éventuels intérêts de retard.

Mini-histoire: Sarah, Sàrl Berne

La Sàrl de Sarah à Berne a trois collaborateurs et verse chaque mois CHF 400 de frais forfaitaires par personne — sans règlement approuvé, parce que «c'est quand même habituel». Lors du contrôle AFC, le forfait est classé comme composante du salaire. Le rappaiement pour trois personnes sur 24 mois:

CHF 400 × 3 × 24 = CHF 28'800 forfaits
AVS + AC + LPP env. 15 % = CHF 4'320
Régularisation fiscale env. CHF 2'500
Total des coûts suppl.: env. CHF 6'800

Ce sont CHF 6'800 que Sarah aurait pu éviter si elle avait déposé le modèle SSK. L'effort pour cela: un après-midi et un e-mail à l'administration cantonale des impôts de Berne.

Erreur 2: Tarifs dépassant les indications SSK

Celui qui veut des tarifs plus élevés (p. ex. CHF 0.90 par km au lieu de CHF 0.75) a besoin d'une justification et souvent d'une approbation séparée. Celui qui verse les tarifs tels quels s'expose à ce que la différence soit considérée comme salaire.

Erreur 3: Forme mixte mal séparée

Celui qui mélange frais forfaitaires et frais effectifs doit définir clairement ce qui est forfaitaire et ce qui est justifié. Celui qui verse des nuitées en forfait et facture en plus contre justificatif s'expose à un double paiement qui lors du contrôle est considéré comme salaire.

Erreur 4: Règlement non actualisé

Le modèle SSK a été mis à jour en 2024 et à nouveau affiné au 01.01.2026. Celui qui utilise encore un règlement de 2018 verse peut-être des tarifs qui ne sont plus actuels — et s'expose à ce que l'approbation soit retirée.

Que se passe-t-il lors d'un contrôle AFC?

L'AFC vérifie dans le cadre des contrôles de salaire si un règlement approuvé existe, si les tarifs sont dans les limites des indications et si les versements sont plausibles. Celui qui documente proprement n'a rien à craindre. Celui qui verse des forfaits sans règlement reçoit la facture — et elle peut, comme pour Sarah, atteindre rapidement cinq chiffres.

Mini-histoire: Tom, entreprise individuelle Saint-Gall

Tom est consultant d'entreprise indépendant à Saint-Gall, n'a pas de collaborateurs et n'a donc pas besoin de règlement des frais au sens juridique. Il déduit toutefois le forfait de restauration de CHF 30 par repas principal lors de visites clients comme dépense professionnelle réelle, photographie la facture du restaurant avec une app et l'impute proprement à la mission client correspondante. Il sépare ainsi les dépenses privées des professionnelles sans entretenir un règlement formel. Pour la déclaration TVA et la déclaration d'impôt, cela suffit — l'administration cantonale des impôts de Saint-Gall accepte les justificatifs, car ils sont motivés professionnellement et justifiés.

Conclusion

Un règlement des frais est en Suisse pour les employeurs avec collaborateurs pratiquement indispensable — et avec le modèle SSK réglé en un après-midi. Les tarifs CHF 2026 (CHF 0.75 par km, CHF 30 par repas principal, forfait journalier environ CHF 80) sont actuels, l'approbation cantonale t'épargne l'effort de justificatifs et te protège des rappels d'AVS. Celui qui dirige une raison individuelle sans personnel profite malgré tout d'une règle de frais claire — séparation propre du privé et du professionnel, déclaration TVA simple, conscience tranquille lors de la déclaration d'impôt.

Si tu veux gérer les frais, les salaires et les factures au même endroit, jette un œil aux tarifs Magic Heidi: entre CHF 25.- et CHF 39.- par mois — nettement moins que bexio avec CHF 52.- par mois. Une alternative à bexio vaut la peine si tu veux gérer les frais, la QR-facture et la TVA dans un seul outil.

Cet article fournit des informations générales et ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique. Pour des cas concrets, consulte un fiduciaire ou un conseiller fiscal.