Saisie des dépenses simplifiée – Gestion des dépenses

En tant que freelance, tu connais la situation : les justificatifs s'accumulent, les quittances disparaissent, et à la fin de l'année, la comptabilité devient un cauchemar. Pourtant, cela ne devrait pas être le cas. Avec le bon outil, tu saisis tes dépenses en quelques secondes -- que ce soit sur ton ordinateur, en déplacement avec ton smartphone ou directement depuis ta boîte e-mail.

Dans ce tutoriel, on te montre étape par étape comment utiliser la gestion des dépenses dans Magic Heidi. Tu découvriras quatre méthodes différentes pour saisir tes dépenses, apprendras à automatiser les coûts récurrents et verras comment exporter tes données financières.

Méthode 1 : Saisir les dépenses sur ordinateur

La méthode la plus évidente est la saisie directe via l'application web Magic Heidi sur ton ordinateur. Particulièrement pratique : Magic Heidi peut scanner automatiquement les factures téléchargées et en extraire les données pertinentes.

Voici comment procéder

1. Va dans la section « Dépenses » de Magic Heidi.
2. Clique sur le symbole plus (+) pour créer une nouvelle dépense.
3. Télécharge un document -- de préférence en premier. Glisse ta facture (par ex. en PDF) dans la zone de téléchargement ou sélectionne le fichier manuellement.
4. Attends la reconnaissance automatique. Magic Heidi scanne le document et remplit automatiquement les champs pertinents -- y compris le montant, le fournisseur et la TVA.
5. Sélectionne un mode de paiement dans la liste ou crées-en un nouveau (par ex. « Banque »).
6. Indique la TVA, si tu es assujetti à la TVA.
7. Choisis la catégorie appropriée pour la dépense (par ex. frais de bureau, frais de déplacement, etc.).
8. Enregistre la dépense.

Astuce : Tu disposes de deux options d'enregistrement. Clique sur « Enregistrer » pour sauvegarder la dépense comme non payée -- idéal si le paiement est encore en attente. Ou clique directement sur « Enregistrer comme payée » pour marquer la dépense comme réglée immédiatement.

Encore plus rapide : Glisser-déposer

Tu peux également faire glisser tes factures et justificatifs par glisser-déposer directement dans l'interface de Magic Heidi. Le document est automatiquement analysé et créé en tant que nouvelle dépense. Cela t'épargne des clics supplémentaires et s'avère particulièrement efficace lorsque tu souhaites traiter plusieurs justificatifs en une seule fois.

Méthode 2 : Scanner les justificatifs en déplacement avec le smartphone

Tu es au café, reçois une quittance et souhaites la saisir immédiatement ? Pas de problème. Avec l'application Magic Heidi sur ton smartphone, tu peux scanner les justificatifs directement avec l'appareil photo.

Comment fonctionne le scan mobile

1. Ouvre l'application Magic Heidi sur ton smartphone.
2. Utilise la fonction appareil photo pour prendre une photo du justificatif.
3. La dépense est automatiquement scannée et enregistrée dans ton compte Magic Heidi.
4. Vérifie les données saisies ensuite sur l'ordinateur ou directement sur ton téléphone.

L'avantage : la dépense apparaît immédiatement dans ton compte Magic Heidi. Lorsque tu te connectes sur l'ordinateur et actualises la page, tu retrouves déjà la nouvelle entrée dans ta liste de dépenses.

Astuce : Cette méthode est idéale pour les dépenses en espèces et les quittances physiques. Scanne le justificatif de préférence immédiatement -- ainsi rien ne se perd.

Méthode 3 : Importer les dépenses par e-mail

De nos jours, tu reçois de nombreuses factures par voie numérique par e-mail. Au lieu de les télécharger et de les importer manuellement, tu peux les transférer directement à Magic Heidi.

