Concluíste o projeto, abres o modelo de fatura, indicas o montante e envias um PDF ao teu cliente. Só depois surgem as dúvidas: este documento chega para a contabilidade? Tem de constar o UID do cliente? A taxa de IVA está correta quando há várias prestações? E o destinatário consegue pagar a fatura sem problemas se trabalha em euros ou no estrangeiro?

É exatamente aqui que começa uma faturação correta na Suíça. Uma fatura não é apenas um pedido de pagamento, mas também comprovativo contabilístico, prova de IVA e conjunto de dados para o tráfego de pagamentos. Quem considera estas funções em conjunto deteta erros mais cedo do que quem se limita a assinalar indicações obrigatórias isoladas.

Onde falha uma faturação correta na Suíça

O web designer de Berna entregou o trabalho. Escreve na fatura «Website conforme encomenda», acrescenta o montante total e anexa um PDF. Para o cliente, isto parece inicialmente plausível. Para a contabilidade posterior, porém, ficam perguntas em aberto: que prestação foi realizada e em que período? O montante corresponde a um adiantamento, a um pagamento parcial ou ao projeto concluído? E a fatura foi tratada como volume de negócios sujeito a imposto ou não sujeito a imposto?

Um layout formalmente correto não responde automaticamente a estas perguntas. Com frequência faltam o período da prestação, uma descrição inequívoca do trabalho ou o endereço completo do destinatário. No caso de um cliente empresarial, pode ainda ser necessário o cruzamento com o UID. Quem importa dados de clientes de uma tabela antiga corre o risco de erros de escrita, endereços desatualizados ou uma atribuição errada da fatura.

PDF, fatura QR ou ambos

Um PDF simples pode servir de fatura se contiver as indicações necessárias. A parte de pagamento com Swiss QR-Code não se confunde, por isso, com a fatura enquanto tal. Complementa-a com uma camada de pagamento legível por máquina.

Os problemas surgem quando o código QR e o texto visível da fatura não coincidem. Um código cortado, um montante diferente ou uma referência transferida de forma errada pode fazer com que o cliente não consiga desencadear o pagamento como previsto ou não o consiga atribuir automaticamente mais tarde.

As perguntas antes do envio

Antes do envio, deves esclarecer pelo menos estes pontos:

• Prestação: O que foi concretamente entregue e a que período se refere a posição?
• Destinatário: O nome, o endereço e, se for caso disso, o UID coincidem com os dados atuais do cliente?
• Imposto: A prestação é tributável, que taxa se aplica e o imposto é indicado de forma compreensível por posição?
• Pagamento: IBAN, referência, montante e prazo de pagamento são consistentes?
• Internacionalidade: A moeda, a língua, o local da prestação e o país do destinatário estão corretamente representados?

Mesmo uma fatura em euros não é automaticamente uma fatura estrangeira. Inversamente, uma fatura não se torna fatura de exportação só porque o cliente está no estrangeiro. O que conta são a prestação concreta, as partes envolvidas e o tratamento fiscal. Esta distinção deve ser feita antes do envio, e não só no momento da entrada do pagamento.

As sete indicações obrigatórias explicadas de forma clara

Uma fatura torna-se sólida quando uma pessoa externa consegue, mais tarde, reconstituir a operação. As sete indicações centrais cumprem, por isso, cada uma um propósito próprio. Mostram quem fatura, a quem, quando, o quê, por que contraprestação, com que IVA e em que condições de pagamento.

Da data da fatura ao período da prestação

1. Data da fatura: Documenta quando emitiste o comprovativo. Isto não é necessariamente o mesmo dia da prestação.

2. Nome completo e endereço do prestador: O cliente tem de reconhecer de quem vem a fatura. Numa empresa individual, um nome de marca não chega se a pessoa responsável não for identificável.

3. Nome e endereço do destinatário da prestação: A fatura tem de poder ser atribuída de forma inequívoca ao cliente certo. No caso de empresas, os dados oficiais da sociedade devem constar do modelo.

4. Número UID: Nas empresas sujeitas a IVA, o próprio UID faz parte da identificação. O UID do destinatário pode, consoante a situação, ser igualmente necessário ou ser exigido pelo cliente.

