Schweizer MWST für Freelancer: Ihr 2025-2026 Compliance-Guide

Die MWST-Landschaft der Schweiz verändert sich. Von der obligatorischen elektronischen Abrechnung über neue Jahresabrechnungsoptionen bis zu geplanten Satzerhöhungen – Freelancer und Selbstständige stehen 2025 und darüber hinaus vor bedeutenden Änderungen.

Dieser Guide bringt Klarheit in die Komplexität. Sie erfahren genau, wann Sie sich registrieren müssen, wie das neue ePortal-System funktioniert, welche Sätze für Ihre Leistungen gelten und wie Sie compliant bleiben und gleichzeitig den administrativen Aufwand minimieren.

Ob Sie erstmals die CHF 100'000-Grenze erreichen oder grenzüberschreitende Kundenarbeit navigieren – diese umfassende Ressource deckt alles ab, was Sie wissen müssen.

Kernprinzip: MWST-registrierte Unternehmen fungieren als Steuereinzüger für den Staat, nicht als eigentliche Steuerzahler. Der Endverbraucher trägt die Kosten.

Das Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG) regelt dieses System, das 1995 eingeführt wurde. Heute ist die MWST eine der wichtigsten Bundeseinnahmequellen der Schweiz mit jährlich über CHF 23 Milliarden.

Nullsatz (0%): Technisch eine Steuerbefreiung. Gilt für Exporte und bestimmte internationale Dienstleistungen. Sie berechnen keine MWST, können aber dennoch Vorsteuer auf damit verbundene Ausgaben zurückfordern – ein bedeutender Vorteil.

Umsetzungszeitplan: Ursprünglich für Januar 2026 geplant, wurde diese Erhöhung voraussichtlich auf Januar 2028 verschoben. Das Parlament finalisiert den Vorschlag bis März 2025, gefolgt von einer Volksabstimmung im September 2025.

Was das für Sie bedeutet: Verwenden Sie die aktuellen Sätze weiterhin bis 2025-2027. Beobachten Sie ESTV-Ankündigungen für das bestätigte Umsetzungsdatum. Bei Satzänderungen müssen Sie Rechnungssysteme aktualisieren, Preise neu kalkulieren und Änderungen klar an Kunden kommunizieren.

So registrieren Sie sich: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Registrierung erfolgt vollständig online über das ESTV-ePortal.

Was Sie benötigen:

1. UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer) aus dem Handelsregister, ODER Ihre AHV-Nummer, falls Sie Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag sind
2. Grundlegende Geschäftsinformationen: Rechtsform, Geschäftstätigkeiten, geschätzter Jahresumsatz
3. Kontaktdaten und Bankverbindung für MWST-Zahlungen/Rückerstattungen

Der Prozess:

1. Rufen Sie das ESTV-ePortal auf und erstellen Sie ein Konto
2. Füllen Sie das MWST-Registrierungsformular aus (Formular 1000)
3. Wählen Sie Ihre Abrechnungsmethode (effektive oder Saldosteuersatz-Methode)
4. Wählen Sie Ihre Abrechnungsperiode (quartalsweise oder jährlich, falls berechtigt)
5. Reichen Sie ein und warten Sie auf Bestätigung

Zeitrahmen: Rechnen Sie mit ca. 4 Wochen Bearbeitungszeit. Die ESTV stellt Ihre MWST-Nummer aus (beginnend mit CHE und endend mit MWST/TVA/IVA).

Wichtig: Die Registrierung erfolgt nicht rückwirkend. Wenn Sie die Grenze im Juni überschritten haben, aber sich erst im September registrieren, beginnt Ihre Pflicht ab dem 1. Juli (Beginn Q3), nicht ab dem 1. Januar.

Obligatorische ePortal-Abrechnung

Ab 1. Januar 2025: Alle MWST-registrierten Unternehmen müssen Abrechnungen elektronisch über das ePortal einreichen. Papiereinreichungen werden nicht mehr akzeptiert.