Comment configurer l'import par e-mail

1. Ouvre l'e-mail contenant la facture que tu souhaites saisir.
2. Transfère l'e-mail à l'adresse : import@scan.magicheidi.ch
3. Joins la facture en pièce jointe, si elle n'est pas déjà en annexe dans l'e-mail original.
4. Magic Heidi analyse le fichier automatiquement. Le système identifie à quel compte appartient la dépense grâce à ton adresse e-mail d'expéditeur.
5. Tu reçois un e-mail de confirmation dès que l'import est terminé.

La dépense importée apparaît ensuite dans ta liste de dépenses et peut être modifiée, catégorisée et marquée comme payée comme d'habitude.

Important : L'adresse e-mail doit correspondre

Pour que l'import fonctionne, l'adresse e-mail depuis laquelle tu envoies doit être liée à ton compte Magic Heidi. Si tu souhaites utiliser une autre adresse e-mail pour l'import, contacte l'équipe Magic Heidi -- la liaison peut être configurée sans difficulté.

Astuce : L'import par e-mail est particulièrement adapté pour les factures de services cloud, les abonnements logiciels ou les achats en ligne. Configure un filtre dans ton programme de messagerie qui transfère automatiquement les factures à Magic Heidi -- ainsi la saisie est entièrement automatisée.

Méthode 4 : Dépenses récurrentes saisies automatiquement

Toutes les dépenses ne sont pas ponctuelles. Le loyer, l'espace de coworking, les abonnements logiciels ou les primes d'assurance reviennent régulièrement. Magic Heidi te permet de faire saisir automatiquement ces dépenses récurrentes.

Comment créer une dépense récurrente

1. Clique sur le symbole plus (+) pour créer une nouvelle dépense.
2. Sélectionne la fréquence de répétition -- choisis entre ponctuel, mensuel et annuel.
3. Définis la durée -- par ex. mensuel pendant 6 mois.
4. Saisis la description, le montant et la catégorie.
5. Enregistre -- Magic Heidi s'occupe du reste.

Création automatique

Magic Heidi crée automatiquement chaque mois (ou chaque année) une nouvelle entrée de dépense. L'entrée est d'abord créée comme non payée. Tu peux voir les dépenses en attente d'un coup d'oeil et les marquer simplement comme payées lors du règlement. C'est idéal pour la planification budgétaire et la vue d'ensemble de la liquidité.

Idéal pour ces dépenses

• Loyer et frais de bureau
• Abonnements d'espace de coworking
• Licences logicielles et services cloud
• Primes d'assurance

Analyser et exporter les dépenses

Saisir les dépenses est la première étape. Il est tout aussi important de garder une vue d'ensemble et de préparer les données pour ta comptabilité. Magic Heidi offre pour cela une section analytique intégrée avec les fonctions suivantes :

• Revenus et dépenses -- présentés clairement par mois
• Répartition par catégories -- vois exactement où va ton argent
• Filtres flexibles -- filtrer par année, période ou statut
• Export Excel -- exporter les données directement pour ta fiduciaire

Exporter les données pour la comptabilité

Lorsqu'il s'agit de la déclaration fiscale ou de la collaboration avec ta fiduciaire, tu peux exporter l'ensemble de tes données financières en quelques clics sous forme de fichier Excel. Le fichier est préparé de manière à pouvoir être utilisé directement pour la comptabilité.

1. Va dans la section « Analytique ».
2. Définis les filtres souhaités (période, catégories, statut).
3. Clique sur « Exporter » pour télécharger les données sous forme de fichier Excel.
4. Transmets le fichier à ta fiduciaire ou utilise-le pour ta propre comptabilité.

Astuce : Exporte tes données régulièrement -- par exemple chaque trimestre. Ainsi, tu disposes toujours d'une sauvegarde actuelle et peux t'appuyer sur des documents propres et complets lors du bouclement annuel.

Aperçu de toutes les méthodes

Quelle que soit la méthode choisie, Magic Heidi analyse automatiquement tes justificatifs, extrait les données pertinentes et les classe correctement. Tu évites les saisies manuelles et réduis les sources d'erreurs.