Jahresabschluss als Freelancer – Schritt-für-Schritt

In dieser Anleitung zeigen wir dir in drei klaren Schritten, wie du deinen Jahresabschluss in Magic Heidi vorbereitest – von der Kontrolle deiner Rechnungen über die Überprüfung der Ausgaben bis hin zum Export der Daten für die Steuererklärung. Am Ende hast du eine vollständige Excel-Datei in der Hand, die alle Informationen enthält, die du für deine Steuererklärung benötigst.

Drei Schritte zum fertigen Jahresabschluss

Wenn du Magic Heidi das ganze Jahr über für deine Rechnungen und Ausgaben genutzt hast, ist der Jahresabschluss unkomplizierter, als du denkst.

1. Rechnungen prüfen – Alle bezahlten Rechnungen kontrollieren und den Status offener Rechnungen klären.
2. Ausgaben kontrollieren – Ausgaben mit Bankauszügen abgleichen und fehlende Posten ergänzen.
3. Daten exportieren – Excel-Export erstellen und optional ein vollständiges Backup aller Belege sichern.

Schritt 1: Rechnungen des vergangenen Jahres überprüfen

Der erste Schritt besteht darin, dir einen Überblick über alle Rechnungen des abgeschlossenen Geschäftsjahres zu verschaffen. Öffne dazu die Rechnungsübersicht in Magic Heidi und filtere nach dem entsprechenden Jahr.

Du findest deine Rechnungen in drei Zuständen:

• Bezahlte Rechnungen – Alle Rechnungen, die von deinen Kundinnen und Kunden vollständig beglichen wurden. Diese bilden die Grundlage deines Jahresabschlusses.
• Offene Rechnungen – Rechnungen, bei denen du noch auf eine Zahlung wartest. Hier stellt sich die Frage, ob die Zahlung erst im neuen Jahr eingegangen ist.
• Unbezahlte Rechnungen – Rechnungen, die nie bezahlt wurden – etwa weil ein Auftrag storniert wurde oder ein Kunde nicht gezahlt hat.

Soll- oder Ist-Versteuerung? Die richtige Methode wählen

Bei Rechnungen, die erst im neuen Jahr bezahlt wurden, musst du eine wichtige Entscheidung treffen. Für die meisten Freelancer und Einzelunternehmen in der Schweiz ist das Ist-Prinzip die gängige und einfachere Methode – es zählt der Zeitpunkt, an dem das Geld tatsächlich auf deinem Konto eingeht.

Ist-Prinzip (Vereinnahmung)

Die Rechnung zählt in dem Jahr, in dem sie bezahlt wurde. Empfohlen für die meisten Freelancer in der Schweiz.

• Einfachere Methode
• Es zählt der tatsächliche Zahlungseingang
• Dezember-Rechnung, Januar-Zahlung = neues Jahr
• Gängig für Einzelunternehmen

Bleib bei der einmal gewählten Methode. Offene Rechnungen am Jahresende gehören in die Aufstellung deiner Guthaben, die du der Steuererklärung beilegst. Was dein Kanton verlangt, sagt dir das Steueramt oder deine Treuhänderin.

Soll-Prinzip (Fakturierung)

Die Rechnung zählt in dem Jahr, in dem sie gestellt wurde – unabhängig vom Zahlungszeitpunkt.

• Basiert auf Rechnungsdatum
• Unabhängig vom Zahlungseingang
• Eher für grössere Unternehmen
• Komplexere Buchführung

Unbezahlte Rechnungen

Rechnungen, die nie bezahlt werden, solltest du nicht einfach löschen: Ausgestellte Rechnungen gehören zu deinen Geschäftsunterlagen. Storniere sie mit einer Gutschrift oder lass sie als unbezahlt stehen.

• Beim Ist-Prinzip zählen sie nicht zu deinen Einnahmen
• Stornierung per Gutschrift hält die Unterlagen nachvollziehbar
• Frag bei grösseren Ausfällen deine Treuhänderin, wie du sie behandelst

Schritt 2: Ausgaben kontrollieren und vervollständigen

Während die Rechnungsseite meistens gut gepflegt ist, schleichen sich bei den Ausgaben häufiger Lücken ein. Öffne die Kontoauszüge deines Geschäftskontos und gleiche die dort aufgeführten Ausgaben mit den Einträgen in Magic Heidi ab.

