Referência Rápida: Configurações de Fatura, IVA, QR‑Bill & Exportações
Guias passo a passo curtos para as tarefas mais comuns do Magic Heidi: logo, IVA, idioma, moeda, orçamentos, mensagens, dados de contato, exportações e conformidade QR‑bill.
Primeiros passos (checklist de 2 minutos)
Antes de enviar sua primeira fatura com Magic Heidi, estas configurações rápidas previnem os problemas mais comuns:
- Adicione seus dados comerciais (endereço, e-mail/telefone, dados de pagamento).
- Faça upload do seu logo para que os PDFs tenham aparência profissional.
- Ative o IVA (se aplicável) adicionando seu número de IVA.
- Verifique idioma + moeda por cliente (especialmente para clientes internacionais).
- Decida se precisa de um orçamento primeiro (offer/devis/offerte) antes de faturar.
- Saiba onde ficam as exportações para poder compartilhar arquivos com seu contador depois.
Como adicionar seu logo à fatura
Resultado: Seus PDFs de fatura mostrarão o logo da sua marca em vez do padrão.
Passos
- Abra Configurações (ou a área de configurações no seu aplicativo).
- Encontre Alterar logo.
- Clique em Enviar novo logo.
- Selecione seu arquivo de logo (PNG ou JPG recomendado).
- Salve/confirme o upload.
- Gere um PDF de fatura para verificar se aparece corretamente.
Solução de problemas
- Logo aparece borrado: Envie uma imagem de maior resolução (idealmente um logo retangular horizontal).
- Logo está cortado: Tente uma versão com mais margem nas bordas.
- Não encontra "Alterar logo": Verifique se você está na área de Configurações (não dentro de uma fatura).
Como ativar faturação com IVA na Suíça
Resultado: Você poderá criar faturas com IVA, selecionar a taxa correta e mostrar os valores de IVA na sua fatura.
Nota: As obrigações de IVA dependem da sua situação. Se não tem certeza se deve cobrar IVA, confirme com seu contador ou a orientação suíça relevante.
Passos
- Vá para Configurações.
- Abra Dados Bancários.
- Role até o final e insira seu número de IVA.
- Salve suas alterações.
- Abra uma fatura e clique em Editar fatura.
- Em Configurações de IVA (ou na visualização de edição da fatura), escolha a taxa de IVA apropriada para os itens/cliente da fatura.
- Gere o PDF para confirmar que o IVA aparece corretamente.
Solução de problemas
- Taxas de IVA não aparecem: Verifique novamente se seu número de IVA está salvo em Dados Bancários.
- IVA aparece em algumas faturas mas não em outras: Confirme que você selecionou a taxa de IVA em Editar fatura para aquele cliente/fatura específico.
- Você precisa de comportamento de IVA diferente para clientes diferentes: Revise as Opções avançadas da fatura e as configurações específicas do cliente.
Como alterar o idioma na fatura
Resultado: Seu PDF de fatura será gerado no idioma que seu cliente espera (ex.: EN/DE/FR/IT), melhorando a clareza e reduzindo atrasos no pagamento.
Passos
- Abra a fatura que deseja editar.
- Clique em Editar fatura.
- Encontre Opções avançadas.
- Use o menu suspenso de Idioma para selecionar o idioma preferido da fatura.
- Salve as alterações.
- Gere o PDF da fatura para confirmar que o idioma está correto.
Importante: Esta configuração de idioma é salva apenas para aquele cliente. Isso é útil se você fatura clientes diferentes em idiomas diferentes.
Solução de problemas
- Menu de idioma não está visível: Certifique-se de que está dentro de Editar fatura → Opções avançadas.
- Apenas um cliente mudou (outros não): Isso é esperado—o idioma é armazenado por cliente.
Como alterar a moeda da fatura para Euro (CHF → EUR)
Resultado: Você pode faturar clientes internacionais em EUR (ou outras moedas suportadas pelo seu editor de faturas), mantendo seu fluxo de trabalho simples.
Passos
- Abra a fatura.
- Clique em Editar fatura.
- Vá para Opções avançadas.
- Abra o menu suspenso de Moeda.
- Selecione EUR.
- Salve e gere o PDF da fatura.
Solução de problemas
- Moeda continua revertendo: Confirme que salvou as alterações em Editar fatura e que está editando o cliente/fatura correto.
- Você precisa de CHF para alguns clientes e EUR para outros: Defina a moeda por cliente através da tela de edição de fatura (comportamento específico por cliente é comum).
Como adicionar texto adicional na fatura
Resultado: Suas faturas incluirão automaticamente uma mensagem consistente—como prazos de pagamento, instruções de transferência bancária ou uma breve nota de agradecimento.
Exemplos que você pode adicionar:
- "Pagamento em até 10 dias."
- "Por favor, inclua o número da fatura como referência de pagamento."
