Ja, du kannst als Privatperson in der Schweiz eine Rechnung stellen, auch ohne Firma, ohne MWST-Nummer und ohne Handelsregistereintrag. Wer in der Schweiz als Privatperson eine Rechnung stellen will, braucht dafuer weder eine Einzelfirma noch eine Gewerbeanmeldung. Was auf die Rechnung muss, was nicht drauf darf und wann du dich als Selbstaendigerwerbender anmelden solltest: Hier ist alles, was du brauchst.

Ob du ein gebrauchtes Sofa verkaufst, am Wochenende Nachhilfe gibst oder fuer einen Freund eine Website baust: Irgendwann brauchst du eine Rechnung. Die gute Nachricht: In der Schweiz brauchst du dafuer keine Firma. Die schlechte Nachricht: Die meisten Anleitungen im Netz erklaeren deutsches Recht, nicht Schweizer. Dieses Problem loesen wir hier.

In diesem Artikel findest du die konkreten Pflichtangaben fuer eine Schweizer Privatrechnung, eine Vorlage, Praxisbeispiele und die Antwort auf die Frage, die viele am meisten beschaeftigt: Ab wann will das Steueramt mehr von dir wissen?

Das Wichtigste in Kuerze

• Privatpersonen duerfen in der Schweiz Rechnungen stellen, ohne Firma und ohne Handelsregistereintrag.
• Auf einer Privatrechnung steht keine MWST. Die Pflicht zur MWST-Registrierung beginnt erst ab CHF 100'000 Jahresumsatz.
• Pflichtangaben: dein Name, Adresse, Empfaenger, Beschreibung, Betrag, Datum und IBAN genuegen.
• Jedes Einkommen, auch gelegentliches, muss in der Steuererklaerung deklariert werden.
• Wer regelmaessig Rechnungen stellt, wird von der Ausgleichskasse irgendwann als selbstaendig eingestuft. Dann gelten andere Regeln.

Darf ich als Privatperson eine Rechnung stellen?

Kurz: Ja. In der Schweiz gibt es kein Gesetz, das Privatpersonen verbietet, Rechnungen zu schreiben. Du brauchst weder eine Einzelfirma noch einen Eintrag im Handelsregister. Was du brauchst, ist eine korrekte Rechnung und die Bereitschaft, das Einkommen in deiner Steuererklaerung anzugeben.

Das gilt fuer viele alltaegliche Situationen:

• Du verkaufst Moebel, Elektronik oder ein Auto
• Du hilfst jemandem beim Umzug, im Garten oder mit dem Computer
• Du gibst gelegentlich Nachhilfe, Musikunterricht oder Sprachstunden
• Du machst Fotos fuer eine Hochzeit oder gestaltest einen Flyer
• Du beraetest jemanden einmalig in deinem Fachgebiet

Solange diese Taetigkeiten gelegentlich sind, bleibst du Privatperson. Sobald es regelmaessig wird, wird es komplizierter, dazu spaeter mehr.

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Was muss auf einer Privatrechnung stehen?

Anders als bei geschaeftlichen Rechnungen sind die Anforderungen an eine Privatrechnung in der Schweiz ueberschaubar. Es gibt kein Formular und kein vorgeschriebenes Layout. Aber bestimmte Angaben solltest du immer machen, damit die Rechnung klar, nachvollziehbar und im Streitfall brauchbar ist.

Pflichtangaben fuer Privatrechnungen in der Schweiz

1. Dein vollstaendiger Name und Adresse - Wer stellt die Rechnung?
2. Name und Adresse des Empfaengers - An wen geht sie?
3. Rechnungsdatum - Wann wurde die Rechnung erstellt?
4. Leistungsdatum - Wann wurde die Arbeit gemacht oder die Ware uebergeben? Falls abweichend vom Rechnungsdatum.
5. Beschreibung der Leistung oder Ware - Was genau wird in Rechnung gestellt? So konkret wie moeglich.
6. Betrag in CHF (oder der vereinbarten Waehrung) - Einzelpreis, Menge, Gesamtbetrag.
7. Zahlungsfrist und Zahlungsinformationen - Bis wann, auf welches Konto? IBAN genuegt.
8. Rechnungsnummer - Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll fuer deine eigene Uebersicht. Zum Beispiel: 2026-001.
9. Hinweis "Ohne MWST" - Damit der Empfaenger weiss, dass keine Mehrwertsteuer enthalten ist.

