Obtenha Ajuda com Magic Heidi

Seja criando sua primeira fatura ou gerenciando cenários complexos de IVA, encontre a ajuda que precisa abaixo. Não encontrou o que procura? Nossa equipe de suporte responde a todas as perguntas—em alemão, francês, italiano e inglês.

Entre em contato diretamente:

• Telefone: +41 78 300 24 77 (7 dias por semana, 9h-17h)
• Email: hello@magicheidi.ch

Primeiros Passos

Como crio minha primeira fatura?

Criar faturas no Magic Heidi leva menos de 2 minutos:

1. Abra o app e toque em "+ Fatura"
2. Selecione ou adicione seu cliente
3. Adicione itens (produtos ou serviços)
4. Toque em "Gerar Fatura"

Sua fatura inclui automaticamente todos os requisitos legais suíços, incluindo a seção QR-bill para processamento fácil de pagamentos.

Como configuro as informações da minha empresa?

Os dados da sua empresa aparecem em todas as faturas, então configurá-los corretamente é essencial:

1. Vá em Configurações → Informações da Empresa
2. Insira o nome da empresa, endereço e dados de contato
3. Adicione seu IBAN (IBAN comum funciona—veja a pergunta sobre QR-IBAN abaixo)
4. Se você é registrado para IVA, adicione seu número aqui (isso ativa automaticamente o IVA nas faturas)
5. Salve suas alterações

Esses dados são armazenados com segurança em servidores suíços em Zurique e sincronizam em todos os seus dispositivos.

Como adiciono meu logo nas faturas?

Faturas profissionais incluem sua marca. Para adicionar seu logo:

Vá em Configurações -> Personalizar Fatura. Faça upload do seu logo.

Como importo clientes ou produtos existentes?

Migrando de planilhas ou outra ferramenta? Nós cuidamos da migração para você:

Envie sua lista de clientes e catálogo de produtos para hello@magicheidi.ch em qualquer formato (Excel, CSV ou até PDF). Importaremos tudo para sua conta em 48 horas, garantindo que todos os dados estejam formatados corretamente.

Este serviço gratuito está incluído em todas as contas Magic Heidi.

Criando e Gerenciando Faturas

Como adiciono IVA às minhas faturas?

A Suíça tem três alíquotas de IVA: 8,1% (padrão), 2,6% (reduzida para itens essenciais como alimentos) e 3,7% (hospedagem).

Para ativar o IVA:

1. Vá em Configurações e encontre a seção IVA
2. Insira seu número de IVA suíço (número UID/TVA)
3. Selecione entre modo 'Inclusivo' (IVA incluído no preço total) e 'Aditivo' (IVA adicionado sobre o preço total).
4. Salve suas configurações

Uma vez ativado, você pode definir alíquotas de IVA por item ao criar faturas. O detalhamento do IVA aparece automaticamente no final da sua fatura, atendendo aos requisitos de conformidade suíços.

Não é registrado para IVA? Mantenha o IVA desativado. Você pode se registrar para IVA quando seu faturamento anual exceder CHF 100.000.

Devo usar QR-IBAN ou IBAN comum?

Boa notícia: Magic Heidi funciona com seu IBAN comum. Você não precisa de QR-IBAN.

Por que isso importa: Algumas ferramentas de faturamento suíças exigem um QR-IBAN especial do seu banco, que pode levar semanas para obter e frequentemente vem com taxas extras. Magic Heidi gera QR-bills suíços em conformidade usando seu IBAN padrão.

A diferença técnica: QR-IBANs são obrigatórios apenas quando você usa números de referência QR (referências estruturadas de 27 dígitos). Magic Heidi usa referências de credor, que funcionam com IBANs comuns e oferecem os mesmos benefícios de rastreamento de pagamento.

Seus clientes ainda podem escanear e pagar suas faturas instantaneamente—você apenas evita a burocracia do QR-IBAN.

Como adiciono desconto ou redução?

Aplique descontos diretamente nas faturas:

Método 1 - Desconto percentual: Ao adicionar um item, ajuste o preço unitário para refletir o desconto.

Método 2 - Redução de valor fixo: Adicione um item chamado "Desconto" ou "Redução" com valor negativo. Por exemplo, para reduzir o total em CHF 100, adicione um item com valor "-100". O total da fatura atualiza automaticamente.

Método 3 - Desconto por item: Crie o item pelo preço cheio, depois adicione uma segunda linha com o valor negativo do desconto.

