Top 5 software di fatturazione e contabilità per indipendenti svizzeri

Quale software di contabilità scegliere come indipendente in Svizzera? Il mio confronto onesto dei 5 migliori strumenti, ordinati in base al tuo profilo.

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Nathan Ganser

Fondatore di Magic Heidi

In quest'epoca di IA, ChatGPT, Claude e compagnia bella... mi sono detto che avrei fatto una cosa un po' folle, un po' rétro, e che avrei scritto un articolo del blog da solo, a mano. Si parte!

Sono stato indipendente in Svizzera per diversi anni e ho quindi accumulato un po' di esperienza nel settore. In più, da quando ho lanciato la mia azienda Magic Heidi, ho parlato con centinaia di indipendenti svizzeri e sentito tutte le storie possibili sulla maggior parte dei software di contabilità e di fatturazione disponibili in Svizzera. Abbastanza, insomma, per avere una buona visione d'insieme della situazione e dare un parere informato e utile sulla domanda: quale software scegliere per la mia attività?

Le 4 categorie di indipendenti

E tu? Che tipo di indipendente sei? Vediamo insieme, a grandi linee, le 4 categorie di indipendenti che ho incontrato.

Il piccolo indipendente pragmatico

È l'indipendente che guadagna meno di 100k all'anno e che vuole fare le cose per bene, ma in modo efficiente, senza passarci ore. Non si considera un contabile e non prova nessun piacere a smanettare per ore su Excel. In passato ha affidato la sua contabilità a un fiduciario (o ci ha pensato), ma trova comunque ridicolo pagare così tanto, soprattutto perché deve poi fare comunque un sacco di lavoro: scansionare/organizzare le spese, classificare le fatture, ecc. per poi mandare tutto al fiduciario.

Il piccolo indipendente che avrebbe voluto fare il fiduciario

Questo indipendente lo adoro. È la persona super seria che vuole assolutamente seguire un piano contabile per PMI, è la persona che prova piacere nella complessità, che vuole ammortizzare l'acquisto del suo MacBook ma idealmente con un'aliquota degressiva piuttosto che lineare per rappresentare «davvero bene» la variazione di valore. L'indipendente che vuole assolutamente una connessione diretta con il suo conto bancario per importare i 3 pagamenti che riceve al mese.

È l'indipendente che vuole tutte le funzionalità di un software per PMI: contabilità in partita doppia, attivi, passivi e idealmente anche integrare nel software la gestione della casa che possiede, ma trova i software per PMI comunque un po' cari e non così semplici come vorrebbe, e allora vuole un software per indipendenti.

L'indipendente che ce l'ha fatta

È l'indipendente che guadagna più di 100k, ma meno di 500k, senza dipendenti. I suoi collaboratori sono altri indipendenti che gli fatturano, quindi non deve scervellarsi con le buste paga. Ogni fattura che riceve è semplicemente una nuova spesa. Vuole qualcosa di semplice e professionale che gli permetta di fare la dichiarazione delle imposte, di gestire le sue dichiarazioni IVA e basta. Non ha bisogno di funzionalità super complesse per l'importazione di prodotti da un paese fuori UE per i quali bisogna ancora pagare dazi che verranno poi rimborsati ecc...

L'indipendente che è già una PMI

Ha cominciato diversi anni fa come indipendente ma nel frattempo ha fondato una Sagl, ha qualche dipendente e capisce che l'essenziale nel suo mestiere è il suo mestiere (e non la contabilità).

Il suo fiduciario gli ha detto che doveva passare a un software serio ma lui odia quel software e vuole continuare a usare qualcosa di semplice; in fondo, non gliene importa nulla di conoscere la sua redditività per cliente. Vuole continuare a vendere il suo servizio, mandare le sue fatture ed essere pagato: Basta!

Il software ideale

Vediamo ora qual è il software ideale, secondo me, per ogni tipo di indipendente definito in precedenza. Per fare la mia scelta e prendere la mia decisione, ho selezionato alcuni criteri di base, dei «sine qua non» senza i quali ritengo che un software non ne valga già la pena.

4 criteri quindi, niente di trascendentale: disponibile nella tua lingua, esiste da qualche anno, almeno qualche recensione su siti diversi e un'app mobile complementare al software principale... E beh, in pratica vedrai che non resta granché in termini di opzioni per gli indipendenti svizzeri...

Il software ideale per il piccolo indipendente pragmatico

Magic Heidi è il software di contabilità ideale per gli indipendenti svizzeri pragmatici. Pensato per essere semplice da usare (richiede per esempio il minor numero di clic di tutti i software svizzeri per creare un account e mandare una fattura).

