Démarrage rapide avec Magic Heidi : Créez votre première facture en quelques minutes

Vous avez décidé de simplifier votre facturation et votre comptabilité avec Magic Heidi – un excellent choix. Mais comme pour tout nouveau logiciel, la question se pose : Par où commencer ?

Dans ce guide étape par étape, nous vous accompagnons tout au long du processus de démarrage : de la première connexion à la configuration de votre compte jusqu'à l'envoi de votre première facture. Le meilleur dans tout cela ? L'ensemble du processus ne prend que quelques minutes. Pas d'installation compliquée, pas de menus de configuration interminables – il suffit de se lancer.

À la fin de cet article, vous saurez comment :

• Vous connecter à Magic Heidi et configurer votre compte
• Compléter votre profil d'entreprise avec votre logo et vos informations de paiement
• Créer votre première facture professionnelle et l'envoyer directement à votre client

Étape 1 : Inscription et création du compte

L'accès à Magic Heidi a été volontairement conçu de manière simple. Vous n'avez besoin ni d'une inscription fastidieuse, ni de créer un mot de passe. Vous disposez de trois options de connexion :

• Connexion Google – Connectez-vous en un clic avec votre compte Google existant.
• Connexion Apple – Particulièrement pratique pour les utilisateurs Apple – rapide et sécurisé.
• Connexion par e-mail – Saisissez votre adresse e-mail professionnelle et recevez un code de connexion.

Comment vous connecter

1. Ouvrez le site web de Magic Heidi et cliquez sur le bouton de connexion.
2. Choisissez votre méthode de connexion préférée : Google, Apple ou E-mail.
3. Si vous vous connectez par e-mail, vous recevez immédiatement un code de connexion par e-mail.
4. Copiez ce code et saisissez-le sur la page de connexion.
5. C'est terminé – votre compte est automatiquement créé.

Conseil : Utilisez de préférence votre adresse e-mail professionnelle pour vous connecter. Ainsi, toutes vos factures et votre correspondance commerciale seront clairement séparées de vos e-mails personnels.

Étape 2 : L'onboarding – Configurer votre compte

Après votre première connexion, Magic Heidi vous accueille avec un assistant d'onboarding. Celui-ci vous guide à travers les paramètres de base les plus importants, afin que vos factures contiennent dès le départ toutes les informations nécessaires. L'assistant couvre :

• Données de l'entreprise – Nom, raison sociale et adresse commerciale complète. Ces informations apparaissent automatiquement sur toutes les factures et sont modifiables à tout moment dans les paramètres.
• Informations de paiement – Enregistrez votre connexion bancaire IBAN pour que vos clients sachent où effectuer leur virement. Le code QR est généré automatiquement. Comptes suisses et internationaux supportés.
• Taxe sur la valeur ajoutée – Assujetti à la TVA ou non, Magic Heidi adapte la facturation en conséquence avec calcul automatique de la TVA et affichage correct sur les factures.

Conseil : Vous pouvez également sauter l'onboarding et compléter les informations ultérieurement dans les paramètres. Nous vous recommandons toutefois de prendre ces deux minutes pour tout remplir directement. Ainsi, vos factures seront complètes et professionnelles dès la première.

La version Pro – en avez-vous besoin ?

Après l'onboarding, la version Pro de Magic Heidi vous sera présentée. Celle-ci vous offre des fonctionnalités étendues telles qu'un quota plus élevé de factures et de dépenses ainsi que des fonctionnalités supplémentaires.

Si vous souhaitez d'abord tester Magic Heidi, vous pouvez ignorer cette étape sans hésiter. La version gratuite est amplement suffisante pour vous faire une vue d'ensemble et créer vos premières factures. Une mise à niveau est possible à tout moment via la page des tarifs lorsque vos besoins augmentent.

Étape 3 : Personnaliser le modèle de facture

Avant de créer votre première facture, il est utile de personnaliser brièvement le modèle de facture. Vous vous assurez ainsi que chaque facture a une apparence professionnelle et reflète votre marque.

