Fonctions avancées de facturation

Paiements partiels et rappels de paiement

Il arrive que vos clients paient en plusieurs fois. Magic Heidi gère cela proprement :

1. Ouvrez la facture partiellement payée.
2. Enregistrez le paiement avec le montant effectivement reçu.
3. Magic Heidi calcule automatiquement le solde restant.
4. Générez une nouvelle facture pour le montant restant — ou envoyez un rappel de paiement.

Regardez la vidéo ci-dessus pour un guide complet.

Envoyer des rappels :

Allez à la facture → appuyez sur Générer un rappel → envoyez au client. Le rappel inclut les détails de la facture originale et le montant restant dû.

Remises et réductions

Trois façons d'appliquer des remises sur vos factures :

Méthode 1 — Remise en pourcentage : Ajustez le prix unitaire de la ligne pour refléter la remise.

Méthode 2 — Réduction en montant fixe : Ajoutez une ligne appelée « Remise » avec une valeur négative. Par exemple, pour réduire le total de CHF 100, ajoutez une ligne avec la valeur « -100 ». Le total de la facture se met à jour automatiquement.

Méthode 3 — Remise par article : Créez l'article au prix plein, puis ajoutez une seconde ligne avec le montant de la remise en négatif.

Factures récurrentes

Pour les mandats mensuels ou services d'abonnement :

1. Créez votre facture comme d'habitude.
2. Ouvrez « Modifier la facture » et trouvez l'option de récurrence.
3. Choisissez la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle).
4. Définissez la date de début et de fin (ou en continu).
5. Enregistrez.

Magic Heidi génère et envoie automatiquement les factures selon le planning. Vous recevez une notification à chaque fois, pour pouvoir vérifier avant l'envoi si nécessaire.

Envoyer des factures

Trois façons de livrer vos factures à vos clients :

Email (le plus courant) : Appuyez sur « Envoyer » sur n'importe quelle facture. La facture s'envoie en PDF avec la section QR-facture incluse. Votre client peut scanner et payer instantanément.

Impression : Appuyez sur l'icône de téléchargement pour créer un PDF. Imprimez sur du papier A4 standard — la section QR-facture s'imprime correctement en bas.

Partage : Exportez en PDF et envoyez via WhatsApp, applications de messagerie ou téléchargez sur des portails clients.

Toutes les méthodes produisent le même format de facture suisse légalement conforme.

QR-IBAN ou IBAN classique

Bonne nouvelle : Magic Heidi fonctionne avec votre IBAN standard. Vous n'avez pas besoin d'un QR-IBAN.

Certains logiciels de facturation suisses exigent un QR-IBAN spécial de votre banque, ce qui peut prendre des semaines à obtenir et engendre souvent des frais supplémentaires. Magic Heidi génère des QR-factures suisses conformes avec votre IBAN standard.

La différence technique : Les QR-IBAN ne sont obligatoires que si vous utilisez des numéros de référence QR (références structurées à 27 chiffres). Magic Heidi utilise des références créancier à la place, qui fonctionnent avec les IBAN normaux et offrent les mêmes avantages de suivi des paiements.

Vos clients peuvent toujours scanner et payer vos factures instantanément — vous évitez simplement les complications du QR-IBAN.

Configurer Revolut Business

Si vous utilisez Revolut Business, vous pouvez le connecter à Magic Heidi pour un suivi des paiements fluide. Regardez la vidéo ci-dessus pour le guide de configuration étape par étape.

Mentions obligatoires sur les factures suisses

La loi suisse exige ces éléments sur chaque facture :

• Nom et adresse de votre entreprise
• Votre numéro TVA (si assujetti)
• Nom et adresse du client
• Numéro de facture (séquentiel, sans lacunes)
• Date de facture
• Description des biens/services
• Prix unitaire et quantité
• Montant total dû
• Conditions de paiement
• Section QR-facture (IBAN, montant, référence de paiement)

Magic Heidi inclut tout cela automatiquement. Vous ajoutez simplement le client et les lignes — nous gérons la conformité suisse.

Dépannage

L'application ne s'ouvre pas ou je ne peux pas me connecter

1. Mettez à jour l'application depuis l'App Store ou Google Play.
2. Vérifiez votre connexion internet.
3. Réinitialisez votre mot de passe via « Mot de passe oublié ».
4. Videz le cache en supprimant et réinstallant (vos données sont en sécurité dans le cloud).

Toujours des problèmes ? Essayez de vous connecter via navigateur web sur app.magicheidi.ch, ou contactez le support.

Mes factures ne se synchronisent pas

1. Vérifiez l'icône de synchronisation (symbole nuage dans le menu supérieur).
2. Actualisez manuellement : tirez vers le bas (mobile) ou rechargez la page (web).
3. Vérifiez la connexion internet.
4. Attendez 30 secondes pour les synchronisations importantes.

Si la synchronisation est bloquée : déconnectez-vous et reconnectez-vous, ou vérifiez les mises à jour de l'application.

Je ne trouve pas mes factures

Les factures ne disparaissent pas, mais les filtres peuvent les masquer :

1. Vérifiez les filtres actifs en haut de la liste des factures.
2. Effacez tous les filtres en appuyant sur « Effacer » ou « Tout afficher ».
3. Recherchez par nom de client ou numéro de facture.
4. Étendez la plage de dates à « Tout ».

J'ai fait une erreur sur une facture envoyée

Pour les petites erreurs (fautes de frappe dans la description) : Si la facture n'a pas encore été payée, vous pouvez la modifier. Ouvrez la facture → Modifier → Faites les corrections → Enregistrez. Renvoyez au client avec une note sur la correction.

Pour les changements de montant : Ne modifiez pas les factures envoyées avec des changements financiers. À la place :

1. Marquez la facture originale comme « Annulée ».
2. Créez une nouvelle facture avec les informations correctes.
3. Utilisez le même numéro de facture avec un suffixe « A » (par ex. 2024-001A).
4. Envoyez au client avec une explication.

Cela maintient une piste d'audit conforme aux exigences de la loi suisse.