Besoin d'aide avec Magic Heidi ?

Que vous créiez votre première facture ou gériez des scénarios TVA complexes, trouvez l'aide dont vous avez besoin ci-dessous. Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Notre équipe de support répond à chaque question—en allemand, français, italien et anglais.

Contactez-nous directement :

• Téléphone : +41 78 300 24 77 (7 jours sur 7, 9h-17h)
• Email : hello@magicheidi.ch

Premiers pas

Comment créer ma première facture ?

Créer des factures avec Magic Heidi prend moins de 2 minutes :

1. Ouvrez l'application et appuyez sur « + Facture »
2. Sélectionnez ou ajoutez votre client
3. Ajoutez des lignes (produits ou services)
4. Appuyez sur « Générer la facture »

Votre facture inclut automatiquement toutes les exigences légales suisses, y compris la section QR-facture pour un traitement de paiement simplifié.

Comment configurer les informations de mon entreprise ?

Vos coordonnées apparaissent sur chaque facture, il est donc essentiel de les configurer correctement :

1. Allez dans Paramètres → Informations entreprise
2. Entrez le nom de votre entreprise, adresse et coordonnées
3. Ajoutez votre IBAN (un IBAN standard suffit—voir la question sur le QR-IBAN ci-dessous)
4. Si vous êtes assujetti à la TVA, ajoutez votre numéro TVA ici (cela active automatiquement la TVA sur les factures)
5. Enregistrez vos modifications

Ces informations sont stockées de manière sécurisée sur des serveurs suisses à Zürich et se synchronisent sur tous vos appareils.

Comment ajouter mon logo aux factures ?

Des factures professionnelles incluent votre identité visuelle. Pour ajouter votre logo :

Allez dans Paramètres -> Personnaliser la facture. Téléchargez votre logo.

Comment importer mes clients ou produits existants ?

Vous migrez depuis Excel ou un autre outil ? Nous nous occupons de la migration pour vous :

Envoyez votre liste de clients et catalogue de produits à hello@magicheidi.ch dans n'importe quel format (Excel, CSV, ou même PDF). Nous importerons tout dans votre compte sous 48 heures, en veillant à ce que toutes les données soient correctement formatées.

Ce service gratuit est inclus avec tous les comptes Magic Heidi.

Créer et gérer vos factures

Comment ajouter la TVA à mes factures ?

La Suisse applique trois taux de TVA : 8.1% (standard), 2.6% (réduit pour les produits essentiels comme l'alimentation) et 3.7% (hébergement).

Pour activer la TVA :

1. Allez dans Paramètres et trouvez la section TVA
2. Entrez votre numéro TVA suisse (numéro IDE/TVA)
3. Choisissez entre le mode « Inclus » (TVA incluse dans le prix total) et « Additionnel » (TVA ajoutée au prix total).
4. Enregistrez vos paramètres

Une fois activé, vous pouvez définir les taux de TVA par ligne lors de la création de factures. Le détail de la TVA apparaît automatiquement en bas de votre facture, conformément aux exigences suisses.

Pas assujetti à la TVA ? Laissez la TVA désactivée. Vous pouvez vous inscrire à la TVA une fois que votre chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 100'000.

Dois-je utiliser un QR-IBAN ou un IBAN normal ?

Bonne nouvelle : Magic Heidi fonctionne avec votre IBAN standard. Vous n'avez pas besoin d'un QR-IBAN.

Pourquoi c'est important : Certains logiciels de facturation suisses exigent un QR-IBAN spécial de votre banque, ce qui peut prendre des semaines à obtenir et engendre souvent des frais supplémentaires. Magic Heidi génère des QR-factures suisses conformes avec votre IBAN standard.

La différence technique : Les QR-IBAN ne sont obligatoires que si vous utilisez des numéros de référence QR (références structurées à 27 chiffres). Magic Heidi utilise des références créancier à la place, qui fonctionnent avec les IBAN normaux et offrent les mêmes avantages de suivi des paiements.

Vos clients peuvent toujours scanner et payer vos factures instantanément—vous évitez simplement les complications du QR-IBAN.

Comment ajouter une remise ou réduction ?

Appliquez des remises directement sur les factures :

Méthode 1 - Remise en pourcentage : Lors de l'ajout d'une ligne, ajustez le prix unitaire pour refléter la remise.

Méthode 2 - Réduction en montant fixe : Ajoutez une ligne appelée « Remise » ou « Réduction » avec une valeur négative. Par exemple, pour réduire le total de CHF 100, ajoutez une ligne avec la valeur « -100 ». Le total de la facture se met à jour automatiquement.

Méthode 3 - Remise par article : Créez l'article au prix plein, puis ajoutez une seconde ligne avec le montant de la remise en négatif.

Comment ajouter du texte ou des notes personnalisés ?

