Referência Rápida: Faturação, IVA & QR‑Bill

Primeiros passos (checklist de 2 minutos)

Antes de enviares a tua primeira fatura com o Magic Heidi, estas configurações rápidas evitam os problemas mais comuns:

1. Adiciona os teus dados comerciais (morada, e-mail/telefone, dados de pagamento).
2. Carrega o teu logótipo para que os PDFs tenham um aspeto profissional.
3. Ativa o IVA (se aplicável) adicionando o teu número de IVA.
4. Verifica o idioma + a moeda por cliente (especialmente para clientes internacionais).
5. Decide se precisas primeiro de um orçamento (offer/devis/offerte) antes de faturar.
6. Fica a saber onde estão as exportações para depois poderes partilhar ficheiros com o teu contabilista.

Como adicionar o teu logótipo à fatura

Resultado: Os teus PDFs de fatura vão mostrar o logótipo da tua marca em vez do padrão.

Passos

1. Abre Configurações (ou a área de configurações na tua app).
2. Encontra Alterar logo.
3. Clica em Enviar novo logo.
4. Seleciona o ficheiro do teu logótipo (PNG ou JPG recomendado).
5. Guarda/confirma o carregamento.
6. Gera um PDF de fatura para verificar se aparece corretamente.

Resolução de problemas

• O logótipo aparece desfocado: Carrega uma imagem de maior resolução (idealmente um logótipo retangular horizontal).
• O logótipo está cortado: Experimenta uma versão com mais margem nas bordas.
• Não encontras "Alterar logo": Verifica se estás na área de Configurações (e não dentro de uma fatura).

Como ativar a faturação com IVA na Suíça

Resultado: Vais poder criar faturas com IVA, selecionar a taxa correta e mostrar os valores de IVA na tua fatura.

Nota: As obrigações de IVA dependem da tua situação. Se não tens a certeza se deves cobrar IVA, confirma com o teu contabilista ou com as orientações suíças relevantes.

Passos

1. Vai a Configurações.
2. Abre Dados Bancários.
3. Desliza até ao fim e insere o teu número de IVA.
4. Guarda as alterações.
5. Abre uma fatura e clica em Editar fatura.
6. Em Configurações de IVA (ou na vista de edição da fatura), escolhe a taxa de IVA apropriada para os itens/cliente da fatura.
7. Gera o PDF para confirmar que o IVA aparece corretamente.

Resolução de problemas

• As taxas de IVA não aparecem: Verifica de novo se o teu número de IVA está guardado em Dados Bancários.
• O IVA aparece nalgumas faturas mas não noutras: Confirma que selecionaste a taxa de IVA em Editar fatura para esse cliente/fatura específico.
• Precisas de um comportamento de IVA diferente para clientes diferentes: Revê as Opções avançadas da fatura e as configurações específicas do cliente.

Como alterar o idioma na fatura

Resultado: O teu PDF de fatura será gerado no idioma que o teu cliente espera (ex.: EN/DE/FR/IT), melhorando a clareza e reduzindo atrasos no pagamento.

Passos

1. Abre a fatura que queres editar.
2. Clica em Editar fatura.
3. Encontra Opções avançadas.
4. Usa o menu pendente de Idioma para selecionar o idioma pretendido da fatura.
5. Guarda as alterações.
6. Gera o PDF da fatura para confirmar que o idioma está correto.

Importante: Esta configuração de idioma é guardada apenas para esse cliente. Isto é útil se faturas clientes diferentes em idiomas diferentes.

Resolução de problemas

• O menu de idioma não está visível: Certifica-te de que estás dentro de Editar fatura → Opções avançadas.
• Só um cliente mudou (os outros não): É o esperado—o idioma é guardado por cliente.

Como alterar a moeda da fatura para Euro (CHF → EUR)

Resultado: Podes faturar clientes internacionais em EUR (ou em qualquer outra moeda), mantendo o teu fluxo de trabalho simples.

Passos

1. Abre a fatura.
2. Clica em Editar fatura.
3. Vai a Opções avançadas.
4. Abre o menu pendente de Moeda.
5. Seleciona EUR.
6. Guarda e gera o PDF da fatura.

Resolução de problemas

• A moeda volta sempre ao valor anterior: Confirma que guardaste as alterações em Editar fatura e que estás a editar o cliente/fatura correto.
• Precisas de CHF para alguns clientes e EUR para outros: Define a moeda por cliente no ecrã de edição da fatura (o comportamento específico por cliente é comum).

Como adicionar texto adicional na fatura

Resultado: As tuas faturas vão incluir automaticamente uma mensagem consistente—como prazos de pagamento, instruções de transferência bancária ou uma breve nota de agradecimento.

Exemplos que podes adicionar:

• "Pagamento no prazo de 10 dias."
• "Por favor, indique o número da fatura como referência de pagamento."
• "Obrigado pela sua preferência."

