Início rápido: cria a tua primeira fatura em minutos

Decidiste simplificar a tua faturação e contabilidade com o Magic Heidi – uma excelente escolha. Mas, como acontece com qualquer software novo, surge a pergunta: por onde começo?

Neste guia passo a passo, acompanhamos-te em todo o processo de arranque: do primeiro login à configuração da tua conta e ao envio da tua primeira fatura. A melhor parte? Todo o processo leva apenas alguns minutos. Sem instalação complicada, sem menus de configuração intermináveis – é só começar.

No final deste artigo, vais saber como:

• Fazer login no Magic Heidi e configurar a tua conta
• Completar o teu perfil empresarial com logótipo e informações de pagamento
• Criar a tua primeira fatura profissional e enviá-la diretamente ao teu cliente

Passo 1: registo e criação da conta

Começar no Magic Heidi é intencionalmente simples. Não precisas de um registo demorado nem de criar uma palavra-passe. Tens três opções de login:

• Login Google – Faz login com um clique usando a tua conta Google existente.
• Login Apple – Especialmente prático para utilizadores Apple – rápido e seguro.
• Login por e-mail – Introduz o teu e-mail profissional e recebe um código de login.

Como fazer o teu registo

1. Abre o site do Magic Heidi e clica no botão de login.
2. Escolhe o teu método de login preferido: Google, Apple ou E-mail.
3. Se fizeres login por e-mail, recebes de imediato um código de login por e-mail.
4. Copia este código e introdu-lo na página de login.
5. Pronto – a tua conta é criada automaticamente.

Dica: para o registo, usa de preferência o teu e-mail profissional. Assim, manténs todas as faturas e a correspondência comercial separadas dos teus e-mails pessoais.

Passo 2: o onboarding – configura a tua conta

Após o primeiro login, o Magic Heidi recebe-te com um assistente de onboarding. Ele guia-te pelas configurações básicas mais importantes, para que as tuas faturas contenham todas as informações necessárias desde o início. O assistente cobre:

• Dados da empresa – Nome, firma e morada comercial completa. Estas informações aparecem automaticamente em todas as faturas e podem ser alteradas a qualquer momento nas definições.
• Informações de pagamento – Regista os teus dados bancários (IBAN) para que os teus clientes saibam para onde transferir o pagamento. Código QR gerado automaticamente. Contas suíças e internacionais suportadas.
• Imposto sobre o valor acrescentado – Sujeito a IVA ou não, o Magic Heidi adapta a faturação em conformidade, com cálculo automático do IVA e apresentação correta nas faturas.

Dica: podes saltar o onboarding e preencher as informações mais tarde nas definições. No entanto, recomendamos que dediques dois minutos a preencher tudo de imediato. Assim, as tuas faturas ficam completas e profissionais desde a primeira.

A versão Pro – precisas dela?

Após o onboarding, é-te apresentada a versão Pro do Magic Heidi. Ela oferece funcionalidades avançadas, como uma quota maior de faturas e despesas, além de funcionalidades adicionais.

Se quiseres experimentar primeiro o Magic Heidi, podes saltar este passo sem preocupações. A versão gratuita é perfeitamente suficiente para teres uma visão geral e criares as primeiras faturas. Podes fazer o upgrade a qualquer momento através da página de preços, à medida que as tuas necessidades crescerem.

Passo 3: personalizar o modelo de fatura

Antes de criares a tua primeira fatura, vale a pena ajustar rapidamente o modelo de fatura. Assim, garantes que cada fatura tem um aspeto profissional e reflete a tua marca.

Carregar o logótipo

Vai à secção «Personalizar faturas», clica no botão de carregamento e seleciona o ficheiro do teu logótipo. O teu logótipo aparece automaticamente em todas as faturas – um pequeno detalhe com grande impacto.

• Formato PNG com fundo transparente recomendado
• Mínimo de 300 × 300 píxeis para uma apresentação nítida
• Aparece automaticamente em todas as novas faturas

Mensagens predefinidas

Regista textos predefinidos para faturas, orçamentos e lembretes de pagamento. São inseridos automaticamente e poupam-te tempo valioso em cada nova fatura.

• Para faturas: «Muito obrigado pela sua confiança. Por favor, transfira o valor no prazo de 30 dias.»
• Para orçamentos: «Este orçamento é válido por 30 dias. Aguardamos a sua resposta.»
• Personalizável individualmente em cada fatura

Passo 4: criar a primeira fatura

Agora vem a parte entusiasmante: com o Magic Heidi, a tua primeira fatura fica pronta em poucos cliques.

1. Selecionar o cliente – Escolhe um cliente existente ou cria um novo com nome e morada.
2. Adicionar itens – Escolhe entre produtos predefinidos ou cria novos itens com uma descrição personalizada.
3. Ajustar os detalhes – Define o idioma, a moeda, o prazo de pagamento e a mensagem pessoal.
4. Gerar a fatura – Cria um documento profissional com logótipo, código QR e todas as informações relevantes.

Adicionar itens

Para cada item, indica:

• Descrição – O que entregaste ou fizeste? (ex.: «Consultoria para redesign de website», «Champanhe» etc.)
• Preço – O valor na moeda pretendida
• Quantidade – Quantas unidades ou horas?

Dica: se faturas regularmente os mesmos serviços ou produtos, regista-os como produtos predefinidos. Assim, nas faturas futuras, só precisas de ajustar a quantidade.

Ajustar os detalhes da fatura

• Idioma – Adapta o idioma da fatura ao teu cliente (alemão, francês, italiano, inglês etc.)
• Moeda – Escolhe a moeda adequada (CHF, EUR, USD etc.)
• Prazo de pagamento – Define até quando a fatura deve ser paga
• Mensagem personalizada – Acrescenta uma mensagem pessoal, se necessário

Gerar a fatura

Clica em «Gerar fatura» – o Magic Heidi cria automaticamente um documento de fatura profissional com o logótipo da tua empresa, todos os dados do cliente, cálculos corretos, IBAN, código QR e eventuais informações de IVA.

Passo 5: enviar a fatura diretamente ao cliente

O último passo é também o mais satisfatório: envias a tua fatura diretamente a partir do Magic Heidi – sem precisares de um programa de e-mail separado.

1. Na pré-visualização da fatura, clica no botão de envio.
2. Introduz o endereço de e-mail do teu cliente.
3. Acrescenta, se quiseres, um texto de acompanhamento pessoal (ex.: «Muito obrigado pela encomenda. Segue em anexo a fatura.»).
4. Clica em «Enviar».

A fatura é entregue ao teu cliente como um e-mail profissional com anexo em PDF. No Magic Heidi, tens sempre a visão geral das faturas que já foram enviadas, pagas ou que ainda estão em aberto.

Dica: guarda o endereço de e-mail na ficha do cliente. Assim, não precisas de o escrever novamente da próxima vez e podes enviar as faturas futuras ainda mais depressa.

Resumo: em 5 passos até à primeira fatura

Todo o processo leva menos de 10 minutos – do primeiro registo até à fatura enviada:

Próximos passos

Depois de criares e enviares com sucesso a tua primeira fatura, podes explorar mais o Magic Heidi:

• Registar despesas – Carrega comprovativos e mantém as tuas despesas sob controlo
• Gestão de clientes – Regista todos os clientes com dados de contacto completos
• Catálogo de produtos – Define serviços predefinidos para criares faturas mais depressa
• Criar orçamentos – Envia propostas profissionais com o Magic Heidi