Bexio Leitfaden 2025

So erfassen Sie Ausgaben in Bexio

Der definitive Leitfaden für Schweizer Unternehmer. Klären Sie endlich den Unterschied zwischen Ausgaben und Lieferantenrechnungen und sparen Sie bis zu 12 Stunden pro Monat bei der Administration.

Ausgabenliste in Magic Heidi

Sie haben gerade ein Geschäftsessen mit Karte bezahlt. Die Quittung haben Sie in der Hand. Und jetzt? Wenn Sie Bexio nutzen, haben Sie wahrscheinlich schon zwischen "Ausgaben" und "Lieferantenrechnungen" gezögert.

Diese Verwirrung kostet Zeit. Viel Zeit.

Über 90'000 Schweizer KMU nutzen Bexio für ihre Buchhaltung. Dennoch bleibt der Unterschied zwischen diesen beiden Funktionen für die meisten Nutzer unklar.

Ausgaben vs. Lieferantenrechnungen

Bevor Sie irgendwo in Bexio klicken, verstehen Sie diese einfache Regel, die alles verändert.

💳
Ausgabe (Aufwendung)Das Geld ist bereits raus: Karte, Bargeld, ausgeführte Lastschrift
📄
LieferantenrechnungDas Geld wird später ausgehen: Rechnung mit Zahlungsfrist
❓
Der entscheidende TestStellen Sie sich diese Frage: Habe ich bereits bezahlt?
Konkrete Beispiele

Jede Situation richtig Einordnen

Eine einfache Tabelle, damit Sie nie wieder zögern

SituationTyp in Bexio
🚗 Benzin an der Tankstelle bezahltAusgabe
📱 Swisscom-Rechnung per E-Mail erhaltenLieferantenrechnung
🍽️ Geschäftsessen mit Karte bezahltAusgabe
🏢 Büromiete (monatliche Überweisung)Lieferantenrechnung
📦 Büromaterial bei Migros gekauftAusgabe

Diese Unterscheidung beeinflusst direkt Ihre Buchhaltung. Ein Fehler hier verfälscht Ihre Liquiditätsprognose und erschwert die Arbeit Ihres Treuhänders.

Methode 1

Eine bereits bezahlte Ausgabe erfassen

Sie haben mit Karte bezahlt. So erfassen Sie diese Ausgabe Schritt für Schritt korrekt in Bexio.

Ausgabenerfassung auf dem Smartphone
Schritt für Schritt

Der komplette Prozess in Bexio

Befolgen Sie diese 5 Schritte für eine perfekte Ausgabenerfassung

  • Gehen Sie zu Einkauf → Ausgaben im linken Menü
  • Klicken Sie oben rechts auf 'Neue Ausgabe'
  • Füllen Sie genaue Beschreibung, Bruttobetrag, Datum, Aufwandkonto, MwSt-Satz aus
  • Fügen Sie den Beleg bei (Foto oder PDF) - obligatorisch für Steuerprüfungen
  • Speichern Sie - die Ausgabe erscheint sofort in Ihrer Buchhaltung
Prozess der Ausgabenerfassung

💡 Profi-Tipp: Das Verrechnungskonto

Wenn Sie regelmässig mit Ihrer Privatkarte für die Firma bezahlen, erstellen Sie ein Konto "Vorschüsse Mitarbeiter" oder "Kontokorrent Gesellschafter". Das erleichtert die Rückerstattung und Nachverfolgung.

Methode 2

Eine Lieferantenrechnung erfassen

Eine Rechnung kommt per Post oder E-Mail. Die Zahlung erfolgt später. Hier ist der komplette Prozess.

Liste der Lieferantenrechnungen
QR-Rechnungen

Schweizer QR-Rechnungen

Seit 2022 sind die traditionellen Einzahlungsscheine verschwunden. QR-Rechnungen vereinfachen den Prozess radikal.

Mobile App

Bexio Go: Die Mobile Revolution

Die bexio Go App verwandelt Ihr Smartphone in einen intelligenten Scanner. Die Scan2Go-Technologie analysiert automatisch Betrag, Datum, MwSt-Satz und Ausgabentyp.

Bexio Go App auf dem Smartphone
Abonnements

KI-Extraktionslimits nach Abonnement

Je nach Bexio-Abonnement haben Sie eine begrenzte Anzahl automatischer Extraktionen pro Monat

AbonnementKI-Extraktionen/MonatPreis/Monat
StarterStarter5 ExtraktionenCHF 45.-
ProPro25 ExtraktionenCHF 75.-
Pro+Pro+50 ExtraktionenCHF 125.-

💡 Über diese Limits hinaus können Sie weiterhin unbegrenzt manuell scannen.