Como adiciono texto ou notas nas faturas?

Faturas frequentemente precisam de informações extras—condições de pagamento, referências de projeto ou instruções especiais.

Para adicionar texto personalizado:

1. Toque na data ou número da fatura
2. Um menu abre com campos adicionais
3. Encontre o campo "Nota de cabeçalho" ou "Nota de rodapé"
4. Insira seu texto (até 500 caracteres)
5. Este texto aparece na fatura impressa/PDF

Use isso para condições de pagamento ("30 dias"), códigos de projeto ("Projeto: Redesign do Site") ou instruções especiais ("Por favor, referencie PO #12345").

Como crio faturas recorrentes?

Mensalidades? Serviços de assinatura? Configure faturas recorrentes uma vez, e Magic Heidi cuida do resto:

1. Crie sua primeira fatura normalmente
2. Abra "Editar Fatura" e encontre a opção
3. Escolha a frequência (mensal, trimestral, anual)
4. Defina a data de início e fim (ou contínuo)
5. Salve

Magic Heidi gera e envia faturas automaticamente no cronograma. Você recebe uma notificação cada vez, para revisar antes do envio se necessário.

Como envio faturas para clientes?

Três formas de entregar faturas:

Email (mais comum): Toque em "Enviar" em qualquer fatura, selecione email, e a fatura é enviada como PDF com o QR-bill incluído. Seu cliente recebe instantaneamente e pode pagar com um escaneamento.

Impressão: Toque no ícone de download para criar um PDF para impressão. Imprima em papel A4 comum—a seção QR-bill imprime corretamente na parte inferior.

Compartilhar: Exporte faturas como PDF clicando no ícone 'Compartilhar' ou 'Download' e envie pelo seu canal preferido (WhatsApp, apps de mensagens ou upload para portais de clientes).

Todos os métodos incluem o mesmo formato de fatura suíça em conformidade legal.

Conformidade Suíça e Requisitos Legais

O que são QR-bills suíços e preciso deles?

Desde setembro de 2022, QR-bills são obrigatórios para todas as faturas suíças. Os antigos boletos laranja e vermelho não funcionam mais.

Magic Heidi gera automaticamente QR-bills em conformidade suíça em cada fatura. Sem configuração necessária—está integrado.

O que é um QR-bill? É a seção de pagamento na parte inferior das faturas suíças contendo:

• Um código QR escaneável
• Seu IBAN e dados da empresa
• O valor devido
• Referência de pagamento

Seus clientes escaneiam este código com o app de e-banking e pagam em segundos. Sem digitação manual, sem erros, pagamento mais rápido.

Por quanto tempo devo guardar faturas na Suíça?

A lei suíça exige retenção de 10 anos de todas as faturas comerciais e registros financeiros.

Magic Heidi armazena seus dados com segurança em servidores suíços (localizados em Zurique) enquanto você mantiver sua conta. Mesmo se fizer downgrade para o plano gratuito, seus dados históricos permanecem acessíveis.

Boa prática: Também exporte e faça backup das suas faturas anualmente. Vá em Relatórios → Exportar Dados para baixar tudo.

Preciso me registrar para IVA?

O registro de IVA é obrigatório quando seu faturamento anual excede CHF 100.000.

Abaixo deste limite, o registro de IVA é opcional. Muitos freelancers escolhem não se registrar até ser necessário—significa contabilidade mais simples e sem declarações trimestrais de IVA.

Uma vez registrado:

• Você cobra IVA nas faturas (geralmente 8,1%)
• Você pode recuperar IVA em despesas comerciais
• Você deve enviar declarações trimestrais de IVA à Administração Tributária Federal Suíça

Ative o IVA no Magic Heidi adicionando seu número UID em Configurações. O app calcula automaticamente o IVA e gera relatórios para suas declarações trimestrais.

O que deve aparecer nas faturas suíças?

A lei suíça exige estes elementos em cada fatura:

• Nome e endereço da sua empresa
• Seu número de IVA (se registrado)
• Nome e endereço do cliente
• Número da fatura (sequencial, sem lacunas)
• Data da fatura
• Descrição de bens/serviços
• Preço unitário e quantidade
• Valor total devido
• Condições de pagamento
• Seção QR-bill (IBAN, valor, referência de pagamento)

Magic Heidi inclui tudo isso automaticamente. Você apenas adiciona o cliente e os itens—nós cuidamos da conformidade suíça.

Banco e Pagamentos

Como funciona a importação de extratos bancários?

