Faturação para Tradutores na Suíça

Pontos-chave

• As faturas suíças devem incluir 7 elementos obrigatórios nos termos do Art. 26 LTVA — incluindo o seu número UID/IVA, numeração sequencial de faturas e uma descrição clara do serviço com par de idiomas e preço por palavra/por hora.
• A taxa normal de IVA é de 8.1% desde janeiro de 2024. A isenção para pequenas empresas aplica-se se a sua receita anual for inferior a CHF 100'000.00 — fatura sem IVA e indica "Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig."
• Honorários, suplementos e condições de pagamento são acordados. Peça uma proposta para o seu caso: os valores de um exemplo não são dados de mercado.
• A fatura QR substituiu os boletins de pagamento vermelhos e laranja em outubro de 2022. Um IBAN normal funciona com Creditor Reference ou sem referência; um QR-IBAN exige uma referência QR. Esta mudança não torna o código QR obrigatório em todas as faturas.

Quer seja um tradutor freelancer a produzir traduções certificadas de documentos jurídicos num escritório em casa em Berna, ou um intérprete a deslocar-se para trabalhos de conferência em Genebra, as regras de faturação são as mesmas — mas os detalhes que o fazem tropeçar são específicos da sua profissão. O preço por palavra não se parece com a interpretação por hora. Uma tradução enviada para uma agência alemã não se parece com um trabalho de interpretação em tribunal faturado a um escritório de advogados suíço. Estruture tudo corretamente uma vez, e cada fatura subsequente demora cerca de 30 segundos a partir do seu telemóvel.

Este guia percorre os sete elementos obrigatórios da fatura nos termos do Art. 26 LTVA, as regras de IVA que se aplicam ao trabalho de tradução (incluindo a isenção para pequenas empresas e as regras de localização da prestação para clientes estrangeiros), os custos específicos dos intérpretes como viagens e subsídio de alimentação, e um modelo pronto a usar. Sem enfeitos, sem conselhos genéricos pan-europeus — apenas o que os tradutores e intérpretes suíços precisam para serem pagos corretamente.

Pontos essenciais Para preparar faturas e manter dados coerentes, use o modelo de fatura suíço ou um software de contabilidade. Exemplo hipotético: os valores apenas ilustram o cálculo. Não representam um cliente real ou um resultado garantido.

Modelos de Preço para Tradutores: Por Palavra, Por Linha, Por Hora

A tradução e a interpretação têm modelos de preço específicos da indústria que não aparecem na maioria dos guias de faturação. Acertar no modelo na fatura é importante para a transparência, para a confiança do cliente e para os cálculos de IVA.

Preço por palavra (mais comum para tradução)

O modelo de preço padrão para tradução escrita na Suíça é por palavra (pro Wort). As taxas típicas dependem do par de idiomas, da matéria e do prazo de entrega:

• Pares comuns (EN ↔ DE, FR ↔ DE, IT ↔ DE): CHF 0.20–0,35 por palavra
• Pares especializados (p. ex., EN → IT, FR → EN para jurídico/medicina): CHF 0.30–0,50 por palavra
• Traduções certificadas (beglaubigte Übersetzungen): CHF 0.35–0,60 por palavra, muitas vezes com um valor mínimo

Na fatura, apresente como: "12.400 palavras × CHF 0.28 = CHF 3'472.00" — não apenas o total. O cliente precisa de ver o preço unitário para verificar o cálculo.

Preço por linha (ainda comum no DACH)

Muitos tradutores e agências suíço-alemães ainda usam por linha normal (pro Normzeile). Uma Normzeile tem tipicamente 55 caracteres (incluindo espaços). As taxas variam:

• CHF 2.50–5,00 por Normzeile para pares comuns
• CHF 4.00–7,00 para trabalho especializado ou certificado

Na fatura: "1.840 Normzeilen × CHF 3.20 = CHF 5'888.00." Algumas agências exigem este formato — verifique o seu contrato antes de faturar.

