Gutschriften in Magic Heidi – Rückerstattung

Als Freelancer läuft nicht immer alles nach Plan. Ein Paket kommt beschädigt an. Ein Kunde ändert den Projektumfang mittendrin. Du hast versehentlich zu viel verrechnet. Was auch immer der Grund ist – es gibt Situationen, in denen du eine Rückerstattung ausstellen musst, sei es teilweise oder vollständig.

In herkömmlicher Buchhaltungssoftware erfordern Gutschriften oft das Erstellen separater Dokumenttypen, das Navigieren durch komplexe Arbeitsabläufe und das Kämpfen mit verwirrenden Abstimmungsprozessen. Magic Heidi verfolgt einen anderen Ansatz. Basierend auf dem Schweizer Milchbüechli-Buchhaltungsprinzip hält Magic Heidi die Dinge erfrischend einfach, damit du Rückerstattungen ohne Buchhaltungsdiplom abwickeln kannst.

In diesem Leitfaden lernst du zwei unkomplizierte Methoden kennen, um Gutschriften in Magic Heidi zu erstellen:

• Methode 1: Eine Gutschriftssektion direkt zu einer bestehenden Rechnung hinzufügen (ideal für Teilrückerstattungen)
• Methode 2: Eine eigenständige Rückerstattungsrechnung erstellen (am besten für vollständige Rückerstattungen nach erfolgter Zahlung)

Wann du diese Methode verwenden solltest

• Ein Kunde hat noch nicht bezahlt und du musst den Rechnungsbetrag anpassen
• Du stellst eine Teilrückerstattung auf einer Rechnung mit mehreren Positionen aus
• Du möchtest alles in einem einzigen, übersichtlichen Dokument behalten

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Öffne die Rechnung, die du bearbeiten möchtest. Navigiere zu deinen Rechnungen in Magic Heidi und wähle diejenige aus, die eine Gutschrift-Anpassung benötigt.
2. Füge eine neue Abschnittsüberschrift für die Gutschrift hinzu. Erstelle eine neue Artikelzeile und gib «Gutschrift» (oder ähnlich) als Beschreibung ein. Setze sowohl den Preis als auch die Einheiten auf null. Dies erstellt effektiv einen Abschnittstrenner – er beeinflusst die Gesamtsumme nicht, kennzeichnet aber klar, dass das Folgende eine Gutschrift-Anpassung ist.
3. Füge eine visuelle Trennung hinzu (optional, aber empfohlen). Setze ein leeres Abstandselement zwischen deine ursprünglichen Rechnungspositionen und den neuen Gutschrift-Abschnitt ein. Dies erzeugt einen deutlichen visuellen Bruch im generierten PDF.
4. Füge die Gutschrift-Position hinzu. Erstelle eine neue Artikelzeile unterhalb deiner «Gutschrift»-Überschrift. Erkläre in der Beschreibung deutlich den Grund für die Rückerstattung – zum Beispiel «Rückerstattung – beschädigtes Paket bei Lieferung». Setze den Preis auf einen negativen Wert (z. B. -45).
5. Generiere die aktualisierte Rechnung. Magic Heidi erstellt ein sauberes PDF, das die ursprünglichen Positionen, den Gutschrift-Abschnitt und die aktualisierte Gesamtsumme zeigt.
6. Sende die aktualisierte Rechnung an deinen Kunden. Dein Kunde sieht ein einziges, übersichtliches Dokument, das genau zeigt, was verrechnet wird, was erstattet wurde und wie die neue Gesamtsumme lautet.

Beispiel — Methode 1

Angenommen, du hast einem Kunden CHF 90 in Rechnung gestellt – zwei Positionen à CHF 45. Ein Artikel kam beschädigt an:

Dein Kunde sieht nun einen Gesamtbetrag von CHF 45 und weiss genau, warum sich der Betrag geändert hat. Sauber, transparent und professionell.

Tipp: Gib im Beschreibungsfeld immer einen klaren, spezifischen Grund für die Gutschrift an. Dies hilft deinem Kunden, die Anpassung nachzuvollziehen, und hält deine eigenen Unterlagen für Steuerzwecke geordnet.

Beispiel — Methode 2

Deine Buchhaltung zeigt nun korrekt, dass du CHF 100 erhalten und CHF 100 zurückerstattet hast – ein Nettobetrag von null für diese Transaktion.

Tipp: Wenn du statt einer Barrückerstattung die Gutschrift auf eine zukünftige Rechnung anrechnen möchtest, vermerke dies in der Beschreibung der Rückerstattungsrechnung. Zum Beispiel: «Gutschrift wird auf die nächste Rechnung angerechnet.» So behältst du die Vereinbarung im Blick und gibst deinem Kunden eine klare Dokumentation.

Welche Methode solltest du wählen?

In den meisten alltäglichen Freelance-Situationen wird Methode 1 deine bevorzugte Wahl sein. Sie ist schneller, hält alles in einem Dokument und ist der einfachste Ansatz für dich und deinen Kunden.