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Obtén Ayuda con Magic Heidi

Respuestas rápidas en tu idioma. Soporte de un freelancer suizo que te entiende.

Ya sea que estés creando tu primera factura o gestionando escenarios complejos de IVA, encuentra la ayuda que necesitas aquí. ¿No encuentras lo que buscas? Nuestro equipo responde a cada pregunta—en alemán, francés, italiano e inglés.

Contáctanos directamente:

Teléfono: +41 78 300 24 77 (7 días a la semana, 9am-5pm)
Email: hello@magicheidi.ch

Inicio Rápido

Primeros Pasos

Todo lo que necesitas para crear tu primera factura y configurar tu cuenta.

Crea Tu Primera Factura

Aprende a crear una factura suiza en menos de 2 minutos.

Configura Tu Empresa

Añade los datos de tu negocio, IBAN y número de IVA.

Añade Tu Logo

Las facturas profesionales incluyen tu marca.

Importa Datos Existentes

Migra clientes y productos de tu sistema anterior.

Primeros Pasos

¿Cómo creo mi primera factura?

Crear facturas en Magic Heidi toma menos de 2 minutos:

Abre la app y pulsa "+ Factura"
Selecciona o añade tu cliente
Añade líneas de detalle (productos o servicios)
Pulsa "Generar Factura"

Tu factura incluye automáticamente todos los requisitos legales suizos, incluyendo la sección QR-bill para un procesamiento de pago sencillo.

¿Cómo configuro la información de mi empresa?

Los datos de tu empresa aparecen en cada factura, así que configurarlos correctamente es esencial:

Ve a Ajustes → Información de la Empresa
Introduce el nombre de tu negocio, dirección y datos de contacto
Añade tu IBAN (un IBAN normal funciona—consulta la pregunta sobre QR-IBAN más abajo)
Si estás registrado en el IVA, añade tu número de IVA aquí (esto activa automáticamente el IVA en las facturas)
Guarda los cambios

Estos datos se almacenan de forma segura en servidores suizos en Zúrich y se sincronizan en todos tus dispositivos.

¿Cómo añado mi logo a las facturas?

Las facturas profesionales incluyen tu marca. Para añadir tu logo:

Ve a Ajustes -> Personalizar Factura. Sube tu logo.

¿Cómo importo clientes o productos existentes?

¿Vienes de hojas de cálculo u otra herramienta? Nosotros nos encargamos de la migración:

Envía tu lista de clientes y catálogo de productos a hello@magicheidi.ch en cualquier formato (Excel, CSV o incluso PDF). Importaremos todo a tu cuenta en 48 horas, asegurando que todos los datos estén correctamente formateados.

Este servicio gratuito está incluido en todas las cuentas de Magic Heidi.

Gestión de Facturas

Crear y Gestionar Facturas

Domina la facturación suiza con QR-bills, tasas de IVA y opciones de envío profesionales.

Crear y Gestionar Facturas

¿Cómo añado IVA a mis facturas?

Suiza tiene tres tasas de IVA: 8,1% (estándar), 2,6% (reducida para esenciales como alimentos) y 3,7% (alojamiento).

Para activar el IVA:

Ve a Ajustes y encuentra la sección IVA
Introduce tu número de IVA suizo (número UID/TVA)
Selecciona entre modo 'Incluido' (el IVA está incluido en el precio total) y 'Añadido' (el IVA se suma al precio total).
Guarda tus ajustes

Una vez activado, puedes establecer tasas de IVA por línea al crear facturas. El desglose del IVA aparece automáticamente al final de tu factura, cumpliendo los requisitos suizos.

¿No estás registrado en el IVA? Mantén el IVA desactivado. Puedes registrarte cuando tu facturación anual supere los CHF 100.000.

¿Debo usar un QR-IBAN o un IBAN normal?

Buenas noticias: Magic Heidi funciona con tu IBAN normal. No necesitas un QR-IBAN.