Falls Sie bisher Papierabrechnungen eingereicht haben, wechseln Sie jetzt. Das ePortal erfordert:

• Eine gültige E-Mail-Adresse
• Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Modernen Browser (Chrome, Firefox, Safari oder Edge)

Erstnutzer sollten sich vor der ersten Quartals-Deadline extra Zeit nehmen, um sich mit der Oberfläche vertraut zu machen.

Jahresabrechnung möglich

Neu für 2025: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal CHF 5'005'000 und einer guten Compliance-Geschichte können wählen, MWST-Abrechnungen jährlich statt quartalsweise einzureichen.

Voraussetzungen:

• Saubere Compliance-Bilanz (keine verspäteten Einreichungen oder Strafen im Vorjahr)
• Umsatz unter CHF 5'005'000
• Antrag über ePortal eingereicht

So funktioniert es:
Leisten Sie Ratenzahlungen am 30. Mai, 30. August und 30. November. Reichen Sie Ihre endgültige Jahresabrechnung mit der tatsächlichen MWST bis zum folgenden 28. Februar ein.

Vorteile: Deutlich reduzierter Verwaltungsaufwand. Drei Vorauszahlungen statt vier Quartalsberechnungen. Eine umfassende Jahresabrechnung.

Nachteile: Cashflow-Auswirkung, wenn Sie typischerweise in einer Guthabenposition sind. Seltenere Rückerstattungen, wenn Sie regelmässig mehr MWST zahlen als einziehen.

Digitale Plattform – Fiktiver Lieferant

Ab 1. Januar 2025: Wenn Sie einen digitalen Marktplatz oder eine Plattform betreiben, die Verkäufe in der Schweiz ermöglicht, können Sie für MWST-Zwecke als fiktiver Lieferant gelten.

Dies betrifft:

• Marktplatzplattformen (wie Etsy, eBay-Äquivalente)
• App Stores
• Online-Buchungsplattformen
• Gig-Economy-Plattformen

Das Prinzip: Die Plattform, nicht der einzelne Verkäufer, wird für die MWST-Erhebung und -Abführung verantwortlich, wenn sie Verkäufe an Schweizer Kunden ermöglicht.

Betroffene Freelancer: Wenn Sie Dienstleistungen über Plattformen verkaufen, klären Sie, wer die MWST-Pflichten übernimmt. Einige Plattformen behalten jetzt MWST in Ihrem Namen ein, was Ihre Nettoeinkommensberechnungen beeinflusst.

MWST-Abrechnung einreichen: Fristen und Ablauf

Quartalsabrechnung (Standard)

Ihr Steuerjahr unterteilt sich in vier Quartale:

• Q1: 1. Januar - 31. März (Fällig: 31. Mai)
• Q2: 1. April - 30. Juni (Fällig: 31. August)
• Q3: 1. Juli - 30. September (Fällig: 30. November)
• Q4: 1. Oktober - 31. Dezember (Fällig: 28./29. Februar)

Abgabefrist: 60 Tage nach Quartalsende. Die Zahlung ist gleichzeitig mit der Einreichung fällig.

Jahresabrechnung (Neue Option 2025)

Wenn Sie die Jahresabrechnung wählen:

Ratenzahlungen fällig:

• 30. Mai (erste Rate)
• 30. August (zweite Rate)
• 30. November (dritte Rate)

Endabrechnung fällig: 28. Februar des Folgejahres.

Die ESTV berechnet Raten basierend auf Ihrer MWST-Schuld des Vorjahres oder Ihrem geschätzten Umsatz bei Neuregistrierung.