Passos

1. Abre a fatura em que estás a trabalhar.
2. Clica em Editar fatura.
3. Desliza até Opções avançadas.
4. Encontra a caixa de texto Mensagem.
5. Insere o teu texto adicional.
6. Guarda e gera o PDF da fatura.

Nota: O que inserires aqui ficará visível em todas as faturas geradas para esse cliente.

Resolução de problemas

• A mensagem não aparece no PDF: Confirma que guardaste as alterações da fatura e voltaste a gerar o PDF.
• A mensagem aparece para o cliente errado: A mensagem é específica por cliente—verifica se editaste a fatura do cliente pretendido.

Como gerar um Orçamento/Proposta

Resultado: Podes enviar um orçamento profissional a um cliente e depois convertê-lo em fatura quando for aprovado—sem recriar tudo.

Passos

1. Abre o rascunho de fatura que queres transformar em orçamento.
2. Clica em Editar fatura.
3. Vai a Opções avançadas.
4. Muda do modo Fatura para o modo Orçamento.
5. Gera o PDF e envia-o ao teu cliente.
6. Quando o cliente aceitar, volta a Editar fatura → Opções avançadas e muda de novo para o modo Fatura.
7. Gera o PDF da fatura para pagamento.

Resolução de problemas

• Não encontras o botão de orçamento: Está dentro de Editar fatura → Opções avançadas.
• Enviaste um orçamento mas precisas de faturar os mesmos itens: Muda de novo para o modo Fatura—não precisas de refazer o documento.

Como adicionar dados de contacto adicionais às faturas

Resultado: As tuas faturas vão mostrar dados de contacto extra por baixo da tua morada—para que os clientes te possam contactar rapidamente (e confiar que a fatura é legítima).

Passos

1. Vai a Configurações.
2. Abre Dados Bancários.
3. Encontra a caixa de texto Dados de contato adicionais.
4. Insere os dados que queres mostrar (ex.: número de telefone, e-mail, site).
5. Guarda as alterações.
6. Gera um PDF de fatura para confirmar que aparecem por baixo da tua morada.

Resolução de problemas

• Os dados não aparecem: Volta a gerar o PDF da fatura depois de guardar.
• Demasiadas linhas / aspeto sobrecarregado: Sê breve—1–3 linhas funcionam melhor.

Como exportar os meus dados contabilísticos (exportação Excel para o contabilista)

Resultado: Vais descarregar um ficheiro Excel com as tuas faturas e despesas—ideal para revisões contabilísticas, preparação das declarações de IVA ou para partilhar com o teu contabilista.

Passos

1. Abre Analytics.
2. Procura o botão Exportar (canto superior direito).
3. Clica em Exportar.
4. Descarrega o ficheiro Excel.
5. Partilha-o com o teu contabilista ou guarda-o nos teus registos.

Resolução de problemas

• Falta o botão de exportar: Confirma que estás em Analytics (e não em Faturação/Despesas).
• O Excel não abre: Experimenta abrir com o Google Sheets ou uma versão mais recente do Excel.
• Precisas de um período específico: Se existirem filtros em Analytics, aplica-os antes de exportar.

QR‑bill na Suíça: notas de conformidade

Se faturas clientes suíços, a compatibilidade com QR‑bill/fatura QR não é opcional—é o padrão de pagamento que muitos clientes esperam.

Importante saber: desde 22 de novembro de 2025, só são permitidos endereços estruturados nas faturas QR (rua, número, código postal e localidade em campos separados).

O que deves fazer agora (checklist prático)

1. Mantém os teus dados de morada limpos e consistentes no teu perfil comercial e nos perfis dos clientes.
2. Usa os campos completos da morada do cliente (evita pôr tudo numa só linha se existirem campos separados).
3. Se trabalhas com um contabilista, pergunta-lhe que formato de exportação/morada prefere para uma reconciliação tranquila.
4. Verifica de novo os teus PDFs de fatura periodicamente, especialmente após atualizações da app.

Esta secção é uma checklist geral de preparação, não aconselhamento jurídico. Para a tua situação específica de faturação e IVA, consulta o teu contabilista.

Correções rápidas comuns

"Não encontro a configuração mencionada no tutorial."

A maioria das configurações está num destes sítios:

• Configurações → Dados Bancários (número de IVA, dados de contacto)
• Configurações → Alterar logo (marca)
• Fatura → Editar fatura → Opções avançadas (idioma, moeda, mensagem, botão de orçamento)
• Analytics → Exportar (exportação Excel)

"A minha alteração não aparece no PDF."

Na maioria dos casos:

1. Guarda a alteração.
2. Reabre a fatura.
3. Volta a gerar o PDF.

"Preciso de configurações diferentes para clientes diferentes."

O Magic Heidi aplica frequentemente opções por cliente (idioma, mensagem, às vezes moeda). Se algo mudou apenas para um cliente, isso geralmente é intencional.