Comment créer des notes de crédit dans Magic Heidi

En tant que freelance, les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu. Un colis arrive endommagé. Un client modifie le périmètre d'un projet en cours de route. Vous facturez accidentellement un montant trop élevé. Quelle que soit la raison, il arrive que vous deviez émettre un remboursement — partiel ou intégral.

Dans les logiciels de comptabilité traditionnels, les notes de crédit impliquent souvent la création de types de documents distincts, la navigation dans des processus complexes et des procédures de rapprochement déroutantes. Magic Heidi adopte une approche différente. Conçu autour du principe comptable suisse du Milchbüechli (livre de lait), Magic Heidi garde les choses remarquablement simples afin que vous puissiez gérer les remboursements sans diplôme en comptabilité.

Dans ce guide, vous découvrirez deux méthodes simples pour créer des notes de crédit dans Magic Heidi :

• Méthode 1 : Ajouter une section de note de crédit directement à une facture existante (idéale pour les remboursements partiels)
• Méthode 2 : Créer une facture de remboursement autonome (recommandée pour les remboursements intégraux après paiement)

Quand utiliser cette méthode

• Un client n'a pas encore payé et vous devez ajuster le montant de la facture
• Vous émettez un remboursement partiel sur une facture comportant plusieurs postes
• Vous souhaitez tout conserver dans un seul document clair

Instructions étape par étape

1. Ouvrez la facture que vous souhaitez modifier. Accédez à vos factures dans Magic Heidi et sélectionnez celle qui nécessite un ajustement par note de crédit.
2. Ajoutez un en-tête de section pour la note de crédit. Créez une nouvelle ligne d'article et saisissez « Notes de crédit » (ou similaire) comme description. Définissez le prix et les unités à zéro. Cela crée effectivement un séparateur de section — il n'affectera pas le total, mais il identifie clairement ce qui suit comme un ajustement de crédit.
3. Ajoutez une séparation visuelle (facultatif mais recommandé). Insérez un élément d'espace vide entre les postes de votre facture originale et la nouvelle section de note de crédit. Cela crée une rupture visuelle claire sur le PDF généré.
4. Ajoutez le poste de note de crédit. Créez une nouvelle ligne d'article sous votre en-tête « Notes de crédit ». Dans la description, expliquez clairement la raison du remboursement — par exemple, « Remboursement – colis endommagé à la livraison ». Définissez le prix avec une valeur négative (par ex. -50).
5. Générez la facture mise à jour. Magic Heidi produira un PDF propre affichant les postes originaux, la section de note de crédit et le total mis à jour.
6. Envoyez la facture mise à jour à votre client. Votre client verra un document unique et clair montrant exactement ce qui lui est facturé, ce qui a été remboursé et le nouveau total.

Exemple — Méthode 1

Supposons que vous ayez facturé un client CHF 90 — deux postes à CHF 45 chacun. Un article est arrivé endommagé :

Votre client voit désormais un total de CHF 40 et comprend exactement pourquoi le montant a changé. Propre, transparent et professionnel.

Conseil : Indiquez toujours une raison claire et précise pour la note de crédit dans le champ de description. Cela aide votre client à comprendre l'ajustement et maintient vos propres dossiers organisés à des fins fiscales.

Exemple — Méthode 2

Votre comptabilité montre désormais avec précision que vous avez reçu CHF 100 et remboursé CHF 100, pour un solde net de zéro sur cette transaction.

Conseil : Si au lieu de rembourser en espèces vous prévoyez d'appliquer le crédit à une facture future, notez-le dans la description de la facture de remboursement. Par exemple : « Crédit à appliquer sur la prochaine facture. » Cela vous aide à vous souvenir de l'arrangement et offre à votre client une traçabilité claire.

Quelle méthode choisir ?

Dans la plupart des situations courantes de freelance, la Méthode 1 sera votre solution privilégiée. Elle est plus rapide, conserve tout dans un seul document et constitue l'approche la plus simple pour vous comme pour votre client.