Por qué esto importa: Algunas herramientas de facturación suizas requieren un QR-IBAN especial de tu banco, que puede tardar semanas en obtenerse y a menudo tiene costes extra. Magic Heidi genera QR-bills suizos conformes usando tu IBAN estándar.

La diferencia técnica: Los QR-IBAN solo son obligatorios cuando usas números de referencia QR (referencias estructuradas de 27 dígitos). Magic Heidi usa referencias de acreedor en su lugar, que funcionan con IBAN normales y ofrecen los mismos beneficios de seguimiento de pagos.

Tus clientes pueden escanear y pagar tus facturas al instante—simplemente te saltas la complicación del QR-IBAN.

¿Cómo añado un descuento o reducción?

Aplica descuentos directamente en las facturas:

Método 1 - Descuento porcentual: Al añadir una línea, ajusta el precio unitario para reflejar el descuento.

Método 2 - Reducción de importe fijo: Añade una línea llamada "Descuento" o "Reducción" con un valor negativo. Por ejemplo, para reducir el total en CHF 100, añade una línea con valor "-100". El total de la factura se actualiza automáticamente.

Método 3 - Descuento por artículo: Crea el artículo a precio completo, luego añade una segunda línea con el importe de descuento negativo.

¿Cómo añado texto personalizado o notas a las facturas?

Las facturas a menudo necesitan información adicional—condiciones de pago, referencias de proyecto o instrucciones especiales.

Para añadir texto personalizado:

Pulsa en la fecha de factura o número de factura
Se abre un menú con campos adicionales
Encuentra el campo "Nota de cabecera" o "Nota de pie"
Introduce tu texto (hasta 500 caracteres)
Este texto aparece en la factura impresa/PDF

Úsalo para condiciones de pago ("Neto 30"), códigos de proyecto ("Proyecto: Rediseño Web") o instrucciones especiales ("Por favor referenciar PO #12345").

¿Cómo creo facturas recurrentes?

¿Retainers mensuales? ¿Servicios de suscripción? Configura facturas recurrentes una vez y Magic Heidi se encarga del resto:

Crea tu primera factura como siempre
Abre "Editar Factura" y encuentra la opción
Elige frecuencia (mensual, trimestral, anual)
Establece fecha de inicio y fin (o continua)
Guarda

Magic Heidi genera y envía facturas automáticamente según el calendario. Recibirás una notificación cada vez, para que puedas revisar antes del envío si lo necesitas.

¿Cómo envío facturas a los clientes?

Tres formas de entregar facturas:

Email (más común): Pulsa "Enviar" en cualquier factura, selecciona email, y la factura se envía como PDF con el QR-bill incluido. Tu cliente la recibe al instante y puede pagar con un escaneo.

Imprimir: Pulsa el icono de descarga para crear un PDF para imprimir. Imprime en papel A4 normal—la sección QR-bill se imprime correctamente en la parte inferior.

Compartir: Exporta facturas como PDF haciendo clic en el icono 'Compartir' o 'Descargar' y envía por tu canal preferido (WhatsApp, apps de mensajería o sube a portales de clientes).

Todos los métodos incluyen el mismo formato de factura suiza legalmente conforme.

Cumplimiento Suizo y
Requisitos Legales

Magic Heidi gestiona automáticamente todos los requisitos de facturación suiza, QR-bills, tasas de IVA y cumplimiento legal—para que puedas centrarte en tu negocio.

🇨🇭 Hecho en Suiza

🔒 Conforme FADP

✓ Aprobado por Hacienda

📊 Listo para Auditoría

📋

QR-Bills Obligatorios

Generados automáticamente en cada factura

💰

Tasas de IVA Suizas

Soporte para 8,1%, 2,6% y 3,7%

🏦

Almacenamiento 10 Años

Retención legal de registros incluida

🇨🇭

Servidores Suizos

Almacenamiento seguro en Zúrich

Cumplimiento Suizo y Requisitos Legales

¿Qué son los QR-bills suizos y los necesito?

