Der komplette Guide: Schweizer Rechnungen mit Revolut Business und Magic Heidi

Als Schweizer Freelancer mit Revolut Business kennen Sie das Problem: Revolut-IBANs gehören oft nicht eindeutig Ihnen allein. Das führt zu Schwierigkeiten, wenn Kunden Ihre Rechnungen bezahlen – ohne eindeutige Zahlungsreferenz landen Zahlungen möglicherweise nicht korrekt auf Ihrem Konto.

Die gute Nachricht: Magic Heidi löst genau dieses Problem und hilft Ihnen gleichzeitig, Schweizer-konforme QR-Rechnungen in Minuten zu erstellen. Dieser Guide zeigt Ihnen exakt, wie Sie beide Plattformen einrichten, um Ihre Fakturierung zu optimieren und schneller bezahlt zu werden.

Warum Schweizer Freelancer Revolut Business wählen (und wo es scheitert)

Revolut Business hat über 10'000 Schweizer Firmenkunden mit überzeugenden Vorteilen gewonnen:

• Tiefe Gebühren: CHF 10/Monat Basisplan mit 10 kostenlosen lokalen Überweisungen
• Multi-Währungs-Banking: Zahlungen in über 35 Währungen mit minimalem FX-Aufschlag
• Moderne Oberfläche: Mobile-First-Design, das wirklich funktioniert
• Schnelle Einrichtung: Keine Filialbesuche oder langwierige Formulare

Doch Revolut wurde nicht speziell für Schweizer Rechnungsanforderungen entwickelt. Es kann nicht:

• Schweizer QR-Rechnungen generieren (obligatorisch seit Oktober 2022)
• Eindeutige Zahlungsreferenzen für geteilte IBANs erstellen
• eBill- oder TWINT-Zahlungen unterstützen
• Automatisch mit Schweizer Buchhaltungssoftware synchronisieren

Genau hier schliesst Magic Heidi die Lücke.

Das Zahlungsreferenz-Problem (und seine Lösung)

Ohne eindeutige Zahlungsreferenz auf Ihrer Rechnung können Zahlungen:

• In der Verarbeitung verloren gehen
• Tage für korrekte Zuordnung benötigen
• Manuellen Support-Eingriff erfordern
• Ihre Kunden frustrieren

Die Lösung: Magic Heidi fügt jeder Rechnung automatisch individuelle Zahlungsreferenzen hinzu und sorgt so für korrekte Zuordnung zu Ihrem Konto.

Schweizer Rechnungsanforderungen: Was Sie angeben müssen

Bevor wir zur Einrichtung kommen, klären wir, was das Schweizer Recht auf jeder Rechnung verlangt. Fehlende Elemente können Zahlungen verzögern und Probleme mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung verursachen.

Pflichtangaben auf Schweizer Rechnungen:

✓ Ihre Geschäftsdaten: Vollständiger Name und komplette Adresse
✓ Kundeninformationen: Name und Adresse des Empfängers
✓ Rechnungsdatum und eindeutige Nummer: Fortlaufende, lückenlose Nummerierung
✓ Leistungsbeschreibung: Klare Erläuterung Ihrer erbrachten Leistung
✓ Beträge: Einzelposten mit Gesamtsummen
✓ Zahlungsinformationen: IBAN, Zahlungsreferenz, Fälligkeitsdatum
✓ QR-Code-Abschnitt: Seit Oktober 2022 werden nur QR-Rechnungen verarbeitet

Wichtiges Update: Ab 21. November 2025 dürfen in QR-Rechnungen nur noch strukturierte Adressen (Typ S) verwendet werden. Unstrukturierte Adressen funktionieren nach dem 30. September 2026 nicht mehr.

MWST-Anforderungen

Sie müssen sich für die MWST registrieren, wenn Ihr Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt. Aktuelle Sätze:

• Normalsatz: 8.1% (erhöht von 7.7% im Januar 2024)
• Reduzierter Satz: 3.8% (Beherbergungsleistungen)
• Sondersatz: 2.6% (lebensnotwendige Güter wie Lebensmittel)

Liegen Sie unter der Schwelle, müssen Sie keine MWST auf Rechnungen ausweisen.

Ihre erste Rechnung mit Magic Heidi erstellen

Grundlegende Rechnungserstellung

1. Klicken Sie auf Neue Rechnung in Magic Heidi
2. Wählen oder fügen Sie Ihren Kunden hinzu (für zukünftige Verwendung gespeichert)
3. Wählen Sie Ihre Rechnungsvorlage
4. Fügen Sie Positionen mit Beschreibungen und Beträgen hinzu
5. Entscheiden Sie, ob MWST eingeschlossen werden soll (falls zutreffend)
6. Klicken Sie auf Generieren

Magic Heidi erstellt automatisch:

• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Einen konformen QR-Code mit Ihren Revolut-Daten
• Ihre individuelle Zahlungsreferenz
• Berechnete Summen inklusive MWST bei Bedarf
• Korrekt formatierte Adressen nach Schweizer Anforderungen

Der QR-Rechnungs-Abschnitt

Der QR-Code-Abschnitt ist der wichtigste Teil. Magic Heidi stellt sicher, dass er enthält:

• Ihre Revolut-IBAN und Zahlungsreferenz
• Den exakten Rechnungsbetrag in der korrekten Währung
• Strukturierte Adressdaten (konform mit 2025+ Anforderungen)
• Scannbarer QR-Code für einfache Zahlung

Ihre Kunden können diesen Code einfach mit ihrer E-Banking-App scannen. Die Zahlungsdetails werden automatisch ausgefüllt, was Fehler reduziert und die Zahlung beschleunigt.