Preço por hora (interpretação e revisão)

A interpretação é quase sempre por hora ou por dia. O preço por hora é o padrão para interpretação em tribunal, reuniões de negócios e trabalhos mais curtos. O preço por dia (tipicamente 8 horas) é comum para conferências.

• Honorários, suplementos e condições de pagamento são acordados. Peça uma proposta para o seu caso: os valores de um exemplo não são dados de mercado.
• Honorários, suplementos e condições de pagamento são acordados. Peça uma proposta para o seu caso: os valores de um exemplo não são dados de mercado.
• Interpretação sussurrada (chuchotage): taxas horárias semelhantes, muitas vezes com mínimos

Honorários, suplementos e condições de pagamento são acordados. Peça uma proposta para o seu caso: os valores de um exemplo não são dados de mercado.

Preço por página (documentos certificados)

Para traduções certificadas de documentos oficiais — certidões de nascimento, diplomas, sentenças judiciais — por página é o padrão. Taxas: CHF 50.00–120 por página, muitas vezes com um valor mínimo de CHF 100.00–150.

Taxas de referência da ASTTI

A ASTTI (Association Suisse des Traducteurs, Traductrices et Interprètes) publica taxas de referência para tradutores e intérpretes suíços. Não são vinculativas, mas são úteis para justificar a sua fatura perante um cliente ou negociar com uma agência. O intervalo geral:

• Honorários, suplementos e condições de pagamento são acordados. Peça uma proposta para o seu caso: os valores de um exemplo não são dados de mercado.
• Honorários, suplementos e condições de pagamento são acordados. Peça uma proposta para o seu caso: os valores de um exemplo não são dados de mercado.
• Valores mínimos: a maioria dos membros da ASTTI aplica um valor mínimo de CHF 100.00–150 por trabalho

Indique a sua taxa claramente na fatura. Se um cliente contestar o montante, as taxas de referência da ASTTI dão-lhe uma referência objetiva.

Sobretaxas de urgência e valores mínimos

O trabalho de tradução envolve frequentemente sobretaxas de urgência (Eilzuschlag) — tipicamente +30% a +50% para entregas de um dia para o outro ou de fim de semana. Coloque isto na fatura como uma linha separada, não enterrado no total:

Sobretaxa de urgência (+30%) — CHF 1'041.60

Valores mínimos (Mindesthonorar) também devem figurar como linha separada se o trabalho for pequeno. Não arredonde simplesmente o total — o cliente precisa de ver a discriminação.

IVA e Tradutores: Quando Cobrar 8.1%

O IVA suíço (Mehrwertsteuer) é o imposto sobre o valor acrescentado. A taxa normal é de 8.1% desde 1 de janeiro de 2024 (anteeriormente 7.7%). Há também uma taxa reduzida de 2.6% para certos bens — mas as traduções e os serviços de interpretação são sempre tributados à taxa normal de 8.1%. A taxa de 2.6% aplica-se a coisas como alimentos e livros, não a serviços profissionais.

A isenção para pequenas empresas de CHF 100'000.00

Só se torna sujeito a IVA quando a sua receita anual atinge CHF 100'000.00. Abaixo disso, não é obrigado a registar-se para IVA — fatura sem IVA e deve indicar na fatura:

"Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig" (IVA não evidenciado, por não estar sujeito a IVA)

Não pode simplesmente omitir o IVA silenciosamente. A AFC exige esta declaração explícita. Sem ela, um cliente ou auditor pode assumir que se esqueceu de adicionar o IVA, não que está isento.

Façamos as contas: um tradutor que fature CHF 0.28 por palavra, fazendo 8.000 palavras por semana, gera cerca de CHF 9'000.00/mês — CHF 108'000.00/ano. Já ultrapassou o limiar. Um tradutor a tempo parcial que faz 3.000 palavras por semana a CHF 0.25 ganha cerca de CHF 39'000.00/ano — bem abaixo. Se se aproxima dos CHF 100'000.00, o registo e gestão de IVA torna-se essencial, não opcional.