Desde septiembre de 2022, los QR-bills son obligatorios para todas las facturas suizas. Los antiguos boletines de pago naranjas y rojos ya no funcionan.

Magic Heidi genera automáticamente QR-bills suizos conformes en cada factura. Sin configuración necesaria—está integrado.

¿Qué es un QR-bill? Es la sección de pago en la parte inferior de las facturas suizas que contiene:

Un código QR escaneable
Tu IBAN y datos de empresa
El importe debido
Referencia de pago

Tus clientes escanean este código con su app de banca electrónica y pagan en segundos. Sin entrada manual de datos, sin errores, pago más rápido.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas en Suiza?

La ley suiza requiere retención de 10 años de todas las facturas comerciales y registros financieros.

Magic Heidi almacena tus datos de forma segura en servidores suizos (ubicados en Zúrich) mientras mantengas tu cuenta. Incluso si bajas al plan gratuito, tus datos históricos permanecen accesibles.

Mejor práctica: También exporta y haz backup de tus facturas anualmente. Ve a Informes → Exportar Datos para descargarlo todo.

¿Necesito registrarme en el IVA?

El registro de IVA es obligatorio cuando tu facturación anual supera CHF 100.000.

Por debajo de este umbral, el registro de IVA es opcional. Muchos freelancers eligen no registrarse hasta que sea necesario—significa contabilidad más simple y sin declaraciones trimestrales de IVA.

Una vez registrado:

Cobras IVA en las facturas (normalmente 8,1%)
Puedes recuperar el IVA en gastos de negocio
Debes presentar declaraciones trimestrales de IVA con la Administración Federal de Impuestos suiza

Activa el IVA en Magic Heidi añadiendo tu número UID en Ajustes. La app calcula automáticamente el IVA y genera informes para tus declaraciones trimestrales.

¿Qué debe aparecer en las facturas suizas?

La ley suiza requiere estos elementos en cada factura:

Nombre y dirección de tu empresa
Tu número de IVA (si estás registrado)
Nombre y dirección del cliente
Número de factura (secuencial, sin saltos)
Fecha de factura
Descripción de bienes/servicios
Precio unitario y cantidad
Importe total debido
Condiciones de pago
Sección QR-bill (IBAN, importe, referencia de pago)

Magic Heidi incluye todo esto automáticamente. Solo añades el cliente y las líneas—nosotros nos encargamos del cumplimiento suizo.

Integración Bancaria

Banca y Seguimiento de Pagos

Importa transacciones de tu banca electrónica para conciliar pagos con facturas. Funciona con todos los bancos suizos principales.

Banca y Pagos

¿Cómo funciona la importación de extractos bancarios?

Desde el portal de tu banca electrónica (UBS, BCV, ZKV, ...), exporta tus transacciones como archivo CSV/Excel.

Luego, ten la app Magic Heidi abierta en la página de Facturas y simplemente arrastra y suelta el archivo Excel/CSV de tu banco en la interfaz.

Esto revisará todos los pagos de tu archivo y los conciliará con tus facturas pendientes para descubrir cuáles han sido pagadas y se marcarán como pagadas. Bancos soportados: Todos los bancos suizos principales incluyendo UBS, Credit Suisse, PostFinance, Raiffeisen y bancos cantonales.

¿Cómo marco una factura como pagada?

Automático (con importación de extractos bancarios): Cuando sueltas un archivo en el software, Magic Heidi marca las facturas como pagadas cuando encuentra transacciones bancarias coincidentes.

Manual (sin conexión bancaria):

Pasa el cursor sobre la factura en la lista (en móvil, desliza a la derecha).
Pulsa "Registrar Pago"
Puedes simplemente marcar la factura como pagada, o introducir fecha e importe de pago.
Guarda

El estado de la factura cambia a "Pagada" y sale de tu lista "Pendientes".