Rechnungsvorlagen und Branding

Magic Heidi bietet mehrere professionelle Vorlagen, die Sie anpassen können:

• Ihr Logo hinzufügen
• Farbschemen wählen
• Zahlungsbedingungen einfügen (z.B. „Zahlung innerhalb 30 Tagen")
• Fusszeile mit Text (Bankdaten, MWST-Nummer falls zutreffend)
• Sprache für jeden Kunden wählen

Vorlagen speichern automatisch – zukünftige Rechnungen erstellen Sie in Sekunden.

Workflow mit Zapier automatisieren

Integration einrichten

1. Erstellen Sie ein kostenloses Zapier-Konto (oder nutzen Sie bestehendes)
2. Suchen Sie nach Revolut Business und Magic Heidi Apps
3. Erstellen Sie einen neuen Zap: „Bei Zahlungseingang in Revolut → Ausgabe in Magic Heidi erstellen"
4. Authentifizieren Sie beide Apps (erfordert API-Schlüssel von jeder Plattform)
5. Ordnen Sie Felder zu: Betrag, Datum, Beschreibung, Kategorie
6. Testen Sie die Verbindung
7. Aktivieren Sie Ihren Zap

Was wird automatisiert

Jedes Mal, wenn eine Zahlung auf Ihrem Revolut Business-Konto eingeht:

• Die Transaktion erscheint automatisch in Magic Heidi
• Sie wird nach Ihren Regeln kategorisiert
• Die Zahlung wird der korrekten Rechnung zugeordnet
• Ihre Buchhaltungsdaten aktualisieren in Echtzeit
• Steuerschätzungen spiegeln das neue Einkommen wider

Das spart jeden Monat Stunden und stellt sicher, dass nichts vergessen geht.

Spesenerfassung

Die Integration funktioniert in beide Richtungen. Wenn Sie Geld über Revolut ausgeben:

• Geschäftsausgaben importieren automatisch zu Magic Heidi
• Sie können Belege mit dem Handy fotografieren
• KI-gestützte Erfassung extrahiert relevante Details
• Kategorien werden automatisch nach Händler zugewiesen
• Alles ist bereit für die Steuererklärung

Verschiedene Freelancer-Situationen meistern

Szenario 1: Inländische Schweizer Freelancer mit CH-IBAN

Wenn Sie das Glück haben, eine Schweizer (CH) Revolut-IBAN zu besitzen:

• Ihre QR-Rechnungen sehen identisch zu traditionellen Bankrehnungen aus
• Kunden erkennen das vertraute Format sofort
• Zahlungsverarbeitung ist am schnellsten
• Keine Verwirrung über ausländische IBANs

Setup: Standard Magic Heidi-Konfiguration mit Ihrer CH-IBAN. Keine spezielle Zahlungsreferenz nötig, aber Einbindung hilft bei der Abstimmung.

Szenario 2: Internationale Freelancer mit LT/UK-IBAN

Die meisten Revolut Business-Nutzer haben litauische (LT) oder UK (GB) IBANs:

• Kennzeichnen Sie die Zahlungsreferenz klar auf Ihrer Rechnungsvorlage
• Fügen Sie einen Hinweis hinzu: „Bitte Zahlungsreferenz bei Zahlung angeben"
• Erwägen Sie SEPA/internationale Zahlungsanweisungen hinzuzufügen
• Rechnen Sie mit 2-3 Werktagen für internationale Verarbeitung

Setup: Verwenden Sie individuelle Zahlungsreferenz mit Ihrem Namen. Fügen Sie Fusszeilen-Text hinzu, der erklärt, dass die ausländische IBAN legitim ist.

Szenario 3: MWST-pflichtige Unternehmen

Sobald Sie CHF 100'000 Jahresumsatz überschreiten:

1. Registrieren Sie sich für MWST bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung
2. Fügen Sie Ihre MWST-Nummer zu Magic Heidi-Einstellungen hinzu
3. Aktivieren Sie MWST auf allen neuen Rechnungen (8.1% Standard)
4. Nutzen Sie Magic Heidis MWST-Reports für Quartalsabrechnung
5. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)

Magic Heidi-Vorteil: Automatische MWST-Berechnung und Reporting spart erheblich Zeit im Vergleich zur manuellen Erfassung.