Was auf keinen Fall auf die Rechnung gehoert

• Keine MWST-Nummer (wenn du keine hast, darfst du keine angeben)
• Kein MWST-Betrag (wenn du nicht registriert bist, darfst du keine MWST ausweisen, das ist illegal)
• Keine erfundene Firmennummer oder UID (das waere Urkundenfaelschung)

Das klingt offensichtlich, aber es passiert haeufiger als man denkt. Lukas, ein Informatikstudent in Bern, hat fuer einen Freund eine Website gebaut und auf die Rechnung "inkl. 8.1% MWST" geschrieben, weil er das auf anderen Rechnungen gesehen hatte. Sein Freund hat die Rechnung bei seiner Firma eingereicht, und deren Treuhaender hat sofort nachgefragt, warum ein Nicht-MWST-Pflichtiger Mehrwertsteuer ausweist. Das war peinlich und unnoetig. Schreib einfach "Ohne MWST" oder "Nicht MWST-pflichtig" auf die Rechnung.

Privatrechnung Vorlage Schweiz

Eine Privatrechnung muss nicht kompliziert sein. Hier ist ein Beispiel, das du direkt uebernehmen kannst:

Dein Name
Musterstrasse 12
8000 Zuerich
email@beispiel.ch | +41 79 000 00 00

                                    Rechnung Nr. 2026-001
                                    Datum: 03.05.2026
                                    Leistungsdatum: 28.04.2026

Rechnung an:
Firma Muster AG
Kontaktperson
Bahnhofstrasse 1
3000 Bern

Beschreibung                     Menge    Preis       Total
---------------------------------------------------------------
Nachhilfe Mathematik              4 Std.   CHF 50     CHF 200
---------------------------------------------------------------
                                           Total:     CHF 200

Ohne Mehrwertsteuer (nicht MWST-pflichtig).

Zahlbar innert 14 Tagen auf:
IBAN: CHxx xxxx xxxx xxxx xxxx x
Verwendungszweck: Rechnung 2026-001

Vielen Dank!

Du kannst das in Word, Google Docs oder sogar in einer einfachen E-Mail machen. Wer es professioneller will, nutzt ein Rechnungstool.

Tipp: Mit Magic Heidi erstellst du in wenigen Klicks eine Schweiz-konforme Rechnung mit QR-Zahlungsteil, den der Empfaenger direkt mit der Banking-App scannen kann. Das funktioniert auch ohne Firma und ohne MWST-Nummer.

Praxisbeispiele: Wann Privatpersonen Rechnungen stellen

Moebel oder Gegenstaende verkaufen

Du verkaufst dein gebrauchtes E-Bike fuer CHF 1'500 ueber Tutti oder Ricardo. Der Kaeufer moechte eine Rechnung fuer seine Unterlagen. Kein Problem: Schreib eine einfache Rechnung mit deinem Namen, Beschreibung des E-Bikes (Marke, Modell, Zustand), dem Preis und dem Datum. Keine MWST, keine Firmenangaben.

Gelegenheitsjob oder Dienstleistung

Dein Nachbar bittet dich, seinen Keller zu raeumen und bezahlt dir CHF 300. Du stellst eine Rechnung: "Entrümpelung Keller, 6 Stunden, CHF 50/Std." Das ist eine private Dienstleistung. Solange du das nicht jede Woche machst, bist du Privatperson.

Nachhilfe, Fotografie oder Beratung

Maria in Lausanne gibt samstags Klavierunterricht. Sie verdient damit etwa CHF 400 pro Monat, also rund CHF 4'800 im Jahr. Sie stellt ihren Schuelerinnen Rechnungen, deklariert das Einkommen in ihrer Steuererklaerung und muss sich noch keine Gedanken ueber eine Firma machen. Aber: Weil sie regelmaessig und mit mehreren Kunden arbeitet, koennte die AHV-Ausgleichskasse sie irgendwann als nebenberuflich Selbstaendige einstufen. Mehr dazu weiter unten.

Rechnung an eine Firma als Privatperson

Das funktioniert. Firmen koennen Rechnungen von Privatpersonen als Aufwand verbuchen. Der einzige Unterschied: Die Firma kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen, weil auf deiner Rechnung keine MWST ausgewiesen ist. Fuer die Firma ist das normalerweise kein Problem, solange der Betrag stimmt und die Rechnung nachvollziehbar ist.