Der Abrechnungsprozess

1. Melden Sie sich im ePortal an mit Ihren Zugangsdaten und Zwei-Faktor-Authentifizierung
2. Wählen Sie das richtige Formular: MWST-100 für Quartals-/Jahresabrechnungen
3. Geben Sie Umsatzdaten ein:
   • Ziffer 200: Gesamtumsatz aus steuerbaren Leistungen
   • Ziffer 221: Exportumsätze (MWST-befreit)
   • Ziffer 225: Übertragungen im Meldeverfahren
   • Ziffer 235: Abzüge (Rabatte, Skonti, Frühzahlerrabatte)
4. Melden Sie erhobene MWST:
   • Ziffer 302: Leistungen zu 8,1%
   • Ziffer 312: Leistungen zu 2,6%
   • Ziffer 342: Leistungen zu 3,8%
5. Fordern Sie Vorsteuer:
   • Ziffer 400: Vorsteuer auf Waren, Dienstleistungen und Investitionen
   • Ziffer 405: Vorsteuer auf Importe
   • Ziffer 410: Vorsteuerberichtigungen
6. Überprüfen Sie die Berechnung: Das ePortal berechnet automatisch die fällige Netto-MWST oder Rückerstattung
7. Reichen Sie die Abrechnung ein: Digitale Signatur bestätigt die Einreichung
8. Leisten Sie die Zahlung: Zahlen Sie über die ePortal-Oberfläche oder per Banküberweisung mit der angegebenen Referenznummer

Strafen bei verspäteter Einreichung:

• Zinsen: 4,75% jährlich auf überfällige Beträge
• Bussen: Bis CHF 800'000 für falsche Abrechnungen, CHF 20'000 bei Fahrlässigkeit
• Mahngebühren: CHF 20-50 pro Mahnschreiben

Importe und Bezugsteuer

Wenn Sie Leistungen von ausländischen Lieferanten beziehen:

Bezugsteuer: Sie können Schweizer MWST auf importierte Dienstleistungen durch den Reverse-Charge-Mechanismus schulden.

Berechnung: Wenden Sie den entsprechenden Schweizer MWST-Satz auf den Leistungswert an. Melden Sie dies als Umsatzsteuer (Ziffer 382) und fordern Sie es gleichzeitig als Vorsteuer (Ziffer 400) zurück, wenn es sich um eine abzugsfähige Geschäftsausgabe handelt – oft mit Netto-Null-Effekt.

Häufige Szenarien:

• Software-Abonnements von US-Unternehmen
• Marketing-Dienstleistungen von EU-Agenturen
• Professionelle Beratung von ausländischen Anbietern

Aufbewahrungspflichten

Was aufzubewahren ist:

• Alle erhaltenen MWST-Rechnungen (Einkäufe)
• Kopien aller ausgestellten MWST-Rechnungen (Verkäufe)
• Kreditkartenabrechnungen und Quittungen
• Kontoauszüge mit Zahlungen
• Import-/Exportdokumentation
• Verträge mit Kunden und Lieferanten

Wie lange: Mindestens 10 Jahre ab Transaktionsdatum.

Format: Elektronische Speicherung akzeptabel, wenn Unterlagen lesbar, vollständig und für Prüfungen zugänglich bleiben.

Best Practice: Scannen Sie Papierbelege sofort. Verwenden Sie Cloud-Buchhaltungssoftware mit automatischem Backup. Organisieren Sie nach Quartal/Jahr für einfachen Zugriff bei Prüfungen.

Praktische Beispiele: Szenarien aus der Praxis

Beispiel 1: IT-Berater überschreitet den Schwellenwert

Situation: Lukas, freiberuflicher Softwareentwickler in Zürich, hat 2024 CHF 85'000 fakturiert. Er erhält im Februar 2025 einen Grossauftrag über CHF 40'000, was seinen rollierenden 12-Monats-Gesamtumsatz auf CHF 95'000 bringt. Bis April bringen laufende kleinere Projekte ihn auf CHF 108'000.