5. Descrição e período da prestação: «Consultoria» é muitas vezes demasiado vago. Melhor é, por exemplo, «Consultoria estratégica para loja online, fase de projeto de março a abril». Uma posição global pode chegar se a encomenda e o âmbito forem inequívocos. Com vários pacotes de trabalho, linhas separadas ajudam.

6. Contraprestação, bem como taxa de IVA e montante de IVA: O montante líquido, a taxa aplicável e o imposto daí calculado têm de coincidir. Com taxas diferentes, precisas de uma apresentação separada.

7. Prazo de pagamento: Formula de forma clara quando o montante vence. «Pagável no prazo de 10 dias líquidos» é mais compreensível do que um prazo interno não explicado.

O que deve ainda constar de qualquer boa fatura

Número de fatura, IBAN, referência QR, finalidade do pagamento e indicações sobre adiantamentos não são todos indicações obrigatórias em sentido estrito. No dia a dia, são mesmo assim indispensáveis. Um número de fatura organizado de forma sequencial facilita a pesquisa, enquanto uma ligação de pagamento clara impede que o cliente copie os dados bancários de uma fatura antiga.

Um modelo compacto pode ter este aspeto:

• N.º da fatura e data da fatura
• Nome e endereço do prestador
• Nome e endereço do cliente
• UID, se for relevante
• Prestação com período
• Montante líquido
• Taxa de IVA e montante de IVA ou indicação de ausência de IVA
• Montante total
• IBAN, referência e prazo de pagamento

Encontras uma visão mais pormenorizada da estrutura e das indicações obrigatórias no guia para emitir faturas na Suíça. O essencial continua a ser que as indicações não estejam apenas presentes, mas também ligadas entre si sem contradições.

Representar de forma segura o UID e o IVA na fatura

UID e IVA cumprem tarefas diferentes. O UID identifica uma empresa, enquanto a indicação do IVA explica como o montante da fatura se compõe do ponto de vista fiscal. Quem mistura os dois gera um comprovativo que parece profissional, mas permanece pouco claro para a liquidação.

Para o UID-CHE do destinatário da prestação vale, no caso prático descrito: deve constar da fatura a partir de honorários de CHF 1000 por prestação e destinatário ou quando o cliente o exige expressamente. Este limiar não se confunde com o registo de IVA. O registo é classificado, nas explicações regionais, como obrigatório a partir de CHF 100'000 de volume de negócios anual; ver a este respeito as FAQ sobre faturação e IVA.

A taxa de imposto pertence à posição

As taxas suíças atualmente relevantes são 8,1 % taxa normal, 2,6 % taxa reduzida e 3,8 % taxa especial para alojamento. As taxas e a respetiva afetação fiscal estão documentadas na visão geral do IVA na Suíça.

Para freelancers, a taxa normal é relevante, por exemplo, em muitas prestações de consultoria, desenvolvimento ou design. A taxa reduzida diz respeito a determinadas prestações e mercadorias definidas por lei, e não simplesmente a qualquer atividade com um montante de fatura pequeno. Por isso, não deves copiar a taxa de uma fatura anterior sem verificar a posição concreta.

Método de liquidação e comprovativos mistos

No método efetivo, liquidas o IVA devido com base nos volumes de negócios reais e nos impostos a montante. A taxa de imposto de saldo e outros métodos simplificados seguem outra lógica. O teu software de faturação e de contabilidade tem, por isso, de guardar não só um valor percentual, mas também processar corretamente o método e a afetação fiscal.

Um comprovativo misto poderia ter esta estrutura:

O montante bruto neste exemplo é CHF 2675. As linhas separadas tornam visível que montante de imposto pertence a que prestação. Isto é mais importante para a verificação e o processamento posterior do que um único montante de IVA agregado. Encontras mais indicações sobre o número de identificação no guia do número UID na Suíça.

Utilizar a fatura QR como camada de pagamento fiável

A fatura QR suíça liga o texto visível da fatura a dados de pagamento estruturados. O ponto central é o IBAN. No Swiss QR-Code são codificados, entre outros, o beneficiário do pagamento, o montante, a referência e os dados de endereço, de forma a que os sistemas de pagamento os possam ler automaticamente.