Puoi fare tutto: fatture con QR-fattura svizzera conforme, preventivi, solleciti di pagamento, fatture in valute estere, fatturazione a ore, scansione e categorizzazione delle tue spese, importazione delle transazioni bancarie, esportazione dei dati in formato conforme per la dichiarazione delle imposte, lista clienti — il software fa tutto ciò di cui un piccolo indipendente ha bisogno, semplicemente perché è stato pensato per questo.

Quello che non fa: buste paga, gestione di progetti complessi, pipeline/CRM clienti, contabilità in partita doppia, procedure contabili complesse, ...

Infine, hai un supporto clienti telefonico disponibile a qualsiasi ora e ovviamente anche via email — quindi se hai un problema o una domanda, viene sempre risolto in fretta.

Per un piccolo indipendente pragmatico è perfetto. Poco tempo passato a fare la contabilità, le fatture si creano facilmente, le spese vengono caricate e scansionate dall'IA automaticamente e puoi esportare in qualsiasi momento un Excel pulito con tutta la tua contabilità, oltre a un archivio completo di tutti i tuoi file. Ti occupi soprattutto del tuo business, e il software fa il resto.

Magic Heidi

Lanciato 4 anni fa

Disponibile in francese, tedesco, italiano, inglese, spagnolo e portoghese

Disponibile su Mac, Windows, Web, iPhone e Android

+60 recensioni su Google Maps, +20 recensioni su Trustpilot, +50 recensioni sugli App Stores e 10 recensioni su G2/Capterra

Il software ideale per il piccolo indipendente che avrebbe voluto fare il fiduciario

Ho incontrato diversi di questi indipendenti che amano la complessità, anche quando non serve. Per esempio quell'indipendente che voleva tenere una contabilità in partita doppia (quindi molto più complessa) per la sua ditta individuale, mentre non è richiesto per legge e per una ditta individuale basta una contabilità semplice (entrate / uscite).

Oppure quell'indipendente che voleva categorizzare le sue spese, poi sotto-categorizzarle e poi sotto-sotto-categorizzarle. C'è stato anche quell'indipendente a cui erano state assegnate due aliquote IVA (era sotto il metodo dell'aliquota saldo) perché la sua azienda è attiva in due settori diversi con tassi di redditività media molto differenti. Era un altro esempio in cui abbiamo dovuto dire: «scusa, qui è talmente raro che non ha senso per noi sviluppare una funzionalità solo per te che complicherebbe la vita al 99% dei nostri clienti».

Spesso questi indipendenti usano già bexio e quando bexio aumenta di nuovo i prezzi degli abbonamenti, cercano un'alternativa che faccia tutto come bexio, ma costi meno e purtroppo non esiste. Questi indipendenti dovrebbero (ed è spesso ciò che fanno alla fine) restare con bexio.

🏢 bexio

  • Lanciato 20 anni fa
  • Disponibile in francese, tedesco, italiano, inglese
  • Disponibile su Web, iPhone e Android
  • +1000 recensioni su Google Maps, +300 recensioni su Trustpilot, +100 recensioni sugli App Stores e 40 recensioni su G2/Capterra (purtroppo spesso recensioni negative)

Il software ideale per l'indipendente che ce l'ha fatta

Questo indipendente è registrato all'IVA e vuole mantenere la semplicità della sua vita di prima (quando guadagnava meno di 100k/anno), pur rispettando le regole del gioco e quindi pagando la sua IVA come si deve.

Magic Heidi contiene tutte le funzionalità necessarie per incassare e fatturare con l'IVA (puoi persino aggiungere più aliquote IVA nella stessa fattura), tutto per contabilizzare quanta IVA è stata pagata (puoi aggiungere l'IVA alle spese e persino indicare le spese o le fatture non soggette a IVA) e infine hai una tabella che contiene tutte le informazioni per copiare-incollare i tuoi dati IVA da Magic Heidi nell'ePortal dell'Amministrazione federale delle contribuzioni.

🥇 Magic Heidi

  • Lanciato 4 anni fa
  • Disponibile in francese, tedesco, italiano, inglese, spagnolo e portoghese
  • Disponibile su Mac, Windows, Web, iPhone e Android
  • +60 recensioni su Google Maps, +20 recensioni su Trustpilot, +50 recensioni sugli App Stores e 10 recensioni su G2/Capterra

Il software ideale per l'indipendente che è già una PMI

L'indipendente che è diventato una PMI ha due sfide quando si tratta di tenere la sua contabilità semplice come ai bei vecchi tempi in cui era tutto solo nella sua azienda:

  1. Le Sagl richiedono una contabilità in partita doppia: bisogna quindi capire cos'è un attivo, un passivo, un bilancio contabile, ecc...
  2. Ogni dipendente vuole il suo salario: non è più semplicemente una spesa pagata, è un salario con oneri, imposte, sicurezza sociale, ecc... da pagare.