Erforderliche Massnahmen:

• Im April erkennt Lukas, dass er dieses Quartal CHF 100'000 überschreiten wird
• Er registriert sich über das ePortal innerhalb von 30 Tagen (bis Ende April)
• Die Registrierung wird am 1. Juli 2025 wirksam (Beginn Q3)
• Ab dem 1. Juli muss Lukas:
  • 8,1% MWST auf alle neuen Rechnungen berechnen
  • Alle Vorsteuern auf Geschäftsausgaben erfassen
  • Seine erste Abrechnung bis 31. August für Q3 einreichen

Q3-Berechnung (vereinfacht):

• Umsatz: CHF 35'000
• Erhobene MWST (8,1%): CHF 2'835
• Geschäftsausgaben: CHF 8'000
• Vorsteuer (8,1%): CHF 648
• Fällige Netto-MWST: CHF 2'835 - CHF 648 = CHF 2'187

Lukas reicht dies über das ePortal bis 31. August ein und zahlt CHF 2'187.

Beispiel 2: Marketing-Beraterin mit EU-Kunden

Situation: Sophie bietet Marketingberatung sowohl für Schweizer als auch europäische Kunden an. In Q2 2025:

• Schweizer Kunde A: CHF 8'000 Projekt (MWST-pflichtig)
• Deutscher Kunde B: CHF 12'000 Projekt (B2B, Reverse Charge)
• Schweizer Kunde C: CHF 5'000 Projekt (MWST-pflichtig)

Rechnungsansatz:

Schweizer Kunde A:

• Dienstleistungen: CHF 8'000
• MWST 8,1%: CHF 648
• Total: CHF 8'648

Deutscher Kunde B:

• Dienstleistungen: CHF 12'000
• MWST: CHF 0 (Reverse Charge - Kunde deklariert deutsche MWST)
• Rechnungsvermerk: "Reverse Charge - Art. 196 EU-MWST-Richtlinie"
• Total: CHF 12'000

Schweizer Kunde C:

• Dienstleistungen: CHF 5'000
• MWST 8,1%: CHF 405
• Total: CHF 5'405

Q2 MWST-Abrechnung:

• Ziffer 200 (Gesamtumsatz): CHF 25'000
• Ziffer 221 (befreite Verkäufe an ausländische Kunden): CHF 12'000
• Ziffer 302 (steuerpflichtig zu 8,1%): CHF 13'000
• Erhobene MWST: CHF 1'053
• Geltend gemachte Vorsteuer: CHF 450 (auf CHF 5'500 Ausgaben)
• Fällige Netto-MWST: CHF 603

Sophie meldet alle Umsätze, zahlt aber nur MWST auf den Schweizer Anteil.

Beispiel 3: Trainer erwägt freiwillige Registrierung

Situation: Marc führt Business-Trainings durch. Sein Umsatz 2024 betrug CHF 65'000 – unter dem obligatorischen Schwellenwert. Jedoch:

• Er kaufte Videoausrüstung für CHF 15'000 (+ CHF 1'215 MWST)
• Er mietet regelmässig Schulungsräume (+ erhobene MWST)
• Er plant, 2025 weitere CHF 20'000 in Ausrüstung zu investieren
• Die meisten Kunden sind MWST-registrierte Unternehmen, die MWST zurückfordern können

Analyse:

Ohne MWST-Registrierung:

• Keine MWST an Kunden (potenziell attraktive Preisgestaltung)
• Kann CHF 1'215 auf Ausrüstung nicht zurückfordern
• Kann ~CHF 1'600 auf erwartete 2025-Ausrüstung nicht zurückfordern
• Total verlorene Vorsteuer: ~CHF 2'815

Mit freiwilliger Registrierung:

• Muss 8,1% MWST berechnen (auf seine CHF 65'000 = CHF 5'265)
• Kann vergangene Ausrüstungs-MWST zurückfordern: CHF 1'215
• Kann zukünftige Ausrüstungs-MWST zurückfordern: CHF 1'620
• Kann MWST auf laufende Ausgaben zurückfordern: ~CHF 800/Jahr
• Jährliche Nettokosten: CHF 5'265 - CHF 3'635 = CHF 1'630

Entscheidung: Marc registriert sich freiwillig, weil:

1. Der Vorsteuerabzug über 50% seiner MWST-Einnahmen ausmacht
2. Seine B2B-Kunden sich nicht am MWST-Aufschlag stören
3. Er weiterhin Ausrüstungsinvestitionen plant
4. Er ein etablierteres Geschäftsimage bevorzugt

Wichtig: Marc muss mindestens das gesamte Kalenderjahr 2025 registriert bleiben, auch wenn sich die Umstände ändern.