O conteúdo máximo permitido do Swiss QR-Code estruturado é de 997 caracteres incluindo separadores. Esta limitação técnica e as especificações das diretrizes de implementação da SIX para a fatura QR são relevantes para o software de faturação, porque os comprimentos dos campos e os tipos de referência têm de coincidir exatamente.

Três controlos antes do envio

1. Verificar o IBAN: Utiliza a conta correta e confirma se um QR-IBAN está associado a um tipo de referência adequado.
2. Confrontar o montante: O montante no código tem de coincidir com o total visível. Com montante em aberto, o código não pode conter, por engano, um valor fixo.
3. Testar a referência: Uma referência QRR tem de estar completa e corretamente formatada. Já um carácter em falta pode perturbar a atribuição automática.

Um código QR não substitui a fatura. O cliente continua a precisar da parte de pagamento e das informações relevantes fora do código. Quem trabalha sem código QR pode enviar um PDF com IBAN e indicações de pagamento. Para pagamentos comerciais suíços recorrentes, o código é, porém, uma ligação prática entre fatura, e-banking e contabilidade.

Uma parte de pagamento cortada, um endereço incompleto ou um montante diferente no código não é apenas um defeito estético. O destinatário tem de corrigir dados manualmente e tu podes, mais tarde, ter mais dificuldade em atribuir o pagamento a uma fatura em aberto. Um modelo estruturado com dados consistentes reduz este atrito.

Encontras um exemplo prático de estrutura e utilização no artigo sobre a fatura QR na Suíça. A incorporação seguinte mostra o processo de pagamento como orientação complementar:

Estruturar de forma limpa moedas estrangeiras e faturas multilingues

Uma fatura em CHF é, do ponto de vista de cálculo, a mais simples, porque o montante líquido, o IVA e o total aparecem na mesma moeda. Com EUR ou USD, tens de definir adicionalmente que moeda o cliente transfere e como documentas fiscalmente que o IVA foi calculado corretamente.

A fatura deve, por isso, distinguir claramente entre moeda da fatura, montante de imposto e moeda de lançamento. Se o teu sistema interno trabalha em CHF, precisas, para a conversão, de um câmbio reconstituível e do momento correspondente. O cliente não deve ter de adivinhar se o montante de imposto indicado já foi convertido.

CHF, EUR e USD em comparação

Numa fatura em EUR, o montante líquido pode, por exemplo, aparecer em EUR, enquanto o IVA é igualmente indicado em EUR. Para a tua contabilidade, é ainda necessária a conversão para CHF. Um câmbio sem data ou uma conversão que não corresponde ao montante da fatura dificulta a verificação.

Com clientes de exportação surge outra pergunta: nem toda a prestação a um cliente estrangeiro é tratada da mesma forma do ponto de vista fiscal. A sede do cliente, por si só, não decide sobre o IVA. Verifica, por isso, o tipo de prestação, o local da prestação e as provas necessárias, em vez de inscrever automaticamente «0 %».

Termos linguisticamente inequívocos

Os modelos multilingues só ajudam se os termos forem usados com o mesmo conteúdo:

• Alemão: Rechnungsnummer, Zahlungsfrist, Bankverbindung
• Francês: numéro de facture, délai de paiement, coordonnées bancaires
• Italiano: numero della fattura, termine di pagamento, coordinate bancarie
• Inglês: invoice number, payment term, bank details

Evita uma mistura de línguas dentro de um modelo. Sobretudo no prazo de pagamento, na referência e nos dados bancários, a designação deve corresponder à língua do restante documento. A qualidade internacional dos dados não começa no código QR, mas no registo do cliente: rua, número de porta, código postal, localidade e país devem ser guardados em separado.

Condições de pagamento e exemplos concretos de faturas

As condições de pagamento parecem discretas, mas controlam o processo após o envio. Uma fatura com «pagável de imediato» deixa mais margem de interpretação do que «pagável no prazo de 10 dias líquidos». Para independentes a solo, um prazo claro é especialmente importante, porque os montantes em aberto afetam diretamente a liquidez.

