Mahnung Vorlage Schweiz: 1., 2. & 3. Mahnung — Muster & Tipps

Zahlungserinnerung vs. Mahnung

Eine Zahlungserinnerung ist meist freundlich formuliert und geht davon aus, dass die Rechnung einfach untergegangen ist. Eine Mahnung ist formeller, setzt klar eine neue Frist und kündigt Konsequenzen an.

Wichtig in der Schweiz: Rechtlich relevant können beide sein. Wenn kein fixes Fälligkeitsdatum vereinbart wurde, tritt der Verzug in der Regel erst mit einer Mahnung bzw. klaren Aufforderung zur Zahlung ein. Wurde dagegen ein konkretes Zahlungsdatum vereinbart, kann der Verzug bereits mit Ablauf dieses Datums eintreten.

Wenn Sie gerade erst vom Angebot zur Rechnung wechseln: Starten Sie mit einer Offerte, arbeiten Sie mit einer sauberen Rechnungsvorlage und greifen Sie bei Zahlungsverzug auf diese Mahnungsvorlagen zurück.

1. Mahnung Vorlage Schweiz

Betreff: 1. Mahnung / Zahlungserinnerung zur Rechnung [Rechnungsnummer]

Guten Tag [Name]

ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Beim Abgleich meiner offenen Rechnungen habe ich gesehen, dass die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über CHF [Betrag] am [Fälligkeitsdatum] fällig war und bisher noch offen ist. Wahrscheinlich ist sie im Alltag einfach untergegangen.

Ich bitte Sie, den offenen Betrag bis spätestens [neues Datum, z. B. in 10 Tagen] zu begleichen.

Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung melden Sie sich gern kurz.

Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
[Firmenname]
[Telefon / E-Mail]

2. Mahnung Vorlage Schweiz

Betreff: 2. Mahnung zur Rechnung [Rechnungsnummer]

Guten Tag [Name]

Leider konnte ich für die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über CHF [Betrag] trotz meiner Zahlungserinnerung vom [Datum der 1. Mahnung] noch keinen Zahlungseingang feststellen.

Ich fordere Sie hiermit auf, den offenen Betrag bis spätestens [neues Datum] zu bezahlen.

Die Forderung befindet sich im Verzug. Gemäss Art. 104 OR kann ab Verzugseintritt ein Verzugszins von 5% pro Jahr anfallen. Falls vertraglich vereinbart, können zusätzlich Mahngebühren erhoben werden.

Bitte überweisen Sie den Betrag fristgerecht oder melden Sie sich umgehend, falls es Unklarheiten gibt.

Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
[Firmenname]
[Telefon / E-Mail]

3. Mahnung Vorlage Schweiz

Betreff: 3. Mahnung / Letzte Aufforderung vor Betreibung

Guten Tag [Name]

Trotz meiner bisherigen Schreiben ist die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über CHF [Betrag] weiterhin offen.

Ich setze Ihnen hiermit letztmals eine Frist bis zum [Datum in 10 Tagen], um den ausstehenden Betrag vollständig zu bezahlen.

Sollte bis zu diesem Datum kein Zahlungseingang erfolgen und keine begründete Rückmeldung eingehen, behalte ich mir vor, ohne weitere Ankündigung die Betreibung einzuleiten. Verzugszins und allfällige weitere Kosten bleiben vorbehalten.

Ich bitte Sie, die Angelegenheit innert Frist zu erledigen.

Freundliche Grüsse
[Ihr Name]
[Firmenname]
[Telefon / E-Mail]

Praxistipp: Die erste Mahnung funktioniert oft auch unter dem Betreff Zahlungserinnerung. Das ist gerade bei guten Kundenbeziehungen meist die bessere erste Eskalationsstufe.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Sie müssen in der Schweiz nicht zwingend drei Mahnungen schicken. Laut ch.ch ist eine Mahnung vor einer Betreibung üblich, aber nicht Pflicht. Praktisch ist sie trotzdem fast immer sinnvoll, weil sie Missverständnisse klärt und Ihre Dokumentation verbessert.

Typischer Ablauf

1. Zahlungserinnerung senden: freundlich, kurz, neue Frist setzen.
2. 1. oder 2. Mahnung nachfassen: klarer formulieren und Verzug festhalten.
3. Letzte Mahnung schicken: kurze Frist, Betreibung ankündigen.
4. Betreibungsbegehren einreichen: beim Betreibungsamt am Wohnort des Schuldners.
5. Zahlungsbefehl abwarten: das Betreibungsamt stellt ihn zu.
6. Rechtsvorschlag beachten: bestreitet der Schuldner die Forderung, brauchen Sie den nächsten rechtlichen Schritt, um die Betreibung fortzusetzen.

Ein vertiefter Guide zur Betreibung in der Schweiz ist als eigener Schritt im Content-Cluster vorgesehen. Bis dahin reicht für die meisten Freelancer diese Faustregel: sauber dokumentieren, Fristen klar setzen, dann konsequent handeln.

Rechtsbasis für diese Seite: Verzug nach OR Art. 102, Verzugszins nach OR Art. 104 sowie die offiziellen Hinweise des Bundesportals ch.ch zum Betreibungsverfahren.