Rechnung ohne MWST in der Schweiz

Als Privatperson schreibst du deine Rechnungen immer ohne MWST. Das ist keine Option, das ist Pflicht, solange du nicht bei der ESTV als MWST-pflichtig registriert bist.

Wann beginnt die MWST-Pflicht?

Die Registrierungspflicht greift laut MWSTG Art. 10 ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000 aus steuerpflichtigen Leistungen. Darunter: keine MWST auf deinen Rechnungen.

Fuer die allermeisten Privatpersonen, die gelegentlich Rechnungen stellen, ist das irrelevant. Wenn du mit Nachhilfe CHF 5'000 pro Jahr verdienst, bist du meilenweit von der MWST-Grenze entfernt.

So formulierst du es auf der Rechnung

Schreib einen der folgenden Saetze auf deine Rechnung:

• "Ohne Mehrwertsteuer (nicht MWST-pflichtig)"
• "Dieser Betrag ist ohne MWST"
• "MWST entfaellt (Umsatz unter CHF 100'000)"

Das schuetzt dich und den Empfaenger. Der Empfaenger weiss, dass er keinen Vorsteuerabzug machen kann, und du zeigst, dass du die Regeln kennst.

Mehr zu den Schweizer MWST-Regeln findest du in unserem Guide zur MWST-Verwaltung fuer Freelancer.

Steuern: Was du als Privatperson deklarieren musst

Hier ist die Stelle, an der viele Leute nervoes werden. Keine Sorge, es ist einfacher als du denkst.

Alles Einkommen deklarieren

Jeder Franken, den du durch Rechnungen einnimmst, gehoert in deine Steuererklaerung. Auch CHF 200 fuer Nachhilfe. Auch CHF 150 fuer den Flohmartverkauf. Das Steueramt interessiert sich fuer dein gesamtes Einkommen, nicht nur fuer dein Gehalt.

In den meisten Kantonen gibst du gelegentliche Einkuenfte unter "Uebrige Einkuenfte" oder "Nebeneinkuenfte" an. Die genaue Kategorie steht in der Wegleitung deines Kantons.

AHV-Beitraege: Ab wann zahlen?

Wenn du als Privatperson gelegentlich jemanden in Rechnung stellst, bist du nicht automatisch AHV-pflichtig als Selbstaendiger. Die Regeln sind differenziert:

• Unter CHF 2'300 pro Jahr pro Auftraggeber (Nebenerwerbstaetigkeit): AHV-Beitraege werden nur auf Antrag erhoben.
• Ueber CHF 2'300 pro Auftraggeber oder regelmaessige Taetigkeit: Die Ausgleichskasse wird deine Situation pruefen und dich allenfalls als nebenberuflich selbstaendig einstufen.

Wichtig: Die CHF 2'300 sind keine magische Grenze, die dich automatisch zur Selbstaendigkeit befoerdert. Die Ausgleichskasse bewertet das Gesamtbild. Im Zweifelsfall kannst du deine kantonale Ausgleichskasse anrufen, die sind in der Schweiz ueberraschend hilfsbereit.

Was du aufbewahren solltest

Auch als Privatperson lohnt es sich, Belege zu sammeln:

• Kopien aller Rechnungen, die du gestellt hast
• Zahlungsbestaetigung (Kontoauszug genuegt)
• Allenfalls E-Mails oder Vertraege, die den Auftrag dokumentieren

Bewahre diese Unterlagen mindestens bis zur rechtskraeftigen Steuerveranlagung auf (in den meisten Kantonen 2-3 Jahre). Wer das digital macht, spart Platz. Mit der KI-Belegscanner-App von Magic Heidi fotografierst du Belege und die relevanten Daten werden automatisch erfasst.

Mehr Informationen zu den allgemeinen Pflichten bei der Rechnungsstellung findest du beim KMU-Portal des Bundes.

Ab wann wirst du selbstaendig?

Das ist die Frage, die viele beschaeftigt. Die Antwort: Es gibt keinen fixen Betrag und keinen Stichtag. Die Schweizer Behoerden schauen auf das Gesamtbild.

