Para configurar a sua conta Magic Heidi corretamente, acesse Configurações → Minha Empresa para preencher seu nome, endereço e IBAN, depois abra Personalizar Fatura para adicionar seu logo, mensagens padrão, anexos e prazos de pagamento. A maioria dos freelancers conclui a configuração completa em menos de 15 minutos — e, depois disso, cada fatura que você enviar será profissional, com a sua identidade visual e pronta para ser paga.

Mas tem algo que ninguém te conta: a maioria dos freelancers preenche apenas o mínimo e acaba ignorando as configurações que de verdade economizam tempo e dinheiro — como adicionar um segundo IBAN para moedas estrangeiras, definir mensagens padrão nas faturas ou configurar um e-mail de resposta separado da sua caixa pessoal. Este guia percorre cada configuração do Magic Heidi, explica o que ela faz e quando você realmente deve usá-la.

Por Que Configurar o Magic Heidi Corretamente Faz Diferença

Você já preencheu seu nome, endereço e IBAN. Tecnicamente, está pronto para receber pagamentos. Então, por que se aprofundar nas configurações?

Porque a configuração padrão deixa dinheiro na mesa. Além disso, suas faturas ficam genéricas e você é forçado a redigitar as mesmas informações toda vez que cobra um cliente.

Pense na Lena, uma designer de UX fictícia baseada em Genebra que começou a usar o Magic Heidi na primavera passada. Ela pulou a etapa de personalização e passou os primeiros três meses digitando manualmente "Obrigado pela preferência — pagamento em até 14 dias" no rodapé de cada fatura. São cerca de dois minutos por fatura, multiplicados por 40 faturas — mais de uma hora de trabalho que poderia ter evitado com uma única configuração.

A boa notícia: dá para resolver tudo em uma única sessão. Vamos começar.

Passo 1: Configure os Dados da Sua Empresa (Página Minha Empresa)

Abra o menu lateral esquerdo no Magic Heidi, clique em Configurações e depois em Minha Empresa. Provavelmente você já viu essa página, mas ela tem mais do que parece.

Informações Básicas

No topo, você encontra os campos essenciais:

• Nome da empresa (ou seu nome legal, se você trabalha como autônomo)
• Endereço, CEP e cidade
• IBAN principal — para onde os pagamentos vão por padrão

Se você está começando como freelancer na Suíça e não sabe bem como estruturar seu negócio legalmente, nosso guia para se tornar freelancer na Suíça explica todo o processo.

Informações de Contato Adicionais

Role um pouco para baixo e você verá campos para dados de contato adicionais. Adicione seu telefone e e-mail aqui se quiser que apareçam abaixo do seu logo em todas as faturas. Os clientes valorizam ter uma forma direta de entrar em contato, especialmente em trabalhos B2B, onde dúvidas sobre faturas podem surgir.

É opcional, mas recomendado. Um detalhe pequeno que passa uma imagem muito mais profissional.

Adicionar um Segundo IBAN

Às vezes você precisa que os pagamentos sejam direcionados para contas diferentes. Talvez um IBAN seja sua conta principal e o outro seja para um cliente ou projeto específico.

O Magic Heidi permite adicionar um segundo IBAN aqui mesmo. Você pode então escolher qual usar em cada fatura.

Configurações de IVA

Se você é registrado para IVA na Suíça, é aqui que você o configura. Temos tutoriais específicos sobre configuração de IVA, então não vamos entrar em detalhes agora — apenas saiba que é aqui que fica.

Dados Bancários Personalizados (A Configuração Que a Maioria dos Freelancers Ignora)

É aqui que as coisas ficam interessantes — e onde você precisa tomar um cuidado extra.

Por padrão, se você envia uma fatura em dólares americanos, o Magic Heidi usa seu IBAN suíço. Tudo bem — mas nem sempre é o ideal. IBANs suíços podem ser lentos e caros para transferências em moeda estrangeira.