Szenario 4: Startup mit globalen Kunden

Wenn Sie international fakturieren:

• Erstellen Sie Rechnungen in Kundenwährung (EUR, USD, GBP)
• Revolut konvertiert zu konkurrenzfähigen FX-Kursen
• Magic Heidi erfasst in CHF für Buchhaltung
• Erwägen Sie MWST-Reverse-Charge für EU-Kunden

Profi-Tipp: Revoluts Basisplan enthält etwa CHF 1'250 kostenlose FX pro Monat. Darüber hinaus zahlen Sie einen kleinen Aufschlag – immer noch besser als traditionelle Schweizer Banken.

Best Practices für schnellere Zahlung

1. Sofort fakturieren

Warten Sie nicht bis Monatsende. Fakturieren Sie, sobald die Arbeit abgeschlossen ist:

• Kunden zahlen schneller, wenn die Arbeit noch präsent ist
• Sie erhalten besseren Cashflow
• Geringere Chance auf vergessene oder bestrittene Posten

Die Magic Heidi Mobile-App ermöglicht Rechnungserstellung und -versand von überall.

2. Klare Zahlungsbedingungen festlegen

Auf jeder Rechnung angeben:

• Zahlungsfrist: „Zahlung innerhalb 30 Tagen" oder spezifisches Datum
• Verzugsbedingungen: „Verzugszins 5% p.a. auf überfällige Beträge"
• Akzeptierte Zahlungsmethoden: Banküberweisung, Karten (falls akzeptiert)

3. Zahlungserinnerungen automatisieren

Magic Heidi kann automatisch senden:

• Zahlungsbestätigung bei Rechnungsversand
• Freundliche Erinnerung 3 Tage vor Fälligkeit
• Zahlungserinnerung bei ausbleibender Zahlung
• Letzte Mahnung vor Eskalation

Das spart unangenehme Gespräche und erhält professionelle Beziehungen.

4. Zahlung vereinfachen

Ihre Magic Heidi-Rechnungen enthalten:

• QR-Code für Ein-Klick-Zahlung
• Vollständige IBAN- und Referenzdetails
• Mehrere Download-Formate (PDF, Druck)
• Direkte E-Mail-Zustellung

Je einfacher Sie die Zahlung machen, desto schneller kommt das Geld.

5. Alles nachverfolgen

Das Magic Heidi-Dashboard zeigt auf einen Blick:

• Offene Rechnungen und Beträge
• Überfällige Zahlungen, die Nachverfolgung benötigen
• Einkommen diesen Monat vs. letzten Monat
• Durchschnittliche Zahlungsdauer

Nutzen Sie diese Insights, um langsam zahlende Kunden zu identifizieren und Ihre Bedingungen anzupassen.

Kostenaufschlüsselung: Was Sie tatsächlich bezahlen

Berechnen wir typische monatliche Kosten für einen Schweizer Freelancer:

Revolut Business Basisplan: CHF 10/Monat

• 10 kostenlose lokale CHF-Überweisungen
• ~CHF 1'250 kostenlose FX pro Monat
• Unbegrenzte eingehende Zahlungen
• Mobile- und Web-Zugang

Magic Heidi: Ab CHF 15/Monat

• Unbegrenzte Rechnungen
• Automatisierte Buchhaltung
• Schweizer Steuerschätzung
• Mobile Belegerfassung
• Multi-Währungs-Unterstützung

Total: CHF 25/Monat (circa)

Vergleich zur traditionellen Lösung:

• Schweizer Bank-Geschäftskonto: CHF 25-50/Monat
• Buchhaltungssoftware: CHF 50-100/Monat
• Manuelle Buchhaltungszeit: 5-10 Stunden/Monat

Die Kombination Revolut + Magic Heidi spart Geld und erheblich Zeit.

Bereit, Ihre Rechnungsstellung zu optimieren?

Sie haben jetzt alles, was Sie brauchen, um Schweizer-konforme Rechnungen zu erstellen, die perfekt mit Revolut Business funktionieren. Die Kombination bietet Ihnen:

✓ Modernes, kostengünstiges Banking mit Multi-Währungs-Support
✓ Automatische QR-Rechnungserstellung nach Schweizer Standards
✓ Individuelle Zahlungsreferenzen für geteilte IBANs
✓ Automatisierte Buchhaltung durch Zapier-Integration
✓ Zeitersparnis von 5-10 Stunden pro Monat
✓ Professionelle Rechnungen, die schneller bezahlt werden

Die Einrichtung dauert weniger als eine Stunde, spart aber jeden Monat unzählige Stunden und stellt gleichzeitig Schweizer Konformität sicher.

Nächster Schritt: Testen Sie Magic Heidi 30 Tage kostenlos. Erleben Sie, wie viel einfacher Rechnungsstellung wird, wenn Banking und Buchhaltung nahtlos zusammenarbeiten.

Brauchen Sie Hilfe beim Einstieg? Das Magic Heidi-Support-Team kennt Schweizer Rechnungsanforderungen in- und auswendig. Kontaktieren Sie sie direkt für Einrichtungshilfe oder Fragen zu Ihrer spezifischen Situation.