Bexio Pay:
Totale Automatisierung

Für noch mehr Effizienz bietet bexio Pay eine dedizierte Zahlungskarte. Jede Transaktion wird automatisch erfasst und kategorisiert.

🇨🇭 Schweizer Lösung
💳 Dedizierte Karte
⚡ Automatisiert
📊 Echtzeit
🚫
Null Eingabe

Automatische Erfassung

🔄
Auto-Abgleich

Bankzuordnung automatisch

📎
Belege verknüpft

Dokumente sofort angehängt

👁️
Echtzeit-Übersicht

Live-Ausgabenverfolgung

Bankintegration

Ihr E-Banking verbinden

Die Bankintegration verwandelt Bexio von einem Erfassungstool in eine automatisierte Verwaltungsplattform

Kompatible Banken

Die meisten Schweizer Banken sind kompatibel: UBS, Credit Suisse, PostFinance, Raiffeisen, ZKB und weitere. Prüfen Sie die Kompatibilität in Ihren Kontoeinstellungen.

💡 Vorsteuerabzug

Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, können Sie die MwSt auf Ihren geschäftlichen Einkäufen zurückfordern. Eine korrekte Erfassung in Bexio ist essentiell für Ihre Quartalsabrechnung.

Wichtiger Hinweis: Bei Quittungen unter CHF 400.- muss Ihr Firmenname nicht aufgeführt sein. Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass Ihre Angaben auf der Rechnung erscheinen.

Produktivität

Effiziente Routinen

Regelmässigkeit schlägt Intensität. Hier sind die Routinen organisierter Unternehmer.

Schweizer Rechtliche Pflichten

Wer muss eine vollständige Buchhaltung führen?

  • Umsatz > CHF 500'000/Jahr: Doppelte Buchhaltung obligatorisch
  • Umsatz < CHF 500'000/Jahr: Vereinfachte Buchhaltung für Einzelunternehmen erlaubt

Aufbewahrung von Dokumenten

Buchhaltungsbelege müssen in der Schweiz 10 Jahre aufbewahrt werden. Bexio speichert Ihre Dokumente digital, aber behalten Sie auch ein Backup.

Alternative

Magic Heidi: Vereinfachte Verwaltung

Wenn Sie eine noch schnellere Lösung für die Ausgabenerfassung suchen, nutzt Magic Heidi künstliche Intelligenz zur vollständigen Prozessautomatisierung.

Magic Heidi Ausgaben-Scan
Intelligente KI

KI-Scan in Sekunden

Fotografieren oder laden Sie Ihren Beleg hoch - die KI erkennt automatisch Betrag, Datum, Währung und Kategorie

  • 📸
    Fotografieren

    Einfaches Foto vom Beleg

  • 🤖
    KI erkennt

    Automatische Extraktion

  • ✅
    Bestätigen

    Ein Klick zur Validierung

  • 🔄
    Synchronisieren

    Direkt zu Bexio

Rechnungen
  • Rechnung #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Rechnung #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Rechnung #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Ausgabe nach der Erfassung ändern?

Ja, solange die Buchungsperiode nicht abgeschlossen ist. Gehen Sie zur Ausgabe und klicken Sie auf 'Bearbeiten'.

Wie gehe ich mit Fremdwährungsausgaben um?

Bexio rechnet automatisch zum Tageskurs um. Sie können bei Bedarf manuell anpassen.

Was tun, wenn ich einen Beleg verloren habe?

Erstellen Sie trotzdem die Buchung mit einer Notiz 'Beleg fehlt'. Bei grösseren Beträgen fordern Sie ein Duplikat beim Lieferanten an.

Kann mein Treuhänder auf mein Bexio zugreifen?

Ja. Sie können Ihren Treuhänder mit individuellen Zugriffsrechten einladen. Das ist in allen Abonnements enthalten.

Wie lange dauert es, Bexio zu beherrschen?

Die meisten Nutzer sind nach 2-3 Wochen regelmässiger Nutzung selbstständig. Bexio bietet Video-Tutorials und eine kostenlose Online-Akademie.

Ist Bexio für Selbstständige geeignet?

Absolut. Das Starter-Abonnement für CHF 45.-/Monat deckt die Bedürfnisse der meisten Selbstständigen und Kleinstunternehmen ab.

Zusammenfassung

Jetzt Handeln

Die Ausgabenverwaltung sollte Ihnen nicht jede Woche Stunden rauben

Reduzieren Sie Ihre Erfassungszeit um das 10-fache

Verbringen Sie noch zu viel Zeit mit Spesenabrechnungen? Entdecken Sie, wie Magic Heidi Ihre Ausgabenverwaltung automatisieren kann.

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