Kosten-Nutzen-Analyse: Treuhandleistungen kosten typischerweise CHF 150-300 pro Stunde oder CHF 500-1'500 pro Jahr für grundlegende MWST-Abrechnungsunterstützung. Wenn dies Ihnen auch nur 10 Stunden Recherchezeit spart und das Fehlerrisiko reduziert, rechnet es sich.

Tools und Ressourcen

Offizielle Ressourcen

Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV):

• Haupt-MWST-Portal: Offizielle Sätze, Vorschriften und Ankündigungen
• ePortal-Zugang: Abrechnungsplattform
• MWST-Infos: Detaillierte Anleitungen zu spezifischen Themen
• Branchenspezifische Satzstabellen: Saldosteuersatz-Prozentsätze

Kantonale Steuerverwaltungen:
Obwohl die MWST eine Bundessteuer ist, bieten Kantone ergänzende Unternehmensunterstützung und können allgemeine Fragen beantworten.

Fazit: MWST in der Schweiz meistern in 2025 und darüber hinaus

Schweizer MWST-Compliance muss nicht überwältigend sein. Die Grundlagen sind einfach: Registrieren Sie sich bei Bedarf, berechnen Sie die korrekten Sätze, erfassen Sie Ihre Ausgaben, reichen Sie fristgerecht über das ePortal ein und führen Sie ordentliche Unterlagen.

Die 2025-Änderungen – obligatorische elektronische Abrechnung, Jahresabrechnungsoptionen und digitale Plattformregeln – vereinfachen die Compliance für die meisten Freelancer sogar. Das ePortal rationalisiert die Einreichung, Jahresabrechnung reduziert die administrative Häufigkeit und die Regeln zum fiktiven Lieferanten bei Plattformen beseitigen Verwirrung über Marktplatzverkäufe.

Mit Blick auf 2026-2028 beobachten Sie die geplanten Satzerhöhungen. Während parlamentarische Genehmigung und Volksabstimmung die Zeitpläne verschieben könnten, verhindert frühzeitige Vorbereitung Last-Minute-Hektik. Wenn sich Sätze ändern, aktualisieren Sie einfach Ihre Systeme und kommunizieren Sie klar mit Kunden.

Wichtige Erkenntnisse:

1. Überwachen Sie Ihren Schwellenwert ständig – rollierende 12-Monats-Berechnung, nicht Kalenderjahr
2. Registrieren Sie sich umgehend – innerhalb 30 Tagen, wenn Überschreitung absehbar wird
3. Nutzen Sie das ePortal – obligatorisch für alle 2025+ Abrechnungen
4. Erwägen Sie Jahresabrechnung – reduziert Admin drastisch, wenn Sie berechtigt sind
5. Grenzüberschreitende Rechnungsstellung richtig machen – Reverse Charge für B2B-EU-Kunden
6. Führen Sie akribische Aufzeichnungen – 10 Jahre, organisiert nach Quartal
7. Bleiben Sie informiert – ESTV-Ankündigungen, Satzänderungen, Vorschriften-Updates

Mit geeigneten Systemen und Tools wird MWST-Compliance zur Routine – nur ein weiterer handhabbarer Aspekt Ihres erfolgreichen Schweizer Freelance-Geschäfts.

Zuletzt aktualisiert: Januar 2025. Dieser Guide spiegelt die aktuellen Schweizer MWST-Vorschriften zum Veröffentlichungszeitpunkt wider. MWST-Sätze, Schwellenwerte und Verfahren können sich ändern. Überprüfen Sie aktuelle Anforderungen immer bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV/AFC/AFD), bevor Sie Geschäftsentscheidungen treffen.