- "Obrigado pela sua preferência."
Passos
- Abra a fatura em que está trabalhando.
- Clique em Editar fatura.
- Role até Opções avançadas.
- Encontre a caixa de texto Mensagem.
- Insira seu texto adicional.
- Salve e gere o PDF da fatura.
Nota: O que você inserir aqui será visível em todas as faturas geradas para aquele cliente.
Solução de problemas
- Mensagem não aparece no PDF: Confirme que salvou as edições da fatura e regenerou o PDF.
- Mensagem aparece para o cliente errado: A mensagem é específica por cliente—verifique se editou a fatura do cliente pretendido.
Como gerar um Orçamento/Proposta
Resultado: Você pode enviar um orçamento profissional a um cliente, depois convertê-lo em fatura quando for aprovado—sem recriar tudo.
Passos
- Abra o rascunho de fatura que deseja transformar em orçamento.
- Clique em Editar fatura.
- Vá para Opções avançadas.
- Alterne do modo Fatura para o modo Orçamento.
- Gere o PDF e envie ao seu cliente.
- Quando o cliente aceitar, volte para Editar fatura → Opções avançadas e alterne de volta para o modo Fatura.
- Gere o PDF da fatura para pagamento.
Solução de problemas
- Não encontra o botão de orçamento: Está dentro de Editar fatura → Opções avançadas.
- Você enviou um orçamento mas precisa faturar com os mesmos itens: Alterne de volta para o modo Fatura—não precisa reconstruir o documento.
Como adicionar dados de contato adicionais às faturas
Resultado: Suas faturas mostrarão detalhes de contato extras abaixo do seu endereço—para que os clientes possam entrar em contato rapidamente (e confiar que a fatura é legítima).
Passos
- Vá para Configurações.
- Abra Dados Bancários.
- Encontre a caixa de texto Dados de contato adicionais.
- Insira os detalhes que deseja mostrar (ex.: número de telefone, e-mail, site).
- Salve as alterações.
- Gere um PDF de fatura para confirmar que aparece abaixo do seu endereço.
Solução de problemas
- Detalhes não aparecem: Regenere o PDF da fatura após salvar.
- Muitas linhas / aparência poluída: Mantenha curto—1–3 linhas funciona melhor.
Como exportar meus dados contábeis (exportação Excel para contador)
Resultado: Você baixará um arquivo Excel com suas faturas e despesas—ideal para revisões contábeis, preparação de relatórios de IVA ou compartilhar com seu contador.
Passos
- Abra Analytics.
- Procure o botão Exportar (canto superior direito).
- Clique em Exportar.
- Baixe o arquivo Excel.
- Compartilhe com seu contador ou guarde em seus registros.
Solução de problemas
- Botão de exportar ausente: Confirme que está em Analytics (não em Faturação/Despesas).
- Excel não abre: Tente abrir com Google Sheets ou uma versão mais recente do Excel.
- Você precisa de um período específico: Se existirem filtros em Analytics, aplique-os antes de exportar.
QR‑bill na Suíça: notas de conformidade (o que verificar em 2025–2026)
Se você fatura clientes suíços, a compatibilidade com QR‑bill/fatura QR não é opcional—é o padrão de pagamento que muitos clientes esperam.
Duas notas importantes de cronograma a ter em mente:
- Atualizações do padrão QR-bill entram em vigor em 21 de novembro de 2025.
- Um período de transição é esperado em relação a endereços estruturados, com uma janela de transição referenciada até 30 de setembro de 2026.
O que você deve fazer agora (checklist prático)
- Mantenha seus dados de endereço limpos e consistentes no seu perfil comercial e perfis de clientes.
- Use campos de endereço de cliente completos (evite colocar tudo em uma linha se existirem campos separados).
- Se você trabalha com um contador, pergunte qual formato de exportação/endereço ele prefere para reconciliação tranquila.
- Verifique novamente seus PDFs de fatura periodicamente, especialmente após atualizações do aplicativo.
Esta seção é um checklist geral de prontidão, não aconselhamento jurídico. Para sua situação específica de faturação e IVA, consulte seu contador.
Correções rápidas comuns
"Não encontro a configuração mencionada no tutorial."
A maioria das configurações de tarefas está em um destes lugares:
- Configurações → Dados Bancários (número de IVA, dados de contato)
- Configurações → Alterar logo (marca)
- Fatura → Editar fatura → Opções avançadas (idioma, moeda, mensagem, botão de orçamento)
- Analytics → Exportar (exportação Excel)
"Minha alteração não refletiu no PDF."
Na maioria dos casos:
- Salve a alteração.
- Reabra a fatura.
- Regenere o PDF.
"Preciso de configurações diferentes para clientes diferentes."
Magic Heidi comumente aplica opções por cliente (idioma, mensagem, às vezes moeda). Se algo mudou apenas para um cliente, isso geralmente é intencional.