Les factures nécessitent souvent des informations supplémentaires—conditions de paiement, références de projet ou instructions spéciales.

Pour ajouter du texte personnalisé :

1. Appuyez sur la date ou le numéro de facture
2. Un menu s'ouvre avec des champs supplémentaires
3. Trouvez le champ « Note d'en-tête » ou « Note de pied de page »
4. Entrez votre texte (jusqu'à 500 caractères)
5. Ce texte apparaît sur la facture imprimée/PDF

Utilisez cela pour les conditions de paiement (« Net 30 »), codes de projet (« Projet : Refonte du site web »), ou instructions spéciales (« Veuillez mentionner la référence PO #12345 »).

Comment créer des factures récurrentes ?

Mandats mensuels ? Services d'abonnement ? Configurez des factures récurrentes une fois, et Magic Heidi s'occupe du reste :

1. Créez votre première facture comme d'habitude
2. Ouvrez « Modifier la facture » et trouvez l'option
3. Choisissez la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle)
4. Définissez la date de début et de fin (ou en continu)
5. Enregistrez

Magic Heidi génère et envoie automatiquement les factures selon le planning. Vous recevez une notification à chaque fois, pour pouvoir vérifier avant l'envoi si nécessaire.

Comment envoyer des factures à mes clients ?

Trois façons de livrer vos factures :

Email (le plus courant) : Appuyez sur « Envoyer » sur n'importe quelle facture, sélectionnez email, et la facture s'envoie en PDF avec la QR-facture incluse. Votre client la reçoit instantanément et peut payer en scannant.

Impression : Appuyez sur l'icône de téléchargement pour créer un PDF à imprimer. Imprimez sur du papier A4 standard—la section QR-facture s'imprime correctement en bas.

Partage : Exportez les factures en PDF en cliquant sur l'icône « Partager » ou « Télécharger » et envoyez via votre canal préféré (WhatsApp, applications de messagerie, ou téléchargement sur portails clients).

Toutes les méthodes incluent le même format de facture suisse légalement conforme.

Conformité suisse et exigences légales

Qu'est-ce que les QR-factures suisses et en ai-je besoin ?

Depuis septembre 2022, les QR-factures sont obligatoires pour toutes les factures suisses. Les anciens bulletins de versement orange et rouges ne fonctionnent plus.

Magic Heidi génère automatiquement des QR-factures conformes suisses sur chaque facture. Aucune configuration nécessaire—c'est intégré.

Qu'est-ce qu'une QR-facture ? C'est la section de paiement en bas des factures suisses contenant :

• Un code QR scannable
• Votre IBAN et coordonnées d'entreprise
• Le montant dû
• La référence de paiement

Vos clients scannent ce code avec leur application e-banking et paient en quelques secondes. Pas de saisie manuelle, pas d'erreurs, paiement plus rapide.

Combien de temps dois-je conserver mes factures en Suisse ?

La loi suisse exige une conservation de 10 ans de toutes les factures commerciales et documents financiers.

Magic Heidi stocke vos données de manière sécurisée sur des serveurs suisses (situés à Zürich) aussi longtemps que vous maintenez votre compte. Même si vous passez au plan gratuit, vos données historiques restent accessibles.

Bonne pratique : Exportez et sauvegardez également vos factures annuellement. Allez dans Rapports → Exporter les données pour tout télécharger.

Dois-je m'inscrire à la TVA ?

L'inscription à la TVA est obligatoire lorsque votre chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 100'000.

En dessous de ce seuil, l'inscription à la TVA est facultative. De nombreux indépendants choisissent de ne pas s'inscrire tant que ce n'est pas nécessaire—cela signifie une comptabilité plus simple et pas de déclarations TVA trimestrielles.

Une fois inscrit :

• Vous facturez la TVA (généralement 8.1%)
• Vous pouvez récupérer la TVA sur les dépenses professionnelles
• Vous devez déposer des déclarations TVA trimestrielles auprès de l'Administration fédérale des contributions

Activez la TVA dans Magic Heidi en ajoutant votre numéro IDE dans les Paramètres. L'application calcule automatiquement la TVA et génère des rapports pour vos déclarations trimestrielles.

Que doit contenir une facture suisse ?

La loi suisse exige ces éléments sur chaque facture :

• Nom et adresse de votre entreprise
• Votre numéro TVA (si assujetti)
• Nom et adresse du client
• Numéro de facture (séquentiel, sans lacunes)
• Date de facture
• Description des biens/services
• Prix unitaire et quantité
• Montant total dû
• Conditions de paiement
• Section QR-facture (IBAN, montant, référence de paiement)

Magic Heidi inclut tout cela automatiquement. Vous ajoutez simplement le client et les lignes—nous gérons la conformité suisse.