Die Kriterien der Ausgleichskasse

Du wirst als selbstaendig eingestuft, wenn mehrere dieser Punkte auf dich zutreffen:

• Du arbeitest regelmaessig (nicht nur einmalig oder gelegentlich)
• Du hast mehrere Auftraggeber (nicht nur einen, denn das sieht nach Scheinselbstaendigkeit aus)
• Du traegst ein wirtschaftliches Risiko (z. B. Investitionen in Material oder Werbung)
• Du trittst am Markt auf (eigene Website, Visitenkarten, Werbung)
• Du bestimmst Arbeitszeit und -ort selber

Sandra aus Winterthur hat angefangen, ab und zu Portraetfotos fuer Freunde zu machen, zuerst gratis, dann fuer CHF 150 pro Shooting. Nach einem Jahr hatte sie eine eigene Instagram-Seite, 12 zahlende Kunden und etwa CHF 8'000 Umsatz. Ihre Ausgleichskasse hat sie daraufhin als nebenberuflich Selbstaendige eingestuft. Das war kein Drama, es bedeutete einfach, dass sie jetzt AHV-Beitraege zahlt und ihre Buchhaltung etwas sorgfaeltiger fuehren muss.

Was bedeutet das konkret?

Wenn du als selbstaendig eingestuft wirst:

• Du meldest dich bei der AHV-Ausgleichskasse an
• Du fuehrst eine einfache Buchhaltung (Einnahmen und Ausgaben genuegen unter CHF 500'000 Umsatz laut OR Art. 957)
• Du kannst berufliche Ausgaben von den Steuern abziehen
• Ab CHF 100'000 Umsatz wird MWST-Registrierung Pflicht
• Du erstellst professionellere Rechnungen mit allen Pflichtangaben fuer Schweizer Rechnungen

Das klingt nach viel, ist aber gut machbar. Und ehrlich gesagt, wenn du regelmaessig Rechnungen stellst, profitierst du davon, weil du dann auch deine Ausgaben (Laptop, Software, Reisekosten) steuerlich abziehen kannst.

Kann ich als Privatperson eine QR-Rechnung erstellen?

Ja. Die QR-Rechnung ist ein Zahlungsformat, kein Firmendokument. Jede Person mit einem Schweizer Bankkonto kann eine QR-Rechnung verwenden. Der Vorteil: Dein Kunde scannt den QR-Code mit seiner Banking-App, alle Zahlungsdaten sind vorausgefuellt, und Tippfehler bei der IBAN passieren nicht mehr.

Fuer groessere Betraege (zum Beispiel den Verkauf eines Autos) ist das besonders praktisch. Der Kaeufer kann direkt ueberweisen, ohne deine IBAN manuell eintippen zu muessen.

Mit Magic Heidi erstellst du QR-Rechnungen kostenlos, auch als Privatperson. Das geht auf dem Handy oder am Computer, in unter einer Minute.

Haeufige Fehler bei Privatrechnungen

Diese Fehler sehen wir regelmaessig. Vermeide sie:

1. MWST ausweisen, obwohl du nicht registriert bist Das ist nicht nur falsch, sondern illegal. Wer MWST auf einer Rechnung ausweist, schuldet diesen Betrag der ESTV, auch wenn er gar nicht MWST-pflichtig ist. Schreib immer "Ohne MWST".

2. Keine Rechnung schreiben und bar kassieren "Koennen wir das ohne Rechnung machen?" Nein. Einkommen ohne Rechnung ist Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung. Die Steuerbehoerden sind in der Schweiz zwar kooperativ, aber nicht bei vorsaetzlicher Nichtdeklaration.

3. Rechnungen ohne klare Beschreibung "Dienstleistung: CHF 500" ist zu vage. Schreib, was du gemacht hast: "Webdesign fuer Landing Page, 10 Stunden, CHF 50/Std." Das schuetzt beide Seiten.

4. Regelmaessig Rechnungen stellen, ohne den Status zu klaeren Wenn du seit Monaten jeden Monat Rechnungen stellst, bist du wahrscheinlich nicht mehr "gelegentlich" taetig. Klaere deinen Status mit der Ausgleichskasse, bevor sie es fuer dich tun.

5. Keine Belege aufbewahren Ohne Kopie deiner Rechnung und Zahlungsbeleg kannst du im Streitfall nichts beweisen. Digital reicht, aber aufbewahren ist Pflicht.