Fonctions avancées de facturation

Paiements partiels et rappels de paiement

Il arrive que tes clients paient en plusieurs fois. Magic Heidi gère cela proprement :

1. Ouvre la facture partiellement payée.
2. Enregistre le paiement avec le montant effectivement reçu.
3. Magic Heidi calcule automatiquement le solde restant.
4. Génère une nouvelle facture pour le montant restant — ou envoie un rappel de paiement.

Regarde la vidéo ci-dessus pour un guide complet.

Envoyer des rappels :

Va à la facture → appuie sur Générer un rappel → envoie au client. Le rappel inclut les détails de la facture originale et le montant restant dû.

Remises et réductions

Trois façons d'appliquer des remises sur tes factures :

Méthode 1 — Remise en pourcentage : Ajuste le prix unitaire de la ligne pour refléter la remise.

Méthode 2 — Réduction en montant fixe : Ajoute une ligne appelée « Remise » avec une valeur négative. Par exemple, pour réduire le total de CHF 100, ajoute une ligne avec la valeur « -100 ». Le total de la facture se met à jour automatiquement.

Méthode 3 — Remise par article : Crée l'article au prix plein, puis ajoute une seconde ligne avec le montant de la remise en négatif.

Factures récurrentes

Pour les mandats mensuels ou services d'abonnement :

1. Crée ta facture comme d'habitude.
2. Ouvre « Modifier la facture » et trouve l'option de récurrence.
3. Choisis la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle).
4. Définis la date de début et de fin (ou en continu).
5. Enregistre.

Magic Heidi crée automatiquement les factures selon le planning et, si tu le souhaites, les envoie aussi directement.

Envoyer des factures

Trois façons de livrer tes factures à tes clients :

Email (le plus courant) : Appuie sur « Envoyer » sur n'importe quelle facture. La facture s'envoie en PDF avec la section QR-facture incluse. Ton client peut scanner et payer instantanément.

Impression : Appuie sur l'icône de téléchargement pour créer un PDF. Imprime sur du papier A4 standard — la section QR-facture s'imprime correctement en bas.

Partage : Exporte en PDF et envoie-le via WhatsApp, des applications de messagerie ou télécharge-le sur des portails clients.

Toutes les méthodes produisent le même format de facture suisse avec section de paiement QR.

QR-IBAN ou IBAN classique

Bonne nouvelle : Magic Heidi fonctionne avec ton IBAN standard. Tu n'as pas besoin d'un QR-IBAN.

Un QR-IBAN, tu devrais le demander séparément à ta banque. Magic Heidi crée la section de paiement QR suisse avec ton IBAN standard.

La différence technique : Tu n'as besoin d'un QR-IBAN que si tu travailles avec des références QR (références structurées à 27 chiffres). Avec un IBAN normal, ça fonctionne sans.

Tes clients peuvent toujours scanner et payer tes factures instantanément — tu évites simplement les complications du QR-IBAN.

Configurer Revolut Business

Si tu utilises Revolut Business, tu peux le connecter à Magic Heidi pour un suivi des paiements fluide. Regarde la vidéo ci-dessus pour le guide de configuration étape par étape.

Que doit contenir une facture suisse ?

Une facture complète contient habituellement :

• Nom et adresse de ton entreprise
• Ton numéro TVA (si assujetti), plus le taux et le montant de TVA
• Nom et adresse du client
• Numéro de facture (séquentiel)
• Date de facture et date ou période de la prestation
• Description des biens/services
• Prix unitaire et quantité
• Montant total dû
• Conditions de paiement
• Section de paiement QR (IBAN, montant, référence de paiement)

La section de paiement QR est le standard en Suisse, elle n'est pas légalement obligatoire – une facture avec IBAN est aussi valable. Les mentions pour les assujettis à la TVA sont réglées par l'art. 26 LTVA.

Magic Heidi place automatiquement ces mentions sur la facture. Tu ajoutes simplement le client et les lignes.

Dépannage

L'application ne s'ouvre pas ou je ne peux pas me connecter

1. Mets à jour l'application depuis l'App Store ou Google Play.
2. Vérifie ta connexion internet.
3. Réinitialise ton mot de passe via « Mot de passe oublié ».
4. Vide le cache en supprimant et réinstallant (tes données sont en sécurité dans le cloud).

Toujours des problèmes ? Essaie de te connecter via navigateur web sur app.magicheidi.ch, ou contacte le support.

Mes factures ne se synchronisent pas

1. Vérifie l'icône de synchronisation (symbole nuage dans le menu supérieur).
2. Actualise manuellement : tire vers le bas (mobile) ou recharge la page (web).
3. Vérifie la connexion internet.
4. Attends 30 secondes pour les synchronisations importantes.

Si la synchronisation est bloquée : déconnecte-toi et reconnecte-toi, ou vérifie les mises à jour de l'application.

Je ne trouve pas mes factures

Les factures ne disparaissent pas, mais les filtres peuvent les masquer :

1. Vérifie les filtres actifs en haut de la liste des factures.
2. Efface tous les filtres en appuyant sur « Effacer » ou « Tout afficher ».
3. Recherche par nom de client ou numéro de facture.
4. Étends la plage de dates à « Tout ».

J'ai fait une erreur sur une facture envoyée

Pour les petites erreurs (fautes de frappe dans la description) : Si la facture n'a pas encore été payée, tu peux la modifier. Ouvre la facture → Modifier → Fais les corrections → Enregistre. Renvoie-la au client avec une note sur la correction.

Pour les changements de montant : Ne modifie pas les factures envoyées avec des changements financiers. À la place :

1. Marque la facture originale comme « Annulée ».
2. Crée une nouvelle facture avec les informations correctes. Elle reçoit son propre numéro de facture.
3. Renvoie dans le texte à la facture annulée.
4. Envoie-la au client avec une explication.

Ainsi, ton client et toi pouvez retracer ce qui a été modifié.