¿Cómo hago seguimiento de facturas impagadas?

El Panel muestra tu resumen financiero de un vistazo:

Importe pendiente: Total de facturas impagadas
Facturas vencidas: Destacadas en rojo cuando pasa la fecha de pago

Pulsa cualquier sección para ver la lista completa de facturas. Filtra por estado (impagadas, vencidas, pagadas) o cliente.

¿Puedo enviar recordatorios de pago?

Sí, los recordatorios automáticos te ayudan a cobrar más rápido:

Ve a factura → Generar Recordatorio → Enviar al cliente

Multiplataforma

Trabaja en Todos Tus Dispositivos

Magic Heidi funciona en más plataformas que cualquier competidor suizo. Una cuenta, todos los dispositivos.

iPhone y iPad

Escaneo de gastos con IA sobre la marcha. La mejor experiencia móvil.

Android

Widgets, integración de compartir y notificaciones personalizadas.

Mac

Atajos de teclado y flujos de trabajo multiventana.

Windows

Integración con Excel y acciones rápidas en barra de tareas.

Navegador Web

Accede desde cualquier dispositivo con navegador moderno.

Sincronización Auto

Los cambios se sincronizan automáticamente en todos los dispositivos.

Trabajar en Varios Dispositivos

¿Qué dispositivos soporta Magic Heidi?

Magic Heidi funciona en más plataformas que cualquier competidor suizo:

iPhone: iOS 14 o posterior
Android: Android 8 o posterior
Mac: macOS 11 (Big Sur) o posterior
Windows: Windows 10 o posterior
Web: Cualquier navegador moderno

Una cuenta, todos los dispositivos. Tus datos se sincronizan automáticamente a través de servidores suizos.

¿Cómo escaneo gastos en el móvil?

Las apps móviles incluyen escaneo de recibos con IA:

Abre Gastos → Nuevo Gasto
Pulsa el icono de cámara
Toma una foto de tu recibo
La IA extrae importe, fecha y comercio
Revisa y categoriza
Guarda

Magic Heidi reconoce recibos suizos en alemán, francés e italiano. La IA mejora con cada escaneo, aprendiendo tus proveedores comunes y categorías de gastos.

¿Magic Heidi funciona sin conexión?

Sí, con limitaciones: Puedes ver facturas y clientes existentes pero no puedes crear o enviar facturas sin conexión.

Requiere conexión:

Enviar facturas por email
Sincronización de extractos bancarios
Configuración inicial de la app
Exportar informes

Las apps móviles cachean tus datos recientes para acceso sin conexión. Las versiones de escritorio y web requieren conectividad a internet.

¿Cómo sincronizo datos entre dispositivos?

La sincronización ocurre automáticamente—sin configuración necesaria:

Haz cambios en cualquier dispositivo
Los datos se suben a servidores suizos
Otros dispositivos descargan actualizaciones cuando los abres

Si no ves algunos datos, simplemente cierra y abre la app de nuevo, esto cargará los últimos cambios.

Informes y Análisis

Informes y Exportación de Datos

Genera informes de IVA, estados de pérdidas y ganancias, y exporta todos tus datos de negocio cuando quieras.

Informes y Exportaciones

¿Cómo exporto mis datos?

Protege tus registros de negocio con exportaciones regulares:

Ve a Analíticas
Elige el año del desplegable superior derecho (2026, 2025, ..)
Pulsa Exportar

Esto descargará automáticamente un Excel con tu contabilidad de ese año. También verás un popup en la esquina inferior derecha que dice "Exportar backup". Si pulsas aquí, recibirás un enlace de descarga por email en minutos. Esa exportación zip incluye facturas, gastos, clientes y productos—todo lo que necesitas para contabilidad o cambiar de software.