Registo voluntário abaixo do limiar

Abaixo de CHF 100'000.00, pode optar pelo registo voluntário para IVA. Isto é útil se tiver despesas comerciais significativas — subscrições de ferramentas CAT, um novo portátil, formação contínua — e quiser recuperar o imposto anterior (Vorsteuer). A contrapartida: passa a cobrar IVA em todas as faturas, o que significa que os seus clientes suíços pagam 8.1% a mais. Para clientes B2B que também podem recuperar o IVA, isto é neutro. Para clientes B2C, torna-o 8.1% mais caro.

As regras de localização da prestação: Art. 7 LTVA

Para traduções entregues a um destinatário no estrangeiro, o local da prestação é o local do destinatário. Isto significa:

• Tradução para um cliente na Alemanha: o local da prestação é a Alemanha → não tributável na Suíça → fatura sem IVA suíço (taxa zero)
• Tradução para um cliente em França: o mesmo → taxa zero
• Tradução para um cliente no Reino Unido, EUA ou qualquer outro país fora da Suíça: o mesmo → taxa zero

Esta é uma vantagem enorme para os tradutores suíços que trabalham internacionalmente. Pode servir clientes em todo o mundo sem inflacionar os seus preços em 8.1%. Mas precisa de tratar isto corretamente na fatura:

• Não cobrar IVA suíço nestas faturas
• Indicar o mecanismo de reverse charge se aplicável (ver secção transfronteiriça abaixo)
• Guardar evidência da localização do cliente (morada, contrato, registos de pagamento)

Quando o local da prestação fica na Suíça

Se o seu cliente for suíço — um escritório de advogados em Zurique, uma agência em Basileia, um particular em Genebra — o local da prestação é a Suíça, e a taxa normal de IVA de 8.1% aplica-se (assumindo que é sujeito a IVA). Não há taxa especial para trabalho de tradução.

Recuperação do imposto anterior para tradutores

Assim que estiver registado para IVA, pode recuperar o IVA que paga nas compras comerciais. Para tradutores, isso inclui:

• Subscrições de ferramentas CAT (SDL Trados, memoQ, plugins premium OmegaT)
• Hardware (portátil, segundo monitor, cadeira ergonómica)
• Software (Office, Adobe, dicionários, bases de terminologia)
• Formação contínua (cursos ASTTI, exames de certificação)
• Despesas de escritório em casa (proporcional, se tiver um espaço de trabalho dedicado)

A recuperação do IVA depende do registo, método de apuramento e comprovativos. Verifique o IVA de cada recibo; os transportes públicos suíços não estão geralmente isentos.

Trabalho de Tradução Transfronteiriço: Clientes UE e Internacionais

Muitos tradutores suíços obtêm uma parte significativa do seu rendimento de clientes no estrangeiro — agências na Alemanha, escritórios de advogados em Londres, ONGs em Bruxelas. As regras de IVA transfronteiriço são diferentes da faturação doméstica, e são uma das fontes mais comuns de erros de faturação.

Serviços B2B para clientes UE: reverse charge

Quando entrega uma tradução a um cliente empresarial (B2B) na UE — uma agência, um escritório de advogados, um departamento de comunicação corporativa — o mecanismo de reverse charge aplica-se. O cliente liquida o IVA no seu próprio país; você não cobra IVA suíço.

