Registo de despesas – Como funciona a gestão

Como freelancer, conheces o problema: os recibos acumulam-se, os comprovativos desaparecem e, no final do ano, a contabilidade transforma-se num pesadelo. Mas não tem de ser assim. Com a ferramenta certa, registas as tuas despesas em segundos -- seja no computador, em movimento com o smartphone ou diretamente a partir da tua caixa de e-mail.

Neste tutorial, mostramos-te passo a passo como usar a gestão de despesas no Magic Heidi. Vais aprender quatro métodos diferentes para registar despesas e descobrir como automatizar custos recorrentes e exportar os teus dados financeiros.

Método 1: Registar despesas no computador

O método mais direto é o registo através da aplicação web do Magic Heidi no teu computador. Especialmente prático: o Magic Heidi consegue digitalizar automaticamente as faturas carregadas e extrair os dados relevantes.

Como fazer

1. Vai à secção «Despesas» no Magic Heidi.
2. Clica no símbolo de mais (+) para criar uma nova despesa.
3. Carrega um documento -- de preferência logo no início. Arrasta a tua fatura (por exemplo, em PDF) para o campo de carregamento ou seleciona o ficheiro manualmente.
4. Aguarda o reconhecimento automático. O Magic Heidi digitaliza o documento e preenche automaticamente os campos relevantes -- incluindo valor, fornecedor e impostos.
5. Seleciona um método de pagamento da lista ou cria um novo (por exemplo, «Banco»).
6. Indica o imposto, caso estejas sujeito a IVA.
7. Escolhe a categoria adequada para a despesa (por exemplo, despesas de escritório, custos de viagem, etc.).
8. Guarda a despesa.

Dica: Tens duas opções para guardar. Clica em «Guardar» para registar a despesa como não paga -- ideal quando o pagamento ainda está pendente. Ou clica diretamente em «Guardar como pago» para marcar de imediato a despesa como concluída.

Ainda mais rápido: Arrastar e Largar

Também podes simplesmente arrastar e largar faturas e recibos diretamente na interface do Magic Heidi. O documento é analisado automaticamente e criado como uma nova despesa. Isto poupa cliques e é especialmente eficiente quando queres processar vários recibos de uma vez.

Método 2: Digitalizar recibos em movimento com o smartphone

Estás num café, recebes um talão e queres registá-lo de imediato? Sem problema. Com a app Magic Heidi no teu smartphone, podes digitalizar recibos diretamente com a câmara.

Como funciona a digitalização no telemóvel

1. Abre a app Magic Heidi no teu smartphone.
2. Usa a função de câmara para tirar uma fotografia ao recibo.
3. A despesa é digitalizada automaticamente e registada na tua conta Magic Heidi.
4. Verifica os dados captados mais tarde no computador ou diretamente no telemóvel.

O mais prático: a despesa aparece imediatamente na tua conta Magic Heidi. Quando iniciares sessão no computador e atualizares a página, vais encontrar o novo registo já na tua lista de despesas.

Dica: Este método é excelente para despesas em dinheiro e comprovativos em papel. Digitaliza o recibo de imediato -- assim nada se perde.

Método 3: Importar despesas por e-mail

Hoje em dia, muitas faturas chegam em formato digital por e-mail. Em vez de as descarregares e carregares manualmente, podes reencaminhá-las diretamente para o Magic Heidi.

Como configurar a importação por e-mail

1. Abre o e-mail com a fatura que queres registar.
2. Reencaminha o e-mail para o endereço: import@scan.magicheidi.ch
3. Anexa a fatura como ficheiro, caso ainda não esteja em anexo no e-mail original.
4. O Magic Heidi analisa o ficheiro automaticamente. O sistema reconhece, pelo endereço de e-mail do remetente, a que conta pertence a despesa.
5. Recebes um e-mail de confirmação assim que a importação estiver concluída.

A despesa importada aparece então na tua lista de despesas e pode ser editada, categorizada e marcada como paga normalmente.

Importante: O endereço de e-mail tem de corresponder

Para que a importação funcione, o endereço de e-mail a partir do qual envias tem de estar associado à tua conta Magic Heidi. Se quiseres usar outro endereço de e-mail para a importação, contacta a equipa do Magic Heidi -- a associação pode ser configurada facilmente.

Dica: A importação por e-mail é especialmente adequada para faturas de serviços na nuvem, subscrições de software ou compras online. Configura um filtro no teu programa de e-mail que reencaminhe as faturas automaticamente para o Magic Heidi -- assim o registo fica totalmente automatizado.

Método 4: Despesas recorrentes registadas automaticamente

Nem todas as despesas são pontuais. Renda, coworking, subscrições de software ou prémios de seguro repetem-se regularmente. O Magic Heidi permite-te registar automaticamente essas despesas recorrentes.

Como criar uma despesa recorrente

1. Clica no símbolo de mais (+) para criar uma nova despesa.
2. Seleciona a frequência de repetição -- escolhe entre única, mensal e anual.
3. Define a duração -- por exemplo, mensal durante 6 meses.
4. Introduz a descrição, o valor e a categoria.
5. Guarda -- o Magic Heidi trata do resto.

Criação automática

O Magic Heidi cria automaticamente, todos os meses (ou todos os anos), um novo registo de despesa. O registo é inicialmente criado como não pago. Vês as despesas em aberto num relance e podes marcá-las como pagas quando efetuares o pagamento. Isto é ideal para o planeamento do orçamento e para teres uma visão da liquidez.

Ideal para estas despesas

• Renda e custos de escritório
• Subscrições de coworking
• Licenças de software e serviços na nuvem
• Prémios de seguro

Analisar e exportar despesas

Registar despesas é o primeiro passo. Igualmente importante é manter a visão geral e preparar os dados para a tua contabilidade. O Magic Heidi oferece uma área de análise integrada com as seguintes funções:

• Receitas e Despesas -- apresentadas de forma clara por mês
• Detalhe por categorias -- vê exatamente para onde vai o teu dinheiro
• Filtros flexíveis -- filtra por ano, período ou estado
• Exportação para Excel -- exporta os dados diretamente para o contabilista

Exportar dados para a contabilidade

Quando chega a altura da declaração de impostos ou do trabalho com o teu contabilista, podes exportar todos os teus dados financeiros como ficheiro Excel em poucos cliques. O ficheiro é preparado de forma a poder ser usado diretamente na contabilidade.

1. Vai à secção «Análise».
2. Define os filtros pretendidos (período, categorias, estado).
3. Clica em «Exportar» para descarregar os dados como ficheiro Excel.
4. Entrega o ficheiro ao teu contabilista ou usa-o na tua própria contabilidade.

Dica: Exporta os teus dados regularmente -- por exemplo, trimestralmente. Assim terás sempre uma cópia de segurança atualizada e poderás contar com documentos limpos e completos no fecho do ano.

Visão geral de todos os métodos

Seja qual for o método que escolheres, o Magic Heidi analisa os teus recibos automaticamente, extrai os dados relevantes e classifica-os corretamente. Poupas trabalho de digitação manual e reduzes as fontes de erro.