Se você tem uma conta Revolut Business ou uma conta Wise com dados bancários dedicados para moedas estrangeiras, pode inserir essas informações em dados bancários personalizados. Quando você faturar nessa moeda, o Magic Heidi substituirá automaticamente a seção do QR code pelos seus dados bancários estrangeiros.

Imagine o Marc, um desenvolvedor fictício de Lausanne que trabalha com um cliente no Reino Unido que paga em libras esterlinas. Sem dados bancários personalizados, as faturas do Marc mostram o IBAN suíço, e o cliente paga de 25 a 40 CHF extras em taxas de conversão por fatura. Depois que Marc adicionou sua conta Wise em libras nos dados bancários personalizados, cada fatura em GBP passa a mostrar os dados bancários do Reino Unido — e o cliente paga exatamente o valor faturado, sem taxas, sem complicações.

A regra: use dados bancários personalizados somente se você realmente fatura em moedas estrangeiras e tem contas dedicadas para recebê-las. Caso contrário, deixe em branco e o seu IBAN suíço resolve tudo.

Passo 2: Personalize a Aparência das Suas Faturas

Agora clique em Personalizar Fatura no menu de configurações. Essa página controla como todas as suas faturas ficam visualmente e o que elas dizem por padrão.

Faça Upload do Seu Logo

O primeiro campo é para o logo da fatura. Suba seu arquivo aqui — PNG com fundo transparente funciona melhor — e ele aparecerá no topo de todas as faturas que você enviar.

Se você ainda não tem um logo, pode deixar em branco. O Magic Heidi ainda vai gerar uma fatura limpa e profissional usando apenas o nome da sua empresa.

Anexos na Fatura (Termos e Condições)

Esta é uma configuração valiosa para certas profissões: anexo de fatura.

Se você tem termos e condições, um modelo de contrato ou qualquer documento que queira incluir em todas as faturas, suba-o aqui. Quando o Magic Heidi envia a fatura, o seu anexo vai junto automaticamente.

Pense na Sophie, uma fotógrafa fictícia de Zurique. Ela sempre precisa lembrar os clientes de que os direitos de imagem pertencem a ela e que suas fotos não podem ser revendidas sem autorização. Em vez de escrever isso em cada e-mail ou torcer para que os clientes não ignorem, Sophie sobe um documento de uma página com seus T&Cs no campo de anexos. Agora toda fatura que ela envia já inclui os termos automaticamente — e se alguma disputa surgir, ela tem prova clara de que o cliente os recebeu.

E-mail de Resposta (Reply-To)

Por padrão, quando o Magic Heidi envia um e-mail de fatura e o cliente responde, a resposta vai para o e-mail cadastrado na sua conta.

Pode ser o seu e-mail pessoal. Ou o e-mail de login do Magic Heidi. Nenhum dos dois é ideal se você quer que as respostas dos clientes cheguem, por exemplo, para cobranca@suaempresa.com.br ou suporte@suaempresa.com.br.

Altere o e-mail de resposta aqui e todas as respostas dos clientes serão direcionadas para o endereço que você quiser.

Passo 3: Defina Mensagens Padrão nas Faturas (Economize Tempo em Cada Envio)

Role para baixo na página Personalizar Fatura e você verá mensagens padrão de fatura. São os blocos de texto mais longos que aparecem no rodapé das suas faturas — geralmente coisas como:

• "Obrigado pela preferência."
• "Por favor, efetue o pagamento em até 10 dias após o recebimento."
• "Em caso de dúvidas, entre em contato pelo..."

Configure isso uma vez e cada nova fatura já incluirá automaticamente essa mensagem. Chega de redigitar o mesmo texto de encerramento 40 vezes por ano.

Atenção: Se você definir uma mensagem padrão agora, ela só se aplica às faturas criadas a partir deste momento. As faturas existentes continuam exatamente como estão.