Do seu portal de e-banking (UBS, BCV, ZKV, ...), exporte suas transações como arquivo CSV/Excel.

Então, com o app Magic Heidi aberto na página de Faturas, simplesmente arraste e solte o arquivo Excel/CSV do seu banco na interface.

Isso revisará todos os pagamentos do seu arquivo e os conciliará com suas faturas em aberto para descobrir quais foram pagas e serão marcadas como pagas. Bancos suportados: Todos os principais bancos suíços incluindo UBS, Credit Suisse, PostFinance, Raiffeisen e bancos cantonais.

Como marco uma fatura como paga?

Automático (com importação de extrato bancário): Quando você solta um arquivo no software, Magic Heidi marca faturas como pagas quando transações bancárias correspondentes são encontradas.

Manual (sem conexão bancária):

1. Passe o mouse sobre a fatura na lista (no celular, deslize para a direita).
2. Toque em "Registrar Pagamento"
3. Você pode simplesmente marcar a fatura como paga, ou inserir uma data e valor de pagamento.
4. Salve

O status da fatura muda para "Paga" e sai da sua lista "Pendentes".

Como rastreio faturas não pagas?

O Painel mostra sua visão financeira de relance:

• Valor pendente: Total de faturas não pagas
• Faturas vencidas: Destacadas em vermelho quando a data de pagamento passa

Toque em qualquer seção para ver a lista completa de faturas. Filtre por status (não paga, vencida, paga) ou cliente.

Posso enviar lembretes de pagamento?

Sim, lembretes automatizados ajudam você a receber mais rápido:

Vá em fatura → Gerar Lembrete → Enviar para cliente

Trabalhando em Vários Dispositivos

Quais dispositivos suportam Magic Heidi?

Magic Heidi funciona em mais plataformas que qualquer concorrente suíço:

• iPhone: iOS 14 ou mais recente
• Android: Android 8 ou mais recente
• Mac: macOS 11 (Big Sur) ou mais recente
• Windows: Windows 10 ou mais recente
• Web: Qualquer navegador moderno

Uma conta, todos os dispositivos. Seus dados sincronizam automaticamente através de servidores suíços.

Como escanear despesas no celular?

Os apps móveis incluem escaneamento de recibos com IA:

1. Abra Despesas → Nova Despesa
2. Toque no ícone da câmera
3. Tire uma foto do seu recibo
4. A IA extrai valor, data e estabelecimento
5. Revise e categorize
6. Salve

Magic Heidi reconhece recibos suíços em alemão, francês e italiano. A IA melhora a cada escaneamento, aprendendo seus fornecedores comuns e categorias de despesas.

Magic Heidi funciona offline?

Sim, com limitações: Você pode visualizar faturas e clientes existentes, mas não pode criar ou enviar faturas enquanto offline.

Requer conexão:

• Enviar faturas por email
• Sincronização de extratos bancários
• Configuração inicial do app
• Exportação de relatórios

Os apps móveis armazenam em cache seus dados recentes para acesso offline. As versões desktop e web requerem conectividade com internet.

Como sincronizo dados entre dispositivos?

A sincronização acontece automaticamente—sem configuração necessária:

1. Faça alterações em qualquer dispositivo
2. Os dados são enviados para servidores suíços
3. Outros dispositivos baixam atualizações quando você os abre

Se você não vir alguns dados, simplesmente feche e abra o app novamente, isso carregará as últimas alterações.

Relatórios e Exportações

Como exporto meus dados?

Proteja seus registros comerciais com exportações regulares:

1. Vá em Análises
2. Escolha o ano no dropdown superior direito (2026, 2025, ..)
3. Toque em Exportar

Isso baixará automaticamente um Excel com seus livros daquele ano. Você também verá um pop-up no canto inferior direito dizendo "Exportar backup". Se clicar nisso, receberá um link de download por email em minutos. Essa exportação zip inclui faturas, despesas, clientes e produtos—tudo que você precisa para contabilidade ou trocar de software.

Recomendado: Exporte anualmente para backup, mesmo que Magic Heidi armazene dados indefinidamente.

Posso gerar relatórios de IVA?

Empresas registradas para IVA precisam de relatórios trimestrais para autoridades fiscais suíças:

1. Vá em Configurações → Declaração de IVA
2. Selecione o trimestre (T1, T2, T3, T4)
3. Revise IVA cobrado e IVA pago
4. Exporte como PDF ou Excel

O relatório mostra:

• Total de vendas com IVA de 8,1%, 2,6% e 3,7%
• IVA cobrado de clientes
• IVA pago em despesas (se declarado)
• IVA líquido devido às autoridades fiscais

Use este relatório para completar sua declaração trimestral de IVA online no portal da Administração Tributária Federal.

