Anleitung

So erstellen Sie eine professionelle Rechnung in der Schweiz

Eine fehlerhafte Rechnung kostet Sie mehr als nur Zeit. Mit Magic Heidi erstellen Sie in 30 Sekunden eine gesetzeskonforme QR-Rechnung – ohne Buchhaltungskenntnisse.

Magic Heidi Rechnungsliste

Was muss auf einer Schweizer Rechnung stehen?

Gemäss Art. 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) muss jede Rechnung in der Schweiz bestimmte Pflichtangaben enthalten. Magic Heidi fügt alle automatisch ein – Sie konzentrieren sich auf Ihre Arbeit.

📋
Namen & AdressenLeistungserbringer und -empfänger
📅
Datum & ZeitraumRechnungsdatum und Leistungszeitraum
💰
Betrag & MWSTWährung, Satz und Steuerbetrag
Pflichtangaben

Alle gesetzlichen Anforderungen auf einen Blick

Falls Sie nicht MWST-pflichtig sind, vermerken Sie auf der Rechnung 'ohne MWST'. So vermeiden Sie Rückfragen.

QR-Rechnung

QR-Rechnung: Der neue Standard in der Schweiz

Seit 2020 ist die QR-Rechnung der offizielle Einzahlungsschein. Kunden zahlen schneller, weniger Zahlungsfehler, professioneller Eindruck. Ab November 2025 gelten neue Adressvorschriften – Magic Heidi ist bereits aktualisiert.

Magic Heidi QR-Rechnung auf Mobile
Anleitung

Rechnung erstellen in 4 Schritten

Von der ersten Eingabe bis zur fertigen PDF – so einfach war Rechnungsstellung noch nie.

Schritt 1

Neue Rechnung anlegen

Öffnen Sie Magic Heidi und navigieren Sie zum Bereich 'Rechnungen'. Tippen Sie auf '+' und wählen Sie einen bestehenden Kunden oder erstellen Sie einen neuen.

  • Smartphone: '+' Taste unten rechts
  • Computer: '+' oben rechts auf der Seite
  • Stammkunden einmal anlegen und wiederverwenden
  • Kontaktdaten werden automatisch gespeichert
Magic Heidi Rechnung anlegen
Schritt 2

Artikel hinzufügen

Klicken Sie auf 'Artikel hinzufügen' – erfassen Sie neue Positionen oder nutzen Sie gespeicherte Standardartikel für wiederkehrende Leistungen.

  • Neuen Artikel mit Beschreibung, Menge, Preis
  • Bestehende Artikel aus 'Kürzlich' verwenden
  • Standardartikel für Beratungsstunden speichern
  • Folgerechnungen in Sekunden erstellen
Magic Heidi Artikel hinzufügen
Schritt 3

Rechnung anpassen

Im Bearbeitungsmodus passen Sie Sprache, Währung, MWST-Satz und mehr an. Einstellungen werden pro Kunde gespeichert.

  • Sprache: DE, FR, IT, EN
  • Währung: CHF, EUR und weitere
  • Benutzerdefinierte Texte und Zahlungsbedingungen
  • Zwischen Rechnung und Offerte wechseln
Magic Heidi Rechnung bearbeiten
Schritt 4

PDF erstellen und versenden

Klicken Sie auf 'Rechnung erstellen' – Magic Heidi generiert sofort eine professionelle PDF mit Logo, QR-Zahlungsteil und korrekter MWST-Darstellung.

  • Professionelle PDF mit Ihrem Logo
  • Alle Pflichtangaben automatisch
  • QR-Zahlungsteil inklusive
  • Direkt per E-Mail versenden
Magic Heidi PDF erstellen
MWST

MWST richtig auf Rechnungen ausweisen

In der Schweiz müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren, wenn Ihr Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt.

Aktuelle MWST-Sätze 2024

SatzProzentAnwendung
Normalsatz8.1%Standard für die meisten Dienstleistungen
Beherbergung3.8%Hotels, Ferienwohnungen
Reduzierter Satz2.6%Lebensmittel, Bücher, Zeitungen

MWST-Modi in Magic Heidi

ModusBeschreibungBeispiel
NormalMWST wird aufgeschlagenCHF 100 + 8.1% = CHF 108.10
MWST inklusiveMWST ist im Preis enthaltenCHF 100 (davon CHF 7.50 MWST)

So aktivieren Sie MWST: Einstellungen → Bankdaten → Mehrwertsteuer aktivieren

Design

Logo und Design anpassen

Ein professionelles Logo stärkt Ihre Marke bei jedem Kundenkontakt. Laden Sie Ihr Logo hoch und nutzen Sie die Vorschau-Funktion für das perfekte Ergebnis.

Magic Heidi Logo anpassen
Offerten

Offerten erstellen und in Rechnungen umwandeln

Für Projekte, die ein Angebot erfordern – kein doppeltes Erfassen, keine Fehler beim Übertragen.

  • 📝
    Offerte erstellen

    Wie eine normale Rechnung anlegen

  • 🔄
    Typ wechseln

    Im Bearbeitungsmodus zu Offerte

  • ✅
    Umwandeln

    Mit einem Klick zur Rechnung

  • 📧
    Versenden

    Direkt an Ihren Kunden

Invoices
  • Invoice #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Invoice #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Invoice #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

FAQ

Häufige Fragen zur Rechnungsstellung

Wie nummeriere ich meine Rechnungen?

Magic Heidi vergibt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern. Das erfüllt die gesetzliche Anforderung der lückenlosen Nummerierung.

Kann ich Rechnungen in Fremdwährung erstellen?

Ja. Wählen Sie beim Erstellen der Rechnung einfach EUR, USD oder eine andere Währung. Magic Heidi unterstützt die Umrechnung zu CHF für Ihre Buchhaltung.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Gemäss Schweizer Recht gilt eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen (Art. 127 OR). Magic Heidi speichert Ihre Rechnungen sicher auf Schweizer Servern in Zürich.

Was ist der Unterschied zwischen IBAN und QR-IBAN?

IBAN ist Ihre normale Bankkontonummer. QR-IBAN ist eine spezielle IBAN für Rechnungen mit Referenznummer. Magic Heidi funktioniert mit beiden – für die meisten Freelancer reicht die normale IBAN.

Unterstützt Magic Heidi die neuen QR-Bill-Anforderungen ab November 2025?

Ja. Ab November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen im QR-Code erlaubt. Magic Heidi ist bereits auf Version 2.3 des Standards aktualisiert.

Warum Schweizer Freelancer
Magic Heidi wählen

Magic Heidi wurde von einem Schweizer Freelancer entwickelt, der die täglichen Herausforderungen kennt. Kein Buchhalterjargon. Keine überflüssigen Funktionen.

🇨🇭 Made in Switzerland
🔒 Schweizer Server
⭐ 4.9 Sterne
👤 Für Freelancer
⚡
Einfachheit

Rechnungen in 30 Sekunden

🇨🇭
Schweizer Server

Daten bleiben in Zürich

📱
Alle Geräte

iPhone, Android, Mac, Windows, Web

💬
Lokaler Support

DE, FR, IT, EN

Ihre erste Rechnung in 30 Sekunden

Schluss mit komplizierten Excel-Vorlagen. Erstellen Sie professionelle, gesetzeskonforme QR-Rechnungen – in der Zeit, die Sie für einen Kaffee brauchen.

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