Isso é intencional. Significa que você ainda pode personalizar faturas individuais quando precisar — basta abrir qualquer fatura específica, rolar até o canto superior direito e substituir o padrão para aquele cliente ou projeto.

Passo 4: Configure os Campos de Assinatura nos Orçamentos

Se você envia orçamentos (propostas) antes de faturar, o Magic Heidi pode incluir um campo de data e assinatura no rodapé para o cliente assinar e devolver.

Isso vem habilitado por padrão. Se você não precisar — talvez aceite aprovação verbal ou por e-mail — pode desabilitar aqui.

Para freelancers suíços que trabalham com clientes corporativos, mantenha habilitado. Muitas empresas exigem um orçamento assinado antes de emitir uma ordem de compra. Se você envia orçamentos com frequência, nosso guia de Kostenvoranschlag cobre os pontos legais essenciais.

Passo 5: Resolva Divergências Entre Nome Comercial e Nome na Conta Bancária

Esta é uma configuração sutil, mas importante. Às vezes o nome da sua empresa não coincide com o nome na conta bancária.

Por exemplo: sua empresa está registrada como "Happy Traveling", mas a conta bancária pertence a "Nathan Ganzer" (você, a pessoa física). Você quer "Happy Traveling" no cabeçalho da fatura, mas na seção de pagamento via QR, precisa de "Nathan Ganzer" — porque é esse o titular legal da conta.

Use esta configuração para substituir o nome exibido na seção do QR code sem alterar a identidade visual do restante da fatura. Os clientes pagam corretamente, e a sua marca permanece consistente.

Passo 6: Configure a Referência de Pagamento (Apenas para Usuários do Revolut Business)

Esta configuração é relevante principalmente se você usa o Revolut Business.

O Revolut Business fornece um IBAN, mas tecnicamente é um IBAN compartilhado. Vários usuários do Revolut podem ter o mesmo. A forma como o Revolut identifica a qual conta um pagamento pertence é por meio de uma referência de pagamento.

Se você usa o Revolut Business:

1. Insira o IBAN do Revolut no campo de IBAN (em Minha Empresa)
2. Insira sua referência de pagamento exclusiva aqui no campo dedicado

Se você pular esse passo, os pagamentos para sua conta Revolut podem ser devolvidos ou ficar em espera. Não é nada agradável.

Passo 7: Defina o Prazo de Pagamento

Última configuração nessa página: prazo para pagamentos.

Isso controla se suas faturas incluem uma data de vencimento e, se sim, quantos dias os clientes têm para pagar.

Você tem três opções:

• Desabilitado: Nenhuma data de vencimento aparece nas faturas (não recomendado)
• Habilitado com dias padrão: Cada fatura tem o mesmo prazo de pagamento (mais comum — geralmente 14 ou 30 dias na Suíça)
• Personalizável por fatura: Substitua o padrão quando precisar

Para trabalhos B2B na Suíça, 30 dias é o padrão. Para B2C ou projetos menores, 14 dias é mais comum. Escolha o que combina com o seu negócio e com o seu fluxo de caixa.

Como Fica Sua Fatura Depois da Configuração

Depois de configurar tudo, envie uma fatura de teste para você mesmo e veja o resultado. A tabela abaixo mostra o que cada configuração controla no documento final.

Se algo parecer vazio ou errado, volte à configuração correspondente e ajuste. O Magic Heidi atualiza tudo em tempo real, então você pode ajustar até que suas faturas fiquem exatamente como você quer.

Conclusão

As configurações do Magic Heidi podem parecer muita coisa à primeira vista, mas a maioria delas é do tipo configure uma vez e esqueça. Dedique 15 minutos agora, e cada fatura que você enviar no próximo ano será com a sua identidade, precisa e profissional — sem ficar repetindo o mesmo texto padrão toda vez.

Quer entender melhor o mecanismo de faturamento em si? Veja nossa visão geral de faturamento ou navegue por todos os tutoriais para mais guias de configuração.