Recomendado: Exporta anualmente como backup, aunque Magic Heidi almacena datos indefinidamente.

¿Puedo generar informes de IVA?

Los negocios registrados en el IVA necesitan informes trimestrales para las autoridades fiscales suizas:

Ve a Ajustes → Declaración de IVA
Selecciona el trimestre (Q1, Q2, Q3, Q4)
Revisa IVA recaudado e IVA pagado
Exporta como PDF o Excel

El informe muestra:

Ventas totales con IVA del 8,1%, 2,6% y 3,7%
IVA recaudado de clientes
IVA pagado en gastos (si se reclama)
IVA neto adeudado a las autoridades fiscales

Usa este informe para completar tu declaración trimestral de IVA online en el portal de la Administración Federal de Impuestos.

¿Qué informes financieros están disponibles?

Magic Heidi genera informes clave de negocio:

Pérdidas y Ganancias: Ingresos menos gastos por mes, trimestre o año. Ve qué meses son más rentables.

Informe de Ingresos: Sigue tendencias de ventas a lo largo del tiempo. Compara crecimiento año a año.

Informe de Gastos: ¿A dónde va tu dinero? Desglosado por categoría (suministros de oficina, viajes, equipamiento, etc.).

Informe de Clientes: ¿Quiénes son tus mejores clientes? Ve ingresos totales por cliente.

Facturas Pendientes: Informe de flujo de caja mostrando facturas impagadas por antigüedad (actual, 30 días, 60 días, 90+ días).

Todos estos informes están disponibles en la app, ya sea en la sección Analíticas o lista de Facturas.

Seguridad y Privacidad

Tus Datos Están Seguros

Seguridad de nivel bancario. Leyes suizas de protección de datos. Tus datos nunca salen de Suiza.

Almacenamiento Suizo

Servidores exclusivamente en Zúrich. Sujeto a estrictas leyes suizas de privacidad.

Encriptación Bancaria

TLS 1.3 en tránsito. AES-256 en reposo. Tus datos siempre encriptados.

Conforme FADP

Totalmente conforme con la Ley Federal Suiza de Protección de Datos.

Backups Diarios

Backups automáticos aseguran recuperación de datos en cualquier escenario.

Sin Minería de Datos

Nunca vendemos ni compartimos tus datos. Tú eres dueño de tu información.

Control de Acceso

Añade miembros de equipo con niveles de permiso específicos.

Cuenta y Ajustes

¿Cómo cambio mi idioma?

Magic Heidi está completamente disponible en cuatro idiomas suizos + ES / PT:

Ve a la app de Ajustes de tu dispositivo (no en Magic Heidi, en los ajustes del iPhone)
Encuentra Magic Heidi y luego -> Idioma. Elige Deutsch, Français, Italiano o English
Toda la interfaz se actualiza inmediatamente

Tus facturas pueden estar en un idioma diferente al de tu interfaz. Configura el idioma de factura en la sección 'Editar Factura', perfecto para negocios con clientes internacionales.

¿Están seguros mis datos?

Tus datos financieros son sensibles. Así es como Magic Heidi los protege:

Almacenamiento de datos suizo: Todos los datos almacenados exclusivamente en servidores en Zúrich, sujetos a estrictas leyes suizas de privacidad. Tus datos nunca salen de Suiza.

Encriptación: Encriptación de nivel bancario en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256).

Controles de acceso: Tú controlas quién puede acceder a tu cuenta. Añade miembros de equipo con niveles de permiso específicos.

Backups regulares: Backups diarios automáticos aseguran recuperación de datos en cualquier escenario.

Sin minería de datos: Nunca vendemos ni compartimos tus datos. Jamás. Tú eres dueño de la información de tu negocio.

Cumplimiento: Totalmente conforme con la Ley Federal Suiza de Protección de Datos (FADP).

¿Qué pasa con mis datos si cancelo?