Caso um sem indicação de IVA

O web designer de Berna trabalha sem registo de IVA e entrega um website a uma pessoa particular suíça. A sua fatura contém:

• Conceção e implementação do website conforme encomenda
• Período da prestação
• Montante líquido: CHF 2400
• IVA: CHF 0
• Total: CHF 2400
• Prazo de pagamento: 10 dias líquidos
• IBAN e código QR
• Indicação de desconto: nenhum desconto previsto

Os 0 % de IVA não devem aqui parecer uma taxa regular se não for liquidado IVA. Faz sentido uma indicação clara como «Não sujeito a IVA» ou uma explicação comparável e factualmente correta. O UID pode ser acrescentado como indicação de identificação voluntária, se existir.

Caso dois com registo de IVA

O consultor de TI de Zurique está registado para IVA e fatura a uma PME suíça uma consultoria. A fatura apresenta uma posição:

• Consultoria de TI, fase de projeto conforme encomenda
• Montante líquido: CHF 3000
• IVA 8,1 %: CHF 243
• Total: CHF 3243
• Prazo de pagamento: 30 dias líquidos
• IBAN, código QR e referência
• Indicação de desconto: 2 % de desconto no pagamento no prazo de 10 dias, se esta condição for efetivamente oferecida

O cliente vê de imediato como se compõe o montante total. O consultor pode, mais tarde, ligar o mesmo comprovativo mais facilmente ao pagamento, ao lançamento e à liquidação de IVA.

Que condição de pagamento se adequa

10 dias líquidos adequa-se a projetos curtos e relações com clientes de dimensão controlável. 30 dias líquidos é frequentemente mais viável nas empresas, porque as suas aprovações internas podem demorar mais. Em projetos maiores, um adiantamento reduz o teu risco se tiveres de pré-financiar material, prestações externas ou muitas horas de trabalho.

Um juro de mora não deve ser simplesmente colocado como posição automática de penalização na fatura original. Formula a regra nas tuas condições contratuais e, em caso de atraso de pagamento, verifica os pressupostos segundo o OR suíço. Assim fica claro quando um pagamento vence e que passos são depois admissíveis.

Verificar, acompanhar e arquivar faturas de forma segura

Um bom processo de faturação não termina com o clique em «Enviar». Precisas de uma cadeia fechada do rascunho à entrada do pagamento até ao arquivo. Numa empresa individual, a responsabilidade pode recair inteiramente sobre ti; mesmo assim, uma ordem fixa ajuda.

O controlo antes do envio

• Dados do cliente: Confrontar nome, endereço, país e, se for caso disso, UID.
• Prestação: Controlar descrição, período, quantidade e preço.
• IVA: Verificar taxa e montante de imposto por posição.
• Pagamento: Comparar IBAN, referência, código QR, total e prazo de pagamento.
• Língua: Adaptar o modelo ao destinatário e ao contrato.
• Arquivo: Guardar o PDF e os comprovativos associados de forma organizada.

Depois, verificas regularmente a conta bancária e defines o estado da fatura como em aberto, parcialmente paga ou paga. Notas de crédito e faturas de anulação devem referenciar de forma inequívoca a fatura original, para que não surja um lançamento duplicado ou em falta.

Cobrança e conservação

Um processo simples de cobrança pode trabalhar com lembrete de pagamento, primeira interpelação e segunda interpelação. Um juro de mora só deve ser tratado após a ocorrência da mora e com respeito das bases contratuais e legais. A classificação concreta orienta-se, entre outros, pelo OR suíço.

Os negócios contabilísticos e os comprovativos de lançamento devem, em princípio, ser conservados durante 10 anos. O prazo começa com o termo do exercício, e não com a data de cada comprovativo isolado, como referem as indicações sobre a conservação de documentos comerciais. Documentos relativos a bens imóveis podem, no direito do IVA, ter de ser conservados até 20 anos; ver as explicações sobre a obrigação de conservação de bens imóveis.

Guarda as faturas eletronicamente num formato e arquivo que assegurem de forma reconstituível a autenticidade e a inalterabilidade. Verifica semanalmente envio, entradas de pagamento, interpelações, pagamentos parciais, correções e estado do arquivo. Assim, a faturação deixa de ser uma coleção de ficheiros isolados e passa a ser um processo empresarial controlado.

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