Il vantaggio di una PMI è che l'indipendente ha un po' più di budget e può permettersi di lavorare con un fiduciario per i conti della sua azienda. Il fiduciario consiglierà ovviamente bexio (il software permette tutte le operazioni complesse che un contabile può sognare), ma siccome è sempre l'imprenditore, l'indipendente, a usare il software ogni giorno, è più semplice usare Magic Heidi.

Ma questa volta, invece di fare la dichiarazione delle imposte da solo (cosa che non è più possibile ora che servono un bilancio dei conti, una contabilità in partita doppia, ...), l'indipendente dà accesso a Magic Heidi al suo contabile, che esporta i conti in Excel e si occupa di trasformare la contabilità semplice in contabilità in partita doppia (di solito lo fanno per 1'000–1'500 franchi, la nostra IA lo fa per 500).

Poi per i salari esistono diversi software che si occupano di tutta la burocrazia, e l'indipendente importa poi semplicemente il salario lordo pagato come una spesa in Magic Heidi, oppure se ne occupa il contabile in aggiunta alla dichiarazione delle imposte.

🥇 Magic Heidi

  • Lanciato 4 anni fa
  • Disponibile in francese, tedesco, italiano, inglese, spagnolo e portoghese
  • Disponibile su Mac, Windows, Web, iPhone e Android
  • +60 recensioni su Google Maps, +20 recensioni su Trustpilot, +50 recensioni sugli App Stores e 10 recensioni su G2/Capterra

Gli altri software

Ecco altri tre software che purtroppo non soddisfano i criteri di base, ma che, secondo me, vale la pena menzionare e che sono fiero di avere come concorrenti.

Il software ideale per l'indipendente di una micro-PMI della Svizzera tedesca

Milkee è sviluppato da un mio buon amico (solo in Svizzera si può essere amici e concorrenti allo stesso tempo!) e mira esclusivamente al mercato svizzero tedesco. È una soluzione ideale per gli indipendenti e le piccole PMI perché il software cerca di restare il più semplice possibile, offrendo comunque ai suoi clienti una contabilità in partita doppia. Di recente ha aggiunto la possibilità di creare buste paga, quindi una piccola PMI può usare questo software e fare tutto a mano.

🐮 Milkee

  • Lanciato 5 anni fa
  • Disponibile in tedesco
  • Disponibile su Web, iPhone e Android
  • +80 recensioni su Google Maps

Il software ideale per le startup della Svizzera tedesca

L'unico altro software insieme a bexio e Magic Heidi ad avere un sito disponibile in tutte le lingue svizzere, ma il software stesso è purtroppo solo in tedesco. Manca un'app mobile, e non ci sono quasi recensioni disponibili sulle diverse piattaforme come Google Maps, Trustpilot, Capterra, ecc...

È un software che sorprende perché sembrano avere molti clienti, hanno ricevuto diversi round di finanziamento, sono presenti a tutti gli eventi per startup della Svizzera, hanno partner di marca ma non hanno quasi nessuna recensione online e ogni volta che provo il loro software, semplicemente non riesco a fare cose semplici come creare una fattura o caricare una spesa, farla scansionare dall'IA e salvarla. Si propongono come l'alternativa moderna a bexio e auguro loro di riuscirci (mi piace il fatto che abbiano un account TikTok!) ma per ora non capisco il prodotto :/

♾️ Infinity.swiss

  • Lanciato 4 anni fa
  • Disponibile in tedesco
  • Disponibile su Web
  • +5 recensioni su Google Maps

Il software ideale per l'indipendente a corto di soldi

Swiss21 è il branding più complicato del mondo, ed è in questi momenti che mi rendo conto di essere ancora molto giovane, perché gli indipendenti che mi hanno parlato di questo software lo chiamano ancora AbaNinja (che sembra essere stato il nome precedente di questo software, prima che venissero acquisiti). È degno di nota perché propone una versione gratuita generosa che permette a molti indipendenti di usare la loro soluzione senza dover pagare.

Il fatto che il software sia integrato nella loro suite di prodotti rende l'utilizzo più complesso e sospetto che il servizio clienti (a giudicare dalle recensioni) non sia presente (il che ha senso quando si offre un prodotto gratuito!) e in generale mi sembra che il software sia più adatto alle PMI (si descrivono loro stessi come un ERP — 3 lettere che dovrebbero spaventare ogni indipendente).