Banque et paiements

Comment fonctionne l'import de relevés bancaires ?

Depuis votre portail e-banking (UBS, BCV, ZKB, ...), exportez vos transactions en fichier CSV/Excel.

Ensuite, ouvrez l'application Magic Heidi sur la page Factures et faites simplement glisser-déposer le fichier Excel/CSV de votre banque dans l'interface.

Cela examinera tous les paiements de votre fichier et les fera correspondre à vos factures ouvertes pour identifier celles qui ont été payées et les marquer comme telles. Banques compatibles : Toutes les grandes banques suisses incluant UBS, Credit Suisse, PostFinance, Raiffeisen et les banques cantonales.

Comment marquer une facture comme payée ?

Automatique (avec import de relevé bancaire) : Lorsque vous déposez un fichier dans le logiciel, Magic Heidi marque les factures comme payées quand des transactions bancaires correspondantes sont trouvées.

Manuel (sans connexion bancaire) :

1. Survolez la facture dans la liste (sur mobile, glissez vers la droite).
2. Appuyez sur « Enregistrer un paiement »
3. Vous pouvez soit simplement marquer la facture comme payée, soit entrer une date et un montant de paiement.
4. Enregistrez

Le statut de la facture passe à « Payée » et sort de votre liste « En attente ».

Comment suivre les factures impayées ?

Le tableau de bord affiche votre aperçu financier en un coup d'œil :

• Montant en attente : Total des factures impayées
• Factures en retard : Surlignées en rouge après la date d'échéance

Appuyez sur n'importe quelle section pour voir la liste complète des factures. Filtrez par statut (impayée, en retard, payée) ou par client.

Puis-je envoyer des rappels de paiement ?

Oui, les rappels automatisés vous aident à être payé plus rapidement :

Allez à la facture → Générer un rappel → Envoyer au client

Travailler sur plusieurs appareils

Quels appareils supportent Magic Heidi ?

Magic Heidi fonctionne sur plus de plateformes que tout concurrent suisse :

• iPhone : iOS 14 ou plus récent
• Android : Android 8 ou plus récent
• Mac : macOS 11 (Big Sur) ou plus récent
• Windows : Windows 10 ou plus récent
• Web : Tout navigateur moderne

Un compte, tous les appareils. Vos données se synchronisent automatiquement via les serveurs suisses.

Comment scanner les dépenses sur mobile ?

Les applications mobiles incluent le scan de reçus par IA :

1. Ouvrez Dépenses → Nouvelle dépense
2. Appuyez sur l'icône appareil photo
3. Prenez une photo de votre reçu
4. L'IA extrait le montant, la date et le commerçant
5. Vérifiez et catégorisez
6. Enregistrez

Magic Heidi reconnaît les reçus suisses en allemand, français et italien. L'IA s'améliore à chaque scan, apprenant vos fournisseurs habituels et catégories de dépenses.

Magic Heidi fonctionne-t-il hors ligne ?

Oui, avec des limitations : Vous pouvez consulter les factures et clients existants mais ne pouvez pas créer ou envoyer de factures hors ligne.

Nécessite une connexion :

• Envoi de factures par email
• Synchronisation des relevés bancaires
• Configuration initiale de l'application
• Export des rapports

Les applications mobiles mettent en cache vos données récentes pour l'accès hors ligne. Les versions desktop et web nécessitent une connexion internet.

Comment synchroniser les données entre appareils ?

La synchronisation se fait automatiquement—aucune configuration nécessaire :

1. Effectuez des modifications sur n'importe quel appareil
2. Les données sont envoyées aux serveurs suisses
3. Les autres appareils téléchargent les mises à jour à leur prochaine ouverture

Si vous ne voyez pas certaines données, fermez et rouvrez simplement l'application pour charger les dernières modifications.

Rapports et exports

Comment exporter mes données ?

Protégez vos documents professionnels avec des exports réguliers :

1. Allez dans Analyses
2. Choisissez l'année dans le menu déroulant en haut à droite (2026, 2025, ..)
3. Appuyez sur Exporter

Cela téléchargera automatiquement un Excel avec votre comptabilité pour cette année. Vous verrez également une fenêtre pop-up en bas à droite indiquant « Exporter la sauvegarde ». En cliquant dessus, vous recevrez un lien de téléchargement par email en quelques minutes. Cet export zip inclut factures, dépenses, clients et produits—tout ce dont vous avez besoin pour la comptabilité ou un changement de logiciel.

Recommandé : Exportez annuellement pour sauvegarde, même si Magic Heidi stocke les données indéfiniment.

Puis-je générer des rapports TVA ?