Ausgaben Monat für Monat abgleichen

Geh deine Kontoauszüge systematisch durch und nutze die praktischen Werkzeuge von Magic Heidi, um Lücken zu finden:

• Suchfunktion nutzen – Suche gezielt nach «Software», «Flug», «Lunch» oder «Büromaterial».
• Kategorien prüfen – Geh alle Ausgabenkategorien durch – fehlt eine Kategorie komplett?
• Analytics nutzen – Prüfe im Analytics-Bereich, ob für jeden Monat Einträge vorhanden sind.
• Bankauszüge abgleichen – Vergleiche jede geschäftliche Ausgabe mit deinen Magic Heidi Einträgen.

Regelmässige Einnahmen und Ausgaben überprüfen

Wenn du regelmässige Einnahmen hast – etwa monatliche Abrechnungen von Plattformen wie dem App Store, Google Play oder Shopify – kannst du die Vollständigkeit besonders einfach im Analytics-Bereich prüfen. Wähle den Kunden aus und kontrolliere, ob für jeden Monat eine Rechnung vorhanden ist.

Häufig vergessene Ausgaben für Freelancer

Bestimmte Ausgaben werden von Freelancern besonders oft vergessen. Achte darauf, dass du folgende Posten berücksichtigt hast:

• Säule 3a – Kein Geschäftsaufwand, aber in deiner privaten Steuererklärung abziehbar. Denk an die Einzahlung vor Jahresende.
• Versicherungen – Berufshaftpflicht und andere geschäftsbezogene Versicherungen.
• Homeoffice-Kosten – Anteilige Miete, Strom und Internet bei Arbeit von zu Hause.
• Weiterbildung – Kurse, Fachliteratur und Konferenzen, die beruflich relevant sind.
• Software-Abos – Tools und Dienste, die du für deine Arbeit nutzt.
• Telefon & Internet – Geschäftliche Nutzung deines Mobiltelefons und Internetanschlusses.

Tipp: Wir haben einen ausführlichen Artikel über die wichtigsten Ausgaben verfasst, die Freelancer bei der Steuererklärung nicht vergessen sollten. Es lohnt sich, diesen als Checkliste zu verwenden, bevor du den Jahresabschluss finalisierst.

Schritt 3: Daten exportieren für die Steuererklärung

Sobald alle Rechnungen und Ausgaben geprüft und vollständig sind, kannst du deine Daten aus Magic Heidi exportieren. Dieser Schritt dauert nur wenige Minuten.

Excel-Export erstellen

Geh zum Export-Bereich, wähle das Jahr aus und exportiere nur bezahlte Rechnungen.

1. Export-Bereich in Magic Heidi öffnen
2. Gewünschtes Jahr auswählen (z. B. 2025)
3. Nur bezahlte Rechnungen exportieren
4. Datei speichern (Desktop oder Steuerdokumente-Ordner)

Vollständiges Backup erstellen (empfohlen)

Sichere alle PDFs, Fotos, Belege und Dokumente des Geschäftsjahres.

1. Backup-Option im Export-Bereich anklicken
2. Download-Link per E-Mail erhalten
3. Alle Dateien herunterladen
4. Auf Computer, externem Laufwerk oder Cloud speichern

Tipp: Auch wenn das Backup optional ist, empfehlen wir dir, es zu erstellen. So hast du eine vollständige, lokale Kopie aller Belege – nützlich für Revisionen oder falls du später etwas nachschlagen musst. In der Schweiz gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Geschäftsunterlagen.

Die Export-Datei verstehen

Die exportierte Excel-Datei enthält die Zahlen aus Magic Heidi, die du für deine Steuererklärung brauchst.

Übersichtsblatt

Alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick – inklusive Netto-Einkommen und Gewinn (Profit), der für die Steuererklärung relevant ist.

• Gesamtes Einkommen, aufgeschlüsselt nach Kategorien
• Sämtliche Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Kategorien
• Mehrwertsteuer-Informationen als Referenz
• Netto-Einkommen, Netto-Ausgaben und Gewinn

Rechnungsdetails

Detaillierte Auflistung aller einzelnen Rechnungen mit direkten Links zu den Originaldokumenten in Magic Heidi.

• Auflistung aller einzelnen Rechnungen
• Direkte Links zu Original-Rechnungsdateien
• Jederzeit Originaldokument einsehen
• Vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Steuererklärung ausfüllen

Übertrage die relevanten Zahlen aus der Excel-Datei direkt in deine Steuererklärung.

• Gesamtumsatz aus selbständiger Tätigkeit
• Gesamte geschäftliche Aufwendungen
• Reingewinn (Netto-Profit)
• Der Gewinn ist der Ausgangspunkt für dein Einkommen aus selbständiger Tätigkeit