Erweiterte Rechnungs-funktionen

Teilzahlungen & Zahlungserinnerungen

Manchmal zahlen Kunden in Raten. Magic Heidi handhabt das sauber:

1. Öffne die Rechnung, die teilweise bezahlt wurde.
2. Erfasse die Zahlung mit dem tatsächlich erhaltenen Betrag.
3. Magic Heidi berechnet automatisch den Restbetrag.
4. Erstelle eine neue Rechnung für den ausstehenden Betrag — oder sende eine Zahlungserinnerung.

Schau dir das Video oben an für eine vollständige Anleitung.

Mahnungen versenden:

Geh zur Rechnung → tippe auf Mahnung erstellen → an Kunden senden. Die Mahnung enthält die ursprünglichen Rechnungsdetails und den ausstehenden Betrag.

Rabatte & Abzüge

Drei Wege, um Rabatte auf Rechnungen anzuwenden:

Methode 1 — Prozent-Rabatt: Passe den Stückpreis einer Position an, um den Rabatt abzubilden.

Methode 2 — Fester Abzug: Füge eine Position namens «Rabatt» mit einem negativen Wert hinzu. Um beispielsweise den Gesamtbetrag um CHF 100 zu reduzieren, fügst du eine Position mit dem Wert «-100» hinzu. Der Rechnungsbetrag aktualisiert sich automatisch.

Methode 3 — Rabatt pro Position: Erstelle die Position zum vollen Preis, dann füge eine zweite Zeile mit dem negativen Rabattbetrag hinzu.

Wiederkehrende Rechnungen

Für monatliche Retainer oder Abo-Dienstleistungen:

1. Erstelle deine Rechnung wie gewohnt.
2. Öffne Rechnung bearbeiten und finde die Option für Wiederholung.
3. Wähle die Frequenz (monatlich, quartalsweise, jährlich).
4. Lege Start- und Enddatum fest (oder fortlaufend).
5. Speichern.

Magic Heidi erstellt die Rechnungen automatisch nach Zeitplan und verschickt sie auf Wunsch auch gleich.

Rechnungen versenden

Drei Wege zur Rechnungszustellung:

E-Mail (am häufigsten): Tippe auf «Senden» bei einer Rechnung. Die Rechnung wird als PDF mit QR-Rechnung versendet. Dein Kunde erhält sie sofort und kann mit einem Scan bezahlen.

Drucken: Tippe auf das Download-Symbol, um ein PDF zu erstellen. Drucke auf normalem A4-Papier — der QR-Rechnungsabschnitt wird korrekt am unteren Rand gedruckt.

Teilen: Exportiere als PDF und versende über WhatsApp, Messenger-Apps oder Upload zu Kundenportalen.

Alle Methoden beinhalten dasselbe Schweizer Rechnungsformat mit QR-Zahlteil.

QR-IBAN oder normale IBAN?

Gute Nachricht: Magic Heidi funktioniert mit deiner normalen IBAN. Du brauchst keine QR-IBAN.

Eine QR-IBAN müsstest du bei deiner Bank separat beantragen. Magic Heidi erstellt den Schweizer QR-Zahlteil mit deiner Standard-IBAN.

Der technische Unterschied: Eine QR-IBAN brauchst du nur, wenn du mit QR-Referenzen (27-stellige strukturierte Referenzen) arbeitest. Mit einer normalen IBAN geht es ohne.

Deine Kunden können deine Rechnungen weiterhin scannen und sofort bezahlen — du überspringst einfach den QR-IBAN-Aufwand.

Revolut Business einrichten

Wenn du Revolut Business nutzt, trägst du deine Revolut-IBAN in Magic Heidi ein und markierst eingehende Zahlungen als bezahlt. Eine direkte Schnittstelle zwischen Revolut und Magic Heidi gibt es nicht. Das Video oben zeigt die Einrichtung Schritt für Schritt.

Was gehört auf eine Schweizer Rechnung?

Eine vollständige Rechnung enthält üblicherweise:

• Dein Firmenname und Adresse
• Deine MWST-Nummer (falls MWST-pflichtig), dazu MWST-Satz und MWST-Betrag
• Kundenname und Adresse
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Rechnungsdatum und Datum oder Zeitraum der Leistung
• Beschreibung der Waren/Dienstleistungen
• Stückpreis und Menge
• Gesamtbetrag fällig
• Zahlungsbedingungen
• QR-Zahlteil (IBAN, Betrag, Zahlungsreferenz)

Der QR-Zahlteil ist in der Schweiz der Standard, gesetzlich vorgeschrieben ist er nicht – eine Rechnung mit IBAN ist ebenfalls gültig. Die Angaben für MWST-Pflichtige regelt Art. 26 MWSTG.

Magic Heidi setzt diese Angaben automatisch auf die Rechnung. Du fügst nur den Kunden und die Positionen hinzu.

Fehlerbehebung

Die App öffnet sich nicht oder ich kann mich nicht anmelden

1. Aktualisiere die App aus dem App Store oder Google Play.
2. Prüfe deine Internetverbindung.
3. Setze das Passwort über «Passwort vergessen» zurück.
4. Lösche den Cache durch Deinstallieren und Neuinstallieren (deine Daten sind sicher in der Cloud).

Immer noch Probleme? Versuche dich über den Webbrowser unter app.magicheidi.ch anzumelden oder kontaktiere den Support.

Meine Rechnungen synchronisieren nicht

1. Prüfe das Sync-Symbol (Wolkensymbol im oberen Menü).
2. Manuell aktualisieren: nach unten ziehen (Mobile) oder Seite neu laden (Web).
3. Internetverbindung überprüfen.
4. 30 Sekunden warten bei grossen Synchronisierungen.

Falls die Synchronisierung hängt: Abmelden und wieder anmelden oder nach App-Updates suchen.

Ich finde meine Rechnungen nicht

Rechnungen verschwinden nicht, aber Filter könnten sie verbergen:

1. Prüfe aktive Filter oben in der Rechnungsliste.
2. Alle Filter löschen durch Tippen auf «Löschen» oder «Alle anzeigen».
3. Suche nach Kundenname oder Rechnungsnummer.
4. Erweitere den Datumsbereich auf «Alle Zeit».

Ich habe einen Fehler auf einer gesendeten Rechnung gemacht

Bei kleinen Fehlern (Tippfehler in der Beschreibung): Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, kannst du sie bearbeiten. Rechnung öffnen → Bearbeiten → Änderungen vornehmen → Speichern. Erneut an Kunden senden mit Hinweis zur Korrektur.

Bei Betragsänderungen: Bearbeite keine gesendeten Rechnungen mit finanziellen Änderungen. Stattdessen:

1. Markiere die Original-Rechnung als «Storniert».
2. Erstelle eine neue Rechnung mit korrekten Informationen. Sie bekommt eine eigene Rechnungsnummer.
3. Verweise im Text auf die stornierte Rechnung.
4. An Kunden senden mit Erklärung.

So bleibt für dich und deinen Kunden nachvollziehbar, was geändert wurde.