Les entreprises assujetties à la TVA ont besoin de rapports trimestriels pour les autorités fiscales suisses :

1. Allez dans Paramètres → Déclaration TVA
2. Sélectionnez le trimestre (T1, T2, T3, T4)
3. Vérifiez la TVA collectée et la TVA payée
4. Exportez en PDF ou Excel

Le rapport montre :

• Total des ventes avec TVA à 8.1%, 2.6% et 3.7%
• TVA collectée auprès des clients
• TVA payée sur les dépenses (si réclamée)
• TVA nette due aux autorités fiscales

Utilisez ce rapport pour compléter votre déclaration TVA trimestrielle en ligne sur le portail de l'Administration fédérale des contributions.

Quels rapports financiers sont disponibles ?

Magic Heidi génère les principaux rapports d'entreprise :

Compte de résultat : Revenus moins dépenses par mois, trimestre ou année. Voyez quels mois sont les plus rentables.

Rapport de chiffre d'affaires : Suivez les tendances de ventes dans le temps. Comparez la croissance d'une année à l'autre.

Rapport de dépenses : Où va votre argent ? Détaillé par catégorie (fournitures de bureau, déplacements, équipement, etc.).

Rapport clients : Qui sont vos meilleurs clients ? Voyez le chiffre d'affaires total par client.

Factures en attente : Rapport de trésorerie montrant les factures impayées par ancienneté (actuel, 30 jours, 60 jours, 90+ jours).

Tous ces rapports sont disponibles dans l'application, soit dans la section Analyses, soit dans la liste des Factures.

Compte et paramètres

Comment changer ma langue ?

Magic Heidi est entièrement disponible en quatre langues suisses + ES / PT :

1. Allez dans l'application Réglages de votre appareil (pas dans Magic Heidi, dans les réglages iPhone)
2. Trouvez Magic Heidi puis -> Langue. Choisissez Deutsch, Français, Italiano ou English
3. L'interface entière se met à jour immédiatement

Vos factures peuvent être dans une langue différente de votre interface. Définissez la langue de facturation dans la section « Modifier la facture », parfait pour les entreprises avec des clients internationaux.

Mes données sont-elles sécurisées ?

Vos données financières sont sensibles. Voici comment Magic Heidi les protège :

Stockage suisse : Toutes les données sont stockées exclusivement sur des serveurs à Zürich, soumis aux strictes lois suisses sur la vie privée. Vos données ne quittent jamais la Suisse.

Chiffrement : Chiffrement de niveau bancaire en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256).

Contrôles d'accès : Vous contrôlez qui peut accéder à votre compte. Ajoutez des membres d'équipe avec des niveaux de permissions spécifiques.

Sauvegardes régulières : Sauvegardes quotidiennes automatisées pour garantir la récupération des données en tout scénario.

Pas d'exploitation des données : Nous ne vendons ni ne partageons jamais vos données. Jamais. Vous êtes propriétaire de vos informations professionnelles.

Conformité : Entièrement conforme à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD).

Que devient mes données si je résilie ?

Vous gardez un accès complet à vos données :

1. Plan gratuit : Conservez un accès historique illimité. Consultez et exportez toutes les factures et rapports indéfiniment.
2. Résiliation complète : Exportez toutes vos données avant de fermer votre compte. Nous fournissons des outils d'export dans les Paramètres.
3. Suppression des données : Demandez la suppression complète des données en envoyant un email à hello@magicheidi.ch. Nous supprimons définitivement tous les enregistrements sous 30 jours.

Nous croyons que vos données professionnelles vous appartiennent—toujours.

Comment ajouter des membres d'équipe ou mon comptable ?

Les entreprises en croissance ont souvent besoin de plusieurs utilisateurs :

1. Allez dans Paramètres → Équipe
2. Appuyez sur « Inviter un utilisateur »
3. Entrez leur email et définissez les permissions
4. Ils reçoivent un email d'invitation

Niveaux de permissions :

• Lecture seule : Parfait pour les comptables qui doivent voir les enregistrements sans faire de modifications
• Standard : Créer des factures et dépenses, mais ne peut pas modifier les paramètres
• Admin : Accès complet à tout

Chaque membre de l'équipe a sa propre connexion. Suivez qui a créé quelle facture pour la traçabilité.

Contactez-nous

Obtenez de l'aide dans votre langue : Support en Deutsch, Français, Italiano ou English

Téléphone : +41 78 300 24 77 (7 jours sur 7, 9h-17h)

Email : hello@magicheidi.ch

Délai de réponse : Nous répondons à chaque email sous 24 heures (généralement beaucoup plus rapidement)

À inclure dans votre message :

• Brève description de votre problème
• Appareil et version de l'application utilisés
• Captures d'écran si pertinent
• Ce que vous avez déjà essayé

Nous nous engageons pour un support légendaire—car votre succès est notre succès.

Vos données restent en Suisse. Créé par un indépendant suisse, pour les indépendants suisses. Support en DE, FR, IT et EN.