Mantienes acceso completo a tus datos:

Plan gratuito: Mantén acceso histórico ilimitado. Ve y exporta todas las facturas e informes indefinidamente.
Cancelar completamente: Exporta todos los datos antes de cerrar tu cuenta. Proporcionamos herramientas de exportación en Ajustes.
Eliminación de datos: Solicita eliminación completa de datos enviando email a hello@magicheidi.ch. Eliminamos permanentemente todos los registros en 30 días.

Creemos que los datos de tu negocio te pertenecen—siempre.

¿Cómo añado miembros de equipo o mi contable?

Los negocios en crecimiento a menudo necesitan múltiples usuarios:

Ve a Ajustes → Equipo
Pulsa "Invitar Usuario"
Introduce su email y establece permisos
Reciben un email de invitación

Niveles de permiso:

Solo Lectura: Perfecto para contables que necesitan ver registros pero no hacer cambios
Estándar: Crear facturas y gastos, pero no puede cambiar ajustes
Admin: Acceso completo a todo

Cada miembro del equipo tiene su propio login. Rastrea quién creó qué facturas para responsabilidad.

Solución de Problemas

Problemas Comunes y Soluciones

La app no abre o no puedo iniciar sesión

Primero, prueba estas soluciones rápidas: 1. Actualiza la app desde App Store o Google Play 2. Comprueba tu conexión a internet 3. Restablece contraseña usando "Olvidé mi Contraseña" 4. Limpia caché eliminando y reinstalando (tus datos están seguros en la nube) ¿Sigues con problemas? Comprueba si tu dispositivo cumple los requisitos mínimos (iOS 14+, Android 8+), intenta iniciar sesión via navegador web en app.magicheidi.ch, o contacta soporte con tu modelo de dispositivo y mensaje de error.

Mis facturas no se sincronizan

Si creas una factura en un dispositivo pero no la ves en otro: 1. Comprueba el icono de sincronización (símbolo de nube en menú superior) 2. Actualiza manualmente: tira hacia abajo (móvil) o recarga página (web) 3. Verifica conexión a internet 4. Espera 30 segundos para sincronizaciones grandes 5. Forzar sincronización: Ajustes → Sincronizar Ahora Si la sincronización está atascada: cierra sesión y vuelve a entrar, busca actualizaciones de app, o contacta soporte si el problema persiste más de 5 minutos.

No encuentro mis facturas

Las facturas no desaparecen, pero los filtros pueden ocultarlas: 1. Comprueba filtros activos en la parte superior de la lista de facturas 2. Limpia todos los filtros pulsando "Limpiar" o "Mostrar Todo" 3. Busca por nombre de cliente o número de factura 4. Comprueba rango de fechas y extiende a "Todo el Tiempo" 5. Mira en Archivo (Ajustes → Archivo)

Una factura no se envía por email

Los problemas de entrega de email suelen ser rápidos de arreglar: 1. Verifica la dirección de email del cliente en su perfil 2. Comprueba tus ajustes de email (Ajustes → Configuración de Email) 3. Intenta enviar desde la versión web 4. Descarga como PDF y envía desde tu propio email 5. Pide a tu cliente que revise la carpeta de spam Consejo pro: Envía primero una factura de prueba a ti mismo para verificar la funcionalidad del email.

Cometí un error en una factura enviada

Para errores pequeños (erratas en descripción): Si la factura aún no ha sido pagada, puedes editar detalles menores. Abre factura → Editar → Haz cambios → Guarda. Reenvía al cliente con una nota sobre la corrección. Para cambios de importe o detalles legales: No edites facturas enviadas con cambios financieros. En su lugar: 1. Marca la factura original como "Cancelada" 2. Crea una nueva factura con información correcta 3. Usa el mismo número de factura con sufijo "A" (ej., 2024-001A) 4. Envía al cliente con explicación Esto mantiene el rastro de auditoría apropiado requerido por la ley suiza.