Télécharger le logo

Rendez-vous dans la section « Personnaliser les factures », cliquez sur le bouton de téléchargement et sélectionnez votre fichier logo. Votre logo apparaîtra ensuite automatiquement sur toutes les factures – un petit détail qui fait grande impression.

• Format PNG avec fond transparent recommandé
• Minimum 300 × 300 pixels pour un affichage net
• Apparaît automatiquement sur toutes les nouvelles factures

Messages par défaut

Enregistrez des textes par défaut pour les factures, les devis et les avis de paiement. Ceux-ci sont insérés automatiquement et vous font gagner un temps précieux à chaque nouvelle facture.

• Pour les factures : « Nous vous remercions de votre confiance. Merci de bien vouloir régler le montant dans un délai de 30 jours. »
• Pour les devis : « Ce devis est valable 30 jours. Nous nous réjouissons de votre retour. »
• Personnalisable individuellement pour chaque facture

Étape 4 : Créer la première facture

Voici le moment passionnant : avec Magic Heidi, votre première facture est réalisée en quelques clics.

1. Sélectionner le client – Choisir un client existant ou créer un nouveau client avec nom et adresse.
2. Ajouter des postes – Choisir parmi des produits prédéfinis ou créer de nouveaux postes avec une désignation personnalisée.
3. Ajuster les détails – Définir la langue, la devise, le délai de paiement et un message personnel.
4. Générer la facture – Créer un document professionnel avec logo, code QR et toutes les informations pertinentes.

Ajouter des postes

Pour chaque poste, vous indiquez :

• Désignation – Qu'avez-vous livré ou fourni comme prestation ? (p. ex. « Conseil refonte de site web », « Champagne », etc.)
• Prix – Le montant dans la devise souhaitée
• Quantité – Combien d'unités ou d'heures ?

Conseil : Si vous facturez régulièrement les mêmes prestations ou produits, enregistrez-les en tant que produits standard. Ainsi, pour les factures futures, vous n'aurez plus qu'à ajuster la quantité.

Personnaliser les détails de la facture

• Langue – Adaptez la langue de la facture à votre client (allemand, français, italien, anglais, etc.)
• Devise – Choisissez la devise appropriée (CHF, EUR, USD, etc.)
• Délai de paiement – Définissez la date limite de paiement de la facture
• Message personnel – Ajoutez si nécessaire un message personnel

Générer la facture

Cliquez sur « Générer la facture » – Magic Heidi crée automatiquement un document de facturation professionnel avec votre logo d'entreprise, toutes les données du client, un calcul correct, l'IBAN, le code QR et les éventuelles mentions TVA.

Étape 5 : Envoyer la facture directement au client

La dernière étape est aussi la plus satisfaisante : vous envoyez votre facture directement depuis Magic Heidi – sans passer par un programme de messagerie séparé.

1. Sur la vue de la facture, cliquez sur le bouton d'envoi.
2. Saisissez l'adresse e-mail de votre client.
3. Ajoutez si nécessaire un texte d'accompagnement personnel (p. ex. « Merci pour votre mandat. Veuillez trouver ci-joint la facture. »).
4. Cliquez sur « Envoyer ».

La facture est envoyée à votre client sous forme d'e-mail professionnel avec une pièce jointe PDF. Vous gardez à tout moment dans Magic Heidi une vue d'ensemble des factures déjà envoyées, payées ou encore en attente.

Conseil : Enregistrez l'adresse e-mail dans la fiche du client. Ainsi, vous n'aurez pas à la saisir à nouveau la prochaine fois et pourrez envoyer les factures futures encore plus rapidement.

Résumé : En 5 étapes vers votre première facture

L'ensemble du processus prend moins de 10 minutes – de la première inscription à la facture envoyée :

Prochaines étapes

Après avoir créé et envoyé votre première facture avec succès, vous pouvez explorer Magic Heidi plus en profondeur :

• Saisir les dépenses – Télécharger les justificatifs et garder le contrôle de vos dépenses
• Gestion des clients – Créer tous vos clients avec leurs coordonnées complètes
• Catalogue de produits – Définir des prestations standard pour une facturation plus rapide
• Créer des devis – Envoyer des offres professionnelles avec Magic Heidi