Quais relatórios financeiros estão disponíveis?

Magic Heidi gera relatórios comerciais essenciais:

Lucros e Perdas: Receita menos despesas por mês, trimestre ou ano. Veja quais meses são mais lucrativos.

Relatório de Receita: Acompanhe tendências de vendas ao longo do tempo. Compare crescimento ano a ano.

Relatório de Despesas: Para onde vai seu dinheiro? Detalhado por categoria (material de escritório, viagens, equipamentos, etc.).

Relatório de Clientes: Quem são seus melhores clientes? Veja receita total por cliente.

Faturas Pendentes: Relatório de fluxo de caixa mostrando faturas não pagas por idade (atual, 30 dias, 60 dias, 90+ dias).

Todos esses relatórios estão disponíveis no app, seja na seção Análises ou lista de Faturas.

Conta e Configurações

Como mudo meu idioma?

Magic Heidi está totalmente disponível em quatro idiomas suíços + ES / PT:

1. Vá ao app de Configurações do seu dispositivo (não no Magic Heidi, no app de configurações do iPhone)
2. Encontre Magic Heidi e então -> Idioma. Escolha Deutsch, Français, Italiano ou English
3. Toda a interface atualiza imediatamente

Suas faturas podem estar em um idioma diferente da sua interface. Defina o idioma da fatura na seção 'Editar Fatura', perfeito para empresas com clientes internacionais.

Meus dados estão seguros?

Seus dados financeiros são sensíveis. Veja como Magic Heidi os protege:

Armazenamento suíço: Todos os dados armazenados exclusivamente em servidores em Zurique, sujeitos às rigorosas leis de privacidade suíças. Seus dados nunca saem da Suíça.

Criptografia: Criptografia de nível bancário em trânsito (TLS 1.3) e em repouso (AES-256).

Controles de acesso: Você controla quem pode acessar sua conta. Adicione membros da equipe com níveis específicos de permissão.

Backups regulares: Backups diários automatizados garantem recuperação de dados em qualquer cenário.

Sem mineração de dados: Nunca vendemos ou compartilhamos seus dados. Nunca. Você é dono das suas informações comerciais.

Conformidade: Totalmente conforme com a Lei Federal Suíça de Proteção de Dados (FADP).

O que acontece com meus dados se eu cancelar?

Você mantém acesso total aos seus dados:

1. Plano gratuito: Mantenha acesso histórico ilimitado. Visualize e exporte todas as faturas e relatórios indefinidamente.
2. Cancelando completamente: Exporte todos os dados antes de encerrar sua conta. Fornecemos ferramentas de exportação em Configurações.
3. Exclusão de dados: Solicite exclusão completa de dados enviando email para hello@magicheidi.ch. Excluímos permanentemente todos os registros em 30 dias.

Acreditamos que seus dados comerciais pertencem a você—sempre.

Como adiciono membros da equipe ou meu contador?

Empresas em crescimento frequentemente precisam de múltiplos usuários:

1. Vá em Configurações → Equipe
2. Toque em "Convidar Usuário"
3. Insira o email e defina permissões
4. Eles recebem um email de convite

Níveis de permissão:

• Apenas Visualização: Perfeito para contadores que precisam ver registros mas não fazer alterações
• Padrão: Criar faturas e despesas, mas não pode alterar configurações
• Admin: Acesso total a tudo

Cada membro da equipe tem seu próprio login. Rastreie quem criou quais faturas para responsabilidade.

Fale Conosco

Obtenha ajuda no seu idioma: Suporte em Deutsch, Français, Italiano ou English

Telefone: +41 78 300 24 77 (7 dias por semana, 9h-17h)

Email: hello@magicheidi.ch

Tempo de resposta: Respondemos a todos os emails em 24 horas (geralmente muito mais rápido)

O que incluir na sua mensagem:

• Breve descrição do seu problema
• Dispositivo e versão do app que está usando
• Capturas de tela se relevante
• O que você já tentou

Estamos comprometidos com um suporte lendário—porque seu sucesso é nosso sucesso.

Seus dados ficam na Suíça. Criado por um freelancer suíço, para freelancers suíços. Suporte em DE, FR, IT e EN.