Ma come soluzione gratuita è meglio di Magic Heidi, che nella versione gratuita offre solo 3 fatture e 3 spese :)

🆓 Swiss21 (AbaNinja)

  • Lanciato 9 anni fa
  • Disponibile in tedesco, francese e italiano
  • Disponibile su Web
  • +200 recensioni su Google Maps, 15 recensioni su Trustpilot (recensioni molto negative su Trustpilot)
Confronto

I 5 software a colpo d'occhio

Stessi criteri, fianco a fianco: sta a te vedere quale si adatta al tuo profilo.

CriterioMagic HeidibexioMilkeeInfinity.swissSwiss21
Ideale perLa maggior parte degli indipendentiIndipendenti « pro-contabilità » e PMIMicro-PMI della Svizzera tedescaStartup della Svizzera tedescaChi vuole il gratuito
Lanciato4 anni fa20 anni fa5 anni fa4 anni fa9 anni fa
LingueFR, DE, IT, EN, ES, PTFR, DE, IT, ENDEDEDE, FR, IT
App mobile
PiattaformeMac, Windows, Web, iPhone, AndroidWeb, iPhone, AndroidWeb, iPhone, AndroidWebWeb
Recensioni Google Maps+60+1000+80+5+200

Per concludere

Ecco fatto, era il mio piccolo articolo scritto a mano, senza IA (beh, quasi — l'IA scansiona comunque le tue ricevute in Magic Heidi 😉).

Se dovessi riassumere: la maggior parte degli indipendenti svizzeri si complica la vita per niente. Sotto i 500'000 CHF, resta semplice. Scegli il software più semplice che fa comunque tutto ciò di cui hai bisogno — fatture QR, IVA, spese, esportazione per le imposte — e usa il tempo guadagnato per fare il tuo vero mestiere.

Per la grande maggioranza degli indipendenti svizzeri, questo software è Magic Heidi. Ma ora sai anche quando bexio, Milkee o Swiss21 sono scelte migliori per la tua situazione, ed è questo che conta davvero.

Il modo più semplice per farti un'idea: provalo tu stesso, crea la tua prima fattura e vedi se ti fa guadagnare tempo. E se hai una domanda, scrivimi — rispondo davvero.

FAQ

Domande frequenti

Ho davvero bisogno di un software di contabilità come indipendente?

Non per forza, ma ti fa guadagnare un sacco di tempo. Legalmente, sotto i 500'000 CHF di fatturato, una ditta individuale può tenere una contabilità semplificata (entrate, uscite, patrimonio) — vedi l'art. 957 del Codice delle obbligazioni. Un buon software fa semplicemente questa contabilità semplificata al posto tuo, in modo pulito, senza un Excel improvvisato la domenica sera.

Un indipendente deve tenere una contabilità in partita doppia?

No, non come ditta individuale sotto i 500'000 CHF di fatturato: basta una contabilità semplice (entrate / uscite). La contabilità in partita doppia diventa obbligatoria solo a partire da 500'000 CHF, e per le Sagl e le SA a prescindere dal fatturato.

Qual è il miglior software di contabilità gratuito in Svizzera?

Swiss21 (ex AbaNinja) ha la versione gratuita più generosa del mercato svizzero. Anche Magic Heidi ha un piano gratuito per iniziare. Fai comunque attenzione: il « gratuito » ha sempre dei limiti, spesso sulle funzionalità o sul supporto, quindi guarda cosa è davvero incluso prima di scegliere.

Devo fatturare l'IVA come indipendente?

Solo a partire da 100'000 CHF di fatturato annuo. Al di sotto non sei obbligato a registrarti all'IVA (i dettagli sono sul sito dell'Amministrazione federale delle contribuzioni). Una volta registrato, un buon software aggiunge l'IVA automaticamente e prepara il tuo rendiconto al posto tuo.

La QR-fattura è obbligatoria in Svizzera?

Sì. Dal 30 settembre 2022, la QR-fattura ha sostituito le vecchie polizze di versamento (le rosse e arancioni). Qualsiasi software serio nel 2026 genera QR-fatture conformi — è anzi un buon test per eliminare gli strumenti superati.

Posso fare la contabilità da solo, senza fiduciario?

Sì, e la maggior parte degli indipendenti sotto i 500'000 CHF lo fa benissimo. Finché tieni in ordine le tue fatture e i tuoi giustificativi tutto l'anno (usa Magic Heidi!), la tua dichiarazione delle imposte si fa senza dolore. Il fiduciario diventa davvero utile quando passi a una Sagl, assumi personale, o quando entra in gioco la contabilità in partita doppia.

Provalo tu stesso

Crea la tua prima fattura e vedi se Magic Heidi ti fa guadagnare tempo. Una domanda? Scrivimi, rispondo davvero.