Na fatura, deve incluir:

• Uma nota clara: "Reverse Charge — a responsabilidade do IVA transfere-se para o destinatário" (ou equivalente em alemão: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers")
• O número de IVA do cliente (USt-IdNr. na Alemanha, TVA em França, etc.) — isto prova que é uma transação B2B
• Sem linha de IVA suíço — o total é líquido

Exemplo de linhas para uma tradução para uma agência alemã:

Tradução, EN → DE, manual técnico — 18.000 palavras × CHF 0.30 = CHF 5'400.00 Reverse Charge — a responsabilidade do IVA transfere-se para o destinatário (USt-IdNr: DE123456789) Total: CHF 5'400.00 (líquido)

Serviços B2C para clientes no estrangeiro

No entanto, se o seu cliente for um particular num país da UE, e entregar mais de 10.000 €/ano de serviços digitais a consumidores da UE, pode ter de registar-se no regime OSS (One-Stop-Shop) da UE e cobrar IVA UE. As traduções geralmente não são "serviços digitais" no sentido OSS (são serviços profissionais personalizados), por isso raramente se aplica — mas se vender produtos de tradução modelados ou pós-edição de tradução automática em larga escala, consulte um contabilista.

Documentação de transações transfronteiriças

Para a AFC, precisa de poder provar que uma determinada fatura correspondeu a um serviço transfronteiriço. Mantenha:

• A morada completa do cliente (no estrangeiro) — na fatura
• O contrato ou nota de encomenda mostrando a localização do cliente
• Registos de pagamento — idealmente mostrando que os fundos provêm de uma conta bancária estrangeira
• O número de IVA do cliente para reverse charge B2B

Sem esta documentação, a AFC pode argumentar que o serviço foi doméstico e exigir 8.1% de IVA retroativamente. Um bom software de faturação mantém esta evidência anexada a cada fatura — veja o fluxo de faturação da Magic Heidi.

Clientes do Reino Unido pós-Brexit

Os clientes do Reino Unido funcionam da mesma forma que os outros clientes estrangeiros: B2B é reverse charge (com o número de IVA do Reino Unido), B2C está fora do âmbito do IVA suíço. Nada muda pós-Brexit do lado suíço.

Clientes suíços com empresas-mãe estrangeiras

Um caso limite comum: traduz para a sucursal suíça de uma empresa alemã. A sucursal suíça é uma entidade suíça — pelo que o local da prestação é a Suíça, e cobra 8.1% de IVA. Não assuma que "empresa estrangeira" significa "local de prestação estrangeiro". Verifique qual é a parte contratante na nota de encomenda.

Custos Específicos dos Intérpretes: Viagens, Subsídio de Alimentação e Tarifas CFF

A interpretação tem padrões de faturação que a tradução não tem — principalmente em torno de viagens, tempo de espera e subsídio de alimentação. Se é um intérprete de conferência a voar para um trabalho em Lugano, ou um intérprete de tribunal a apanhar o comboio para uma audiência em Coira, a sua fatura precisa de refletir os custos reais de estar no local.

Faturação do tempo de viagem

Honorários, suplementos e condições de pagamento são acordados. Peça uma proposta para o seu caso: os valores de um exemplo não são dados de mercado.

Na fatura:

Tempo de viagem, Berna → Coira e regresso — 4 horas × CHF 120.00 = CHF 480.00

Alguns intérpretes faturam o tempo de viagem a 50% da taxa de interpretação; outros têm uma taxa fixa por quilómetro (CHF 0.70–1,00/km para condução). Escolha um modelo, indique-o nos seus termos e condições, e aplique-o de forma consistente na fatura.

Custos reais de viagem (CFF, voos, táxis)

Para além do tempo de viagem, fatura os custos reais de viagem:

• CFF / transportes públicos: tarifa completa, incluindo 1.ª classe se a política do cliente o permitir. Guarde os recibos.
• Voos: para trabalhos internacionais, custo total incluindo bagagem.
• Táxi/Uber: do hotel para o local, etc.
• Estacionamento: se conduzir

Na fatura, liste estes como linhas separadas com o custo real:

CFF 2.ª classe ida e volta, Berna → Coira: CHF 78.00 Táxi estação Coira → tribunal: CHF 18.50

Subsídio de alimentação e alojamento

Para trabalhos de vários dias, fatura o alojamento (hotel, custo real) e o subsídio de alimentação (Spesen/Verpflegungsentschädigung). As taxas federais suíças de subsídio de alimentação (Bundesspesenreglement) são a referência padrão:

• Pequeno-almoço: CHF 14.00
• Almoço: CHF 30.00
• Jantar: CHF 44.00
• Dia completo (CHF 88.00) se nem todas as refeições forem fornecidas

Muitos intérpretes usam estas taxas; alguns clientes (particularmente organizações internacionais) têm as suas próprias tabelas de subsídio. Verifique o contrato. Na fatura:

Subsídio de alimentação (dia completo, trabalho em Lugano, 2 dias) — 2 × CHF 88.00 = CHF 176.00

Tempo de espera

Os tribunais e as conferências atrasam-se. Os intérpretes costumam faturar o tempo de espera para além de um certo limiar — p. ex., após 30 minutos de espera não planeada, à taxa full de interpretação. Indique isto nos seus termos e condições e na fatura:

Tempo de espera (atraso no tribunal) — 1,5 horas × CHF 120.00 = CHF 180.00

Valores mínimos e cancelamento

A maioria dos intérpretes tem um valor mínimo (tipicamente CHF 300.00–600 por dia de trabalho) e uma política de cancelamento — se o cliente cancelar dentro de X dias, fatura uma percentagem (50% dentro de 14 dias, 100% dentro de 48 horas é comum). As taxas de cancelamento são receita tributável; fature-as com 8.1% de IVA.

IVA nas despesas do intérprete

As despesas de viagem e subsídio de alimentação são geralmente de repasse — fatura-as pelo custo, e o tratamento de IVA depende de se o custo subjacente incluía IVA. Os bilhetes CFF são isentos de IVA (os transportes públicos suíços não estão sujeitos a IVA), por isso fatura-os líquido. As noites de hotel incluem IVA a 3.8% (taxa reduzida para alojamento), que recupera como imposto anterior se estiver registado para IVA. Mantenha tudo limpo: liste as despesas pelo custo, e aplique IVA apenas aos seus honorários.

Modelo de Fatura para Tradutores Suíços

Eis o que uma fatura completa de tradutor ou intérprete na Suíça deve incluir, por ordem. Use isto como uma lista de verificação para o seu modelo.

Cabeçalho

• Os seus dados comerciais (nome, morada, telefone, e-mail)
• O seu número UID/IVA (se registado) ou a declaração "nicht steuerpflichtig" (se isento)
• Nome completo e morada do cliente (denominação da empresa para B2B)
• Número de IVA do cliente (para reverse charge B2B transfronteiriço)
• Número da fatura (sequencial: 2026-001, 2026-002…)
• Data da fatura e data de entrega (se diferente)
• Referência (número de nota de encomenda, código do projeto, título do documento)

Descrição do serviço (o núcleo)

Para tradução:

Para interpretação:

Totais e IVA

• Subtotal (líquido)
• IVA 8.1% — calculado sobre os honorários (não necessariamente sobre as despesas de repasse)
• Total em CHF
• Para B2B transfronteiriço: nota "Reverse Charge" e sem linha de IVA
• Para abaixo do limiar: "Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, da nicht steuerpflichtig"

Secção de pagamento (QR-Rechnung)

• A fatura QR substituiu os boletins de pagamento vermelhos e laranja em outubro de 2022. Um IBAN normal funciona com Creditor Reference ou sem referência; um QR-IBAN exige uma referência QR. Esta mudança não torna o código QR obrigatório em todas as faturas.
• Termos de pagamento (p. ex., "Zahlbar innerhalb 30 Tagen")
• Dados bancários para clientes internacionais (IBAN normal + SWIFT/BIC, já que o QR-Rechnung só funciona para pagamentos suíços)

Rodapé

• Nota de agradecimento (opcional, mas profissional)
• Referência aos termos e condições (p. ex., "AGB unter magicheidi.ch/agb")
• Contacto para questões

Como configurar isto sem dor

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Conclusão

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